新入社員研修を効果的にオンライン化する3つのポイントと心構えとは?

新入社員研修を効果的にオンライン化する3つのポイントと心構えとは?

新入社員研修を効果的にオンライン化する3つのポイントと心構えとは? 640 427 株式会社アールナイン

来年度の新入社員研修はもう決まっていますか?

夏が過ぎると迎える次年度の内定式。その後、内定式を経てあっという間にやってくる新入社員研修。本格的な夏が始まる今から少しずつ考える必要が出てくるのではないでしょうか。

採用や人材育成を取り巻くイベントは、中途採用や階層別研修など年間を通じて少なくないものですが、特に新入社員研修は社会に出て初めてのステップとなる企業とのつながり。どの企業も重要視していることでしょう。

  • Withコロナの新入社員研修はどのように実施すればいい?
  • Withコロナの新入社員研修で注意すべきポイントは?
  • 最近の新入社員の特徴は?
  • オンライン研修のメリットとデメリットは?
  • 新入社員研修の振り返りはどうすればいい?

そんな疑問を解決する記事になっています。

また、この記事では、オンライン研修やオンラインでの新入社員研修、研修を作り上げるうえでのポイントや、受講生の大半となるZ世代について分かりやすく解説をします。この記事を読み終えたときには、具体的なアクションの1歩が踏み出せるはずです。ぜひ最後までお読みください。

オンライン研修が求められる背景

新型コロナウィルスによる影響

では、オンライン研修が求められている背景を早速考えていきましょう。大きく2つの要因、「新型コロナウィルスによる影響」と「働き方の多様性」が関係していると考えられます。

ご存知の通り、新型コロナウィルスは採用スケジュールのみならず、採用関連のイベント全体に大きな影響を与えています。昨年は変化の大きい1年で、新入社員研修も従来通りの集合型の対面研修が難しい状況がありました。今年も引き続き、オンライン型の新入社員研修を導入・検討された企業も少なくないでしょう。

階層別研修の中で多く実施されているものが新入社員研修であり、中小企業でも最も多く取り組まれている研修のひとつで、その位置づけは極めて重要です(※1)。また、新入社員にとっても、学生から社会への移行時期を担う大事なターニングポイントになります。

現在もWithコロナであり、ワクチン接種も完全には普及していない状況ですので、オンライン研修が一般的になっていくことが考えられます。

オフラインからの切り替えは容易でなく試行錯誤は続いているかと思いますが、これもひとつのきっかけとして、新たな新入社員研修を考える機会としていきましょう。

【参考】
※1 HR総研:人材育成「新入社員研修」に関するアンケート調査 結果報告(2020年)

働き方の多様性

加えて、オンライン研修が求められるもう1つの理由としては、「働き方の多様性」と深く関係しています。

現在もつづくWithコロナの中で、テレワークの推奨が続いています。

「新型コロナウィルス感染症の影響を受けて職場からテレワークを推奨された人の割合」(※2) を見ると、特に情報通信業が半数近くと突出しています。続いて、不動産業、教育・学習支援業などで3割弱ほどでした。

今後は様々な業界でも一般化がすすみ、Withコロナという状況が落ち着いても「働き方の多様性」という面でテレワーク活用の流れは続くことと予想されます。

企業によっては、週5日フルリモート(テレワーク)というより、出社を織り交ぜながらの「ハイブリッド型通勤スタイル」を続けている企業も少なくない状況です。レノボ・ジャパンの調査によると、8割の企業が今後も「ハイブリッド型勤務スタイル」を検討しているとのことでした。(※3)

テレワークは、場所にとらわれない働き方や自己裁量が多いなどメリットのある働き方ですが、従来の「毎日顔を合わせる通勤型」ではないので、これまで以上に配慮が必要であることも事実です。

時間管理などの労務上の配慮のみならず、疎外感を感じさせないような社内コミュニケーションの在り方といった心理的安全性の意識的な形成化や、社内カルチャーの定着化といった帰属意識の醸成をも考える必要があります。このあたりも踏まえながら、オンライン研修を実施していくことも不可欠なポイントになるでしょう。一言でオンライン研修と言っても、配信型の個別学習型、オンライン上に全員参加で実施する集合研修型、この2つを合わせたハイブリッド型研修などがありますので、目的別に検討することが望ましいでしょう。

