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COLUMN   2017/7/5

報連相ができない理由は上司のコミュニケーションの問題かも?

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「部下の報連相が全然なっていない」
 
どこの職場にも、仕事に関する報告、連絡、相談が少ないと部下の1人や2人はいるでしょう。
 
このように「報連相が少ない」原因は、その重要さを理解していない、会話のタイミングを掴めない、仕事のミスや失敗を指摘されるのを避けている、自分で何とかできると思っているなど確かに「部下側」の問題だけでなく、「上司側」のコミュニケーションに改善の余地があるケースもあります。
 
コミュニケーションは双方向のものだからこそ、上司の行動が変われば部下も変わっていきます。
 
部下の報連相に問題を感じたら、日頃こんな行動をとっていないか、一度振り返ってみませんか。

 
 
 

いつも忙しそうにしている

 
上司が忙しいのは当たり前。
 
その上司にきちんと話を聞いてもらえそうなタイミングを見計らって声をかけるという「空気を読むスキル」も、確かに部下が社会人として身に付けなければならない非常に重要なスキルです。
 
 
しかし、いつも忙しそうだと、部下はいつ声を掛けたらいいのか、タイミングが掴めなくなります。
 
その結果、部下は「いつも忙しそうだから、自分で何とかしよう」と気を遣ったり、「この上司はあまり話を聞いてくれない」と思ったりして、次第に上司に声をかけなくなってしまいます。
 
忙しいのは仕方がありませんが、その場合は「●曜日の×時からは面談の時間」ということで定期的な個人面談の時間を設定して、部下の話を聞く時間を積極的に作り、「話を聞く」という姿勢を伝えることがとても大切です。
 
そうすれば、普段は忙しくしていても、「時間を作って自分の話を聞こうとしてくれている」と部下が安心できれば、その時間に報告、連絡、相談をするようになるでしょう。
 
 
 

「自分で考えろ」の後にフォローしていない

 

 
仕事を進めるにあたって、「自分で考える」ことは非常に重要です。
 
部下から相談があったときに、「自分で考えろ」と突き放すのも大切なマネジメントの1つということは間違いありません。
 
しかし問題はその後です。「自分で考えろ」と部下に言った後、きちんとフォローをしていますか?その後のフォローが何もないと、部下は育っても上司としての信頼は失うことになりかねません。
 
以前の職場でこのようなケースがありました。営業のAさんは、顧客先でなかなか契約してもらえないことについて、上司に相談をしました。
 
上司の答えはいつも一言、「自分で考えて」のみ。
毎回同じ答えしか返ってこないため、そのうち、Aさんは上司に相談するのをやめてしまいました。
 
 
その上司は、困ったらまた声をかけてくるだろう、と思っていたようで、悩むAさんに特に声をかけるわけでも、アドバイスをするでもなく、自分の仕事に没頭していました。
 
やがてAさんは自分で考え、契約が取れるようになってきました。営業力アップという点では、上司の対応は正解でした。
 
しかしAさんの上司に対する信頼はなくなり、「相談しても意味がないから」と必要最小限の日報を淡々と報告する関係になってしまいました
 
「自分で考えろ」はとても大切です。
しかし、その後に何もフォローがなければ、「相談したけど突き返された」というマイナスの印象が残り、その後のコミュニケーションに影響してしまいます 。
 
 
「その後どうした?」と一言かけるだけでも、「突き放したのではなく、成長を見守ってくれているんだ」と印象が全然違います。
 
部下からの相談に「自分で考えろ」と言った後は、ぜひ意識的に声をかけてみてください。
 
 
 

報告した部下をよく叱っている

 
報告の内容が自分の想定と違ったり、期待通りの成果を上げていなかったりなどで、部下を叱ってしまう…ということはありませんか。
 
報告して叱られることが多いようだと、たとえ自分に非があるとわかっていても(わかっているからこそ)「報告したら叱られる…」と思い、報告を渋るようになってしまうのも無理はありません。
 
 
ある社長は、部下に報連相をさせるために「報告しないことについては叱るけれど、報告さえすればどんなミスをしても叱らない」と伝えたところ、報連相が増えたとおっしゃっていました。
 
 
もし部下に対して「よく叱っている」と思い当たることがあれば、ぜひこの社長さんにならって「叱らない」と決め、部下に報連相に対する姿勢が変わったことを伝えてみませんか。
 
 
 

自分からは報連相をしない

 
部下に報連相を求めているけれども、自分から部下に報連相をすることはほとんどない…という管理職の方は意外に多いものです。
 
管理職ともなれば、部下に報連相をしなくても済む仕事のほうが多いですから、必然性が下がるため、それも仕方のないことではあります。
 
しかし、人とのコミュニケーションは「鏡」のようなものです。日常的に上司から業務に関する必要な情報の共有や相談がなければ、部下も心を開いて積極的に報連相をしようという気にはなりません
 
 
反対に、上司が必要な情報を常に報告し、仕事について部下に意見を求めるという状況であれば、部下は情報共有の重要性や自分の意見が求められていることを実感し、自分から上司に声をかけることが増えていきます
 
 
報連相といっても、長々と行う必要は全くありません。
また、相談といっても「この件、どう思う?」と一言声をかけて意見を聞くだけでも、コミュニケーションの印象は変わってきます
 
 
今まで上司からの報連相なんて考えたことがないという方は、ぜひ毎日の業務で一言でも上司からの報連相のコミュニケーションを始めてみてはいかがでしょうか。
 
 
 

コミュニケーションの改善は双方向から歩み寄りを

 
たとえ話しかけにくかろうと、突き放されようと、仕事で必要であればそれを乗り越えてコミュニケーションをとっていくのが社会人です。
 
しかし、部下がそれをできないことを「なってない」「甘い」と一刀両断し、相手が変わることばかり求めていては、状況を改善するのが難しくなってしまいます。
 
コミュニケーションは双方向のものだからこそ、何か問題がある時にはお互いにコミュニケーションを見直すことが、問題のスピード解決に繋がります

もしも部下の報連相に問題を感じていたら、自分自身のコミュニケーションも少し見直してみましょう。