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COLUMN   2019/11/26

会社説明会の資料はシンプルが一番?作り方を徹底解説!

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会社説明会の資料は何枚ぐらいありますか?

今使っている資料に満足していますか?

多くの会社が説明会資料をパワーポイントで作っていますが 

毎年イチから作り直している担当者はほとんどいないでしょう。

なぜなら会社説明会の資料作りは非常に手間がかかるため 

歴代の担当者が使ってきたものをアップデートして使っているのが実情です。

 

とはいえ、資料の出来栄えは学生にとって企業の印象を左右する重要な要素になるので 

本当にこの資料でいいのか?と考え続けることは必要です。

今回は、なかなか作り直す機会のない会社説明会の資料について解説していきます。 

 

資料を作る時の注意点とコツ

 

合同説明会等は、学生に対するご挨拶、認知を上げる目的なのだから 

資料にそんなに手をかけなくてもいいのでは?優先順位はそこ?と 

担当者から様々な声が聞こえてきそうですが、簡単に会社説明会の資料を作る目的について 

説明します。

 

資料はあくまで口頭での会社説明を補助するもの、視覚的に理解するものです。 

採用担当者は、人前で話す仕事なので好印象かつ話すのが得意な人が多い 

と思いますので、資料がなくても学生の心を掴むことが出来るかもしれません。 

でもだからこそ、説明会の資料作成は後回しになり、毎年マイナーチェンジで 

足りない部分は話術で補う!という状態になりがちなのです。

 

しかし、元々話術を持ち合わせている人がいい資料を活用したらどうでしょうか?

説明せずとも鬼に金棒ですね。

超売り手市場、かつ情報が氾濫している今だからこそ『話術+説明資料の充実』で 

学生の心を掴む必要があるのです。

 

(資料の役割)

○視覚的なインパクト

例えば、創業当時の売上が○○千万円で今が△△億円と説明だけで言われるのと 

グラフでどれだけ伸びたのかイメージで示されて補足されるのとでは 

インパクトが異なります。

学生は1日でいくつもの企業の説明を聞くので、エントリーしよう! 

と思ってもらうためには、何かインパクトを残しておく必要があるのです。

インパクトを与えるためには伝えたいことをシンプルに学生に見やすく 

作成することを心がけましょう。

 

○リマインド効果

いくら上手なスピーカーでも一語一句同じことを話し続けることは不可能です。

資料として作成しておけば、相手によって話の筋を変えずに表現を変える等 

アレンジすることができるのです。

もし学生に資料を配布するなら、就活生へのリマインド効果にもなります。

 

○情報の統一と正しい理解の促進

インターネットやSNS等、情報量も手段も増えている中で 

間違った情報が拡散していっても止めることは出来ません。

オフィシャルな会社説明会を実施することで、正しい情報を平等に 

インプットすることが出来るのです。

また、オンラインの説明会では説明会資料をアップしておくことで 

何か知りたいことがあれば、そこに戻ってくれば確認できるという 

コンタクトポイントの役割も果たします。

 

○説明のメリハリをつけることが出来る

必要な情報を精査した資料だったとしても、スライドごとに優先順位をつけていけば 

説明のメリハリをつけることができます。

前述した売上の変化はグラフやイラストを効果的に使えば 

「売上はご覧のようにこの10年で**倍に成長しています」だけで 終わることが出来ます。

説明のメリハリをつけることで、受け手側も「ここは重要な所」と判断する事が出来るので 

しっかりとインプットすることが出来るようになります。 

 

いい資料と悪い資料は何が違う?違いが理解できればもっと良くなる!

 

いい資料と悪い資料は何が違うのでしょうか?

簡単に言うと以下の3点です。

①優先順位がはっきりしている

伝えたい情報はたくさんあるでしょうが、説明会の目的とゴールをイメージすることで 

必要な要素は自ずと見えてきます。

「これを知っておいてほしい」ではなく「今知っておくべき情報はこれ」 

「この説明を入れたらもっとわかるかな」は文字ではなく「図」や「話」で 

目的から逆算して、「今、必要な情報か?」と常に問いかける癖をつけましょう。

 

②言葉が結晶化されている

多くの言葉を尽くすより一言で伝えた方が伝えたいことは伝わります。

例えば、「毎日誰よりも早く出社し後輩の面倒も見ながら先輩のフォローをしている姿 や

大変な時でも常に笑顔を絶やさない姿に好感を抱いています」と長々と話しても 

伝えたいことは結局「好き」の2文字に集約されます。

つまり、「一番伝えたいことは?正しく伝える言葉はこれなのか?」 

と意識して言葉選びをすることが大切なのです。

言葉を結晶化していけば、文字数は減りシンプルに伝わりやすい資料を作ることが出来ます。

 

③図やイラストが効果的に使われている

言いたいことがたくさんありすぎて、小さな文字がごちゃごちゃと 

書かれているパワーポイントをよく見かけます。

パワーポイントは重要なポイントを視覚的に伝えることに効果的なツールです。

そもそも学生にとってその小さな文字を書き写す事は現実的ではありません。 

「伝えたい事に対してその手段(伝え方)は適切かどうか?」と考えれば 

グラフで伝えるべき部分、動画で伝えるべき部分、話術に頼る部分が 

はっきりしてきます。

例えば、企業理念を伝える為には写真や動画の活用が有効です。

短い言葉に秘められたその背景を映像や音楽の力を借りて企業の存在意義を 

視覚的・聴覚的に訴えることが出来ます。

企業の中長期プランに関しては、グラフと話術を組み合わせれば 

自社が将来的に目指すところと意気込みを感じさせることが出来ます。

目的と手段、そして効果を考えましょう。 

 

資料が変われば学生も変わる!?採用が劇的に変化した事例とは?

 

新任の採用担当マネージャーは、1ターム20分の合同説明会なのに 

50枚程ある資料を変えることにしました。

聞きやすいスピードは、1枚30~40秒が適性なのに対して20分で50枚は多すぎます。

内容を見ていくと文字数の多さやアニメーション等、多くの修正ポイントを見つけました。

そして最大の課題は、合同説明会で使っている資料と自社単独で行うエントリーシート 

通過後の会社説明会の資料がほぼ同じだったことです。

 

合同説明会で聞いたことのある人にとってはリマインドにはなりますが 

新しい情報を得ることは出来ません。

元々採用人数が50人程度だったので、採用予定人数から各選考工程に必要な人数を逆算し 

どんな選考が必要か、そして各選考工程に遺っているべき人の素養を 

定義することによって説明会で使う資料をカスタマイズしていきました。

 

その結果、資料は50枚から20枚に減り、1回あたりの時間を減らすことで 

より多くの学生に接することが出来るようになり、エントリー数は1.5倍に 

増えました。

 

そして段階別、レベル別に説明会を設定して使う資料を少しずつ変えたことで 

タイムリーに必要としている情報を伝え理解度の向上に繋がりました。 

そうした変化の中で、選考途中に急速に成長する学生も出てきて 

学生間の差がわかるようになり選考もしやすくなりました。

『学生の育成と選考』を両方を実現することが出来たのです。

 

今、その企業は学生が選ぶ就職したい企業ランキングにも入るようになり 

人気企業の仲間入りを果たしました。

説明会資料も含めた採用に関してお悩みがあれば、気軽にご相談下さい。