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COLUMN   2017/5/11

入社後の定着率をあげる! どんな企業も導入できるオン・ボーディングのチェックリスト

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多くの新入社員を迎えた4月。
中小企業やベンチャー企業では、何しろ日々の業務が忙しいので、入社後の導入研修もそこそこに、現場に配属してあとはOJTで、聞きながら覚えて!…という状況になっていませんか?
 
実は、新入社員を受け入れた後、どのようにフォローするかで、その後の定着率は大きく変わります。
 
もしも職場で「社員がなかなか定着しない」「なかなか戦力化しない」という課題を抱えていたら、新入社員の受け入れ体制を見直すことで、その課題は解決するかもしれません。
 
そこで今日は、「新入社員がなかなか定着しない」「組織の期待に応えられない」という課題に直面したアメリカで注目されるようになった「オン・ボーディングプロセス(on-boarding process)」という概念と、導入のためのチェックリストをご紹介したいと思います。 
  

定着率が上がる!オン・ボーディングプロセスとは?

 
オン・ボーディングは、企業による新入社員の受け入れプロセスを意味します。
 
この受け入れプロセスは既存の社員との「統合」を創出し、新入社員の早期離職防止・早期戦力化だけでなく、新入社員の加入によって組織全体の生産性を高めることを目的にしたもので、入社後1年目まで続きます。
 
米国では、オン・ボーディングプロセスがきちんとある企業とない企業ではその後の定着率などが全く異なるとして、その重要性が認識されるようになってきました。
 
 

すぐにでも導入できる!オン・ボーディングプロセスのチェックリスト

 
「オン・ボーディング」というカタカナの概念をみると、なんだかとっつきにくいようなイメージをもってしまいますが、このプロセスは日本の企業でも真似して取り入れられる要素は多く、多くの職場の定着支援をしてきた弊社からみても、有効だと思えるものが多々あります。
 
そこで、ここではマサチューセッツ工科大学(MIT)のオン・ボーディングプロセスから、日本の中小企業、ベンチャー企業でもすぐに導入できるような要素を抜粋し、チェックリスト化したものをご紹介いたします。
 
見ていただくと、「これなら、とっくにもうやっているよ」というものも多いことにお気づきになるかと思います。
 
1つ1つは、多くの日本企業で導入されていることではありますが、この概念で大切なのは、入社後1年目くらいまでの長期的なスパンで、周囲との関係構築もサポートしながら、体系的に、継続的に行う、ということです。
 
以下のリストをご確認いただき、社内で導入できるもの、したほうがよいものがないか、ぜひ一度チェックしてみてください。

 

入社前ガイダンス

 
■日程調整と配属
 
□雇用契約書を用意する
□入社日、入社時間、勤務時の服装のルールなどについて新入社員に案内する
□定期的なミーティングに参加するように社内調整する
□新入社員に最初に任せる仕事を用意する
 

■社内調整
 
□メールアカウントを作成する
□業務の関連部署や業務に関連するキーパーソンとのミーティングを最初の数週間の間に設定する
□初日と最初の1週間、社内の適切な先輩社員や教育担当とのランチを設定する
□教育担当を選ぶ
□教育担当とミーティングをし、情報提供やアドバイスを行う
□社内を案内するツアーを設定する
 

■職場の環境調整
 
□仕事を始めるにあたって必要事項をまとめたWelcome packを渡す
【Welcome packに必要なもの】
・ウェルカムレター
・担当業務の仕事内容の説明
・組織のミッションやビジョン
・社内の問い合わせ先の内線リスト
□職場を掃除しておく
□ネームプレートや名刺を発注する
□関連するメールリストに追加する
□パソコンやiPadなど必要なものを用意する
□社内システムにアクセスできるようにしておく
□電話を設定する
 
■教育研修
 
□必要な教育研修を用意する
 
 

入社当日
 
□1週間のスケジュールを明確に伝える
□組織の説明をする
□仕事内容の確認と、期待を伝える
□1年間の休暇や休日、有給の取り方、残業時間などについて説明する
□職場の同僚に紹介する
□教育担当と顔合わせをする
□一緒に昼食をとる
□社内を案内する
 
 

1週間目
 
□最初のミーティング、研修、仕事を設定する
□部署や組織が目指す目標や提供したい価値について説明をする
□年間計画と各業務の今までの達成・進捗状況を説明する。
□主任やリーダー職など組織のキーパーソンとの面談(または昼食)を設定する
□パソコンや携帯など、仕事に必要なものがきちんと機能し、社内システムなどの使い方を理解しているか確認する
 
 

1か月目まで
 
□定期的な1対1の面談を設定しておく
□毎日適切なフィードバックを行う
□新入社員からの質問にはいつでも答えられるようにしておく
□マネジメントシステムや評価システムを説明する
□今期の目標設定を行い、更なる仕事を与える
□関連部署のキーパーソンに新入社員を紹介する
□教育担当とも面談を行い、疑問・懸念点の解消に努める
□必要な研修を受ける
 
 

3か月目
 
□定期的な1対1の面談を続ける
□3ヶ月の振り返りを行う
□少しずつ難易度の高い仕事を任せる
□ランチに誘い、仕事に関係ない雑談をする
 
 

6か月目
 
□6か月の振り返りを行う
□今後の目標設定を行う
□関連部署以外の活動に参加する機会をつくる
□教育担当のフォロー期間終了。最後に6か月間どうだったか、どんなことが役に立ったかを確認する。
 
 

6か月目から1年目まで
 
□新入社員の成果を評価する
□日々のフィードバックは続ける
□入社から今までの職場、仕事、環境の変化における心境の変化、入社前に期待していたことと現状のギャップの有無の確認、今後やりたいと思っていることの確認

 

いかがでしたでしょうか。
 
特に「主任やリーダー職など社内のキーパーソンと面談(昼食)を設定する」などは、なかなかそこまではフォローしている企業は少ないのではないかと思います。
 
このマサチューセッツ工科大学のオン・ボーディングプロセスリストを参考に、自社で必要なもの、不要なものを精査し、自社ならではのフォローを加えれば、「自社オリジナル」のオン・ボーディングプロセスのチェックリストが完成です。
 
定着率の向上や早期戦力化のために、導入できそうなところからでも試してみるのはいかがでしょうか。