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COLUMN   2017/7/11

報連相のやり方がわからない、タイミングが掴めない…を解消するには

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仕事の基本は、「報連相」。
 
それはわかっているけれど、「忙しい上司の手を止めてしまうことに気が引けて、なかなか声をかけられない」「そもそも何をどのタイミングで報連相したらいいのかわからない」ということもあるのではないでしょうか。
 
しかし報連相は、すべて口頭ですぐにしなければいけないというものではありません。声をかけにくければ、メールが活用できる場面もあります。また、「上司に言われたからする」というイメージの強い「報連相」ですが、「報連相」によって自分の仕事がよりよく、やりやすくなるのです。
 
そんな「報連相」のやり方やタイミングの掴み方を確認していきましょう。
 
 
 

報告:口頭とメール、「後で」と「今すぐ」を見極める

 
「報告」とは、あなたに依頼した仕事が順調に進んでいるのか、上司が確認するために必要なものです。
 
仕事を発注する上司は、あなたにとって大切なお客様です。仕事の進捗状況に安心・納得してもらうことは、部下として上司に提供すべき重要な価値と心得ましょう。
 
とはいえ、「そもそも、いつ何を報告していいのかわからない…」ということもあるでしょうし、「こんなこと報告しなくてもいいだろう」と思っていて、報告せずに怒られたなんてこともあるかもしれません。
 
上司や先輩への「報告」はこんなタイミングと、こんな内容で行っていきましょう。
 
 
【報告が必要な時】
1)依頼された仕事が終わった時
2)長期の仕事やボリュームの多い仕事は、状況が変わった、一区切りついた時
3)仕事に関する新しい情報を得た時
4)何かトラブルや不具合が発生した時
5)ミスした時
 
 
これらの報告は、何も全て口頭ですぐにしなければならないというわけではありません。口頭で全て伝えなければと思うと、タイミングを伺っているうちに、なかなか言えずタイミングを逃してしまうこともあります。
 
このなかで1)や2)のような終了報告や、途中報告のような「事実」を報告する場合はメールで済ませても差し支えありません。これらの報告のポイントは小まめに、簡潔に。定期的に「○○の件、このようになっております」と「状況が少し変わった(進んだ)タイミング」で報告すれば、上司も進捗がわかり、安心することができます。
 
3)の場合も、その新しい情報によって仕事に何か改善や変更が必要のない場合には、「情報共有」ということでメールで共有しておけば済みます。
 
「忙しい上司に話しかけるのは気が引ける」という場合には、このようにメールを活用しましょう。メールを活用していいのは次の2つの条件を満たす時です。
 
□急ぎではない事実のみの報告
□「情報」として共有しておけばいい報告(意思決定や行動の変更が必要ない場合)
 
 
しかし4)、5)のようなトラブルやミスの報告は、可能な限り口頭ですぐに伝えましょう。
ミスやトラブルは、その仕事を発注した上司がいち早く対応しなければならない問題の可能性もあります。それを相手がいつ読むかわからないメールで伝えるのは、非常に危険、かつ失礼になってしまいます。
 
さらにメールの文章だけでは状況が正しく伝わらない、思わぬ誤解を生むなどの可能性もあります。
 
ミスやトラブルは言いたくないものですが、叱られるのを恐れて報告が遅くなればなるほど被害も大きくなり、ミスに加えて「報告が遅れた」ことでさらに叱られることになります。様々な被害を最小限にするためにも、報告のスピードを大切にしましょう。ミスやトラブルこそ、忙しい上司に遠慮しなくていい報告なのです。
 
ただしその報告では、「事実」と「感情、私感」をきちんと分け、言い訳をせずに「事実」を結論から手短に伝えることが重要です。それによって、上司はすぐに対応すべきか、後でよいのか判断することができます。
 
ミスやトラブルの報告に、「感情や私感」は必要ないことを覚えておきましょう。
 
 
 

連絡:記録が残るようメールを活用。必要に応じて声かけを


 
「連絡」は仕事に関する必要事項を、関係者全員に共有することです。
 
関係者には、他部署の社員や取引先や協力会社も加わることもあります。会議の連絡、決定事項、変更事項などの事実を周知徹底するのが目的なので、確実に内容を伝えるためにもメールやグループウェアを活用が有効です。
 
ただし、メールは「いつ読むかわからない」という特性がありますので、緊急度の高いものは電話や口頭で一度連絡しておく必要があることを忘れないでください。
 
また、「連絡」は情報によって誰に共有すべきか、機密度はどれくらいかなどが変わってきます。わからないときは先輩や上司に確認をしましょう。
 
「連絡」の仕方ですが、事実を適切に伝えることが重要なので、私感・私見は必要ありません。「連絡」をするときには、伝えるべき事実について以下の「5W3H」の必要事項を明確にしましょう。
 
