エージェントコントロール|人材紹介成功の5つのコツを解説!

エージェントコントロール|人材紹介成功の5つのコツを解説!

エージェントコントロール|人材紹介成功の5つのコツを解説! 640 480 株式会社アールナイン

「エージェント(人材紹介会社)からなかなか紹介があがってこない」

「毎回ミスマッチな人材を紹介される」

「エージェント(人材紹介会社)とのコミュニケーションに時間が割けない」

このように、エージェント(人材紹介会社)を上手く活用したいけれども次々と課題が生じて業務が滞っていませんか?

実は、エージェント(人材紹介会社)とのコミュニケーションを改善すれば課題のほとんどは解決できます。

今回はエージェントコントロールとは何か、人材紹介を成功に導くコツを解説します。

この記事を読めば

  • エージェントコントロールの必要性
  • エージェントをうまく活用できない理由
  • エージェントコントロールで採用を成功させるコツ
  • エージェントコントロールサービスのメリット・注意点

を知ることができます。

エージェントを活用して採用を成功させるためにやってはいけないことを避け、やるべきことを実践できます。

ぜひ最後までご覧ください。

【Webセミナー】人材紹介会社から質の高い人材を紹介してもらうために、人事が持つべき3つの観点とは
【Webセミナー】人材紹介会社から質の高い人材を紹介してもらうために、人事が持つべき3つの観点とは

エージェントコントロールとは?

エージェントコントロールとは、エージェントと連携をとりスムーズに採用活動を行うことです。

またエージェントコントロールを企業とエージェントの間に入って行うサービスもあるので、そのサービスを利用することを指す場合もあります。

少子高齢化や労働人口の減少が進行している現代では、ただ人材紹介会社に依頼するだけで採用につなげるのは難しくなっています

そのためエージェントとの関係性を見直し、パートナーシップを築くことの重要性が注目されています。

なぜ、エージェントコントロールをする必要があるのか?

前述したように、人材紹介会社と契約したからといって「あとはお願いします」と全てエージェントに任せっきりで結果を求めるのは難しいでしょう。

というのもエージェントが抱えるクライアントの数は多く、ご存じの通り多くのエージェントで成功報酬型を採用しているということが関係しているからです。

エージェントに必要な情報を公開しないまま全く連絡を取らず放置していませんか?

優先して候補者に紹介されるのは、「注力企業」といわれる

  • 採用人数が多い
  • 競合との差別化ができている
  • 企業の情報が手元に多い

といった企業の求人です。

より短時間で、効率的に人材を採用したいのであればエージェントにとっての「注力企業」になる必要があります。

エージェントからの紹介がうまくいかない理由

そもそも、「エージェントから紹介があがってこない」「理想の人材とかけ離れた人材を紹介される」といった問題が起こる原因は何でしょうか?

依頼している側からすれば憤りを感じるのもわかりますが、ここは一度エージェントの立場に立って考えてみましょう。

彼らの考えや行動を理解できれば、彼らに対してすべきこととそうでないことも見えてきます。

下記で詳しく解説していきましょう。

「注力企業」以外に割ける時間が少ない

当然ですが、エージェントも経営を続けていくためには利益を生まなければなりません。

ご存じの通り、企業は紹介してもらった人材を採用した場合エージェントに報酬を支払うことになります。

エージェントは利益を発生させるために多くの人材を企業に紹介しなければならないのですが、エージェントのアドバイザーごとに割り振られる担当企業の数は100社程度になることもあります。

そして企業だけでなく候補者とも面談をしていることも忘れてはいけません。

そう考えると、限られた時間の中で全ての企業に分け隔てなく人材を紹介するのは至難の業えます。

必然的に、比較的紹介しやすい企業へ注力することになるでしょう。

つまり企業は注力企業(採用が決まりやすく、報酬を多くもらえる企業)と認識されなければならないのです。

企業とうまく連携がとれない

エージェントの注力企業に入れない企業の特徴として、「うまく連携がとれない」が挙げられます。

その理由は、候補者に紹介するために必要な企業の情報がわからない状態では薦めることも難しいうえ、選考に進んだとしても採用につながらない可能性が高いからです。

エージェントと連携をとるために、

  • コミュニケーションを密にとる
  • 採用要項や選考基準を伝える
  • 企業が真剣に採用活動に取り組む
  • 選考後の合否およびその理由を明確(詳細)に伝える

上記を意識するだけでも、企業の特徴を理解して最適な人材を紹介してもらいやすくなります。

必要なことを伝えてあとは任せようと思っている方が多いかもしれませんが、連携をとって採用を成功させるためには採用活動を進めていく中でのこまめな情報共有がとても重要です。

