中途採用の内定辞退を防ぐポイント【採用プロセス順に解説】

中途採用の内定辞退を防ぐポイント【採用プロセス順に解説】

中途採用の内定辞退を防ぐポイント【採用プロセス順に解説】 640 427 株式会社アールナイン

「面接で良い人材と出会っても、内定を出した後に辞退されてしまう」
「採用活動に長い時間をかけても、実際の入社までに繋げることができず採用効率が悪い」

このような悩みを抱える採用担当者の方も多いと思います。

どれだけ採用活動に時間と労力をかけても、求職者の内定辞退により自社への入社を逃してしまっては採用活動の目的を果たすことはできません。採用活動のゴールは、優秀な人材に自社で活躍してもらうことです。

内定辞退を防いで効率の良い中途採用ができるよう、今回は、「中途採用の内定辞退を防ぐ方法」について解説していきます。内定辞退が発生する確率、内定辞退の理由、内定辞退を防ぐためのポイントについて解説していきます。

ターゲットとする人材を逃さず獲得できるよう、今回の記事を参考に採用活動の質を高めていきましょう。

Contents

内定辞退とは

内定辞退とは、企業が求職者へ内定通知を出した後、求職者側から入社を辞退されてしまうことを指します。

採用担当者の中には、採用活動は企業が求職者を選んでいる”だけ”と勘違いしている方もいます。この考えを持っていたら、内定辞退は増える一方です。

採用活動では、企業が求職者を選定すると同時に、求職者側も企業を選定していることを忘れてはいけません。この採用活動の本質を理解していなければ、内定辞退率は改善できません。

求職者に自社を選んでもらうためには、どうすればいいのかを考えて工夫していきましょう。

内定辞退が発生する割合

マイナビが2021年に発表した情報では、対面面接を含めて採用活動をした企業での内定辞退率は15.7%だったことが分かっています。

さらに、100%オンライン面接だけで行う企業の場合は、内定辞退率が22.7%まで上がることも確認されています。対面面接、オンライン面接のいずれにせよ、10人オファーを出したら1.5人〜2人以上が辞退されてしまうと言う厳しい結果です。

採用担当者は、求職者に内定を出すまでのプロセスとして、求人原稿を作成したり、応募書類を確認したり、採用面接の対応をしたりと多くの時間や労力を使います。そして、そこには金銭的なコストも発生しています。

内定辞退されてしまうことによって、採用活動においての各プロセスの行動が、結果に結びつかなくなってしまうのです。内定辞退は、採用活動にとって大きなインパクトを与える課題であることを認識する必要があります。

【引用元】マイナビ「マイナビ 中途採⽤状況調査2020年版」

中途採用で内定辞退をする主な理由

内定辞退を防ぐためには、内定辞退の理由を理解しておく必要があります。中途採用で、内定者が内定辞退する理由には様々なものがあります。それぞれの理由にあわせて必要なアプローチをしなければなりません。

求職者が内定辞退をするのには、以下のような理由があります。

・転職が良いものとなるか不安
・新しい環境で活躍できるか不安
・新しい環境での人間関係に不安
・家族に反対を受けた
・現職から引き止められた
・他社への入社を決めた

下記の関連記事に、内定辞退の理由についての解説をまとめていますのでご参考ください。

中途採用の内定者フォローを行う際の9つのポイント
中途採用の内定者フォローを行う際の9つのポイント
採用面接で良い人材を見つけても、内定者から辞退をされてしまい入社まで繋げられない。 このようなケースで頭を悩ませる採用担当者の方も多いのではないでしょうか。 自.....

人は変化に直面するとき、多かれ少なかれ不安や恐怖を感じるものです。そのタイミングで他者から何か言われたり、ネガティブな情報を目にしたりすると、余計に不安が増します。そのため求職者が不安にならず、 一番良い選択ができるように、企業は求職者をサポートしていくことが大切です。

内定辞退の理由については、 エン・ジャパンが発信している調査結果も参考になりますので、こちらもあわせて確認してみると良いでしょう。

【参考記事】 エン・ジャパンの「辞退の心理[増補改訂版]」

中途採用で内定辞退を防ぐポイント【採用プロセス順】

それでは、中途採用で内定辞退を防ぐポイントについて解説していきます。内定辞退を防ぐには、内定後の対策にフォーカスするだけでは不十分です。採用活動の段階によって、内定辞退を防ぐために押さえなければいけないポイントがあります。

内定辞退を防ぐために必要なポイントを、採用活動のプロセス順に切り分けて解説していきます。

■中途採用の内定辞退を防ぐポイント「採用活動の開始〜求人出稿編」

内定辞退を防ぐためには、採用活動の開始時点から意識が必要です。採用活動の土台がしっかりできていなければ、後のプロセスで崩れていき、内定通知後に内定者から辞退をされることに繋がります。

