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COLUMN   2017/7/28

社内コミュニケーションを改善する6つの仕組み

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社内のコミュニケーションを改善し活性化するためには、①組織としてコミュニケーション促進施策を行う、②個人のコミュニケーションを見直すの2つが必要です。
 
これはどちらも大切で、一方だけに目を向けていると状況はなかなか改善しません。
どちらにもバランスよく取り組んでいくことで、社内のコミュニケーション改善の大きな効果が期待できます。
 
一般的に社内コミュニケーション改善のために、組織が取り入れている施策は次の6つに分類できます。自社で導入できそうなものはないか、確認してみませんか。
 
 
 

1:社員旅行、バーベキュー大会などイベントを開催

 
1つめは、社員旅行やバーベキュー大会、忘年会、新年会、暑気払い、夏祭り、花見など、社員同士が交流するイベントの開催です。
 
「どこかに出かける」というだけでなく、オフィス環境を利用して「金曜日の夕方にバーベキュー大会をする」「金曜日の夕方に、休憩室をバーにする」等の取組を行う企業もあります。
 
こうしたイベントは定期的に開催し、幹事や実行委員などを若手社員に任せることで、イベント前から社内のコミュニケーションを増やすことができます。
 
イベントの前は準備のために、イベントの後は思い出話にと会話が盛り上がり、知らない従業員同士が話をするきっかけとなるのがこの社内イベントです。
 
ただし、これらの社内イベントは社内でそもそもある程度コミュニケーションができている状況でないと、イベントそのものが盛り上がらないというリスクもあります。
  
また、社員旅行など社員の負担額が多い場合には、強制参加にすると不満が出る、参加が集まらないなどイベントそのものに対してマイナス印象を持たれてしまいます。
 
コミュニケーション活性化を目的とした場合には、イベントにかかる費用は極力(できれば全額)企業が負担し、社員が気持ちよく参加できる環境を整えたほうが、より場が盛り上がり効果も期待できるでしょう。
 
 
 

2:社内の部活動を応援


 
最近では、社内に部活動を作る動きも増えてきました。
 
「○人集まったら部として申請できる」など、従業員が自由に部を結成して申請できるようにし、それらの部活動に活動資金(飲み会代)を出す企業もあれば、「水曜日の午前中」など特定の時間を部活動優先の時間として支援している企業もあります。
 
これらの「部活動」は、スポーツなどの一般的な部活動から、「登山部」「猫部(猫が好きな人の集まり)」「釣り部」「映画部」「大人女子部」などあらゆる部活動を認めているケースも。
 
この社内の部活動を応援するという取組みは、組織主導ではなく社員の自発的なコミュニティづくりを支援できるという大きなメリットももあります。
 
 
 

3:オフィスに快適な休憩スペースと人が集まる「+α」の仕掛け

 
休憩時間を快適に過ごせるよう、カフェのような休憩スペースを設ける企業もあります。
 
より快適な空間であれば、多くの従業員が休憩スペースに集まるようになり、リラックスした雰囲気のなかで自然と社内コミュニケーションが生まれます。
 
もし休憩スペースをつくるのであれば、より多くの社員に利用してもらえるように休憩スペースには人が集まりたくなるような+αのアイデアを取り入れましょう。
 
たとえば、インテリアとコンセプトにこだわる、コーヒー・紅茶など飲料を無料あるいは低料金で提供する、100円など低料金で飲めるバーを設置する…などです。
 
また、なかには従業員をリフレッシュするための食べ物として、スムージーやアイスクリーム、ヨーグルト、お菓子などを提供しているオフィスもあります。
 
こうした休憩スペースの遊び心は、従業員の心もほぐし、人が集まりやすくコミュニケーションしやすい環境を作っていきます
 
 
 

4:定期的な席替え

 
社内コミュニケーション促進のためには、定期的な席替えも効果的です。
パソコンや電源の配線など手間やコストもかかりますが、その分の改善効果も期待できるでしょう。
 
席替えには、「職場を見る視点が変わることで、リフレッシュできる」「隣の人が変わるので、新たな人とコミュニケーションをする機会になる」「机の整理ができる」といったメリットがあります。
 
また、従業員が現在の席に何らかのストレスを感じていた場合(空調が気になる、隣の人と相性が悪い等)、それを解消することもできます。
 
 
 

5:社員総会、朝礼などによる業務コミュニケーションの機会創出

 
雑談を促進する仕組みも大切ですが、仕事に関するコミュニケーションも重要です。その1つとして有効なのが、社員総会や朝礼などの業務コミュニケーションの機会を作ることです。
 
経営者が事業に対する思いやメッセージを伝える社員総会は、どの企業でも年に1回は開催しているかと思いますが、企業によってはこの社員総会を四半期ごとに開催し、経営者のメッセージを伝え、従業員を表彰するなど企業のタテのコミュニケーションの機会を増やしています。
 
他にも、事業部ごとの「キックオフミーティング」や「成功事例共有会」も業務コミュニケーションの質を上げるきっかけとなります。
 
あるIT・通信企業では、他事業部のキックオフミーティングや成功事例共有会を聞きに行くことも業務として認め、それによって事業部を越えた従業員のコミュニケーション促進や、事業部毎の協働促進という効果を得ています。
 
また、職場ごとに行う朝礼も社内のコミュニケーション改善に役立てることができます。そのためには通常の業務連絡だけでなく、「明るく気持ちよく1日をスタートさせるための一工夫」が重要です。
 
お客様からの褒め言葉などいい事例の共有は一般的ですが、他にも「従業員同士、ハイタッチして1日元気よく仕事を始める」「サイコロトークで、朝から笑って仕事を始める」といったユニークな事例もあります。
 
社員総会や成功事例共有会は大々的なイベントになってしまいますが、毎日の朝礼なら5~10分でできます。
朝から従業員が笑顔になれるような朝礼はどのようなものがあるか、それを社員が考えることもまた、コミュニケーション改善につながるでしょう。
 
 
 

6:社内SNSと「投稿したくなる仕掛け」作り

 
社内コミュニケーションを活性化させるために、社内SNSや社内ブログを導入も1つの手段です。
 
ただしこの社内SNSや社内ブログは「いかに活用してもらうか」が重要なため、システムの導入と共に、「楽しく活用してもらうためには、どうしたらよいか」も合わせて検討するようにしましょう。
 
単にシステムを導入しただけでは、「業務が忙しいのに、面倒くさい」と形骸化してしまう可能性もありますし、かといって書きき込みを強制してしまうと、何のためのシステムだかわからなくなってしまうからです。
 
たとえば、ある企業では、社内SNSに投稿して従業員からもらった「いいね!」の数によって、有給休暇や洗車券が獲得できる「ガチャガチャ」を回せるという仕組みにして、従業員のSNSへの投稿や閲覧を促進しています。
 
このように社内SNSや社内ブログ導入時には、「書き込みたくなるような仕掛けづくり」を意識してみましょう。
 
 
 

遊び心のある施策でコミュニケーションはより活性化

 
社内コミュニケーションを活性化する施策を実施するときに大切なのは、その目的をきちんと従業員に伝えること、そして時にはちょっとした遊び心・ユーモアを加えることです。
 
企業の施策に遊び心やユーモアがあることで、従業員の心がほぐれ、コミュニケーションがしやすい環境となります。
 
予算や環境によって導入できることとできないことがありますが、取り組めそうな施策からでも検討してみましょう。