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COLUMN   2019/11/5

初めて後輩や部下を持った人必見!指導の方法やポイントを知りたい!

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早い人は20代の中盤から、30代になると多くの人が後輩や部下に対して教育や指導を任されるでしょう。 でも、いきなり新入社員や若手の教育を任されたら、明日から部下が来ることになったらどうしますか? 

全ての先輩社員や管理職が行っていることですが、いざ自分がその立場になると慌ててしまう人も多いでしょう。 

 

自分の仕事も忙しいのに、後輩や部下をどう指導したらいいのか?年齢が離れれば離れる程、価値観も異なるので自分が教えてもらった仕事の進め方や方法ではうまく伝わらなかったり、理解してもらえないこともあるのです。 

人に教えると自分も改めて仕事の進め方や考え方と見直すいい機会となり、成長することが出来ます。 

今回は、初めて後輩や部下を持った先輩社員の皆さんが楽しく効果的に指導することが出来るようにその方法やポイントについてご紹介していきます。 

後輩や部下の指導に頭を悩ませている社員の皆さんのお手伝いになればと思います。 

 

コミュニケーションがカギ!?OK例とNG例の対比でみる指導方法!

 

人に教える為には、まず自分がしっかり理解していること、そして相手は何に悩んでいるのか 

どこがわからないのかを知らなくてはいけません。 

その基本が出来ていないと、良かれと思ってしたアドバイスも的外れなものとなり、教育、指導するどころかお互いの距離を遠くしてしまいかねません。  

 

そもそも後輩や部下の指導とはどのようなことを指すのでしょうか。 

指導の目的は後輩や部下がいち早く業務を覚えて一人前になり、その結果チームとして業績の向上、業務の効率化が目的です。 

そして、前述しましたが彼らを指導するあなた自身にとっても、成長の機会となるのです。 教えるために、あいまいだった知識や仕事の進め方を見直したり、説明できるように整理することで新たな改善方法が見いだせるかもしれません。 

そして、指導に悩み、考えることで人間的にも一皮むけることができるのです。 

 

実際に後輩の指導を始めてみると、実は簡単な意思疎通さえ難しいことに気づきます。同時に今まで先輩や上司がどれだけ自分にわかりやすく説明や指示をしてくれていたのかを実感し、感謝の気持ちがわいてくると思います。 

立場的にも同僚ではなく先輩と後輩、上司と部下と位置づけが明確であるからこそコミュニケーションには気を付けていかなくてはいけません。 

 

指導力を養う為には、まず信頼関係を築くことから始めましょう。

仕事を円滑に進める為には、お互いが忌憚のない議論をすることが前提ですが、そのためにはまず信頼関係が成り立っていなくてはいけません。

「あの人の指示なら」「あの人の為なら」と動いてもらえるようになる事が信頼関係のゴールです。

まず本人の事を知るために、よく観察しましょう。

仕事の結果だけではなく、どのように仕事を進めるのかどんな判断をするのか、困っていることはないか、逆に得意なことは何か?そして適宜声かけをすることによって「見てもらっている」という気持ちが芽生え、徐々に心を開いて本音を話してくれるようになります。

間違っても「見られている」「監視されている」と思われないように、余程のことがない限りは口出しせず、まずやってもらうことから始めましょう。

 

そして、先輩・上司としての背中を見せる意味でもお手本として、あなたの仕事に同行したり、あなたが抱えている仕事の一部を彼らにお願いしてみる、そしてうまくできたらしっかり褒めて下さい。

すごいすごい!というだけではなく、こんなところが良い、その理由は〇〇と具体的に褒めるようにしましょう。もちろんあなたが彼らを見ているように、彼らもあなたの事を見ています。

あの先輩は口だけだ、と思われないためにも自分の仕事はしっかりしていきましょう。

ただ、気負いすぎる必要はありません。

 

常に後輩に寄り添って「共通の認識」を持ってもらうことを心がけて下さい。

何をすべきか(What)、その理由はなぜなのか(Why)誰と(Who)どのようにするのか(How)を意識しておくことで、理解度が高まることに加えて試行の軸を作り、取り組む時に常に意識するようになります。

簡単にコミュニケーションのOKな例とNGな例をご紹介します。

【OKな例】 

○指導が具体的で的確:目的やゴール、ポイントを明確に伝える。

何をすべきが明確になり、動きやすくなるだけではなく、「頭のいい上司」として尊敬してもらえるポイントにもなります。

○まず話を聞く:内容問わず、余程の事がない限りはすぐに否定したり話をさえぎるのではなく最後まで聞きましょう。

なぜそう考えたのか確認した上で意見やアドバイスを言うようにしましょう。

○相手の性格を理解して言い方を考える:同じように話し手も人によって受け取り方が違います。相手によって一番響く方法を考えましょう。

 

【NGな例】

○指示が場当たり的で曖昧:五月雨式に次々に新しいことを言うと、情報量だけが増えて何が重要なのか曖昧になり、しっかり考えない上司というイメージを持たれます。

○すぐに否定する:経験不足から、「そうじゃない」と言いたくなることも多いでしょうが、自分も彼らと同じ頃にはこうだった、と考えて、いきなり否定することはやめましょう。

○他人と比較する:他人と比べて評価するのではなく、テーマや成果物に対して正当に評価しましょう。

○過剰に関与する:あまり口うるさくすると思考を停止させ、成長を妨げる可能性があります。 

 

後輩や部下の指導はやっぱり難しい!よくある質問Q&A

 

最後に後輩や部下の指導に悩む社員からよく寄せられる質問についていくつかご紹介しておきましょう。 

○上手に注意(叱る)することが出来ない

→何か注意することがあればなるべく時間をおかず、その場で本人だけに伝えましょう。

どの部分が悪かったのか具体的に冷静に伝えることが重要です。

 

○指示待ちの姿勢がいつまでも治らない

→自分で考えようとしない、主体的に動かない、というのはよくある相談です。

「自分で考えなさい」「主体的に動きなさい」と言っても何をどうしたらいいのかわからないはずなので、何か1つ本人の責任で全て実行してもらうテーマを与えましょう。

責任を与えることで自ら考えざるをえない状態を作ることが出来ます。

 

○何を考えているかわからない

→世代問わず、誰が何を考えているかはわからないものです。

特に先輩と後輩、上司と部下の関係性上お互いに気を使って当然の関係ですので、あまり重く考えずに素直に聞いてみましょう。

「どう思う?」等気軽に聞いて話しやすい雰囲気を作りましょう。

 

○失敗できないプレッシャーで押しつぶされそう

→「指導」と気負わず、なるべく自然体でアドバイスするところから始めましょう。

上司でも失敗することはあります。失敗しても隠そうとするのではなく、その姿も素直に見せることで、指導される側も伸び伸びと自分の意見を言えるようになる可能性もあるのです。

 

部下育成やコミュニケーションに関してはどの企業でも多くの課題があります。

そうした職場の課題解決にも是非我々アールナインに是非ご相談ください。

教育や研修、人事制度等経験豊富なスタッフが解決策をご提案させていただきます。是非一度ご相談ください