採用代行のメリット10選と8つのサービス内容

採用代行のメリット10選と8つのサービス内容 640 427 株式会社アールナイン

「採用代行を使ってみたいが、どんなことをしてくれるのかよくわからない」「採用活動は自社でもできるが、あえて採用代行を利用する意味はあるのか」など、悩まれている方はたくさんいます。そこで今回は、採用代行のメリットに焦点を当て、実際にどのような利点があるのかを解説していきます。

採用代行とは

採用代行(RPO:Recruitment Process Outsourcing)とは、企業の採用業務に関わるあらゆる業務を代行するサービスです。

一口に採用といってもその業務内容は幅広く、手法の多様化も進み複雑になっています。また、大企業では採用人数を確保するための母集団形成が上手くいかなかったり、中小企業やベンチャー企業では採用を専門として行う従業員がいなかったりと、多くの課題があります。

そうした中で、採用活動を専門とするプロフェッショナルに任せることで、業務負担を減らすと同時によりよい人材を確保することが可能です。具体的にどのようなメリットがあるか、詳しく解説していきます。

採用代行を活用する10のメリット

採用代行サービスを活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。今回は10個のポイントをピックアップしてご紹介します。

1.採用のプロによる質の高い業務を実現

採用代行サービスを取り扱う企業は、採用のプロとしてノウハウを培い、新しい情報の収集も常に行っています。そのため他の業務を並行して採用業務を行っている方よりもスキルが高く、より質の高い採用業務の遂行が可能です。

また、採用代行サービスでは、、基本的にチームを組んで業務にあたります。どのような人材を求めているか明確にするのが得意な人、説明会や面接のノウハウがあり効率よく取り仕切れる人、求職者とのコミュニケーションに長けている人など、それぞれが強みを活かして総合的にクオリティの高い採用を行うことが可能です。

さらに、単に業務を一任するだけでなく、「新卒採用は何から始めればよいか」「自社にマッチする人材を確保するためにどんな求人を出せばよいか」など、具体的な悩みを相談することができます。これにより採用業務の質が上がり、より最適な人材の採用につながります。

2.コストの削減

採用業務はタスクが多く内容の幅も広いため、非常に時間がかかります。まだ慣れていない方や他の業務と並行して行っている方は、採用業務の負担が大きくなってしまい残業をすることも少なくありません。また、一人ですべてを担当するのは難しく、採用に二人、三人と複数人の人員を割かなくてはならない場合もあるでしょう。

こうした人件費を削減できることも、採用代行を利用するメリットです。もちろんサービス利用料金は発生しますが、発生するコストと採用担当者の年間人件費トータルで比較すると、採用代行に任せた方が予算を抑えられることも非常に多いでしょう。

また、複数の求人サイトに広告を出している場合、自社で求める人材と出会うためにはどのサイトを利用するのが最も効果的なのかという選定も採用代行に任せられます。今まであまり効果がない広告を出してコストがかかっていた場合、無駄を省くことも可能です。

3.コア業務への注力

採用代行は採用に関わる全てを一任するパターンと、ある程度は自社で行いながら一部を委託するパターンがあります。後者の場合、ノンコア業務を採用代行に依頼することで、自分たちはコア業務に注力することができます。

採用説明会を例にとると、どのようなことを話すか内容を考えたり、当日に自社についてプレゼンテーションしたりといった業務は自社の従業員が担当。説明会の案内メール送信や会場の設営などを、採用代行にお願いするといった役割分担ができます。ノンコア業務を依頼して生まれた余裕をコア業務にあてることで、より質の高い採用につながります。

4.スピード感を持った採用

採用業務は時間がかかることが多く、「〇ヶ月後に〇人採用したい」という目標を立てても、達成しないことが多々あります。そして、人員が確保できなかったために各種案件やプロジェクトが失敗するケースもあるでしょう。

こうしたリスクを減らすためにも、採用代行は役立ちます。採用に関する知見が深く、業界や募集内容をもとに、どのようなスケジュール感で動けば理想通りの採用ができるか分析し、スピード感を持って対応してもらうことができます。

5.採用担当者の異動・退職のリスク削減

もし自社に採用の知見が深い従業員がいたとしても、その方がずっと同じ部署にいるとは限りません。他の部署へ異動することもあれば、退職することも考えられます。そうした場合、引継ぎなどはできても新しい方が前任者と全く同じクオリティで採用活動できるとは限りません。

