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COLUMN   2017/9/14

部下とのコミュニケーションの取り方|何を話していいかわからない方へ

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部下とのコミュニケーションといっても「何を話したらよいのだろう?」と、「部下とのコミュニケーションの取り方」やそのコミュニケーションの話題に頭を悩ませることはありませんか。
 
自分の価値観や、今までの成功体験を語ればいいのか?
話のわかる上司として、プライベートに関する雑談で部下との距離を縮めればいいのか?
 
どちらも別に間違いではありませんが、「効果的な部下とのコミュニケーション」という点ではかなり優先順位の低いテーマです。
 
では「効果的な部下とのコミュニケーション」を考えた時に、上司は部下と一体何について話をすればよいのでしょうか。今回は、部下と話すべきテーマについて紹介します。
 
 
 

部下と話すのは基本的には「仕事」のこと

 
そもそも、部下とのコミュニケーションは何のために行うのか。最初に部下とのコミュニケーションを行う目的を確認しておきましょう。
 
部下とコミュニケーションをする目的は、決して部下と仲良くなるためではありません。部下の成長を促し、仕事をスムーズに行い成果・業績をあげてもらうため、つまり「部下のマネジメントを適切に行うため」です。だからこそ部下とのコミュニケーションは、まずは仕事に関することを中心に行いましょう。
 
「部下のマネジメントを適切に行うこと」が目的だからこそ、最初に話すべき内容は「昔の武勇伝」や、「プライベートや流行ものなどの時事ネタ」ではないのです。
 
もちろん部下が人としてあなたを尊敬し興味を持てば、あなたの昔の武勇伝にも興味を持ちますが、それは少し後の話です。
 
また、親しみやすい上司を目指して、部下との距離を縮めるためにプライベートや時事ネタなどの雑談に力を入れてしまう人もいますが、仕事にあまり関係のない雑談を「面倒くさい」と感じる人も少なくありません。
 
プライベートや時事ネタに関する雑談もコミュニケーションの潤滑油としてとても大切ですが、それはあくまで「潤滑油」であってメインテーマではありません。
 
部下とのコミュニケーションのメインテーマはあくまでも、部下の成長を促し、仕事をスムーズに行い成果・業績をあげること、つまり部下の適切なマネジメントに関することです。
 
ではそのためには、どのような内容を話していけばよいのでしょうか。それが次の3つになります。
 
 
 

1:仕事の背景・方向性・理由を伝える


 
まずは部下に任せる仕事について、その背景や方向性、そして指示の理由を明確に伝えましょう。部下とのコミュニケーションで最も必要なのは、この「仕事の背景・方向性・理由」に関する情報量を増やすことです。
 
「この資料、明日までにまとめておいて」
「お客様がお店に入ったら、まずは席に案内してお水とおしぼりとメニューを出して」
 
など、仕事に関するコミュニケーションを表面的な指示だけで済ませてしまうことはありませんか。特に新人やパート・アルバイトが相手だと、「任せているのは簡単な仕事だから、わざわざ説明する必要はない。」と思うかもしれません。
 
しかし、作業そのものは簡単であっても、仕事の背景・方向性・理由をきちんと伝えることで、部下の仕事に対する理解は深まり、成長を促すことができます。
 
たとえば、先ほどの指示でも、仕事の背景・方向性・理由を伝えると、自分がすべきことがよりわかりやすくなります。
 
この資料で顧客先に新しいサービスを提案したいから、わかりやすく明日までにまとめておいて」
「お客様がお店に入ったら、まずは席に案内してお水とおしぼりとメニューをだして。そうでないと、お客様は、きちんと対応されていないと感じてしまうことがあるから。でも、忙しい時でもそれをきちんとすれば、『自分が忘れられているわけではない』と安心できるからね」
 
