フォローアップ面談とは?【効果を高める8つのコツも解説】

フォローアップ面談とは?【効果を高める8つのコツも解説】

フォローアップ面談とは?【効果を高める8つのコツも解説】 640 427 株式会社アールナイン

「新入社員にフォローアップ面談をしている会社は多いけれど、どんな内容か詳しく分からない」

「フォローアップ面談をする目的を知りたい」

「フォローアップ面談では何を話せばいいか知りたい」

このように「フォローアップ面談」という言葉を聞いたことはあるものの、実際に何を、どのように行えばよいか分からないという人事担当者や現場責任者の方も多いのではないでしょうか。

「フォローアップ面談」とは名前の通り、入社した社員が活躍していけるようフォローするための面談です。

フォローアップ面談を育成の仕組みとして取り入れることで、新入社員の成長を促進させ、自社での定着率を高めることができます。

今回はフォローアップ面談の概要やフォローアップ面談の目的フォローアップ面談の効果を高めるコツなどについて解説していきます。

この記事からフォローアップ面談に関する正しい知識を得て、自社の育成の仕組みにフォローアップ面談を取り入れていきましょう。

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フォローアップ面談とは

フォローアップ面談とは、新入社員に現在の状況や課題などをヒアリングし、新入社員がより活躍していけるようサポートするための面談です。

フォローアップ面談は、入社後、あらかじめ決められたタイミングで実施されます。各タイミングでの新入社員の成長や悩みを把握し、上司や人事がフォローを行っていきます。

フォローアップ面談を通して、新入社員の悩みや課題を解決し、新入社員がさらに前へ進んでいけることを手助けします。

フォローアップ面談が他の面談と異なるポイント

他の面談では、業務のフィードバックや評価を目的とすることが多いですが、フォローアップ面談は新入社員の課題解決を最重要ポイントとしています。

フォローアップ面談は、企業側からの指示・命令といったものではなく、新入社員が現状どのポイントにいて、何を感じ、どのように次へ進んでいけばいいかを考えます。

フォローアップ面談は、新入社員を軸に話を進めていく面談であることを覚えておきましょう。

フォローアップ面談の3つの目的

続いて、フォローアップ面談の目的について解説していきます。

フォローアップ面談を意味のあるものにするためには、目的意識を持つことが大切です。

しっかりと目的を理解して、価値ある機会としていきましょう。

新入社員の悩みの把握

フォローアップ面談の1つ目の目的は、新入社員の悩みの把握です。

新入社員が入社後に何を感じ、どのような壁に直面しているかをヒアリングしていきましょう。

業務の悩みや人間関係の悩み、キャリアの悩みなど、新入社員が抱える悩みは個々によって異なります。

新入社員が自分から全て話してくれるケースもあれば、面談担当者が順を追って質問して、整理しながら悩みを浮き彫りにしていくことが必要な場合もあります。

そのため、面談担当者は新入社員の悩みを把握できるようになるため、新入社員が抱えやすい悩みの傾向を知ることや質問力を磨く必要があります。

新入社員の悩みの解決

フォローアップ面談の2つ目の目的は、浮き彫りになった新入社員の悩みを解決することです。

悩みを抱えたままでは、新入社員は業務でパフォーマンスを発揮することも、成長していくこともできません。

新入社員の悩みには、早急に対応していくことが必要です。

面談担当者は、自分1人で対応できる課題であるのか、周囲に協力を仰ぐ必要があるのかを判断し、素早い行動をとらなければなりません。

1つの悩みを解決することができれば、新入社員との信頼関係も深くなり、今後も相談をしてもらいやすくなります。

新入社員に現状の課題をクリアしてもらうためにも、全力で課題解決のフォローをしていきましょう。

新入社員のキャリアステップを明確にしていく

フォローアップ面談の3つ目の目的は、新入社員のキャリアステップを明確にしていくことです。

現在の悩みを解決することも大事ですが、さらに未来の話をしていくことも大切です。

新入社員がどのようなキャリアステップを描いているかをヒアリングし、そのために必要な要素や機会の提供、企業側がフォローできることなどを話していきましょう。

理想のキャリアへの道が明確になることで、新入社員はやるべきことに集中できモチベーションも高まります。

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フォローアップ面談でヒアリングすべき3つの内容

続いて、フォローアップ面談でヒアリングすべき内容について解説していきます。

フォローアップ面談の目的を達成するためには、確認すべきポイントがあります。