エージェントの「注力企業」になるためにやるべきこと

注力企業になるためには、エージェントと連携をとることが大切だと前述しました。

ここでは、より具体的な方法をご紹介していきます。

エージェントをパートナーとして共に取り組む姿勢を見せる

企業が採用活動に真剣に取り組んでいる姿勢を見せましょう。

エージェントも1人の人間なので、業者や下請けとして下に見られてしまってはモチベーションが下がってしまいます。

業者として扱われている場合、コミュニケーションも一方的になりがちなので「具体的にどうしたいかもよくわからないし、紹介しづらいんだよな…」と注力する対象からは除外されてしまうでしょう。

本来はエージェントをパートナーとして考えるべきで、採用活動を成功させるぞ!という意欲を見せ、協力を求めるべきです。

今一度、エージェントとの関係性を見直してみましょう。

なるべく多くの情報を共有する

エージェントが候補者に企業を紹介するにあたって必要最低限である

  • 経営理念
  • 募集要項
  • 労働条件
  • 福利厚生

をはじめ、採用に必要な情報をなるべく多く共有しましょう。

企業の未来の姿や採用ターゲット・ペルソナをエージェントも具体的にイメージできると良いでしょう

候補者に迅速かつ柔軟な対応をする

近年、「候補者体験」という言葉が注目を集めています。

候補者が企業を認知してから入社するまでのプロセスの体験を、より良いものにすることが重要だと考えられているのです。

その理由は2つ考えられます。

  • 売り手市場が続いており、企業が候補者を「選ぶ」のではなく候補者に「選ばれる」時代になっている
  • インターネット・SNSの普及によって応募や選考に関する情報が共有されるようになった

今は口コミサイトなどの第三者の体験談を参考にしてから、応募する企業を決定するケースも少なくありません。

もちろんエージェントもよい候補者体験の多い企業の方が紹介しやすいので、候補者がマイナスイメージを持たないように面接方法や選考のスピードを見直しましょう。

エージェント向けの説明会を開く

採用要項や企業の採用に対する想いをエージェントと共有する場として、エージェント向けの説明会を開く企業が増えています。

エージェント限定の説明会を開くメリット

  • エージェントが企業の魅力や事業計画の理解度を高められる
  • 複数のエージェントに共有する手間を省ける
  • 定期的に開催することでエージェントに自社の存在を意識づけられる

といったことがあり、候補者への紹介を促して応募につながる可能性を高められます。

自社のことだけを語るよりも同業や近い業界の近況も話したほうが企業をカテゴリ分けできるので、エージェントが候補者に紹介しやすくなるようです。

エージェントにとってはならない行動

紹介料を基準より低く提示する

エージェントに支払う報酬を渋ってしまうのはよくありません。

なぜならエージェントもできるだけ売り上げを多くしたいと思っているからです。

例えば通常35%の報酬で契約しているエージェントに「全エージェントに30%でお願いしているので…」と5%値切りする形で依頼したとします。

たった5%の差ですが、年収400万円の人材が採用された場合には

  • 年収の30%・・・120万円の成果報酬
  • 年収の35%・・・140万円の成果報酬

20万円の差になります。

確かに企業としては少しでもコストを抑えたいところですが、報酬の低さを理由に注力企業から除外されて優秀な人材の紹介が遅れてしまうこともあるので注意が必要です。

コミュニケーションを全くとらない

コミュニケーションをとろうとしないのもよくありません。

前述の通り、エージェントの注力企業に入るためにはコミュニケーションを密にとり、協力する姿勢を見せる必要があります。

コミュニケーションをとらずに何も情報を伝えないままでは、

  • 注力企業に入れない
  • 紹介してもらえない
  • ミスマッチが起こる
  • 離職率が上がる

などデメリットばかりです。

やはり定期的に情報交換して採用の質を上げる努力が必要なようです。

紹介数のノルマを設定する

企業から、「今月は〇〇人採用お願いしますね」などと採用人数をノルマとして提示するのは逆効果です。

指定された人数の採用を目指そうとすると、どうしてもターゲットから少しズレた人材も紹介せざるをえないことがあります。

そうすると結果的に採用にはつながらなかったり採用になってもすぐ離職してしまったりと、企業もエージェントも無駄な人件費をかけることになってしまいます。

お互いのためにも、数値でノルマを提示するのではなく紹介しやすい企業として認識してもらえるように努力する方が効果的でしょう。

エージェントコントロールのコツ5選

ターゲットに合わせたエージェントを選定する

そもそも、採用ターゲットを意識してエージェントを選んでいるでしょうか?

