【スカウトメール】返信率50%超えの当社作成テンプレートを特別公開

【スカウトメール】返信率50%超えの当社作成テンプレートを特別公開

【スカウトメール】返信率50%超えの当社作成テンプレートを特別公開 640 427 株式会社アールナイン

「ダイレクトリクルーティングを導入しているが、今一つ反応率が良くない」

「候補者に刺さるスカウトメールにするためには、どのような内容を書けばよいか知りたい」

このように、ダイレクトリクルーティングを導入してみたものの、スカウトメールの返信率が今一つ伸びないという悩みを抱える人事担当者の方は多いのではないでしょうか。

ダイレクトメールは文面一つで、返信率が大きく変わります。

そこで今回は、弊社アールナインが実際に使用して返信率50%超え(新卒学生向け)となったスカウトメールのテンプレートを特別に公開いたします。

加えて、スカウトメールの重要性や、スカウトメール作成時のポイントなどについても解説いたします。新卒学生向けの内容が主となりますが、中途向けのダイレクトリクルーティングにも活かせる内容となっています。

この記事を読むことで、スカウトメールの返信率を上げ、ダイレクトリクルーティングの採用効率を高めることができます。

【新卒・中途】ダイレクトリクルーティングに使える「スカウト送信管理シート」(エクセルフォーマット)
【新卒・中途】ダイレクトリクルーティングに使える「スカウト送信管理シート」(エクセルフォーマット)

スカウトメールの重要性

はじめに、スカウトメールの重要性について解説いたします。

ダイレクトリクルーティングは他の採用手法とは異なり、自社のアクションから候補者の潜在的な欲求を引き出し、採用へと進めていく必要があります。

そのため、ファーストコンタクトとなるスカウトメールには、とても重要な役割があります。

スカウトメールを魅力的な内容で作成し、いかに返信率を高められるかがダイレクトリクルーティング成功の鍵となります。

スカウトメールの平均返信率は20%程度

Wantedlyの調査によると、Wantedlyのスカウトサービスでの平均返信率は20%であることが分かっています。

この平均返信率は利用するスカウトサービスによっても異なるため、Wantedlyのような知名度のあるサービスでない場合、平均返信率はより低い数値となり、特に中途採用においては返信率が一桁となることも少なくありません。

スカウトメールの返信率の決め手

スカウトメールの返信率の決め手となるものには、以下のような要素があります。

  • 利用するスカウトサービス
  • 自社ブランディング
  • メールを送るタイミング
  • メール文面

上記のような要素の掛け合わせによって、スカウトメールの返信率は変わってきます。

その中でも、一番インパクトが大きく、すぐに改善できるものが「メール文面」です。

候補者に読んでもらえ、心に刺さるメール文面にすることができれば、スカウトメールの返信率は確実に上がっていきます。

スカウトメールの基本の型

スカウトメールには基本の型があります。

必要な内容を、分かりやすい順序で伝えていくためです。

スカウトメールを作成する際、どのような内容にすれば良いか分からないという方でも、基本の文章構成を理解することでスカウトメールを作成することができます。

スカウトメールの基本の文章構成は以下の流れになります。

  1. 冒頭の挨拶
  2. 個別文章
  3. 会社概要
  4. 仕事(職種)の魅力
  5. 承認後のフロー、初回接点のご案内
  6. 結びのことば

各項目について順番に解説していきます。

冒頭の挨拶

まず、文頭は挨拶から始めましょう。

挨拶文は長くなりすぎないよう、簡単な挨拶誰からのメールかが分かることだけに絞って、簡潔に書くようにしましょう。

個別文章

個別文章は、返信率を上げるうえで大きなキーポイントになります。

全員に向けたものではなく、あなただけに届けていますという特別感を演出することが重要です。

そのためには、ターゲット個人の情報を調べ、「⚪︎⚪︎様の▲▲に興味を持っている」というように相手の実績や能力に対して具体的にアピールをしたり、相手が興味を持っていそうな当社の情報を想像しながら訴求していくことが大切です。

