エージェントコントロールとは?人材紹介を効率的に使う3つのコツを解説!

エージェントコントロールとは?人材紹介を効率的に使う3つのコツを解説!

エージェントコントロールとは?人材紹介を効率的に使う3つのコツを解説! 640 425 株式会社アールナイン

人材紹介を利用しても、なかなか採用に繋がらなくて悩んでいる方は多いでしょう。

エージェントに人材紹介を依頼しても、必ず求める人材を紹介してくれるとは限りません。

なぜエージェントは人材を紹介してくれないのか、疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。

しかし、求める人材を紹介してもらえない原因は、エージェントを依頼している企業側にあるかもしれません。人材紹介を利用するには各エージェントと上手に付き合っていく「エージェントコントロール」という考え方が必要なのです。

上手くエージェントコントロールをして、人材紹介を有効活用してみてください。

この記事では、エージェントコントロールのコツについて、陥りがちなポイントと合わせて解説していきます。

最後まで読んで、採用活動の参考にしてみてください。

【中途採用】転職エージェントの活用度チェックシート (エクセルフォーマット)
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エージェントコントロールとは?

そもそもエージェントコントロールとは、何か知らない方も多いでしょう。

エージェントコントロールとは、エージェント(人材紹介会社担当者)と円滑にコミュニケーションを取り、効率的に取引を行うための業務です。

具体的には、採用担当者としてエージェントとの窓口になり、人材獲得のためにやりとりをする必要があります。

人材紹介を依頼してもエージェントに任せっきりになっている場合は、人材を紹介されない、紹介される人材が希望と異なる可能性が高くなるでしょう。

人材紹介を有効活用するために、エージェントコントロールにパワーをかけることをおすすめします。

優先的に紹介してもらうコツ

人材紹介を利用する場合、優先的に人材を紹介してもらうコツを知ってエージェントコントロールをすることが大切です。

エージェントは人材を紹介して採用してもらうことで、人材紹介料を貰う仕事。そのため、エージェントもできるだけ採用に繋がる人材を紹介したいと考えます。

しかし、エージェントが依頼主の希望を理解していない、依頼主がエージェントに協力していない場合は、人材を紹介されない、または希望と違う人材を紹介されることになるでしょう。

優先的に紹介してもらうには、エージェントが人材を探しやすい、集めやすくする協力体制が必要です。

エージェントは全ての依頼に対応できない

エージェントは1人の担当が、約100〜200社ほどの企業を受け持っています。しかし、数多く抱えている担当企業の中でも、主に人材を紹介する企業は10〜20社ほどです。

更に、その中でも特に注力する企業は数社に絞られるので、ほとんどの企業は対応できていない状態になります。

エージェントは全ての依頼に対応できる訳ではないので、注力してもらえる依頼にする「エージェントコントロール」が必要です。

エージェントが紹介しやすい、紹介したいと思える企業や担当者になれば、優先して人材を紹介してもらえます。

エージェントは仕事として「紹介しやすい案件」、人として「紹介したい案件」に注力したくなるものです。エージェントも人間なので、適当な対応、横柄な態度を取る企業より、献身的な姿勢で協力してくれる企業を優先したいと考えます。

数多くある依頼の中で、紹介したくなる依頼主になるためにエージェントコントロールにパワーをかけておきましょう。

エージェントコントロールで陥りがちなポイント

エージェントコントロールをする際には、いくつか注意点があります。

採用担当者としてエージェントとやり取りをしていく過程で、陥りがちなポイントがいくつかあるので、注意しながらエージェントコントロールをしなければいけません。

エージェントコントロールで陥りがちなポイントは以下の通りです。

  • 不合格理由を伝えていない
  • リードタイムが長い
  • エージェントと認識の相違がある

エージェントコントロールを成功させるために、それぞれのポイントを確認しておきましょう。

不合格理由を伝えていない

不合格理由を伝えられていない場合、エージェントコントロールが失敗する可能性が高くなります。

エージェントが紹介してくれる人材が、必ずしも採用に結びつくとは限りません。

しかし、紹介された人材を選考で不合格にした場合に、不合格理由をエージェントに伝えていないと次から紹介されにくくなります。

今回紹介された求職者のどこがダメだったのか、どこは良かったのかフィードバックしないと、エージェントとしては次にどのような人材を紹介すればいいか分かりません。

それどころか、せっかく探して推薦したのに理由も伝えられず不合格にされては、求職者に不合格理由を伝えることもできずエージェントのモチベーションが下がってしまうでしょう。

