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COLUMN   2018/6/18

部下がメールを無視する理由、これが原因かも?!

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部下にメールを送っているのに、メールが無視される。
 
そんなとき、「これだから、今の若手はよくわからない…!」と相手の部下に戸惑いや怒りを感じてしまっていませんか?
 
部下がメールの返事を返さないのは、あなたが送ったメールに原因があるからかもしれません。実際にTOMONAS(トモナス)の相談現場でも、上司から送られたメールをきっかけに、上司にネガティブな印象を持つようになり、悪化した…なんていう話も少なくないのです。
 
1通のメールが関係悪化の原因とならないように。
 
今回は部下との円滑なコミュニケーションのために、やってはいけないメールコミュニケーションのタブーをご紹介します。
 
 
 

1:一方的に依頼する

 
上司から部下に仕事を依頼する。
そんなの業務として当然なんだから、要件だけ伝えればいいはずだ。
 
そう思って、一方的な「仕事の依頼」メールを送ってしまっていませんか。
 
「A社への提案資料、明日までにまとめておいて」
「この資料の数字が間違っているから、直しておいて」
 
たとえばこのような仕事の依頼は、直接口頭で伝えればもちろん一言で済むものですが、メールでこの一言だけの指示がくると、受け取った相手は「事務的で冷たい」という印象を受けます
 
もちろん上司が忙しいのは部下もわかっていますから、たまに一方的なメールが来るくらいなら許容範囲かもしれませんが、毎回続けばそうはいきません。
 
 
特に修正依頼などは、特にミスを責めるつもりでなく、ただ「直しておいてほしい」くらいの気持ちだったにもかかわらず、「修正依頼をうけた=ミスを責められた」と部下が感じ、嫌な気持ちになることもあります。
 
仕事の依頼をするときには「A社への提案資料、明日までにまとめておいてほしいんだけど、都合つく?」など少なくとも一言でもいいので、相手の状況を確認する気遣いの一言を添えてみましょう
 
その一言で、「一方的に仕事を振られた」という印象は随分変わるはずです。
 
 
 

2:感謝やねぎらいの言葉がなく事務連絡のみ


 
部下に送るメールの内容が、必要最小限の事務連絡のみになっていませんか。
 
部下から送られてくる報告や確認に対して
 
「わかりました」
「確認しました」
「了解です」
 
など一言で済ませてしまっていないでしょうか。
 
もちろん、簡単な報告であればこれでもかまいませんが、部下がしっかりした報告を送ってくるのにこの一言で済ませてしまっていると、「反応はそれだけ?」と部下は肩透かしを食らったような気分になります。
 
事務連絡のみでは、メールのコミュニケーションはどんどん冷え込んでいき、それに比例してリアルなコミュニケーションも冷え込んでいきます。
 
もちろん毎回ねぎらう必要はありませんが、目標を達成したときや仕事の区切りには、「おつかれさまでした」「ありがとう」などのねぎらいの言葉を添えるようにしましょう。
 
 
 

3:部下からのメールには返信しないことがよくある

 
部下にメールを無視されて困る場合、部下からの質問や確認、報告メールにきちんと返信していたかどうかを振り返ってみましょう。
 
返信がすごく遅くなっていた、あるいは報告だけだからメールを読めばいいかと思って返信していなかった…ということはありませんか。
 
日々大量のメールを受信しているような場合は、もちろん返信不要と感じられるものやうっかり忘れてしまったものもあるでしょう。
しかしそれが当たり前になっていると、部下からすれば、自分が送ったメールも無視されているので上司からのメールを無視してもお互いさま、あるいは「メールを無視」することに抵抗がなくなっている場合もあります。
 
人を変えるには、まず自分から。
 
もし思い当たる節があれば、部下のメールに極力返信することから始めてみましょう。
 
 
 

4:部下への注意や否定的なコメントをそのまま書いてしまう

 
マネジメント上、部下の仕事に注意をしなければならないこともあります。その「注意」「指導」をメールで行ってしまっていませんか。
 
部下への注意や否定的なコメントは、対面のコミュニケーションで、物理的な距離が離れている場合には電話で、いずれにしても「直接話す」のが基本中の基本です。
 
メールで注意したり、否定的なコメントを送ったりしてしまうと、自分が思っている以上の強い言葉となって相手に突き刺さります。そしてそれが大きな「しこり」となって、その後のコミュニケーションに悪影響を及ぼすことがあります。
 
「忙しいからとりあえずメールで」は、部下の注意に限っては当てはまりません。注意や否定的なコメントは、きちんと直接コミュニケーションで伝えるようにしましょう。
 
 
 

5:すぐに対応してほしいから、コメントもつけずに転送

 
取引先や社内の関連部署からのメールを、「これを部下に対応させよう」と何もコメントをつけずに転送してしまっていませんか。
 
「読めばわかるだろう」というものでも、メールを送られた本人にとっては、「だから何してほしいのかわからない」ということになります。
 
送ったメールに返信がない。この状況の「送ったメール」が「転送メール」だった場合には、部下がそのメールを受けて自分は何をすべきなのか、よくわからなくて返信しないままになっており、それが結果として上司からみたら「無視している」状態になっているといえます。
 
メールを転送する場合には、必ずコメントを付け、受け取った部下に何をしてほしいのかを明確に指示しましょう。
 
 
 

「そんなつもりじゃないのに」がメールコミュニケーションではよく起こる

 
口頭ならたった一言でも、声のトーンや顔の表情などから様々な情報が伝わりますが、メールでは相手の考えや感情を理解するための「文字以外の情報」が伝わりません。
 
直接会話をしていても、「そんなつもりで言っているわけではないのに」ということは起こりがちですが、メールの文章はその「文字以外の情報」が伝わりにくいため、「そんなつもりじゃないのに」ということがより一層起こりやすいのです。
 
しかも、「そんなつもりではない」はずのメールの印象は、そのまま人間関係に影響して、関係がこじれる原因になることもあります。
 
こうしたメールの特性をふまえて、メールのコミュニケーションはリアルなコミュニケーション以上に、相手への気遣い、感謝、状況の確認など「一言多め」を心がけましょう。