1. 採用ペルソナを明確にする

採用活動を開始する際は、採用ペルソナを設定する必要があります。採用ペルソナとは、企業が求める人物像を具体化したものです。

求める人物像が曖昧になっていると、自社が欲しい人材に響く発信はできません。そのため、仮に採用活動の最終プロセスまで進んだとしても、求職者から自社を選ばれることなく、内定を辞退されてしまいます。自社がターゲットとする人物の心を掴むためにも、採用ペルソナの設定は必須です。

2. 他社の募集条件を把握しておく

求人要件を考える際、競合他社がどのような募集条件で求人を出しているか確認する必要があります。
通常、求職者は数社同時に選考を進めます。内定を獲得した中で、一番良いオファーを出してくれた企業を選びたいと思うのは当然のことです。

自社より、他社の条件の方が明らかに良いのであれば、内定者は他社を選ぶ可能性は高いでしょう。求人要件を考える時点から、しっかりと他社のリサーチを行うようにしましょう。

3. 求人要件を明確に書き、募集段階でしっかりフィルタリングする

求人情報には、求職者によく見える情報だけでなく、求職者にとってネガティブに見えても、自社が条件とすることがあれば明確に書いておく必要があります。自社の条件を明確に記載することによって、募集段階で、必要条件を満たした人材に情報が届くようなフィルタリングができます。

もし、抽象的な表現ばかりで、自社が条件とすることを隠してしまうと、内定通知まで進んでも、結局、求職者から断られてしまうという。結果に繋がりかねません。求人原稿を書く際は、求職者に魅力的に届けるという観点と、自社の条件を明確に伝えるという2つの視点が必要です。

中途採用の内定辞退を防ぐポイント「面接編」

続いて、採用面接段階での内定辞退を防ぐポイントについて解説していきます。採用面接は求職者とのコミュニケーションが深くなる段階です。そのため、求職者に良い印象を持ってもらうために気をつけるべきポイントが複数あります。

1. 感謝の心を持って、おもてなしをする

採用面接で求職者の対応をする際は、必ず感謝の心を持っておもてなしをしましょう。

残念ながら、企業側が採用判断をして”あげる”と勘違いしている採用担当者もいます。この考え方は、求職者にも伝わります。求職者は、自社の入社を検討してくれている大切な方です。

面接スペースを整える、自社の様子を見てもらう、笑顔で迎えいれるなど、求職者をおもてなしする意識を持ちましょう。数ある企業の中から自社を選んでもらったこと、面接会場まで来社してくれたことなど、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

2. 求職者を的確に理解する

採用面接の本質である「求職者を的確に理解する」ということも、内定辞退を防ぐための大きなポイントです。

求職者が入社後に実現したいと考えていること、価値観として大事にしているもの、転職先を決める上での優先順位などを理解できないまま内定を出しても、求職者から辞退される可能性が高まる一方です。

また、自社のビジョンや価値観に賛同してもらえるかという点も大きなポイントです。表面的な答えではなく、本心でどのように思っているかを質問で深堀りし、求職者の理解を深めていくことが大切です。

3. 相手の不安を解消する

採用面接では、採用担当者が質問をするだけでなく、求職者の質問に質疑応答する時間を作りましょう。これは、相手の不安を解消するためでもあります。自社に不信感や不安な点を持ったままでは、自社を転職先に選んでもらえることはありません。

相手が不安に思うことに対し、真摯に1つ1つ回答しましょう。求職者の不安が解消されるとともに、企業の真摯な姿勢を求職者に伝えることができます。

4. 求職者に興味があることを伝える

採用面接で求職者とコミュニケーションを取る際は、自社が求職者に興味を持っているという姿勢を伝えましょう。

企業が自分に興味を持っていると感じられたら求職者も嬉しい気持ちになり、求職者から自社への興味も増します。

興味を持っていることを示すために、採用面接で質問を深堀りしていくことや、話を聞く際のリアクションを分かりやすくすることを意識していきましょう。

5. 求職者が持つ興味にアプローチしていく

採用面接では、求職者が自社のどのようなポイントに興味を示しているかを見抜き、興味を示しているポイントにアプローチすることが大切です。

求職者の興味を見抜くためには、自社の情報を明確に説明し、求職者のリアクションをしっかりと確認していきましょう。求職者の表情や返答を見て、興味があると思ったポイントは、さらに詳しく訴求していくようにしましょう。求職者の興味に刺さるようなアプローチができれば、自社を選んでもらう可能性は高くなります。