 
【連絡に必要な5W3H】
□When(いつ):日時、締切、納期
□Where(どこで):場所、会議室、会場
□Who(誰が):担当者、顧客企業、協力企業
□What(何を):仕事・打合せ・提案の内容
□Why(なぜ):仕事・打合せ・提案の目的、理由、背景
□How(どのように)・・・目的達成のための手段
□How many(いくつ)・・・目的達成に必要な人数や個数
□How much(いくら)・・・目的達成に必要な費用
 
 
 

相談:いい仕事をするために最も重要なこと

 
相談とは、自分の状況を相手に伝えた上で、仕事を進めるために必要な判断材料やノウハウ、意見、情報を上司や先輩、同僚から得ることです。事実の伝達である「報告」や「連絡」と異なり、自分の状況や考えを伝え、相手からアドバイスや情報を得る「相談」は、少し難易度が高いといえます。
 
しかし「相談」によって、自分の仕事に必要な情報を得たり、状況を改善できたりと、得るものはたくさんあります。「相談」すると仕事がうまくいく可能性がぐんと高まるのは、このような場合です。
 
 
【相談が必要な時】
1)仕事の進め方がわからない
2)仕事で何か決めなければならないけどその判断材料が足りない
3)今の状況に課題を感じていて、仕事のやり方を変えたい(業務の改善の提案)
4)新しいことを導入・チャレンジしたい
5)納期が間に合わない、目標が達成できそうもないときに何とかしたい
6)仕事の目的や方向性が不明確、疑問を感じている
 
 
「相談」で大切なのは、電話でもいいので必ず口頭で行うことです。報告や連絡とは異なり、「相談」は単なる事実の伝達ではありません。ちょっとした事実確認の「相談」はメールでも問題ありませんが、メールの文面では、表情や熱意、気持ちなどの感情が伝えきれません。そのため、お互いの意図が正しく伝わらず誤解が生じたり、ポジティブな提案をネガティブに受け止められて話がこじれたりすることがあります。
 
自分の意見や考えを述べる場合にはメールの文章ではニュアンスが伝わり切らない可能性が高いので、できる限り口頭で伝えましょう。
 
 

また、「相談」はミスやトラブルほど緊急事態ではありませんが、状況を早く改善するためにもできるだけ早い方が望ましいものです。
 
上司にいきなり相談を始めるのは失礼になりますが、「ちょっと相談したいのですが、お時間いいですか?」と一言確認すれば、たとえその時タイミングが悪くても失礼にはなりません。都合が悪ければ、「いつなら空いていますか?」と都合のよい時間を確認すればすみます。
 
あまりに多忙な上司であれば、「○○の件で相談したいことがあるので、今度お時間をいただけませんか?」と予定を確認して、スケジュールを押えるのも有効です。さらに、会議や営業などで上司にほとんど合わないというケースなら、この「○○の件で相談したいので、時間を頂きたい」という旨をメールで送っても時間だけ確保するのもいいでしょう。
 
そして「相談」の際には必ず、「現状」や「自分の考え」を以下の3つのポイントで整理しておきます。必要に応じて、データやグラフ、資料などを用意し、上司がより適切な判断やアドバイスができる状況を整えておくと、「相談」で多くのものを得ることができます。
 
 
【相談のときに話をまとめておくポイント】
1)相談したい状況は今どのような状況か(現状とその課題)
2)それをどのような状態にしたいか(目標、理想の状態)
3)そのために自分がトライしたこととその結果、またはこれからやろうとしていること
 
 
仕事のできる人は、物事を進める前に上司や関係者に「相談」ができる、「相談」上手な人です。
「報連相」と言いますが、実際に仕事をする場面では、最初に仕事のやり方や目的、現状の課題などを相談して確認するとスムーズに仕事が進みます。
 
さらに事前に相談した後、上司がその後も気にかけてくれたり、必要な情報を教えてくれたり、人脈を紹介してくれたりしてくれることもあります。
 
また、「特に相談する必要がない」「相談してもアドバイスしてくれたことがない」と思っていても、予め「相談」という形で話をして上司を巻き込んでおくことで、その後の仕事がスムーズに事が進むこともあります。
 
 
いずれにしても相談にのってもらった後には必ずお礼をし、「その後どうなったか」を報告することを忘れないでください。その一言のお礼や報告で、相手との関係やコミュニケーションはよりよいものになるはずです。
 
 
 

「報連相」も試行錯誤を重ねてこそ、よりよくなる

 
「報連相」とは仕事をする上で行われる、上司と部下のコミュニケーションです。
 
わかっていてもなかなかできないのがコミュニケーションの難しいところ。さらに相手によっても変わるので、「前はうまくやっていたけれど、今の上司になってからはちょっと・・・」ということもあるでしょう。
 
苦手意識を持つとどんどん少なくなってしまう「報連相」ですが、メールで済ませても問題のない内容もありますし、タイミングがわからなければ、「今ちょっといいですか?」と一声かければいいだけです。その時にタイミングが悪くてムッとされても、気にすることも落ち込む必要もありません。
 
完璧な「報連相」はすぐにはできません。一声かける、メールを1通送るなど行動を起こしながら学んでいけばよいものです。試行錯誤を重ねながら、ぜひ自分なりのやり方やコツを見つけてみてください。