しっかりとポイントを押さえて、フォローアップ面談を進めていきましょう。

普段の業務状況について確認する

フォローアップ面談では、普段の業務状況について確認しましょう。

新入社員として入社し、初めての業務に取り組んだ際、業務の進め方に対して思うことや、上手くできないこと、内容が理解できないことなどがあるはずです。

普段の業務状況についてヒアリングすることで、業務を行う際に抱えている問題を解決できたり、成功体験に自信を持たせて今後のキャリアステップへとつなげることができます。

職場の人間関係について確認する

フォローアップ面談では、職場の人間関係についてもヒアリングしましょう。

同僚との関係や先輩社員との関係、上司との関係など、新入社員が人間関係で問題を抱えているケースは多いです。

人間関係に問題を抱えていると、業務パフォーマンスを最大化することはできません。

また、人間関係の問題が大きくなれば、早期退職へとつながる可能性も高くなります。

そのため、問題が大きくならないうちに人間関係の悩みについてもヒアリングし、早急に対処していく必要があります。

人間関係の悩みは、第三者が間に入ったり、チーム編成を変えるなどして解決できることも多くあります。

フォローアップ面談では、社内での人間関係についてもしっかりとサポートしていきましょう。

今後のキャリアビジョンについて確認する

フォローアップ面談では、新入社員の「未来」についても話すことが大切です。

新入社員がどのようなキャリアを目指すのかをヒアリングし、そのために必要なアクションについて話しましょう。

また、企業側が新入社員に対して、どのような動きを求めるのかを伝えることも必要です。

新入社員が理想とするキャリアビジョンと、企業が社員に求める動きの双方を話し合って方向性を揃えていきましょう。

進んでいく方向性が固まることで、新入社員のモチベーションも高まり、理想のキャリアに向かい一直線に成長していけるようになります。

フォローアップ面談の効果を高める8つのコツ

最後に、フォローアップ面談の効果を高めるコツについて解説していきます。

フォローアップ面談を行う際、いまから解説するポイントを押さえることにより、面談の効果は変わってきます。

フォローアップ面談を価値あるものとするため、重要ポイントを押さえていきましょう。

あらかじめ決めた定期的なタイミングで行う

フォローアップ面談は、定期的なタイミングで行うことが望ましいでしょう。

理想は、入社から1ヶ月後、3ヶ月後、6ヶ月後、12ヶ月後に実施することです。

新入社員は、入社直後から数ヶ月の間が特に疑問や不安が生じやすいため、1ヶ月後、3ヶ月後と短いスパンでフォローアップ面談を実施していきます。

その後は、フォローアップ面談で話した内容を日常の行動に落とし込みながら、ある程度スパンをあけて進捗を確認していきます。

もちろん、早急に話すべき必要がある場合や、新入社員から面談をして欲しいという申し出があった場合は、上記のタイミング以外でも面談を実施するといいでしょう。

あくまで定期的なタイミングはベースの設定であることを理解し、必要に応じて適宜対応していきましょう。

新入社員が本音を話しやすいよう、日常からコミュニケーションをとる

フォローアップ面談で、新入社員に本音を話してもらうためには、日常から信頼関係を築いていくことが大切です。

「フォローアップ面談で多くを話してくれない」という場合、新入社員と面談担当者の間に信頼関係が構築されていない可能性があります。

日頃から声をかけたり、質問や相談を受けやすい体制を作ることで、新入社員との信頼関係も築かれていきます。

フォローアップ面談で新入社員が思っていることを話せるよう、日常からコミュニケーションをとるようにしていきましょう。

面談担当者は喋りすぎず、新入社員が話せる環境をつくる

フォローアップ面談は、新入社員が主役の面談です。

トップダウンで指示・命令をするための面談ではなく、新入社員のフォローを目的とした面談であることを忘れてはなりません。

面談担当者が一方的に伝えたいことだけを話したり、過去の自分の経験を延々と話してしまうのは良くありません。

フォローアップ面談では、面談担当者が多く話すのではなく、新入社員が思っている本音をいかに引き出せるかがポイントです。

しっかりと聞く姿勢を持ち、新入社員が話しやすいように面談を進めていきましょう。

秘密厳守を約束し、安心してもらう

フォローアップ面談を実施する際は、必ず新入社員に秘密厳守であることを約束しましょう。

面談で話した内容は他言しないと約束することで、新入社員も安心して話すことができます。

面談内容から人事や先輩社員など、他の人の協力を仰ぐことが適切だと判断した場合は、誰に何を話すのか、何故話す必要があるのかを事前に新入社員に伝え、情報共有する了承を得ましょう。