いかがでしょう。もし自分が仕事を頼まれる側だったら、このように指示をもらえれば、その仕事への理解は全く違うと思いませんか。
 
部下も、表面的な作業を頼まれるだけでは「会社にいいように使われている感」を持ってしまいますが、仕事の背景・方向性・理由を教えてもらえれば「職場の一員として任されている」という一体感を持つことができます
 
また仕事の背景・方向性・理由がわかれば、部下は自分で考える判断軸がわかってきます。その結果、仕事の習熟や成長を促進することもできるのです。
 
仕事の指示を表面的なものから、背景や方向性、そして理由を伝えると仕事に関する情報伝達量が多くなります。部下とのコミュニケーションでは、まずはこのように仕事に関する情報伝達量を増やすことが大切なのです。
 
 
 

2:仕事に対する自分の考え方や姿勢を伝える

 
部下への指示を表面的なものから、背景や方向性・理由を伝える「深いコミュニケーション」に変えると、必然的に部下と仕事の話をする時間は長くなります。
 
部下と仕事の話をする時間が増えてきたら、仕事に対する自分の考えや姿勢も伝えましょう
 
人は相手がどんな人間かわからなければ、うまくコミュニケーションをすることはできません。一方、相手の考えがわかれば、コミュニケーションもしやすくなります。
 
部下も、自分の上司が仕事に対してどんな思いを持って取り組んでいるかを知れば、仕事を通じてより上司を身近に感じられるようになります。
 
「上司が何を考えているかわからない」状態では、部下は上司とどう付き合っていけばいいのかわからず、不安と距離を感じてしまいます。その「不安」は極力なくしていきましょう。
 
相手が何を考えているかわかれば、この不安はなくなります。「上司の考えはわかっている」状態であれば、部下は自分で距離を調整していくことができます。この不安の解消が、部下との効果的なコミュニケーションに必要なのです。
 
部下とのコミュニケーションでは、上司であるあなたが仕事に対してどんな考えを持っているかを伝え、「上司が何を考えているかわからない」という不安を少しでも解消しましょう。
 
 
 

3:部下の仕事に対する理解や思いを確認する

 
仕事に対する自分の考えを伝えると同時に、部下の仕事に対する理解や思いも確認しましょう。
 
仕事の背景・方向性、または指示の理由をどの程度理解しているのか。部下自身、どのように考えているのか。「コミュニケーション」とは双方向のものですから、部下の考えや思いも傾聴してみてください。
 
この時に大切なのが、「話を聞く姿勢」です。部下に「お前の考えを言ってみろ。」といったところで、部下が「この人は話を聞いていない(聞いてくれない)。」と感じれば、コミュニケーションは成り立ちません。
 
「何かをしながら」ではなくて、相手のほうをきちんと向いて話を聞く。
相手の話を遮らない。否定しない。
「いつの間にか自分だけが話していた」ということにならない。
 
など、最低限の「聞く姿勢」は意識するようにしましょう。
 
 
 

部下とのコミュニケーションは仕事をスムーズに行うための「情報交換」

 
このように、部下とのコミュニケーションで話すべき内容は、仕事の背景・方向性・理由などの共有であり、仕事に対するお互いの考え方の共有です。
 
つまり「部下とのコミュニケーション」とは、「部下の成長を促し、仕事をスムーズに進めるための情報交換」なのです。
 
その「情報交換」ができている上で、プライベートや時事ネタの雑談をしたり、今までの成功体験などを語ったりすれば、更にコミュニケーションの総量が多くなり、よりよい関係を築くことができます。しかしそれは必ず到達しなければならないゴールではなく、プラスαの部分といってよいでしょう。
 
管理職といっても、「実は雑談が得意ではない」という方もいらっしゃると思います。しかし、仕事の背景・方向性・理由や、仕事に対する自分の考えを伝えるのに雑談力が必要ないことからもわかるように、雑談が苦手でも口下手でも、部下とのコミュニケーションをスムーズにすることはできるのです。
 
もし部下とのコミュニケーションに課題を感じているならば、まずは仕事に関することをしっかり伝えることから始めてみましょう。