しかし採用代行を利用すれば、常に一定の品質を保つことができます。引継ぎも不要ですし、継続的に安定した採用をすることができます。

6.支社・支店で変わらない一貫性を保持

複数の支社や支店がある企業では、それぞれの採用方針やフローがあり、どのような人材を採用するかという方針がバラバラになっていることもあります。そのため、ある支社で採用された従業員が別の支社に異動したものの、新しい部署に馴染めず、退職につながるということも少なくありません。

こういったリスクを回避するためには、すべての支社や支店での採用活動を、一つの採用代行企業に任せるとよいでしょう。すべての現場で一貫性のある採用ができ、グループ内での統一感が保たれます。

7.入社後の研修まで対応

採用代行サービスでは、人材を採用して終わりではなく、スムーズに現場で活躍できるよう研修まで行うプランもあります。これにより、研修内容の企画や研修の実施といった負担がなくなる点も大きなメリットです。

8.採用業務の知見を獲得

同段落の「1.採用のプロによる質の高い業務を実現」で説明した通り、採用代行サービスの担当者には採用に関する深い知見があります。彼らの仕事を間近で見ることによって、自社にノウハウがない場合でも学びがあり、翌年度以降の採用活動に活かすことが可能です。

9.母集団形成の拡大

自社で求めている人物を獲得するには、どの媒体にどのような求人を出すべきか、どのようなアプローチをするべきかなど分析し、しっかりとした母集団形成をすることができます。

10.採用基準の明確化

採用に慣れていない従業員が面接官を務めた場合、「話していて感じがいい」「雰囲気が悪くない」といった根拠のない理由で採用してしまうこともあります。しかし経験豊富な採用代行の担当者であれば、求職者一人ひとりに対して、どういった面が自社にあっていて、どういったリスクがあるのかなど、細かく明確に言語化することができます。

採用代行における2つのデメリット

採用代行を利用する際には、メリットだけではなくデメリットもあります。事前にその内容を確認したうえで、納得して活用することがポイントです。

1.綿密なすり合わせが必要

自社でどのような人物を求めているか、しっかりと認識をそろえなければマッチする人材と出会うことができません。そのためには何よりも、綿密なすり合わせが必要です。どういった背景で採用活動をするのか、採用した人物にはどういった仕事を任せたいのか、給与や福利厚生はどのような内容かなど、正確に伝えるようにしてください。

2.利用料金がかかる

採用代行サービスを利用するには料金が発生します。価格は業者や採用の種類によっても変わりますが、新卒採用は月額5万~70万円、中途採用は月額10万~70万円、アルバイトやパート採用は月額1万~30万円ほどが相場です。

ただし採用業務の一部だけ委託するのかすべてを任せるのか、何人を採用するのかなどによっても、大きく変わります。まずは採用代行に問い合わせ、見積もりを依頼することをおすすめします。

また、メリットでご紹介した通り従業員の負担が減ることで人件費をカットできるという側面もあるため、料金がかかることは一概にデメリットであるとは言えません。バランスを考えると、むしろコストを抑えられるという可能性もあります。

採用代行に任せられる業務

採用代行では採用にまつわる様々な業務を任せることができます。具体的にどんなことを依頼できるのか、その内容をご紹介します。

1.採用計画の策定

採用が成功するかどうかは、よい採用計画を策定できるかどうかが重要なポイントです。「この部署で退職する人が出たから、代わりの人を補充したい」といった程度の内容では、うまくマッチする方を採用するのは難しいでしょう。

どのようなスキルを持った人が必要か、現場で何が求められているかなど、細かい点まで検討し、具体的な計画を立てることが重要です。また、競合の求人と比べた時に自社の求人がどう見えるのかといった視点も必要になります。採用代行では、このような複合的な観点から採用計画を策定していきます。

2.母集団形成

採用活動をするうえでよくある課題が「求人を出したのに人が集まらない」というものです。少ない人数から選ぶとなると自社にマッチする人材を選べる確率が低くなってしまうため、母集団形成が重要です。

特に少子高齢化が進み生産人口が減り続けている昨今では、単に求人を出しただけでたくさん人が集まることはほとんどありません。だからこそ母集団形成に注力し、選択肢を広げることで適切な人材を確保する確率を上げます。

3.求人媒体運用

上記で説明した母集団形成の方法には、いくつかの種類があります。最もイメージしやすいのは、求人媒体の運用です。どの求人媒体を使うのか、どのような内容を記載するのか、写真は掲載するかなどを考え、実際の手配も担当します。

