大学訪問の流れをアポイント取得例と合わせて徹底解説【新卒採用のコツ】

大学訪問の流れをアポイント取得例と合わせて徹底解説【新卒採用のコツ】

大学訪問の流れをアポイント取得例と合わせて徹底解説【新卒採用のコツ】 640 427 株式会社アールナイン

新卒採用を行う際に、大学訪問を行っていますか?

大学訪問を成功させなければ、優秀な人材を獲得できる機会を逃してしまいます。

優秀な人材は競合他社も欲しがる人材です。

大学訪問をして早めに対策しておかなければ、学生の関心を自社に向けることはできません。

新卒採用を効率的に行うには、大学訪問のポイントを押さえて募集率を上げる必要があるのです。

この記事では大学訪問の流れアポイント取得例を紹介しながら解説していきます。

アポイント取得例を参考にして、大学訪問を行ってみましょう。

大学訪問とは?

大学訪問とは、大学のキャリアセンターや就職支援室に訪問して求人票やパンフレット・会社案内を置いてもらうこと。大学訪問は、新卒採用を効率化させるために行う採用活動の一環です。

大学内に求人票やパンフレットを置いてもらうことで、学生に自社を認知してもらえます。

また、大学と信頼関係を構築していけば、学内合同説明会など就職イベントに参加させてもらえ、学生にアプローチできる機会が増えるでしょう。

更に、教授や就職担当者と仲良くなれば、学生に自社を推薦してもらったり紹介してもらったりして大学生からの応募率を上げる事ができます。

大学訪問は、新卒採用を効率化させるために大切な採用活動なのです。

大学訪問経路は3種類

大学訪問をする際に、アポイントを取得して訪問する先は大きく分けて3種類あります。

キャリアセンター

学生の就職やキャリア支援を行っている場所です。別名就職課とも呼ばれる就職支援センター。

イメージとしては学生のためのハローワークのような場所です。

多くの大学は、企業受付がキャリアセンターになっているので、どこにアポイントを取得していいか分からない時にはキャリアセンターに連絡してみましょう。

研究室

大学にある各研究室の教授にアプローチします。各研究室の中から、自社が求める人材が在籍している研究室にアプローチしてみましょう。

または、自社のOB・OGの出身研究室にアプローチすると、教授と円滑に話ができます。

OBやOGがいる場合は、OB・OGに大学訪問に行ってもらうか、担当者に同行してもらうと教授と良好な関係を築きやすくなります。

就職担当教授

就職担当教授は、担当している学部学生の就職支援やキャリア形成をマネジメントする存在です。

就職担当教授とコンタクトを取っておけば、学生推薦や求人票の受付などの対応をしてもらえるかもしれません。

アポイントを取得する際には、教授にお世話になったOB・OGの人脈を借りるか、大学ホームページから直接アポイントを取る方法しかありません。

大学訪問において、就職担当教授に挨拶して関係性を築いておくと、新卒採用の心強い味方になるので、アポイントを取得しておきましょう。

大学訪問の目的

大学訪問を行う理由は、今後大学から一定数の応募を確保して新卒採用を効率的に行うためです。

パンフレットや求人票をキャリアセンターや就職支援室に置いてもらうことで、学生に自社を認知してもらえます。

大学訪問をして、大学内に自社の存在・魅力が伝わり、OB・OGが増えれば、今後その大学から自社を志望する学生が増えていくでしょう。

結果として、大学訪問は、毎年一定の応募数を確保することに繋がるのです。

更に、学内合同企業説明会・セミナーなど就活イベントに呼ばれると、大学の学生たちに自社の魅力を伝えやすくなり、応募率を向上させることができます。

大学訪問は、早期採用、優秀な人材を早めに押さえることに繋がるので、ぜひ活用しましょう。

大学訪問の流れとは?

大学訪問をする際には、むやみに訪れてはいけません。

大学訪問は、まず事前準備を整えアポイントを取得してから訪問します。

新卒採用のために大学訪問をする際の流れを確認しておきましょう。

大学訪問の流れは、次の通りです。

ペルソナ選定

まず大学訪問をするために、どのような人物像・学生を新卒採用のターゲットにするのかペルソナを選定しておきます。

自社が求める人物像を会議で話し合い、「どのような学生を新入社員として迎えたいか?」スキルや経歴・人柄などを詳しく選定しておきましょう。

ペルソナが決まれば、出身大学や学部学科、専攻分野や得意分野、サークル活動や部活動での役割やポジションなどから、どのような経歴・所属をしている学生なのかターゲット学生像を見極めていきましょう。