中途採用の内定辞退を防ぐポイント「内定通知〜入社編」

最後に、「内定通知を出してから入社するまで」に注意したい内定辞退を防ぐポイントについて解説いたします。内定を出して一安心してしまう採用担当者の方も多いですが、実際は、求職者が複数の企業を選定している状態であることを理解しなくてはいけません。最終的に自社を選んでもらえるよう、最後まで気を抜かずフォローしていくことが必要です。

1. 内定通知するスピード感を上げる

内定辞退を防ぐためには、内定通知のスピード感を上げることが重要です。内定連絡が最終面接から数週間かかっていては、その間に他社での入社を決めてしまう可能性も高くなります。

この人材が欲しいと思ったら、採用を決めた時点で可能な限り早く内定を伝えましょう。そのためには、採用判断の軸をしっかりと持ち判断スピードを上げること、 採用が決まった時点での連絡プロセスを明確にしておくことが必要です。

2. 内定通知は、できるだけ電話で伝える

内定連絡をする際は、電話で連絡をするのがベターです。電話というコミュニケーションは、相手の時間を奪ってしまうマイナスの性質があります。しかし、内定連絡に関してはそのデメリット以上に想いを伝えるという目的が優先されるため電話連絡というコミュニケーションが効果的です。電話で直接、「是非、自社に入社して欲しい」という熱い想いを伝えましょう。

また、求職者のリアクションが見られるのも、電話連絡のメリットの1つです。もし電話口から不安な様子がうかがえれば、相手の気持ちをしっかりヒアリングしましょう。即答できることは電話で回答し、込み入った話であれば面談の機会を設けるようにしましょう。

3. 内定者フォローを積極的に行う

内定通知後、求職者からの内定受諾連絡を待つ際も、ただ待つのではなく内定者フォローを積極的に行うようにしましょう。

求職者は、内定を貰った後に悩むことが多いです。転職をした後に会社に馴染めるか、仕事でパフォーマンスを出せるか、今の会社の方が良いのではないか。そのようにネガティブに考えてしまうことがあります。

求職者の不安を取り除くためにも、早い段階で内定者フォローを行っていきましょう。

4. 採用条件について、納得感のある説明をする

内定者フォローを行う際、採用条件について納得感のある説明をすることも重要です。なぜこの採用条件を提示しているかを、論理的に説明しましょう。

給与面だけではなく、福利厚生、人材育成の方針、社員をどのように大事にしているかというポイントを明確に伝えていくことが大切です。また、採用条件のみではなく、キャリアアップした場合にどのくらいの給料を見込めるかといった未来の給与も伝えるようにしましょう。

評価軸を説明し、どのようなパフォーマンスが出せれば給与が上がるかといった、具体的な説明ができるのが望ましいでしょう。

5. 採用理由を伝え、必要としている姿勢を示す

内定通知を出した後、採用判断をした明確な理由を求職者に伝え、自社が求職者を必要としていることを伝えましょう。

求職者のどの部分を良いと思い採用を決めたのか、自社に入社した後はどのような動きを期待しているのかを示していくことが必要です。

企業が自分のことを必要としてくれ、自分が活躍できる場所があると認識できれば、求職者からが自社を選んでもらえる可能性も高まります。自社は求職者を歓迎するという姿勢を伝えていきましょう。

6. 社内のスタッフとの交流機会を作る

転職した後の人間関係について不安を抱く求職者も少なくありません。人間関係に対する悩みを少しでも解消できるよう、社内の人間との交流機会を作るようにしましょう。

交流機会は以下のような方法で作ることができます。

・社内見学
・インターン
・代表や役員との座談会
・配属予定部署の上司や同僚との食事会

人事担当だけではなく、入社前に、より多くの社員と関われる機会を提供できれば、求職者の不安も薄れます。役員や代表などのトップ、現場で関わる同僚となる人物、直属の上司となる人物といったそれぞれのレイヤーと関われる機会を企画していきましょう。

7. 求職者の家族からも同意を得られるようにする

求職者の家族にも、パンフレットや自社が発信しているメディアなどを通して、自社を正しく理解してもらい、安心してもらうようにしましょう。

転職は家族にも大きな影響を与えます。家族の反対を理由に、内定を辞退する求職者も少なくありません。自社がどのようなビジョンを持ち、どのような社会的役割を果たしているのかという点を、家族にも伝わるよう対応していきましょう。

中途採用の内定辞退を防ぐために必要な3つのマインド

続いて内定辞退を防ぐために必要なマインドについて解説していきます。これは採用活動を行う全ての状況で必要なマインドですので、必ず押さえておきましょう。

1. 企業が求職者に与える印象を意識する

何度もお伝えしていますが、採用活動は自社が求職者を選ぶと同時に、求職者も企業を選ぶ場です。そのため、求職者にも自社が良い企業であると言う印象を持ってもらう必要があります。