もし、「約束したのに勝手に第三者に話された」となった場合、信頼関係はすぐに崩れてしまいます。

しっかりと情報管理の意識を持って対応するようにしましょう。

状況によっては面談担当者を変える

フォローアップ面談をする際、状況によって面談担当者を変えることも必要です。

例えば、上司との関係性が問題となっている場合、該当する上司が面談を担当しては、新入社員は本音を話すことができません。

新入社員が抱えていそうな悩みによって面談担当者のアサインを判断したり、定期的に面談担当者を変えてみる工夫が必要です。

新入社員の抱えている不満や課題にすぐに対処する

フォローアップ面談でヒアリングした不満や悩みには、早急に対応する必要があります。

不満や悩みを話しても何も対応してくれないとなれば、新入社員と面談担当者との信頼関係はなくなり、今後、新入社員が本音で相談をすることはなくなるでしょう。

フォローアップ面談で相談を受けた際、問題に対してどのような対応をとるのかを明確に伝えましょう。

もし、その場で判断ができない場合も、「一旦持ち帰りとし、⚪︎⚪︎までに対応策について返答する」など具体的なアクションを伝えることが大切です。

曖昧な返答でうやむやにせず、しっかりと解決へと進めていくようにしましょう。

周囲の協力も得て、課題解決に取り組む

フォローアップ面談でヒアリングした新入社員の悩みの全てを、面談担当者が1人で抱えこむ必要はありません。

面談担当者1人では解決できず、周囲の協力が必要となるケースもあります。

経営陣や人事担当者に相談が必要なケースや、他の社員の協力が必要となることもあるでしょう

そのような場合は、相談してくれた新入社員に他の人に協力を求める必要があることを伝え、情報共有する旨の了承を得て、周囲と協力しながら問題解決へと取り組んでいきましょう。

事前にチェックシートに質問をまとめ、円滑に進められるようにする

フォローアップ面談を実施する際は、事前準備が大切です。

事前にチェックシートに質問内容をまとめ、面談の際スムーズに話が進められるようにしておきましょう。

また、前回話した内容についても、すぐに確認をできるようにしておくことが必要です。

面談当日は、新入社員の話に集中できるよう、事前の準備を怠らないようにしましょう。

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まとめ

今回は、フォローアップ面談の概要やフォローアップ面談の目的、フォローアップ面談の効果を高めるコツなどについて解説いたしました。

新入社員が抱える問題の多くは、フォローアップ面談を通して解決へと進めることができます。また、ポイントを押さえてフォローアップ面談を行うことで、新入社員の成長を促進し、自社への定着率を高めることにもつながります。

今回解説したポイントをしっかりと押さえて、定期的なフォローアップ面談で新入社員をサポートしていきましょう。

◆フォローアップ面談とは
・フォローアップ面談の3つの目的
・新入社員の悩みの把握
・新入社員の悩みの解決
・新入社員のキャリアステップを明確にしていく
◆フォローアップ面談でヒアリングすべき3つの内容
・普段の業務状況について確認する
・職場の人間関係について確認する
・今後のキャリアビジョンについて確認する
◆フォローアップ面談の効果を高める8つのコツ
・あらかじめ決めた定期的なタイミングで行う
・新入社員が本音を話しやすいよう、日常からコミュニケーションをとる
・面談担当者は喋りすぎず、新入社員が話せる環境をつくる
・秘密厳守を約束し、安心してもらう
・状況によっては面談担当者を変える
・新入社員の抱えている不満や課題にすぐに対処する
・周囲の協力も得て、課題解決に取り組む
・事前にチェックシートに質問をまとめ、円滑に進められるようにする