【参考】
※2 リクルートワークス研究所”緊急事態宣言下 テレワークはどこで進んだのか 萩原牧子”

※3  PR TIMES ”8割の企業が今後もテレワーク継続もしくは『ハイブリッド』型勤務体制へ移行を検討。一方で、4社に1社は今でも「ニューノーマル」への対応に苦慮している実態がレノボ・ジャパンの調査で明らかに”

コロナ時代の新入社員研修とは

コロナ時代の新人社員研修における留意したいポイント

次にWithコロナにおける新入社員研修を具体的に考えていきましょう。

新入社員研修は「社会人としての意識を身につけること」「ビジネスマナー」「仕事の進め方」といったカリキュラムが基本です。さらに、早期戦力化につながるような「業界や自社の経営理念を理解すること」「業務を通して、知識をつけること」「主体的に仕事を進めるための対応力を高めること」といった組織へのエンゲージメント強化や、早期離職防止のために「周囲の人と協力し、信頼関係を構築する力」や「社員同士のつながりを強化し、職場環境や配属先になじめる状況を作り出す」などの研修を実施する企業もあります。

社内独自のルールを設けている企業も少なくないので、社内文化の理解を得る機会となる多くのメリットもありますが、改めてその意義が見直される時期でもあります。強いて2点挙げるとしたら、「目的の明確化」と「受講生の心理的安全性の担保」にあたるでしょう。

新入社員研修を行う際の注意点

新入社員に獲得してほしい基本スキル、当事者意識を身につけるための「社会人基礎力」とは

新入社員に獲得してほしい基本スキルは様々ありますが、特に「社会人基礎力」は求められるものの1つになります。実際、この能力要件をベースに研修を組み立てている企業も多くあるでしょう。

具体的に見ていきますと、この社会人基礎能力は、以下3つの能力と12の能力要素から成り立っています。

①「前に踏み出す力:一歩前に踏み出し、失敗しても粘り強く取り組む力」

  • 主体性
  • 働きかけ力
  • 実行力

②「考え抜く力:現状を分析し目的や課題を明らかにする力」

  • 課題発見力
  • 計画力
  • 創造力

③「チームで働く力:多様な人々とともに、目標に向けて協力する力」

  • 発信力
  • 傾聴力
  • 柔軟性
  • 情況把握力
  • 規律性
  • ストレスコントロール力

これらは、2006年に経済産業省(※4)が提唱した「職場や地域社会で多様な人々と仕事をしていくために必要な基礎的な力」になります。

これらの能力要件の中で、企業によって求める人物像の異なりが出てきますので、これらの中でまずどの能力を強化したいかを考えていくことで具体的なプログラムに落とし込むヒントになるでしょう。

また「社会人基礎力」は、多くの大学や専門学校のキャリア教育の中において浸透してきているフレーズでもありますので、新卒生にも耳なじみがある言葉かもしれません。

しかし、言葉の定義を伝えるだけでは参加者の当事者意識が身につきにくいでしょう。これらの能力要件を具体的なアクションとして、ロールプレイやグループワーク、ケーススタディの検討、座学などと組み合わせて取り入れていくこと、網羅的に考えていくことが必要になります。

例えば、「仕事の進め方を学ぶ」際には、まず実際の仕事内容に基づいたシュミレーションワークをおこないます。「最初はできなかったけど少しずつ実践できるようになる」「この行動が仕事に直結する」といった本人の気づきや、やる気につながる内発的動機づけをうまく活用すれば、受講者に当事者意識や前向きに捉える考え方を与える機会となるでしょう。

【参考】
※4 経済産業省「社会人基礎力」

オンライン研修のメリットとデメリット(注意点)

では、実際にオンライン研修のメリットとデメリットを考えていきましょう。

<受講生側のメリット>

  • 移動時間もかからず、本人の落ち着けるスペースで1人ひとりが考え抜く時間を持つことができる
  • 自主性を促すことができる

<企業側のメリット>

  • 複数の営業所等の社員や様々な部署の社員の参加を促しやすい土壌を醸成できる
  • どこからでも参加できるため本体の集合型研修であった、受講生の移動時間にかかる時間的コストや移動に伴う交通費や宿泊費などの金銭的コストの削減ができる
  • 研修担当者の手配業務負担の軽減