個別文章は、候補者が自分に向けた特別なオファーであると認識してもらうための重要パートです。

会社概要

会社概要では、自社がどのような活動をしているか、自社が目指すビジョン、自社の強みなどについて書いていきましょう。

実績や強みなどはいくつかあるかも知れませんが、情報過多となってしまっては候補者に読んでもらえません。

自社が伝えたいことや採用ペルソナに刺さる要素はどのような内容かを考え、メール文面に書く情報の取捨選択をしていきましょう。

仕事(職種)の魅力

仕事や職種の魅力についても、スカウトメールに書きましょう。

スカウトメールに仕事や職種の魅力について書く際のポイントは、「自分事」と感じてもらえるかどうかです。

自分に関連がある、自分にもできそうと感じてもらえるよう具体的に表現していくことがポイントです。

承認後のフロー、初回接点のご案内ここまでスカウトメールを読んだ候補者の心が動いた瞬間を逃さないよう、今後の具体的なアクションに関しても必ず記載しましょう。

具体的なアクションを書かなくても候補者は分かってくれると考える人もいますが、「スカウト承認してください」などの具体的アクションを文面に入れるか入れないかで実際の反応率は大きく変わります。

加えて、「まずはZoomでカジュアルにお話ししましょう」といったように、オファー承認後の具体的なアクションについても書いておくことで、候補者の不安を払拭することができます。

結びのことば

最後は、結びのことばで締めましょう。

あまり長くなりすぎないことに注意し、自社が候補者へ興味を持っているという熱意を伝えて締めましょう。

アールナイン作成の新卒向けスカウトメール例文【テンプレートとしても使える】

続いて、アールナイン作成のスカウトメール(新卒向け)の例文を公開いたします。

前項で解説した、基本の型に沿って構成されておりますので、ポイントを照らし合わせながらご覧ください。

こちらの例文を自社の内容に置き換えてテンプレートとして活用することも可能です。

アールナイン作成のスカウトメール例文

こんにちは!株式会社アールナイン採用担当の⚪︎⚪︎と申します。

*個別文章*

~人が介在することで、【活き生き】と働ける世界を~

これは、私たちアールナインの目指す姿です。

・優秀な人材を採用したいのに、うまくいかない…

・積極的に採用をしたいのに、マンパワーが足りない…

・新入社員の離職率が高く、すぐに辞めてしまう…

・部下の本音を知りたい…

経営者や組織が抱える“人材に関する悩み”は、尽きることがありません。

私たちは【採用・育成・定着】など人材に関する課題解決によって、クライアントの成長を支援しています。

2009年の設立以来、採用全般に関するコンサルティングから、説明会や面接の代行、採用後の定着率UPのための支援など、幅広い知見を蓄積。お困りごとに合わせて個別カスタマイズしたプランを提案し、一気通貫で対応できるのは、当社の強みです。

「採用の仕事って、どんな面白さがあるんだろう」「人という軸で企業・組織を元気にする仕事に興味がある!」
もし、あなたの心が少しでも動いたら、オファー承認していただけると嬉しいです。

まずはカジュアルな雰囲気で、個別面談(Zoom)にてお話しましょう!

採用のプロでもある当社。

あなたの就活に向けての不安を払しょくし、

ファーストキャリアについても一緒に考えていきたい、

就活を通して学生の皆さんの成長のお手伝いしたい!と考えています。

前向きなお返事を、心よりお待ちしています。

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【当社の紹介】

社名のアールナイン(R09)には、人材に関する【0から9までを支援する】という思いが込められています。

強みは、独自のビジネスモデル。約400名の人材プロフェッショナルとのネットワークがあり、全国規模でお客様のニーズにお応えしています。

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返信率の高いスカウトメールを作成する7つのポイント

続いて、スカウトメール作成時のポイントについて解説していきます。

スカウトメールを作成する際は、以下のポイントに注意していきましょう。

マイナスイメージにつながるワードを使わない

スカウトメールを作成する際、文面に入れるワードにも注意が必要です。

ワードによっては、ネガティブな印象を与えてしまうものもあります。

例えば、下記のようなワードは、候補者によってはネガティブな印象を与えやすいので注意が必要です。

  • 急募
  • 大量採用
  • 実力主義
  • 歩合制
  • ベンチャー
  • マルチタスク
  • 社内イベント多数

加えて、以下のような抽象表現もスカウトメールには適していません。

  • アットホームな会社
  • 居心地のよい会社
  • 若手社員も活躍

抽象的な表現は候補者の心に刺さることはなく、逆にブラック企業として見られてしまう可能性もあります。上記のような表現を用いなくても、その魅力を想起させるような具体的なエピソードを盛り込むとよいでしょう。