訪問大学選定

ペルソナ選定が終われば、訪問する大学を選定しましょう。

ペルソナとなったターゲット層が多く在籍する大学を選定することで、求めるターゲット層にアプローチできます。

大学訪問が初めての場合は、会社近隣にある大学や社員の出身校を訪問大学として選定しましょう。

会社近隣の大学であれば、在籍している学生は会社周辺の土地勘があり、通勤圏内に住んでいる可能性も高く、応募を検討してくれるかもしれません。

また、社員の出身校を訪問大学にするとOB・OG訪問ができるので、大学側と信頼関係を培いやすくなります。

できるだけ自社が求める学生が多く在籍している大学を選定しましょう。

求人票・パンフレット作成

大学訪問は、求人票やパンフレットをキャリアセンターや就職支援室に置いてもらうことが第1の目的です。

そのため、手ぶらではなく求人票・パンフレットを持参する必要があります。手ぶらで訪問しないように、訪問大学が決まれば事前に求人票とパンフレットを作成しておきましょう。

数多くある求人票・パンフレットの中で、学生の興味を惹くキャッチコピーや強みが必要です。

求人票やパンフレットで学生の興味を惹いて、応募率を増加させましょう。

アポイント取得

大学訪問の際には、アポイントを取得してから訪問します。アポイントなしの訪問は、社会人として失礼に当たるのでやめてください。

アポイント取得先は、キャリアセンターか各専攻分野の教授宛など、自社が求めるターゲット層の学生に合わせましょう。

文系の場合はキャリアセンター理系の場合は教授宛にアポイントを取ることが多いようです。

多くの大学はホームページに「企業向け情報」などを掲載していますので、チェックしてアポイント取得方法を確認しておきましょう。

アポイントを取得した後は、アポイント当日に用意しておいた求人票とパンフレットを持参して、大学を訪問しましょう。

大学訪問時のアポイントの取り方

大学訪問は、担当者にアポイントを取ることから始まります。

ペルソナ選定や求人票作成などの大学訪問に向けた準備はありますが、実質的に大学訪問が始まるのはアポイント取得からです。

大学の担当者にアポイントを取れなければ、大学を訪問できません。

大学訪問前にアポイントを取る方法を、取得例を参考に確認しておきましょう。

メールでのアポイント取得例

大学訪問のアポイントは、メールで取得するケースがあります。

大学によっては、電話の回線が混み合うのを避けるため、面識のない初見企業は、メールでのアポイントをお願いしていることがあるのです。

メールでアポイントを取得する際には、以下のような文面でメールを送りましょう。

アポイント取得メール例文

件名:

就職支援課ご訪問のお願い【株式会社◯◯採用担当】

本文:

◯◯大学 就職支援課

◯◯様(名前が分からない際には就職支援担当者様)

突然のご連絡で失礼致します。

株式会社◯◯ 人事部

採用担当をしております◯◯と申します。

このたびは貴学の学生さんに弊社求人票のご案内をさせていただきたくご連絡致しました。つきましては、お忙しいところ大変恐縮ですが一度就職支援課にお伺いし、ご挨拶をさせていただけないでしょうか?

当社には、貴学出身の社員が3名活躍しております。いずれも入社5年以内の若手ですが、責任感が強く今後当社を牽引していく人材だと判断しております。

優秀な人材が揃っている貴学より、ぜひ今年も学生さんを採用させていただければ幸いです。下記日時のいずれかにてご挨拶に伺えればと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。

  • ◯月10日(木)12:00〜19:00間
  • ◯月11日(金)12:00〜19:00間
  • ◯月13日(月)9:00〜13:00間、16:00〜19:00間
  • ◯月14日(火)12:00〜19:00間
  • ◯月16日(木)9:00〜19:00間

上記日程で難しい場合は、候補日をご提示頂ければ日程を調整致します。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

◯◯(署名)

 件名で、大学訪問の内容と分かるよう企業名と内容を伝えておきましょう。

また、社員にOB・OGがいる大学には、その旨を伝えておくと大学訪問を円滑に進められます。

大切なポイントは、メールがテンプレートではなく、その大学に向けたメールだと分かるようにアポイントメールを作成することです。

アポイント日時はできるだけ複数日を選択できるよう、空いている日程を記載しておきましょう。人間は、複数の選択肢があれば、選択したくなる心理が働くものです。

それでも提示した日時で都合が悪い場合は、調整する前向きな姿勢を示しておきましょう。

メールでアポイントを取る際に、大切なことは「大学側の都合を考慮した分かりやすいメールを送る」ことです。

自社の魅力を長々と記載したり企業の歴史や理念を記載したりして、メールが無駄に長くなることは避けましょう。

長いメールより短いメールの方が、忙しい大学の担当者も読んでくれます。

大学担当者の気持ちになって、読みやすく相手の気持ちを汲んだ失礼のないアポイントメールを送りましょう。

電話でのアポイント取得例

大学訪問のアポイントを電話で取得する際には、担当部署に連絡しましょう。

担当部署の連絡先が分からない場合は、キャリアセンターや代表電話から引き継いでもらっても問題ありません。

連絡先を調べる際には、大学のホームページから、部署や学部の連絡先が記載されていないか確認しておきましょう。

電話でのアポイント取得例は以下の通りです。

アポイント電話の会話例

お世話になっております。

◯◯株式会社 採用担当の◯◯と申します。

このたびは貴学の◯◯学部からぜひ学生さんを採用させていただきたく、ご連絡差し上げました。恐れ入りますが、就職担当課の◯◯様はお手隙でしょうか?

