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COLUMN   2017/9/7

社員のコミュニケーションを活性化する社内イベントの企画のポイント

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業績の伸び率が高い企業ほど、社員のコミュニケーションを重視し、コミュニケーションを活性化するイベントに力を入れています。
 
JTBモチベーションズが従業員100名以上の経営者148名に行ったアンケートでも、業績が10%以上伸びている企業のほうが、業績の伸びが10%未満の企業に比べて、社内イベントを行う頻度が多いことが明らかになりました。
 
しかし、社内イベントはただ行えばいいわけではなく、社員のコミュニケーションを活性化し、業績向上や離職率の低下などの効果につなげるためのポイントがあります。
 
社内イベントの効果をより高めるためにも、企画ではここに配慮しましょう。
 
 
 

社内イベントは「業務内」と「業務外」の両方で

 
社内イベントには、業務時間内で「業務扱い」で行う社員総会や社員研修のようなイベントと、業務外にレクリエーションとして行うイベントがあります。
 
社内イベントというとレクリエーションがイメージされがちですが、効果的なコミュニケーション促進のためには、「業務内」で仕事に関する情報を共有するイベントと、「業務外」で社員同士の親睦を深めるレクリエーションの両方をバランスよく実施することが大切です。
 
なぜなら、「業務内」「業務外」のイベントで共有される情報は異なり、そのどちらも社員のコミュニケーション活性化に必要なものだからです。
 
たとえば業務時間内に行うイベントでは、日常の仕事から少し離れて企業のビジョンやミッション、今期の目標、現状の課題などが共有されます。このように目指す方向性、価値観を共有することで一体感が醸成され、モチベーションアップや日常業務でのコミュニケーションのベースができていきます。
 
一方、業務外でレクリエーションとして行うイベントでは、社員はプライベートな一面を共有できます。心理学的にも相手のプライベートな一面を知ると、親近感を持つようになると言われており、お互いに親しみを感じることで、職場でも話しかけやすくなるのです。
 
仕事の目的や方向性、価値観が共有できており、話しかけることに抵抗のない程度の親しみがあって初めて職場のコミュニケーションは活性化していきます。だからこそ、「業務内」と「業務外」の社内イベントがどちらもバランスよくあるのが理想なのです。
 
ただし、「仕事とプライベートは切り分けたい」「休みの日まで、会社の人と一緒にいたくない」と、社員のコミュニケーションに対する意欲や関心が低い場合、業務外のレクリエーションが否定的に受け止められ、逆効果になってしまうこともあります。
 
そのような場合には、まずは「業務内」のイベントを実施して、業務に近いところからコミュニケーションの機会を増やしていくとよいでしょう。
 
 
 

イベントの目的は明確に伝える


 
業務内外問わず、社内イベントを開催する際には目的を明確にし、それをしっかり社員に伝えましょう
 
社内イベントは、業務内でも業務外でも、多かれ少なかれ社員に負担が発生します。社内イベントに肯定的な社員ばかりとは限らないので、費用的な負担はなくても、「参加している時間」を負担に感じる社員もいます。
 
負担を感じ、懐疑的な気持ちで参加すれば、その社員自身イベントから得られるものが少なくなってしまいますし、そのような社員が多ければイベント効果も減ってしまいます。
 
社内イベントの効果をより高めるためにも、開催する目的を明確に伝え、社員ができる限り納得して前向きに参加してもらえるようにしましょう。
 
 
 

参加する社員の負担はできる限り少なくする

 
社内イベントは、費用面でも精神面でも参加する社員の負担ができる限り少ないほうが、本来の「コミュニケーション活性化」の目的を達成しやすくなります。
 
「社内イベントの参加費がかかるので、本音は行きたくない」「幹事を任されて、精神的に負担で業務にも支障がある」「忙しくてそれどころじゃない」など社員が社内イベントに負担を感じ、否定的・懐疑的な気持ちで参加していたら、コミュニケーションも生まれなくなってしまうからです。
 
予算には限りがありますが、社員のコミュニケーション活性化を目指したイベントでは、可能な限り、参加する社員の負担が少なくなるような配慮も必要です。
 
たとえば社員旅行や忘年会などが会社負担で開催されれば、社員は金銭的負担が少ない分、前向きに参加できます。
 
業務量の多い企業であれば、社内の会議室にケータリングして「社内飲み会」を開催したほうが、時間的な負担が減り、気軽に参加できるかもしれません。
 
「社員のコミュニケーション活性化のため」として参加を強制する一面も必要ですが、一方で社員が参加しやすいような配慮も忘れないようにしましょう。
 
 
 

企画のプロセスもコミュニケーションの機会に

 
社内イベントは、企画のプロセスも社員同士のコミュニケーションの機会になります。
 
部署を超えて、日常業務では接点のない社員を幹事や「○○委員会」として企画を任せれば、その中でコミュニケーションが生まれます。
 
通常業務に加えた、プラスαの業務とはなりますが、経営層として社内イベントへの思いや期待をしっかり伝えれば、「任されている」「期待されている」とモチベーションも高まるはずです。企画を任された社員が周囲に相談すれば、事前にイベントへの興味関心が高まる効果も期待できるでしょう。
 
特に業務外のレクリエーション系のイベントでは、若手社員に企画を任せることで、社員が本当に楽しめるような内容になる可能性が高くなります。
 
企画のプロセスもコミュニケーションの機会と捉え、次期リーダー候補や他の部署とのコミュニケーションを深めてほしい社員、成長を促したい社員などに積極的に企画を任せていきましょう。
 
 
 

マネジメントとして真剣にイベントを考える

 
このように社内イベントは、その企画・運営次第で社員のコミュニケーション活性化、モチベーションアップ、一体感の醸成など、多くの効果が期待できる機会になります。
 
そのためにも、経営者または管理職として、マネジメントの一環としての社内イベントの重要性を認識し、社内イベントに前向きに向き合っていきましょう。