勿論、事実と異なるアピールは良くありませんが、自社が強みとしている部分については出し惜しみなく伝えていきましょう。

2. 本音で伝えていく

採用活動の全てのアクションを通して、本音で対応をするという意識が大切です。

求人出稿、採用面接、内定フォローなど全ての採用活動段階で、嘘偽りない本音での対応をしていきましょう。求人原稿に誇大表現を載せたり、採用面接で見栄を張ってしまっても、結局、実態と異なることが分かり内定を辞退されてしまいます。

もし仮に入社したとしても、入社後にギャップを感じすぐに退職してしまいます。自社の良い部分、課題とする部分を含めて、本音で伝えていくようにしましょう。

3.会社全体で採用活動に共通意識を持つ

採用活動では、会社全体で採用へのモチベーションを持つことが大切です。

採用面接で来社した求職者は、自社の社員の様子も、転職先を決める判断の1つとします。社員の笑顔や、一生懸命仕事をしている姿を見れば求職者の印象も変わります。

採用活動中であることを社内全体で共有し、求職者が面接に来ることなどを伝え、会社全体で求職者を歓迎できる姿勢を作っていきましょう。

中途採用の内定辞退を防ぐために必要な3つの改善姿勢

内定辞退を防ぐためには、継続して改善していく姿勢が必要です。1人1人の求職者の対応を点で考えるだけではなく、採用活動と言う大きな枠でも捉えて改善を繰り返していくことが必要です。

1. 内定辞退を今後に活かす

内定辞退されてしまった際は、次に活かすことが重要です。

なぜ内定辞退をされてしまったかをヒアリングし、何か対策できることがないか検討するようにしましょう。内定辞退の理由はデータとして蓄積し、傾向を分析して改善点を考え、次に繋げていきましょう。

2. 入社の決め手を分析する

入社が決まった際も、次へ活かすためのヒントは得られます。自社を選んでもらった理由をヒアリングし、傾向を分析するようにしましょう。

傾向が見えれば、求職者に響くような採用活動をする改善材料となります。失敗と成功の両方からデータを集め、採用活動の改善を繰り返していきましょう。

3. 内定辞退の場合も、候補者の活躍を祈る

もし内定辞退となってしまった場合も、求職者への感謝の気持ちを持って今後の活躍を祈るようにしましょう。

内定辞退した求職者と、 もしかしたらどこかで交流する機会があるかもしれません。また、今回は内定辞退した方でも、別の機会に自社を選んで、また応募してくれるかも知れません。

内定辞退されたからと雑な対応するのではなく、感謝と誠意を持って対応するようにしましょう。

まとめ

今回は、中途採用で内定辞退を防ぐ方法について解説いたしました。内定辞退率を下げるためには、採用活動の全ての段階でできることがあります。

求職者に自社を良く思ってもらうために、自社の良い部分は余すことなく伝えることが大切です。その上で、自社を売り込むことだけに目を向けず、求職者の成功を考えることも忘れないようにしましょう。今回解説した内定辞退を防ぐポイントを抑えて、採用活動の質を向上させていきましょう。

内定辞退とは『企業が求職者へ内定通知を出した後、求職者側から辞退をされてしまうこと』
内定辞退率は『対面面接を含めて採用活動をした場合で15.7%、100%オンライン面接だけで行った場合は22.7%まで上がる』
中途採用で内定辞退をする主な理由
・転職が良いものとなるか不安
・新しい環境で活躍できるか不安
・新しい環境での人間関係に不安
・家族に反対を受けた
・現職から引き止められた
・他社への入社を決めた
中途採用で内定辞退を防ぐポイント【採用プロセス順】
「採用活動の開始〜求人出稿編」
1. 採用ペルソナを明確にする
2. 他社の募集条件を把握しておく
3. 求人要件を明確に書き、募集段階でしっかりフィルタリングする
「面接編」
1. 感謝の心を持って、おもてなしをする
2. 求職者を的確に理解する
3. 相手の不安を解消する
4. 求職者に興味があることを伝える
5. 求職者が持つ興味にアプローチしていく
「内定通知〜入社編」
1. 内定通知するスピード感を上げる
2. 内定通知は、できるだけ電話で伝える
3. 内定者フォローを積極的に行う
4. 採用条件について、納得感のある説明をする
5. 採用理由を伝え、必要としている姿勢を示す
6. 社内のスタッフとの交流機会を作る
7. 求職者の家族からも同意を得られるようにする
中途採用の内定辞退を防ぐために必要な3つのマインド
1. 企業が求職者に与える印象を意識する
2. 本音で伝えていく
3. 会社全体で採用活動に共通意識を持つ
中途採用の内定辞退を防ぐために必要な3つの改善姿勢
1. 内定辞退を今後に活かす
2. 入社の決め手を分析する
3. 内定辞退の場合も、候補者の活躍を祈る