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COLUMN   2017/7/4

職場のコミュニケーション不足解消のために上司ができる3つのこと

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職場であまり会話がない。業務の報告はメールばかり。仕事に関して相談されることが少ないけれど、本当に大丈夫なのだろうか?
 
このようにもし職場のコミュニケーション不足を感じているなら、上司のあなたが行動を変えることでコミュニケーション不足を解消していくことができます。
 
職場のコミュニケーションは、上司と部下、同僚同士、部署間、経営者との従業員と様々な方向のコミュニケーションがあります。なかには様々な仕組みやイベントなどの仕掛けが必要なこともありますが、「上司と部下のコミュニケーション不足」であれば、上司の行動を変えることでその不足を解消していくことができます。
 
職場のコミュニケーション不足解消のために、明日からでも早速できる3つの行動がこちらです。
 
 
 

1)定期ミーティングや朝礼など「朝」に情報共有の時間を作る


 
朝、定期ミーティングや朝礼など情報共有をする時間を作ってみましょう。
朝に5分だけでも仕事の情報を共有する時間を作ることで、その日1日にコミュニケーションをとるきっかけが増えていきます。
 
これは特に、部下からの報連相が少ないと感じている場合に効果的です。
報連相を待つのではなく、「報連相のための時間」を朝に設定してしまえば、必然的に報連相ができるからです。
 
そして1日の始まりに昨日の業務の報告や相談、今日の予定を確認する時間を作れば、日中や夕方に「あの件はどうなった?」と部下に確認し、コミュニケーションを増やすことができます。
 
 
また朝礼には、コミュニケーションの活性化だけでなく、士気を高める効果もあります。
朝礼で士気を高め、売上アップを実現して多くのメディアで紹介されたのが、滋賀県草津市で人材情報誌を出版するビイサイドプランニング社です。
 
同社の朝礼は、朝の挨拶をしたら両隣の人とハイタッチをして始まります。その後、声を出す練習や経営理念の唱和、「ハイ」と声を出す練習やランダムに指名される1分間スピーチ、「ありがとう」と言われた事例の共有などが続きます。
 
こうした朝礼で一日をスタートさせる社員の士気は高く、顧客先からも「ビイサイドプランニングさんの営業さんと話すと元気になる」と評判です。同社はリーマンショック後に4割売上が落ち込み、この朝礼を実施した結果、翌年には黒字転換を実現しました。
 
朝礼はちょっと馴染まない、いきなり実施するのは少しハードルが高いということであれば、報連相の時間を作ってみるのはいかがでしょうか。
 
たとえ5分程度の共有でも、その後の1日のコミュニケーション量にきっと影響してくると思います。
 
 
 

2)メールコミュニケーションと直接コミュニケーションを使い分ける

 
仕事の連絡や伝達事項でメールを活用する場面は本当に多くなってきました。
 
メールは非常に便利ですが、コミュニケーションの主要手段にしてしまうと、リアルなコミュニケーションが減ってしまうという悪影響を及ぼします。
 
特に、上司であるあなたからのコミュニケーションがメール中心だと、部下も「忙しいから直接話すよりも、メールのほうがいいんだな」とメールをコミュニケーションの主要手段にしてしまうことになり、直接話しかけなくなってしまう・・・ということもあるのです。
 
 
履歴が残って後で確認もできるため、業務連絡をするにはメールは有効な手段です。しかしメールでは、相談や意思確認などのときに重要な「微妙なニュアンス」が伝わりませんし、相手の反応もわかりません
 
例えば部下に仕事の進行状況を確認して、「進んでいます」と返信がきたとします。
そのメールだけでは、本当に順調なのか、苦し紛れの返答なのか、それとも重要な課題に部下が気づいていないだけなのか、直接話せば顔の表情や声のトーンですぐにわかるようなことがわからないのです。
 
また、文章だけでは気持ちの温度が伝わらないため、思わぬ誤解やトラブルを招くことにもつながります。
 
 
メールは確かに便利です。
 
しかし、相談事や意思確認をする時、仕事の目的をきちんと伝えたい時、気になる仕事の進行状況を確認したい時には直接声をかけるようにしましょう。
 
 
上司であるあなたから直接声をかける機会を多く作ることで、部下も「ああ、こういうことは直接話したほうがいいんだな」と学んでいくのです。
 
 
 

3)ランチの時間を活用して価値観や考え方を共有する


 
職場のコミュニケーションを円滑にするために行われていた「飲みニケーション」も、今はすっかり過去のものになったと言われています。
 
しかし、「飲みニケーション」の効果を支持する人も若い世代にももちろんいます。
 
それが「飲みニケーション」で共有される情報の価値です。その内容が、業務の話はもちろん、お互いの仕事に対する思いや将来やりたいことなどの価値観、普段どのような生活をしているのかという人となりです。
 
こうした情報を共有することで、お互いの理解が深まり、ちょっとしたことを相談しやすくなり、仕事がやりやすくなります。
 
このようにメリットも多いのですが、「結局、上司からの説教や自慢話になる」「仕事の時間外で気を遣うのは嫌だ」「何軒も連れまわされるのは辛い」ということもあり、「飲みニケーション」は避けられるようになってしまいました。
 
そこで、「飲みニケーション」でするような話をランチの時間にしてみるのはいかがでしょうか。
 
ランチの時間なら、1時間と決まっています。何軒も連れまわしたり、長々と説教や自慢話をしたりすることはできませんが、その分部下も安心して?誘いを受けやすくなります。
 
職場を離れた場所で、お互いの価値観や考え方、人となりを知ることは、仕事を進める上でもプラスに働くのは言うまでもないことです。
 
「飲みに行く」ことは意外にハードルが高いかもしれないということを理解した上で、まずは気軽なランチに誘ってみるのはいかがでしょうか。
 
 
 

職場のコミュニケーションの量は事業へのパワーになる

 
職場のコミュニケーションの量は、事業や業務推進のパワーになります。
 
新規事業が生まれる職場、業績が高い職場には、必ず職場のコミュニケーションを活性化させるための仕組みがあり、風土があります
 
また部下がちょっとしたことを相談できる環境を作ることで、新たな提案に繋がったり、トラブルを未然に防いだりすることもできます。
 
いきなり仕組みを作るのは、難易度が高いかもしれません。しかし、今回紹介した方法は、1人の行動から変えることができるものばかりです。
 
たった1人でも行動を変えれば、職場全体のコミュニケーションを変えていくことができます。
 
職場のコミュニケーション不足に課題を感じていたら、まずはちょっとした一歩から始めてみませんか。