<受講生側のデメリット>

  • 一方的な配信型のオンライン研修だと、講師に質疑応答などができず活性化が生まれにくい
  • 受講生同士の自然なコミュニケーションが生まれにくい
  • 自主的な参加意識を持つ必要がある

これらのデメリットをサポートする上でも、企業側からの適切な働きかけやかかわりがポイントになるでしょう。

受講生、企業側のお互いの様子が見えにくい環境であるため、受講生の心理的安全性の確保のためにも必要な視点になります。

例えば、グループワークなど演習時に使う、ブレイクアウトセッション中での丁寧なかかわりや、受講生同士の交流の促しなど意識的に一歩踏み込んで近づく努力が関係性構築のために欠かせない視点になるでしょう。

加えて、企業としては、集合研修と比べてテクニカルスキルを養うことが容易ではありません。個別フォローでオンラインOJTの機会を設けるなどプログラム策定に一層の検討が必要になるでしょう。

新入社員研修を成功させるために検討すべきこと3つのポイント

新入社員研修を成功させるためには、3つのポイントを意識することは重要です。

  1. 具体的な目標を設定すること。
  2. これまでの研修内容や成果を参考にする。
  3. 抱える課題を視覚化する

各ポイントを詳しく見ていきましょう。

1. 具体的な目標を設定すること

まずは、企業における最適な目標を設定することが重要です。実施後にその目標に沿って振り返りを必ず行うことも次年度の新入社員研修に生かされていくことにつながります。

研修の目標は受講生にも共有する必要があるので、端的で分かりやすく具体性のあるものがいいでしょう。

目標には抽象的な表現が出やすい場合もあります。その場合は、まず抽象的な表現から出し始めて、具体的な例を出していくようなアウトプットの方法だと書き出しやすいと思います。

例えば、先ほど上がっていた「社会人としての意識を身につけること」「ビジネスマナー」「仕事の進め方」だけだと、受講生にはピンと来ないかもしれません。具体的に、それらを身につけることが取引先や顧客との良好な関係を築けるポイントとなることや、社内外でのコミュニケーションの円滑化になることを明示する方が理解を得やすいでしょう。目標を軸として考えると、新入社員が見つけるべき具体的なスキルが明らかになり、効果的な研修プログラムが出てくるでしょう。

加えて、高すぎる目標は実践的ではありませんので、受講生の理解力も踏まえた上で設定しましょう。

2. これまでの研修内容や成果を参考にする

これまで実施してきた研修データや蓄積されたノウハウは大きな財産です。過去のデータを参考に、これまでの新入社員の成長過程や実績、定着率などを振り返ることができます。

また、過去3年間の新入社員研修を受けた社員にヒアリングなどを行って、必要な情報を収集することも有効でしょう。その中で、どのような内容が有効であったか検討することもできます。

3. 抱える課題を視覚化する

現在抱えている人材育成上の課題から、目標設定のヒントがあるかもしれません。こういった課題感を可視化する作業を、研修担当だけではなく人事部の中で取り組むことで、人材育成の方針や階層別研修とのすり合わせなど大きな枠組みで捉えることも可能です。この機会に考えてみましょう。

新入社員に求めること

最近の新入社員の特性を知る、Z世代

新入社員研修を成功させるためには受講生の持っている背景や特性を理解し、プログラムを作成する必要があります。新卒採用で入ってきた受講生の多くはZ世代になります。最近、よく耳にすることも増えてきましたが、Z世代とは1990年代中盤以降に生まれた世代を指し、今の新入社員が当てはまる世代と考えていいでしょう。

彼らが企業や働くことに関して求めていること(※5) として

  • 「聴いてくれる」上司や同僚がいること
  • 仕事を通じて社会貢献できる
  • 社会へのインパクトを残す仕事
  • ワークライフバランス
  • やりたいことをやりたいようにやる
  • 会社の中でのつながりを持つこと
  • 自己成長の機会(会社の中というより外に出でも大丈夫なように)
  • 理不尽は NO、仕事や異動に対する意味づけ・自分を見てほしい