紹介された人材を不合格にする際には、必ずエージェントに理由をフィードバックしておきましょう。

リードタイムが長い

選考のリードタイムが長いと、エージェントから人材を紹介されにくくなります。

苦労して見つけてきた人材でも、選考結果までのリードタイムが長いと、他の企業で採用が決まったり、不安になって辞退したりする可能性があがります。

リードタイムの長さは候補者の応募取り下げに繋がることを覚えておきましょう。

書類選考は紹介を受けてから、2日以内を目安に選考結果を出すことをおすすめします。

早めに選考してくれる企業は、エージェントも人材を紹介しやすいので、優先的に紹介してもらえるでしょう。

反対に、エージェントとのやり取りをおろそかにし、レスポンスが遅すぎると連携を取りづらく紹介しにくい企業だと思われてしまうので注意してください。

エージェントコントロールでは、エージェントとの連絡はこまめに、レスポンスを早く心がけることが大切です。

エージェントと認識の相違がある

エージェントが求めている要点を理解していなければ、人材紹介はうまくいきません。

人材紹介を依頼して終わってしまうと、エージェントが本当に求めている人物像・条件や社風を理解していない可能性があるので、人選のミスマッチが起きてしまうでしょう。

また、エージェントは複数社から依頼を受けているので、エージェントコントロールのパワーが強い企業に優先して紹介する傾向があります。

エージェントとの認識の相違を無くすために、人材紹介会社向けの説明会やフィードバックを徹底してエージェントコントロールをすることが大切です。

エージェントとの認識の相違を無くして、効率的に人材紹介を活用してみましょう。

利用時のエージェントコントロールのコツ

人材紹介を利用するには、まずエージェントに人材紹介を依頼することから始まります。

効率的に人材紹介を利用するために、利用時のエージェントコントロールのコツを確認しておきましょう。

複数のエージェントを利用する

人材紹介を利用する際には、複数のエージェントを利用しましょう。

人材紹介会社は全国に約2万社以上あります。

参考URL:ヒューマンタッチ総研「BUILT」:技術者の国際的な人材流通が増加、厚労省のデータから:建設業の人材動向レポート(21)

どの企業、担当者が自社と合うか、求める人材を保有しているか分からないので、3社ほどのエージェントを並行して利用しておきましょう。

人材紹介は成功報酬型サービスなので、紹介された人材を採用しない限り費用は発生しません。複数社に人材紹介を依頼しても、採用コストは変わらないので利用時には複数社に声をかけておきましょう。

複数社のエージェントに依頼することで、紹介される人材の母数を増やせます。

また複数社のエージェントに依頼することで競争心を仰げるので、早めに紹介してもらえるようエージェントコントロールしてみましょう。

エージェントに協力する

エージェントに非協力的な態度では、人材を紹介してもらえません。

紹介される人材のミスマッチを避けるためにも、自社が求める要望・ターゲット層を明確に伝えておくことが大切です。

また、自社が求める条件では集まらないとエージェントが判断した場合は、積極的に条件緩和を検討しましょう。

「この条件では集まらない」と伝えたにも関わらず、依頼主である企業が協力してくれないとエージェントは、それ以上力を入れることができません。

エージェントに協力しない場合は「候補者が見つかればラッキー」程度の案件として放置されてしまいます。

エージェントに注力してもらえるよう、積極的な協力姿勢を見せてエージェントコントロールをしてみましょう。

パワーをかけておく

人手不足だから早めに紹介してほしいと人材紹介会社のエージェントに依頼しても、求めている人材を紹介してくれるか分かりません。

エージェントが正しく要件を理解して、求める人材を紹介してくれるように人材紹介会社向けの説明会を開いてみましょう。

説明会でエージェントが抱えている人材情報と、自社が求める要件をすり合わせることが大切です。複数社に依頼しているので、今回紹介してくれた企業は今後も優先的に声をかけたい利用するエージェントは1社にまとめたいなど、エージェントの競争心を仰いでおきましょう。

