1on1がうまくいかない…?離職防止につながる効果的な1on1ミーティングとは?

1on1がうまくいかない…?離職防止につながる効果的な1on1ミーティングとは?

1on1がうまくいかない…?離職防止につながる効果的な1on1ミーティングとは? 640 427 株式会社アールナイン

2012年、ヤフー株式会社が導入したことから、一気に普及が広まった「1on1ミーティング」。

上司と部下が定期的に1対1で行う面談のことですが、「意味がない」「ただの雑談で終わってしまう」「1対1で話すのは恥ずかしい」などの声も少なくないようです。

「部下を管理する面談」だと認識違いをしたり、「業務報告」だけで終わってしまう1on1ミーティングでは、信頼関係を失い部下が本音を話してくれなかったりと却って逆効果になります。

そこで今回は1on1ミーティングの本来の目的や、うまくいかない原因と正しい対処法について解説し、効果的で有用な1on1ミーティングにするためのポイントをお伝えします。

1on1ミーティングとは何か?本来の目的とは?

1on1ミーティングとは、定期的に上司と部下(社員)が1対1で面談することをいいます。

ヤフー株式会社が定期的な1on1ミーティングの実施を始めた一番の目的は「社員間のコミュニケーション不足の解消をすること」でした。

他に、多くの企業が1on1ミーティングを導入する理由として、以下のような目的を挙げています。

  1. 部下(社員)の育成・成長促進
  2. 部下(社員)の状況把握
  3. 部下(社員)との円滑なコミュニケーションのきっかけと相互理解
  4. 部下(社員)のモチベーション向上

正しい1on1ミーティングを理解すると得られるメリット・効果とは?

1.部下と良好な関係性を継続できる

定期的に正しい1on1ミーティングを行うことで、上司と部下は自然と距離感が縮まり、お互いに理解し合おうという気持ちが芽生えます。

正しい進め方の1on1ミーティングなら、定期的に続けることで良好な信頼関係を築くことができます。部下も上司に報告・連絡・相談がしやすくなり、業務の改善にもつながります。

2.離職防止につながる

2016年、当社が独自で調査した転職者の「離職要因」第1位は、何と「人間関係」。さらに、そのうち55%が「上司との関係性」が原因という驚きの結果が出ました。

つまり、 上司と部下のコミュニケーションが活発化し、関係性が改善できれば離職の多くを改善できるということになります。

正しいコミュニケーションを意識的に取り続け、上司と部下の間に揺るぎない信頼関係が構築されれば、定着率の上昇につながります。

また、1on1ミーティングを定期的に行い、社員がモチベーションを落としていた原因を把握し改善することで、チームの離職率を20%低下させることに成功した企業もあります。

3.部下の現状を正しく把握できる

部下の成果が上がらない本当の原因を知ることができます。仕事のどの部分で躓いているのか、悩んでいるのかが明らかになり、いち早く部下へのフォローができるようになります。

また業務中にはわからないプライベートな部分を知ることもあり、部下の行動やパフォーマンスに対する理解度が向上します。

日々の目標達成に追われる上司も、部下から現場のフィードバックを受けることで、現場の状況をより良く把握できるというメリットもあります。

4.部下の目標が明確になり、モチベーションを向上できる

1on1面談の中でもPDCAを正しく行うことで部下の目標が明確になります。部下は具体的にどのような行動を取ればよいかがわかるようになり、成果も出しやすくなります。

また、部下は上司と一緒に仕事の振り返り(成功体験・失敗体験など)をおこなうことで、自ら内省するスキルが培われます。その過程で、部下が自分の本来の適性や可能性に気付くなど、想定以上の多くの成長を得られる機会になることもあります。

効果的な1on1ミーティングにするためのポイント

上記のようなメリットを多く得られる1on1ミーティングにするために、これから具体的なポイントをご紹介していきます。

1.時間よりも頻度を増やす

ポイントは無理のない範囲で定期的に行うことができる頻度を選ぶことです。

1on1ミーティング満足度の調査によると、1回で長く実施するよりも、時間を短くしても良いので回数を増やした方が、満足度を得ています。

このことからも、効果を得るには「定期的に行うこと」が大切であり、無理のない範囲でできる15分~30分程度が適切でしょう。

  • 月に1~2回30分程度
  • 週に1回15分程度

2.1on1ミーティングのテーマの例

以下の3点を参考に面談に臨みましょう。予めテーマを設定しておくと、お互いに話しやすくなります。

①現状や急ぎではないが課題解決したいこと、気づきにつながりそうなこと

  • 課題や困っていること
  • 気になっていること、悩み
  • 仕事を通じた出来事・成功(失敗)体験 など

②今後のキャリアについて

  • 実現したいキャリア、今後のキャリアの希望
  • 直近で一番力をいれた業務
  • 自分の強み・弱み など

③現状整理・上司が力になれること

  • 今取り組んでいるテーマ
  • 本人からみた、会社や組織の課題、どうしたらいいと思うか など

3.1on1ミーティングに臨むスタンス、態度

 ①「傾聴」

カウンセリングで使われる「相手の話をじっくり聴く」ためのコミュニケーション技法です。相手が言いたいことや伝えたいことに焦点をあて、相手を理解する姿勢を表します。その結果として、相手が安心して話しやすい雰囲気ができ、本音が出やすくなります。

  • 相づち・頷きをいれる
  • 話のペースやトーンに合わせて会話する(ペーシング)
  • 話の内容を要約して相手に返す(バックトラッキング)
  • 鏡に映したように相手と同じような行動を取る(ミラーリング)

②コミュニケーションのずれをなくす

1on1ミーティングでよく起こる「上司が話を聞いてくれなかった」という認識はコミュニケーションのずれによるものであることが多くあります。自分の価値観や意識だけで判断するのではなく、相手に寄り添うことが大切です。

  • コミュニケーションロス

「いつか」「だいたい」など曖昧な表現を使うことで生じる「ずれ」。人によって受け止め方が異なりますので、数字を使用するなど、具体的に細かく指定した話し方を意識しましょう。

  • 価値観の違いによる「ずれ」

コップに水が入っている状態をみて、水が半分「も」入っていると思う人と半分「しか」入っていないと思う人がいる。という具合に同じものを見ていても、人はそれぞれ固有の「ものの見方」を持っており同じ認識を持つとは限りません。人それぞれの価値観を理解し受け入れることが大切です。

  • 意識の違いによる「ズレ」

「ヒルズ」と聞くとあなたは「六本木ヒルズ」と「虎ノ門ヒルズ」のどちらを思い浮かべますか?人それぞれの判断基準があり、このような認識にも「ズレ」が生じてしまいます。

まとめ

いかがでしたか?正しい1on1ミーティング行うことで、個人のパフォーマンスが向上すれば、組織全体のパフォーマンスも向上します。

多忙の中、時間を割いておこなう1on1が面倒だと感じる方もいらっしゃいますが、俯瞰的にみれば、業務の改善や組織の課題解決につながり、むしろ目標達成への近道になるはずです。

正しい1on1ミーティングの進め方ができれば、上司が常に自分を見てくれている、サポートしてくれていると部下が感じられることで部下のモチベーションが上がり、業務のパフォーマンスも上がるからです。

部下の上司に対する理解や尊敬の念も深まり、上司自身のモチベーションも向上します。

効果的な1on1ミーティングを導入して、明るくコミュニケーションの活性化された環境でイキイキと働く、信頼関係や安心を感じられる職場で最大限のパフォーマンスを発揮する、ぜひそんな理想の職場を目指しましょう。