といったことが挙げられます。

「背中を見て覚えろ」といった職人型研修ではなく、「なぜ、その行動に意味があるのか」「この仕事の意義は何か」などを示したり意味づけを問うカリキュラムに変化させていく必要があります。

他にも、自己成長を通じてスキルアップ・キャリアアップを重要視すること、ライフワークバランスを重視しプライベートも充実させたいといった傾向、「自分を見てほしい」といった承認欲求が高いこともZ世代の特徴のひとつとされています。 能動的に仕事を取り組んでもらうためにも、これまでの固定概念や発想から一歩踏み出した企業側の意識改革も必要になります。

【参考】
※5 一般社団法人日本能率協会(JMA)「Z世代を活かす経営」

実施する側として意識すべき心構えとは

このように、新型コロナウィルスによる影響やZ世代の価値観など、時代の変化が著しい昨今ですが、実施する側の心構えとして「故きを温ねて新しきを知る」という視点も忘れたくないところです。つまり、新しいプログラムを考えるにあたり、過去の新入社員研修に対する目標や思いを振り返ることは、企業のミッション・ビジョン・バリューや企業らしさを改めて捉え直すいい機会となるでしょう。

加えて、このような企業理念などの再定義や独自のカルチャーをどのようにフィットさせるかなど、育ててきたベースを社内メンバーで概念共有することも大切です。

新入社員研修で重要なことは「新入社員の可能性を引き出す」こと。また、受講生自身に「多少の不安や分からないこともあるが、まずはここで頑張ろう」と思わせること、「学んだことが職場で実践できる」ことではないでしょうか。

そのために目標を設定しますが、受講生と共有できる目標に加えて、実施側として若手社員になる3年後など中長期的に考え、逆算して考えていく視点も欠かせないでしょう。

オンライン研修を決断するまでの不安を払拭するために必要なこと

当事者意識を持って研修に臨めるよう大切にしたい育成者側の意識

オンライン研修だと、Zoomをはじめとしたテレビ会議システムなどITツールを活用することが必須です。ITリテラシーの部分で不安をお持ちの担当者の方もいるかもしれません。新しい仕組みをとり入れる際に不安になるのは自然のことです。ただ、今後もこの流れは進んでいくので、この際に企業内のIT環境などの点検をする機会と捉えて再考されることもお勧めします。

例えば、東京都では、都内に本社又は事業所を置く中堅・中小企業などを対象に「テレワーク助成金」として環境整備における経費の助成を実施しています。また、東京テレワーク推進センターといった相談窓口もあります。東京都以外の所在企業向けの相談窓口もテレワーク相談センターがあります。電話やメールでの導入相談もできます。

■テレワーク助成金
https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/03-telesoku.html

■東京テレワーク推進センター
https://tokyo-telework.metro.tokyo.lg.jp/

■テレワーク相談センター
https://www.tw-sodan.jp/

研修実施後の振り返り。課題は解決できたのか?

新入社員との距離を縮めるための施策や、成果を生み出すための工夫

研修は実施後の振り返りやフォローアップも大切です。1つのイベントが終わると達成感から次の企画に進みがちですが、是非この機会を次に生かすためにも振り返りをしましょう。

例えば、実施直後に新入社員への質問や意見をアンケートや個別面談などでヒアリングすることで不安が生じやすい課題をフォローできる体制作りの土台となること。加えて、その中で出てきたこれまでと異なる考え方や視点、価値観を理解する意識が今後の施策づくりに生かされることも期待されます。

また、これらの傾向をデータとしてまとめ、経営者や配属先のマネージャーなどに共有することで、新入社員の取り巻く職場環境での人間関係の助けにもつながりますし、組織風土づくりに寄与することにもなるでしょう。

同時に、新入社員にとっては「心理的安全性」にもつながります。「心理的安全性」とは、最近注目されているキーワードで、異なる発言や失敗や間違いも歓迎されるような雰囲気づくりが組織の活性化を促進する働きになっています。