受け手の心象を考えて、ワードを選定していくようにしましょう。

候補者に興味を持っていることを示す

スカウトメールでは、自社が候補者に興味を持っていることを示すのがポイントです。

興味があることを示すためには、候補者の情報をしっかりと確認し、候補者の実績や強みについて触れるようにしましょう。

自分のことをしっかり調べたうえでスカウトを送ってくれたのだと分かれば、候補者がメールを最後まで読んでくれる可能性も高くなります。

ペルソナ1人だけに届ける文面を作成する

スカウトメールを作成する際は、採用ペルソナ1人に届けるような尖った内容にすることが重要です。

多くの層に当てはまりそうな抽象的な内容では、誰にも刺さることはありません。

読み手を採用ペルソナ1人に絞り、具体的で尖った文面のメールを送ることで、特別感も演出でき、候補者の心を掴むことができます。

スカウトメールを作成する際は、1人の採用ペルソナをイメージして作成するようにしましょう。

候補者の興味を想像しメールに盛り込む

スカウトメールを作成する際は、候補者が何に興味を持っているかを想像することが大切です。

仕事内容、待遇、ワークライフバランスなど、候補者によって興味を持つポイントは異なります。

スカウトメールを送信する候補者の情報から分析し、興味を持っているであろう内容を想像してメール文面に盛り込むことで、より候補者に刺さるスカウトメールとなります。

会社のビジョンを伝える

会社紹介は長くなりすぎないことが重要ですが、会社の目指す方向性についてはしっかりと伝えましょう。

会社のビジョンは候補者も知りたい情報であり、ミスマッチを防ぐうえでも大事な内容です。

自社の価値観や、自社が実現しようとしている未来について、しっかりとメール文面に盛り込んでいくようにしましょう。

分かりやすい文面となっているか確認する

スカウトメールを作成した際は、分かりやすい文面となっているかを必ず確認しましょう。

書いてある内容が複雑専門用語が多く含まれているという場合、候補者はメールを最後まで読んでくれません。

候補者は自分から求めてメール文面を読みにきている訳ではないため、少しでも読みたくないと感じた場合、すぐに閉じられてしまいます。

最後まで興味を持って読んでもらうことを前提に、分かりやすい文面で書くことが大切です。

読みたくなる件名にする

スカウトメールでは、本文を読んでもらうためにも件名が重要です。

メールを開封して読んでもらえるよう、件名を工夫しましょう。

件名を考えるうえでの一番のポイントは具体性です。

例えば、「システムエンジニアを募集しています」より「未経験でも⚫︎⚫︎ができるシステムエンジニアになれます」といった件名の方が、具体性があり開封率が高くなります。

誰に、何を、どのようにという部分を具体化して件名に盛り込むことで、開封したくなる件名へと変わります。

まとめ

今回の記事では、弊社アールナインが作成したスカウトメールの例文や、スカウトメールの重要性、基本の型、作成のポイントなどについて解説いたしました。

冒頭にもお伝えしたように、ダイレクトリクルーティングはスカウトメール1つで大きく成果が変わります。

ただ、スカウトメールの作成にはノウハウが必要とされ、一定の労力もかかります。

そういった課題を解決できるよう、弊社ではダイレクトリクルーティングの代行も承っております。

弊社では、高い返信率を誇るスカウトメールの作成も含めて、ダイレクトリクルーティングの代行全般を承っておりますので、リソース不足で悩む企業様はお気軽にご相談ください。

アールナインの採用代行サービスはこちら

【新卒・中途】ダイレクトリクルーティングに使える「スカウト送信管理シート」(エクセルフォーマット)
【新卒・中途】ダイレクトリクルーティングに使える「スカウト送信管理シート」(エクセルフォーマット)
◆スカウトメールの重要性
・スカウトメールの平均返信率は20%程度
・スカウトメールの返信率の決め手
◆スカウトメールの基本の型
・スカウトメールの基本の型
・個別文章
・会社概要
・仕事(職種)の魅力
・結びのことば
◆アールナイン作成の新卒向けスカウトメール例文【テンプレートとしても使える】
・アールナイン作成のスカウトメール例文
◆返信率の高いスカウトメールを作成する7つのポイント
・マイナスイメージにつながるワードを使わない
・候補者に興味を持っていることを示す
・ペルソナ1人だけに届ける文面を作成する
・候補者の興味を想像しメールに盛り込む
・会社のビジョンを伝える
・分かりやすい文面となっているか確認する
・読みたくなる件名にする