媒体によってはスカウト機能がついているものもあるので、そちらも活用していきます。どういったターゲットにどのようなスカウトメッセージを送るか考え、いつまでに何人をスカウトするのかという計画も立てます。

4.エージェント対応

母集団形成のために、エージェントを使うという選択肢もあります。特に、よりスキルのある人材を確保する際に役立つ方法です。そこで、どのエージェントを活用するかを決めたり、実際に提示された人材の選定をしたりといった業務も、採用代行が対応可能です。

5.説明会実施

説明会は、新卒採用でよく行われます。多い時には数百人の学生を集めて、自社の理念や業務内容を伝えたり、先輩社員として従業員が学生とコミュニケーションをとったりします。説明会は、多くの学生に一気にアプローチできる大きなチャンスです。そこでいかに自社を魅力的に感じてもらうか、プロの視点から企画立案します。

6.書類選考・面接

求職者が集まったら、選考に進みます。事前に採用したい人物像を伝えることで、書類選考や面接を一任することが可能です。また、面接などコア業務は自社で行い、面接案内や控室の運営などのサポートだけお願いすることもできます。

7.応募者管理

採用の過程で生まれる応募者の管理も採用代行にお任せできます。面接の案内や問い合わせの対応、合否連絡など一任できるため、自社の負担が軽減します。

8.内定者研修・社内研修

採用が決まった内定者や求職者に対して、研修を行います。新卒採用は特に「内定は出たが本当にここで働いてよいのか」と悩むこともあるため、内定期間中のコミュニケーションが非常に重要です。内定辞退者を出さないためにも、プロによる研修がおすすめです。

研修の内容は、採用した方が現場でどのような活躍をしてほしいかによって内容が変わります。例えば、新卒採用では社会人としての基本的なビジネスマナーを教えるところから始めなければなりません。採用代行を利用することで、どのくらいの期間、どのように研修するかをゼロから考える必要がなくなります。

採用代行の需要が高まっている背景

採用代行のメリットは感じつつも「自社でやればいいのでは」と考えている方も少なくありません。しかし実際には、いくつもの理由から採用代行の需要は年々拡大しています。

1.採用方法の多様化

採用方法が多様化し、現在では色々な種類があります。新卒採用を例にとっても、マイナビやリクナビなどの就職サイトを使ったり、合同説明会に参加したり、大学説明会に行ったりします。また、以前は意識の高い学生ばかりが参加していたインターンシップも、今では多くの学生が当たり前のように行っています。その他、ダイレクトリクルーティングや採用動画製作など、最新の手法を取り入れる企業も増えています。

新しい採用方法が生まれるたびに、どういったメリット・デメリットがあり、どのような準備が必要かなどノウハウを得るのは、時間やコストがかかるものです。だからこそ、知見のあるプロに任せられる採用代行が重宝されています。

2.採用活動の長期化

就活をスタートする時期が早まったことにより、採用活動の長期化が発生しています。そのため業務量が増え、従業員への負担も大きくなっていることが多くの企業における課題です。マンパワー不足や工数不足を解消するために、採用代行は魅力的な手段となっています。

まとめ

今回は、採用代行を利用する10個のメリットについて解説しました。以下のまとめを参考に、あらためて採用代行への知識を深めてみてください。

採用代行とは:企業の採用業務に関わるあらゆる業務を代行するサービス
【採用代行のメリット】
1.採用のプロによる質の高い業務を実現
2.コストの削減
3.コア業務への注力
4.スピード感を持った採用
5.採用担当者の異動・退職のリスク削減
6.支社・支店で変わらない一貫性の保持
7.入社後の研修まで対応
8.採用業務の知見を獲得
9.母集団形成の拡大
10.採用基準の明確化
【採用代行のデメリット】
1.綿密なすり合わせが必要
2.利用料金がかかる
【採用代行に任せられる業務】
1.採用計画の策定
2.母集団形成
3.求人媒体運用
4.エージェント対応
5.説明会実施
6.書類選考・面接
7.応募者管理
8.内定者研修・社内研修
【採用代行の需要が高まっている背景】
1.採用方法の多様化
2.採用活動の長期化

このように、採用代行には数多くのメリットがあります。これから新しい人材を獲得する際には、ぜひ採用代行の利用を検討してみてください。