一方で、この「心理的安全性」を担保するためにも、職場のメンタルヘルスケアの制度を整備し、新入社員の心のケアに取り組むことも満足度を上げるでしょう。ストレスチェックテストの実施以外にも、メンバー自らのストレス耐性を高めるスキルをレクチャーする取り組みなども効果が期待できます。

このように、スムーズなオンボーディングに繋げるためにも、フォローアップは欠かせない視点だと考えられます。

新入社員研修の一例をご紹介します

ここまでオンライン新入社員研修を実施するにあたり、様々な視点でお話してきましたが、ここで先日、実施したオンライン新入社員研修の一例をご紹介します。

新型コロナウィルスの影響でグループ企業全体での集合研修ができないことを契機に、自社でのオンライン開催を決め模索している最中にご相談をいただきました。

・担当者の方との打ち合わせにより、抱えている課題や目指したいゴールを共有

・企業様からお伝えいただいた方が効果的な「自社に関するコアな内容」と、人材のプロフェッショナルとして「弊社の強みが生かせる内容」とに切り分け、コンテンツを企画

・オンライン開催の肝となるファシリテーションについては、経験豊富な弊社が実施

具体的には、「社会人へのマインドセット+チームビルディング研修」に加え、対面で会える機会が少なかったことに着目し、同期同士のインナーコミュニケーションの活性化を促すグループワークをふんだんに盛り込んだ内容を設計しました。

その結果、研修担当の方からは「自社の課題に合わせて自由度高く設計できたので良かった」とご満足をいただき、受講者の方からも「同期について詳しく知ることができて嬉しかった」という声をいただくことができました。

まとめ

・オンライン新入社員研修はWithコロナ時代働き方の多様性(テレワークの普及など)に伴い、今後も推進されていく。

・オンライン新入社員研修は配信型の個別学習型、オンライン上に全員参加で実施する集合研修型、この2つを合わせたハイブリッド研修型など様々な形がある。

・Withコロナ時代の新人社員研修における変えるべきポイントとしては、「目的の明確化」と「受講生の心理的安全性の担保」。

・新入社員に獲得してほしい基本スキルは、当事者意識を身につけるための「社会人基礎力」。

・オンライン研修のメリットとしては、受講生側:移動時間もかからず、1人ひとりが考え抜く時間を持てる、自主性を促すことができる。企業側:様々な部署の社員の参加を促しやすい土壌を醸成できる、本体の集合型研修に比べて受講生の時間的・金銭的コストの削減ができること、研修担当者の手配業務負担の軽減がある。

・オンライン研修のデメリットとしては、受講生側:一方的な配信型研修だと、質疑応答など活性化が生まれにくくなること、受講生同士の自然なコミュニケーションが生まれにくいこと、受講生自身の能動的な参加意識が必要になる。これらのデメリットに対して、研修担当者などはこまめなサポートをすることも重要。テクニカルスキルの定着は、実施方法を検討する必要がある。

・新入社員研修を成功させるために検討すべきことは、「目標の設定を明確に!

①具体的な目標を設定し、共有できること、②これまでの研修内容や成果を参考にする、③企業が抱える課題を視覚化する この3点から検討していく。

・最近の新入社員の特性を知る、Z世代は「なぜ、その行動に意味があるのか」など意味づけをしっかりつけること、他にも、自己成長を通じて、スキルアップ・キャリアアップを重要視すること、ライフワークバランスを重視し、プライベートも充実させたいといった傾向、「自分を見てほしい」といった承認欲求が高いことも特徴のひとつ。企業側の意識改革も必要。

・実施側の心構えとして、重要なことは「新入社員の可能性を引き出す」こと。受講生の特性をつかみつつ、これまでの新入社員研修などを振り返ることは企業のミッション・ビジョン・バリューやあり方を改めて見つめ直す機会にもなる。

研修は実施後の振り返りやフォローアップも大切。受講生アンケートや個別ヒアリングすることでこれまでと異なる考え方や価値観などを理解する意識を持つこと。これらが今後の施策作りや、職場環境での人間関係を構築する上で助けにもなることや新入社員の心理的安全性にもなる。スムーズなオンボーディングに繋げるためにも、フォローアップは欠かせない視点。