株式会社アールナイン 職場のコミュニケーション不足解消につながる4つの行動
コミュニケーション不足に悩む職場は、少なくありません。
そして、そのコミュニケーション不足を解消する方法として、飲み会やランチ会・社員旅行などの社内イベントを開催する、快適な休憩室を設置する、席替えを定期的に行うなどが効果的なことが知られています。
しかし、「今までそんなイベントをしたことがないし、言い出す雰囲気でもない」「普段からコミュニケーションがあまりないのに、飲みに誘っても…」という状況もあるでしょう。
そんな時には、まずは日常のコミュニケーションから見直してみませんか。コミュニケーション不足の解消につながる、4つの行動を紹介します。
Contents
コミュニケーション不足を解消！意識したい４つの行動
１．名前を呼んで挨拶する
1つめは挨拶です。相手の顔を見て、できれば笑顔で、「○○さん、おはよう」と相手の名前を呼んで挨拶をしましょう。
ここのポイントは、相手の名前を呼ぶこと。名前を呼ぶか呼ばないかはまさにたった一言の違いですが、この一言が心理的に大きな違いを生みます。名前を呼ばれると、人は「自分に話しかけてくれている」「自分を認めてくれている」と感じることができます。マズローの欲求5段階説でいう「社会的な承認欲求」が名前を呼ばれることで満たされるのです。
また、企業トレーニングや対人スキルに関する各種コースの開発者デール・カーネギーも、「名前は、当人にとって、もっとも快い、もっともたいせつな響きを持つ言葉であることを忘れない」と述べ、名前を覚えて呼ぶことが人に好かれる原則の1つであるとしています（デール・カーネギー著 「人を動かす」 創元社 1999）。
このように、相手の名前を呼ぶことは、良好な人間関係を築くのにとても有効です。雑談が苦手でも、人と話すのが得意でなくても、どんな人でも始められるのがこの「名前＋挨拶」です。
今まで呼んだことのない相手の名前を呼ぶのは気恥ずかしいものですが、ぜひ今日から始めてみてください。きっと相手との距離が少しずつ縮まり、ちょっとした雑談がしやすい関係になっていくのを実感できるでしょう。
２．相手を認めて頼る
2つめは、仕事上で相手を認めて頼ることです。職場のコミュニケーション不足を解消するには、ちょっとした雑談が大切と言われています。しかし、なかには
「いきなりプライベートのことを聞かれても困る」
「無理して最近の芸能ネタを振られても・・・」
「勤務中は仕事に集中して、早く仕事を終わらせたい」
と、勤務時間中の雑談を好ましく思わない、または雑談を迷惑と思う若い世代もいます。こうした相手への雑談は逆効果にもなりますので、まずは仕事に関する会話で相手との距離を縮めることから始めましょう。
一般的には「雑談で人間関係を築くと、仕事もスムーズに進めやすい」といわれていますが、これはその反対で、「仕事である程度の良好な関係を築いて、雑談ができる関係になり、より仕事を進めやすくする」作戦です。
そのためには、まずは相手に関心を持ち、相手の仕事や相手の考えを認めましょう。誰でも仕事をしている以上、「職場で役に立ちたい」「職場に必要な人間でありたい」という欲求があります。そこで相手の頑張りを認めたり、仕事に関する意見やアイデアを聞いたりすることで、その欲求を満たし、仕事面で良好な関係を築くのです。
「認める」といっても、ほんのちょっとしたことでいいのです。
「○○さん、いつも資料が丁寧だね」
「この件について、○○さんの意見を聞かせてもらってもいい？」
などそんな声かけを意識してみましょう。
雑談は確かに良好な人間関係を築くために必要なものですが、なかには好意的に思える相手ではなければ、余計な雑談はしたくないという人もいます。そんな相手に「この人は、自分のことを認めてくれる、頼りにしてくれる」と思ってもらえる関係が築けたら、ちょっとした雑談もよりしやすくなり、仕事上のコミュニケーションもよりよくなるのではないでしょうか。
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３．相手のホウ・レン・ソウを傾聴する
これも、「まずは仕事である程度の良好な関係を築く」ためにとても効果的です。
部下から仕事の「報告・連絡・相談」を受けるときには、できる限り仕事の手を止め、部下のほうに体を向けて話を聞くようにしましょう。傾聴には多くのポイントがありますが、最低限意識したいのは次の5つです。
- 自分が話すよりも、相手の話を聞く。
- 相手の話の結論を先回りしたり、話を遮ったり、割り込んだりしない。
- 相手の目（顔）をきちんと見る。
- うなずきや相槌を打つ。
- 相手の話を否定しない。
部下が上司に対して持つ不満の一つが、「コミュニケーションがとりにくい」ということです。部下が上司に対してコミュニケーションがとりにくいと思うのは、仕事の「報告・連絡・相談」時に上司がきちんと部下の話を聞いていない、または多忙でゆっくり話を聞く機会がないからです。
「相手の話をきちんと聞く」のは、良好な関係を築く上でとても大切です。仕事上で必要なコミュニケーションを円滑にするためにも、相手の話を傾聴しましょう。
４．雑談が苦手ならタイミングと話題に一工夫
最後は雑談のタイミングと話題に一工夫することです。
職場のコミュニケーションは、仕事に関するコミュニケーションとそれ以外の雑談があり、両方のコミュニケーション量が増えるのが望ましい状態です。しかし、自分自身雑談が苦手だったり、相手が「雑談は苦手」「勤務時間は仕事に集中したい」というタイプだったりすることもあります。
そんな時は話しかけるタイミングに一工夫してみましょう。朝の時間や昼食などの休憩時間、会議室への移動時間や、会議前にメンバーが揃うまでの待ち時間など、「ちょっとした隙間時間」を狙ってみてください。
話題は、家族やペットの話、趣味や最近観て心に残った映画などちょっとした自分のプライベートな話や関心事がおすすめです。人は相手のプライベートな部分に触れると、親近感を持つようになります。これを心理学では「開放性の法則」といい、相手との距離を縮めたい時に効果的なのです。ただし、自慢話や愚痴を聞いて相手に親近感を持つ人はいませんので、あくまでも「ちょっとした話」にとどめるよう、気を付けてください。
相手が自分に対して親近感を持ち、心理的距離が縮まれば、雑談も仕事上のコミュニケーションもよりしやすくなるでしょう。
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一言の積み重ねでコミュニケーションは改善する
ここで紹介したものは、いずれも日常でできる些細な一言や会話です。この些細な一言の積み重ねが関係を築き、「今度飲みに行こう」「次はバーベキュー大会でもやろうか」という話題に繋がっていきます。
職場のコミュニケーションが活性化すれば、仕事が円滑に進むだけでなく、従業員の満足度が上がり、離職率を下げることができます。職場の活性化のために、ぜひ日常のコミュニケーションを見直してみましょう。