会議や研修の生産性をあげるフレームワークOARR(オール)とは?

会議や研修の生産性をあげるフレームワークOARR(オール)とは?

会議や研修の生産性をあげるフレームワークOARR(オール)とは? 640 417 株式会社アールナイン

「この会議は何のためにやっているんだっけ?」
「この研修で何が得られるんだろう?」
そのような疑問が浮かんだ経験はありませんでしょうか。

そういった場合、何かの価値が生まれることはなく、よくわからないまま時間だけを浪費し、モヤモヤしたまま会議や研修を終了することになります。

時間は常に有限であり、ビジネスにおいて時間は重要な資源です。その資源を使って何も価値を生み出さないというのは、損失を出しているということでもあります。

今回は、会議や研修で最大限の価値を生み出すためのフレームワーク「OARR(オール)」について解説をしていきます。

生産性の低い会議とは

「この会議や研修では何を生み出したのか?」という疑問の声があがるのは、多くの職場が抱える問題です。

では、生産性の低い会議について深掘りをしてみましょう。
生産性の低い会議には以下のような特徴があります。

・目的が不明確
・何を話すかが不明確
・誰がどのような役割を果たすのかが不明確
・集まって話すことを目的と勘違いしている
・会議や研修をすることが目的になってしまっている

このような特徴があると、価値を生み出す生産性の高い会議や研修はできません。

フレームワークOARR(オール)とは?

会議や研修の生産性をあげるためには、OARR(オール)というフレームワークで考えていく方法が効果的です。

OARR(オール)とは、グローブ・コンサルタンツのデイビット・シベッツさんが開発した「話し合いのオリエンテーション」の価値を高めるフレームワークです。船を漕ぐときオールが必要なように、会議や研修を目的達成へ進めるためにも必要な要素があり、その重要な要素の頭文字をとったものが以下のOARRです。

Outcome(アウトカム):目的、成果、ゴール
Agenda(アジェンダ):検討すべき議題、進行スケジュール
Role(ロール):参加者に期待する役割
Rule(ルール):規則、約束事

それでは、順番に各要素を解説していきます。

Outcome(アウトカム):目的、成果、ゴール

Outcome(アウトカム)は会議や研修をするうえで一番重要である目標やゴールのことです。

ここが不明確な会議や研修では、参加者に「何のためにやっている?」という疑問を残します。冒頭でお伝えしたとおり、そのような状態では価値を生み出すことはできません。

会議や研修をするということは、明確な目的を達成するためです。会議や研修の前にはその目的を今一度見直し、参加者全員で認識を共有する必要があります。

目的が不明確な会議や研修は、ゴール地点の分からないマラソンのようなものです。それでは、参加者それぞれが別の方向に進んでいくのも当たり前のことです。

そのため、目的を参加者全員で共有することが必要です。また、目的設定をする際に注意したいのが、目的設定を具体的にすることです。

会議の目的を「⚪︎⚪︎について話す」と設定していたのであれば、目的設定としては弱いです。「⚪︎⚪︎の導入可否を決める」や「⚪︎⚪︎の責任者を決める」といったように、その会議が終わったあとに、成果として残る具体的なものを目的として設定しておく必要があります。

Agenda(アジェンダ):検討すべき議題、進行スケジュール

Agenda(アジェンダ)は会議や研修で何を話すかという要素です。

Agenda(アジェンダ)が決まっていない会議や研修では、参加者それぞれが違うテーマや切り口について話してしまい収集がつかなくなります。そのため、「どのようなテーマで」、「どのような順番で」、「どのような時間配分」をするのかを事前に決めておき、参加者全員で共有しておく必要があります。

また、Agenda(アジェンダ)も目的設定と同様に具体的に設定をする必要があります。「⚪︎⚪︎について」という内容ではなく、「⚪︎⚪︎について▲▲部へ共有」や「⚪︎⚪︎の必要性を決める」などです。

加えて、Agenda(アジェンダ)はOutcome(アウトカム)を達成するための内容になっているかを再確認する必要もあります。ですから、会議の目的があり、その目的を達成するために議題を設定していくことが大事です。

Role(ロール):参加者に期待する役割

Role(ロール)は参加者に期待する役割のことです。分かりやすいものでは、下記のようなものがあります。

・進行役、ファシリテーター
・承認者、決定者
・議事録係
・オブザーバー

このように割り振られた役割をこなすとともに、自分は何を期待されて会議や研修に参加しているのかを理解しておく必要があります。つまり、どのような立場で、どのような目線で会議の目的を捉えるのかについて理解しなければならないということです。

例えば、”若手社員の率直な意見が聞きたいので、新入社員に会議参加をしてもらいたい””生の顧客の声を聞いている人に会議に参加してもらいたい”、などです。

このような役割が事前に伝えられず参加者が理解していないと、”新入社員の私が偉そうに意見なんてしちゃいけない…””別部署の自分が発言しても邪魔なだけ….”、といったミスコミュニケーションを生んでしまいます。

したがって、会議設定する際は参加者にどのような役割を果たして欲しいのかを明確にしたうえで共有する必要があります。

Rule(ルール):規則、約束事

会議や研修を円滑に進めるためには、ルールが必要です。ルールがなければ、多人数の人間が一つのことを決定するのは困難です。

会議や研修のルールには、下記のような例があります。

・参加者全員が対等に話す
・相手の話をきちんと聴く
・批判する際は代替案を出す
・1人が話す時間を決める
・まず相手の意見を受け止める
・建設的な意見を言う

あくまで上に述べたものは一例であり、会議の目的、会議の参加メンバーによって変える必要があります。

ブレストのための会議か、意思決定のための会議かでも変える必要があり、自部署だけの会議か、他部署を入れた会議なのかでも前提理解が変わるため、ルールを変えていく必要があります。

まとめ

◆生産性の低い会議とは
・目的が不明確
・何を話すかが不明確
・誰がどのような役割を果たすのかが不明確
・集まって話すことを目的と勘違いしている
・会議や研修をすることが目的になってしまっている◆フレームワークOARR(オール)とは?
Outcome(アウトカム):目的、成果、ゴール
Agenda(アジェンダ):検討すべき議題、進行スケジュール
Role(ロール):参加者に期待する役割
Rule(ルール):規則、約束事

以上がフレームワークOARR(オール)の解説でした。

目的地へ船を進めるためには、OARR(オール)がなければ船を漕ぐことができません。生産性の高い会議や研修には、OARR(オール)のような事前準備が必要です。

5W1Hでもある「何のために」、「何を」、「誰が」するのかという要素も、OARR(オール)には含まれています。会議や研修だけではなく、ビジネス全般で必要な考え方になりますので、フレームワークを通して、理解しぜひ活用していきましょう。