担当者が不明、もしくは大学ホームページに予約日程が掲示されている場合:

このたびは貴学の◯◯学部からぜひ学生さんを採用させていただきたく、ご連絡差し上げました。恐れ入りますが、◯月10日、11日のいずれかでキャリアセンターを訪問させていただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか?

都合が合い訪問できる場合:

お忙しいところ、ありがとうございます。それでは◯月10日の15時にお伺いさせていただきます。当日は、どうぞよろしくお願い致します。

都合が合わない場合:

かしこまりました。それでは、メールにて会社案内をお送りさせていただきます。お手隙の際にご確認いただければ幸いです。また後日ご訪問の相談をさせていただきますので、どうぞよろしくお願い致します。

電話では、要件を簡潔にまとめることが大切です。

長電話で担当者の時間を頂くより、訪問した際に直接話をする方が好印象を与えます。

まだ会ったことがない顔も分からない電話の段階では、どれだけ話をしても好印象を与えにくいでしょう。

担当者名が分かれば担当者に繋いでもらい、分からなければ所属部署の担当者宛に電話を引き継いでもらいましょう。

大学訪問のアポイントは多いので、大学側と都合が合わず担当者に繋がらないケースもあります。

アポイントを取得できない場合は、大学側の都合を考慮して、後日改めて電話しましょう。

大学側と、良好な関係を築きながら大学訪問のアポイントを取ることが大切です。

大学訪問の導入事例

自社に大学訪問のノウハウがない企業は、新卒採用が難航してしまいます。

大学訪問の経験がある企業でも、支社によって大学訪問の成果にバラつきがあればノウハウは不十分でしょう。

大学訪問で新卒採用を効率化させるためには、短期間ではなく少なくとも1〜2年ほどの長期間のフォローが必要となり、かなりの時間と労力を要します。

そこで、採用担当者だけでは充実した大学訪問が難しい場合は、大学選定を行う段階からノウハウと実績豊富な採用アウトソーシングサービスに戦略支援を受ける方法もあります。

アールナインでは、人材領域のプロが採用業務を代行させていただきます。大学訪問の目的に応じた戦力設計から大学側との信頼関係の構築まで、採用のプロフェッショナル約650名がサポートします。

ノウハウのない企業でも、経験豊富な採用のプロからのアドバイスと、マニュアルによって大学訪問を内省化することが可能です。

実際、大学訪問未経験の企業が2ヶ月で186校もの大学を訪問した実績があります。

もちろん大学訪問だけでなく、訪問のためのアポイント取得スクリプト・訪問時のヒアリングリストの作成や訪問後のシート作成など、充実したサポート付きです。

大学訪問を検討している方は、アールナインの採用アウトソーシングを利用して、大学訪問を成功させましょう。

参考URL:株式会社アールナイン|学校訪問 事例

まとめ

大学訪問を成功させるコツは、事前の準備とアポイント取得が重要になります。

採用したいターゲット学生像を明確にして、訪問大学を選定しましょう。訪問大学の選定は、ターゲット層の学生が多く在籍している大学や学部・学科、会社近隣の大学や社員の出身校がおすすめです。

学生に興味を持ってもらうために、求人票やパンフレットは一目で興味を惹けるキャッチーな工夫が求められます。競合他社と差別化を図り「この企業で働いてみたい」と、学生が興味を持つ魅力を伝えましょう。

また、大学のアポイント取得方法は、メールと電話の2種類です。どちらかの方法でアポイントを取得する際も、大学側の事情を考慮して簡潔に要件だけを伝えてアポイントを取りましょう。

大学訪問が初めての企業は、アポイントの取得例を参考にアポイントを取ってみましょう。

大学訪問は、アポイントを取得して大学の担当者と関係を構築することから始まります。

まずはアポイントを取得して、大学訪問を成功させましょう。

◆大学訪問とは?
・大学訪問経路は3種類
・大学訪問の目的
◆大学訪問の流れとは?
・ペルソナ選定
・訪問大学選定
・求人票・パンフレット作成
・アポイント取得
◆大学訪問時のアポイントの取り方
・電話でのアポイント取得例
◆大学訪問の導入事例