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COLUMN   2017/7/31

知っておきたい!職場のコミュニケーションがもたらす5つのメリット

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職場のコミュニケーションの状態はよくなればよくなるほど、組織に大きな効果をもたらします。

しかし、コミュニケーション促進しようと思っても何から手を付けていいかわからないし、業務に直結しにくいので後回しになりがち…ということはありませんか。

そんな方にこそ知ってほしい、職場のコミュニケーションがもたらす5つのメリットをご紹介します。
 
 
 

そもそも、「職場のコミュニケーションがよい状態」とは?

 
職場のコミュニケーションは、その内容によって
 
・業務上のコミュニケーションと業務外のコミュニケーション(雑談)、
 
そして関係性によって
 
・タテ(上司と部下、経営者と従業員)
・ヨコ(同期や同僚)
・ナナメ(指示系統のない先輩、他部署の管理職など)
 
のコミュニケーションがあります。
 
「職場のコミュニケーションがよい状態」というのは、単にこのコミュニケーションの量が多いとか、従業員同士仲が良いというのではなく、「必要な情報」が共有されている状態を指します。
 
その「必要な情報」とは、組織のミッション、事業目標、評価される価値観や行動、業務上の課題や問題意識、お互いの性格や癖、仕事に対する考え方・取り組み方、どんな思いで働いているか等、「組織や人の価値観、性質に関する情報」です。
 
単なる業務連絡だけでなく、組織や人の価値観や性質に関する情報をより多く共有することで、職場のコミュニケーションがよいと実感できるようになります。
 
このように職場のコミュニケーションがよくなった時に期待できるのが、次の5つのメリットです。
 
 
 

1:自分の役割がわかり従業員が自主的になれる

 
これは、特にタテ(上司と部下、経営者と従業員)の業務上のコミュニケーションで、組織や事業のビジョンやミッションなど「目指すべき姿」をきちんと共有できた時に得られるメリットです。
 
従業員には、組織で働く以上、多かれ少なかれ「仕事で役に立ちたい、組織で評価されたい」という思いがあります。
しかし、組織内で目指すべき姿や、評価すべき姿勢・取組が明確に共有されていなければ、従業員は目指すべき方向がわからず、「どうしたら役に立てるのか」がわかりません
 
反対に、組織や事業のビジョンやミッションが明確であり従業員に浸透していれば、従業員はそれを判断軸にして、「自分がここで役に立つには何をすればよいか」を自主的に考えられるようになります。
 
「自主的に動かない社員」は、従業員の性質ではなく、「目指す方向がわからない」「何をどこまでやってよいのかわからない」というコミュニケーション不足が生み出していることもよくあるのです。
 
 
 

2:新商品やサービス、業務改善の提案が生まれる


 
タテ、ヨコ、ナナメで業務内外のコミュニケーションが活性化してくると、新商品や新サービス、または業務改善のアイデアが発言されるようになります。
 
「新サービスのアイデアが出ない」「業務改善の提案がない」という背景には、「考えていない」「考えてもアイデアが思いつかない」「アイデアはあるけど、言い出しにくい」という原因があります
 
この原因が、コミュニケーションが活性することで、解消されるのです。
 
タテ、ヨコ、ナナメのコミュニケーションが活発になると、他人の業務や考えから刺激やアイデアをもらい、「考えていない」「考えてもアイデアが思いつかない」が解消に向かいます。
 
また、「自分の話が聞いてもらえる」という安心感があれば、「アイデアはあるけど、言い出しにくい」という状況もなくなります。
 
「新しいアイデアが生まれない」「若い社員が提案しない」という風土も、職場のコミュニケーションを見直すことで改善できるのです。
 
 
 

3:「沈黙の会議」がなくなる

 
会議の場で発言がない理由は、大きく分けると
 
「意見(興味・関心)がない」
「意見はあるけれど、考えがまとまらない」
「意見はあるけれど、発言してよいかわからない」
 
のいずれかでしょう。
 
これも、日頃の業務上のコミュニケーションで仕事に関する情報や意見を交換できていれば、議題に関する何らかの考えを持てるようになり、「意見(興味・関心)がない」という状況を減らせます
 
さらに、業務内外のコミュニケーションで相手(会議の参加者)の人となりがわかっていれば、「発言してよいかわからない」という事態もなくなります
 
日頃のコミュニケーションで「自分の意見を聞いてもらえる」という信頼関係があれば、人は発言しやすくなります。
 
そして、「意見がない」「考えがまとまらない」という状況であっても、それが正直に言えるようになるので、結果として会議の沈黙の時間は少なくなっていくのです。
 
 
 

4:ミスやクレームを報告しやすくなり組織が健全化

 
ミスやクレームを悪いとわかっていても隠蔽したくなるのは、それが発覚すると叱られる(怒られる)、責められるという不安感・不信感があるからです。
 
職場のコミュニケーションで「ミスやクレーム時はどう対処するのが望ましいか」という価値観がきちんと共有されていれば、その不安感や不信感がなくなるので、隠蔽することは少なくなります。
 
このコミュニケーションがよくできている企業では、ミスやクレームを企業の財産とする価値観を共有したことでミスやクレームの報告件数が上がり、それを元にサービスを向上させ、売上が上がる…という好循環を生み出しています。
 
職場のコミュニケーションの改善が、組織の健全化にもつながるのです。
 
 
 

5:人間関係が改善し、ストレス減少と定着率アップに

 
厚生労働省の調査によると、労働者が感じる「仕事や職業生活に関する強い不安、悩み、ストレスの内容」の第1位は、「職場の人間関係(41.3%)」となっています(厚生労働省 平成24年「労働安全衛生特別調査(労働者健康状況調査)」 2013)。
 
職場のコミュニケーションがよくなれば、職場の人間関係の改善も期待できます。その結果、従業員の最も大きな仕事のストレスの原因を改善することができるのです。
 
また、従業員の退職理由で最も多いのが「職場の人間関係」とも言われています。職場のコミュニケーションを見直して人間関係が改善できれば、従業員の定着率アップにもつながるでしょう。
 
 
 

職場のコミュニケーション改善のメリットは絶大

 
長期的にみれば、業績だけでなく、業務の質や従業員満足度や従業員の成長に確実に繋がります。
 
ここで紹介した5つのメリットは、職場のコミュニケーションがよくなった時に期待できる主な効果であり、それ以外にも、従業員満足度の向上や、従業員の成長も期待できるでしょう。
 
現在の組織で、コミュニケーション改善のために何も手を打っていない、または制度はあるけれどあまり効果が実感できていないという状況であれば、一度コミュニケーション促進施策について、ぜひ真剣に検討してみるのはいかがでしょうか。