エージェントコントロールはここまでパワーをかけないといけない激務なので、自社だけでは手が回らないことも多いでしょう。

自社だけでエージェントコントロールができない場合は、エージェントコントロールの代行サービスを利用してみましょう。

代行サービスにエージェントコントロールを依頼することで、自社の採用タスクを軽減しながら効率的な人材紹介が期待できます。

効率的な人材紹介を希望する方は、エージェントコントロールのプロである外部の代行サービスの利用を、検討してみましょう。

選考時のエージェントコントロールのコツ

エージェントを利用する時だけでなく、書類選考や面接など紹介を受けてから採用に至るまでの選考時のエージェントコントロールが重要になります。

選考時のエージェントコントロールのコツを確認して、採用通過率を増加させてみましょう。

リードタイムを短くする

選考のリードタイムを短くすることで、エージェントが紹介しやすい企業になります。

書類選考は2日以内、時間がかかる場合はその旨をエージェントを通して候補者に伝えましょう。

面接の選考結果を伝えるのは、当日でも問題ありません。

候補者に選考結果を伝えるのはエージェントの仕事なので、エージェントにはできるだけ早めに選考結果を伝えておきましょう。

また、採用状況の進捗もこまめに伝えることで、エージェントが採用状況、求めている条件を認識しやすく、より希望通りの人材紹介へと繋がります。

選考時のエージェントコントロールのコツとして、リードタイムは短くこまめに進捗連絡をしておきましょう。

お互いにフィードバックをする

選考時のエージェントコントロールでは、お互いにフィードバックをしておきましょう。

なぜ不合格にしたのか不合格理由をエージェントに伝え、どのような人材を求めているのかフィードバックをしておくことが大切です。

また、1次面接を受けた後の候補者の心境、不安点などをエージェントを通して聞いておくことで、採用効率を向上させられます。

候補者は応募している企業より、仲介業者であるエージェントとの方が本音を話しやすいようです。

エージェントから候補者が感じた心境、不安点をフィードバックしてもらうことで、今後の選考通過率を上げられます。

選考時にはエージェントとお互いにフィードバックをして、採用に繋げるエージェントコントロールを行いましょう。

条件緩和に前向きになる

エージェントが提案する条件緩和には、前向きな姿勢を示しましょう。

応募者が集まりにくい、選考が通りにくいとエージェントが判断した場合は、条件緩和を提案してくることがあります。

エージェントの条件緩和には前向きになり、紹介しやすい企業になるよう改善していきましょう。

前向きに条件緩和をすることで、候補者を集めやすく、人材を紹介しやすい企業として扱われます。

選考時のエージェントコントロールのコツとして、どうしても妥協できない点、妥協できる点を明確に伝えて、いい候補者だとエージェントが判断した人材は前向きに選考を検討してみましょう。

条件緩和に前向きな企業は、エージェントから人材を紹介しやすい優良企業だと認定されて、今後も優先的に人材を紹介してもらえます。

採用後のエージェントコントロールのコツ

人材紹介で採用が決まったからといって、エージェントコントロールを怠ってはいけません。

採用後もエージェントコントロールを徹底することで、今後も人材紹介を効率的に活用できます。

次回の採用活動時に優先的に人材紹介を受けられるように、採用後のエージェントコントロールのコツを押さえておきましょう。

フォローアップを依頼しておく

エージェントの多くは人材紹介した内定者を、入社後もフォローアップしています。

採用後のエージェントコントロールのコツとして、こちらからエージェントに入社後のフォローアップを依頼して、早期離職を防ぎましょう。

入社直後は最も離職が多い時期なので注意が必要です。

エージェントによる入社後フォローアップがあれば、早期離職を防止できる可能性があります。

エージェントコントロールで早期離職を防いで、社員の定着率を上げましょう。

次回の採用活動に備えておく

採用が決まったからといって、エージェントコントロールを怠ってはいけません。

「今回はありがとうございました」と、人材紹介に関する感謝をエージェントに伝えておきましょう。

エージェントの自尊心、承認欲求を満たして、今後も依頼する時に注力してもらえるよう好感度を上げておくことが重要です。

また、複数社に人材紹介を依頼している場合は、今回の採用状況を踏まえて次回の採用活動に向けた説明会を開催しておきましょう。

説明会が難しい場合は、メールでの伝達・採用状況の共有でもいいですが、可能であればエージェントと直に会って質疑応答ができる説明会を開きましょう。

次回の採用活動を見据えたエージェントコントロールをしておくことで、次回の人材紹介を円滑に進められます。

エージェントコントロールが自社だけで難しい場合は、代行サービスの利用を検討してみましょう。

代行サービスを利用すれば、社内の人員を割かずにエージェントコントロールにパワーをかけられます。

膨大なタスクが生じるエージェントコントロールを、外部の採用代行会社に委託してみてください。

まとめ

人材紹介を効率的に使うにはパワーと知見が必要です。

自社が求める人材を効率的に紹介してもらうために、エージェントコントロールにパワーをかけましょう。

エージェントコントロールのコツを押さえて、注力したくなる企業になることが効率的な採用活動に繋がります。

人材紹介されやすい、したくなる依頼主になれば、エージェントから優先的に紹介してもらえるでしょう。

エージェントコントロールを上手く活用して、人材紹介で採用活動を効率化してみましょう。

また、自社だけでエージェントコントロールができない場合、外部の代行サービスを利用する方法も採用活動を効率化させる1つの手段です。

自社が求める人材を採用するために、エージェントコントロールにパワーをかけましょう。

【中途採用】転職エージェントの活用度チェックシート (エクセルフォーマット)
【中途採用】転職エージェントの活用度チェックシート (エクセルフォーマット)
◆エージェントコントロールとは?
・優先的に紹介してもらうコツ
・エージェントは全ての依頼に対応できない
◆エージェントコントロールで陥りがちなポイント
・不合格理由を伝えていない
・リードタイムが長い
・エージェントと認識の相違がある
◆利用時のエージェントコントロールのコツ
・複数のエージェントを利用する
・エージェントに協力する
・パワーをかけておく
◆選考時のエージェントコントロールのコツ
・リードタイムを短くする
・お互いにフィードバックをする
・条件緩和に前向きになる
◆採用後のエージェントコントロールのコツ
・フォローアップを依頼しておく
・次回の採用活動に備えておく