人材紹介会社の数は増加を続けており、2018年には事業所数が22,977に上りました。

この膨大な数から自社に合う会社を選定する必要があるのです。

エージェントごとに強みや扱っている職種が異なるので、それぞれの特徴を知った上で採用したい業種やポジションなどに合わせて適切な会社を選びましょう。

求人情報の内容を精査する

採用要件が2つのみだったり、業務内容の記載が1行で終わっていたりという求人情報ではあまりにも内容が薄すぎます。

「本当に採用する気があるのだろうか…」とエージェントは疑問に感じてしまうでしょう。

また自社にアピールできるような強みや魅力が乏しい状態にもかかわらず、高望みした条件を設定してしまうのも応募が来ない原因になります。

つまり情報が少なすぎたり、応募のハードルが高すぎたりする内容では応募が集まりにくいのです。

候補者が、具体的に自分が働いている姿をイメージできるような情報を盛り込みましょう。

そして必要なスキルや経験はMUSTとWANTで分けて記載すると応募のハードルが下がります。

候補者体験を重視する

既述したように、候補者体験をより良くすることの重要性が高まっています。

圧迫面接や面談時の対応が悪いなどのマイナスイメージにつながる言動は避けたいところですが、もう1つ重要なのが応募から入社までのスピードを上げることです。

連絡の返信や選考結果の連絡が遅いのはとても致命的で、それだけで内定を辞退されてしまったり選考にも進めなくなってしまったりというリスクが高くなります。

なぜなら他の対応スピードが速い企業との選考が進んで、その企業に内定が決まってしまう可能性があるからです。

候補者がいつまでも自社の連絡を待ってくれていると悠長に構えていると優秀な人材を逃してしまうかもしれません。

応募があった際には当日中、遅くても翌日には返信することを意識しましょう。

書類選考も早ければ早いほど内定につながる可能性は上がります。

エージェントに自社のファンになってもらう

お互いの利益のためとエージェントとの関係性を割り切っている企業が多いかもしれません。

しかし人は感情を動かされたときにこそ行動を起こす生き物です。

エージェントが企業理念や採用活動に対する姿勢に共感して企業のファンになってくれたなら、エージェントは人材を紹介したくなるのではと思いませんか?

採用を見送った場合は理由を細かく送ったり、定期的に採用の進捗状況を報告したりするなどエージェントとのエンゲージを高めることも重要です。

エージェントコントロールのアウトソーシングを検討する

ここまで読んでいただいた方は、「エージェントコントロールってやること多いな…」と感じたかもしれません。

確かにスピードを求められたり、定期的にコミュニケーションをとる必要があったりと負担に感じてしまうこともあるでしょう。

しかし、必ずしも全ての工程を自社で行う必要はありません。

エージェントコントロールサービスを利用すれば、企業に代わってエージェントとやりとりをしてくれるので滞りなく採用活動を進められます。

エージェントコントロールサービスを利用するメリット

プロのノウハウで採用の質が高まる

依頼するのは採用ノウハウや経験が豊富なプロなので、特に採用に関する知識が少ない企業は利用するメリットがあります。

プロの視点でエージェントの選定からエージェント向け説明会を開くためのアドバイスなどまで幅広くサポートしてくれます。

候補者が自社にマッチした人材かどうか見極めてくれたり、複数のエージェントとスピーディーにやりとりができたりするので採用の質は確実に高くなるでしょう。

採用担当者の業務を効率化できる

自社の採用担当者が複数のエージェントとスムーズにやりとりをしながら採用活動を進めていくのはとてもハードです。

他の業務を抱える中でスピーディーな対応を求められ、限られた時間と人数でこなさなければならない状況では負担の大きさは計り知れません。

外部にアウトソーシングすれば、採用担当者はその負担を軽減して他の業務に集中できます。

エージェントコントロールサービスの注意点

費用対効果を考えて利用するかどうか決める

エージェントコントロールサービスを利用するには費用がかかります。

  • 自社の採用担当のリソースに余裕がある
  • 採用ノウハウが十分にある
  • エージェントと定期的にコミュニケーションをとれる

上記のような企業ではわざわざエージェントコントロールサービスを利用する必要はないかもしれません。

定期的に進捗状況や成果を確認する

エージェントに依頼するのと同じくエージェントコントロールサービスに業務を丸投げしてしまうと、すれ違いや伝達ミスなどによって採用の方向性がズレてしまう可能性もあります。

自社に採用ノウハウを蓄積するためにも、定期的にエージェントコントロールの担当者とコミュニケーションをとる機会を設けましょう。

まとめ

今回はエージェントコントロールについて、その必要性やエージェントコントロールのコツとしてエージェントを活用する際の課題を解決する方法を解説しました。

エージェントコントロールの業務は多岐にわたり対応の速さも重要なため、自社で行うには負担がとても大きくなります。

採用担当者のリソースにゆとりがある企業は問題なく取り組めると思いますが、実際そのような企業は多くないでしょう。

「自社で行うには人手も時間も足りない…」

「エージェントコントロールをプロに任せたい!」

という方は、当社でもエージェントコントロールの代行サービスを行っておりますのでぜひ一度お問い合わせください。

【中途採用】転職エージェントの活用度チェックシート (エクセルフォーマット)
【中途採用】転職エージェントの活用度チェックシート (エクセルフォーマット)
関連記事 内定辞退の可能性チェックシート(エクセル) 【新卒】大学訪問準備シート