株式会社アールナイン 部下がメールを無視する理由、これが原因かも?!
部下にメールを送っているのに、メールが無視される。
部下からメールが返ってこないのは、単に「忙しいから」というだけではなく、何か他の原因があるかもしれません。
それには「どう反応していいのかわからなかった」というケースもありますが、なかには上司から送られたメールをきっかけに、上司にイラっとするようになり、その後人間関係が悪化した…なんていう話も。
一通のメールで関係がこじれた…ということがないように、今回は部下との円滑なメールコミュニケーションのために、送信する前に一度見直しておきたいことをご紹介します。
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Contents
内容を見直すべき５つのポイント
１．一方的な依頼になっていないか
上司から部下に仕事を依頼するのは当たり前のことですが、忙しいあまり、ついつい端的な要件だけの言葉になってしまってはいませんか。
「A社への提案資料、明日までにまとめて」
「この資料の数字が間違っているから、直して」
たとえばこんな一言だけで、メールで仕事の指示をしていませんか。
このような仕事の依頼は、直接口頭で伝えればもちろん一言で済むものですが、端的な用件だけの事務的なメールゆえに、そのメールに「わかりました」と返信が必要だと思っていないかもしれません。
また、メールでこのような指示だけがくると、受け取った相手は「事務的で冷たい」という印象を受けることがあります。そして「事務的で冷たい相手」だからこそ、「必要以上に関わりたくない」という気持ちから「メールに返信しない」という行動になっていることも。
もちろん日頃コミュニケーションがよく取れている部下であれば、指示だけの端的なメールでも問題はありませんが、日頃あまりコミュニケーションがとれていない部下だとそうはいかないこともあることを知っておきましょう。
実際に、弊社がコンサルティングを行った現場でも、「上司のメールが事務的なのが嫌。だからあまりコミュニケーションをとりたくない」と、事務的なメールがコミュニケーション悪化の原因になっていたこともありました。
「忙しいんだから、部下に送るメールにまで気を遣っていられない」と思うかもしれませんが、メールが一方的な依頼として事務的な印象を与えないようにするためにするのは、難しいことではありません。「クッション言葉」といわれる、たった一言の相手の状況を確認する言葉を添えるだけで、大きく印象は変わります。たとえば、このような具合です。
「忙しいところ悪いけど、A社への提案資料明日までにまとめておいてもらえる？」
いかがでしょう。たった10文字ですが、印象が違うと思いませんか？クッション言葉をうまくつかって、気持ちのよいメールコミュニケーションを心がけてみましょう。
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２．「メールを返信する必要がある」とわかる内容か
「部下がメールを無視する」とはいっても、もしかすると部下は単に「返信が必要なメール」だと思っていないだけかもしれません。
メールの内容は、次に必要なアクションがわかる内容になっていますか？
たとえば、「確認してください」で終わるメールは、「確認したら『確認した』と上司に連絡するもの」と思っていても、部下は「自分で確認したらそれでよい（上司に報告しなくてもよい）」と思っていることもあります。
次にアクションが必要な用件であれば、「いつまでに何をして返信してほしいのか」と部下に求める具体的な行動を明記するようにしましょう。
３．部下からのメールにはきちんと返信しているか
そもそも職場全体が、「メールに反応しない」「メールへの反応が遅い」という雰囲気になってはいませんか。
送ったメールに対する部下の対応が遅い、返信がないという場合には、今まで部下からのメールにきちんと返信していたかどうかも振り返ってみましょう。
部下からのメールには返信がすごく遅くなっていた、あるいは報告だけだから部下からのメールを読めばいいかと思って返信していなかったなどの対応を、自分自身が頻繁に行っていた…ということはありませんか。
日々大量のメールを受信しているような場合は、もちろん返信不要と感じられるものやうっかり忘れてしまったものもあると思います。しかしそれが当たり前になっていると、部下からすれば、自分が送ったメールも返信がないこともよくあるから、上司からのメールも返信しなくてもいい…と思っている場合もあります。
もし思い当たる節があれば、まずは率先垂範。部下のメールにできるかぎり、すぐに返信することから始めてみましょう。
４．注意や指導をメールで送ってしまっていないか
マネジメント上、部下の仕事に注意をしなければならないこともあります。「忙しいから」「なかなか会う機会がないから」といって、その「注意」や「指導」をメールで行ってしまっていませんか。
部下への注意や指導は、対面のコミュニケーションで、物理的な距離が離れていて対面で話すのが難しい場合には電話で…と極力伝えるのが最も効果的です。特に、相手の表情がわからず、感情の「温度感」がわからないメールでは、そこに書かれている「言葉」は、自分が思っているよりも冷たく、強い言葉となります。
「忙しいから」とメールで注意や指導を送ってしまうと、こちらが思っている以上に「注意」や「指導」が深く突き刺さり、「こんなこと言われてムカつく。もうメール返さない」「ショック…。もうメール返さない」となってしまう可能性もあることを知っておきましょう。
５．コメントをつけずにそのままメールを転送していないか
取引先や社内の関連部署からのメールを、「これを部下に対応させよう。内容はみればわかるだろう」と何もコメントをつけずに転送してしまっていませんか。
「読めばわかるだろう」というものでも、メールを送られた本人にとっては、「だから何をしてほしいのかわからない」ということになります。
送ったメールに返信がないときの「送ったメール」が「転送メール」だった場合には、この可能性が大いにあります。部下は別に無視しようと思っているわけではなく、そのメールを受けて自分は何をすべきなのか、よくわからなくて返信しないままになっており、それが結果として上司からみたら「無視している」状態になっているのかもしれません。
メールを転送する場合には、必ず受け取った部下に何をしてほしいのかを一言添えるようにしましょう。
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「そんなつもりじゃないのに」がメールコミュニケーションではよく起こる
口頭ならたった一言でも、声のトーンや顔の表情などから様々な情報が伝わりますが、メールでは相手の考えや感情を理解するための「文字以外の情報」が伝わりません。対面のコミュニケーションだったら、次に自分がリアクションを求められていることがわかるようなことでも、文字だけのメールだとわかりにくくなってしまうこともあります。
さらに、「感情が伝わりにくい」というメールの特性から、メールコミュニケーションは思っている以上に事務的に冷たくなりがちであり、「そんなつもりじゃないのに」という、感情のミスコミュニケーションが起こりやすくなります。それが悪化すると「この上司とはあまり関わりたくないから、メールは返信が必要だと思う時だけ。あとは放置」なんてことも。
こうしたメールならではの特性を踏まえ、「メールで円滑なコミュニケーションを行うためには、対面のコミュニケーション以上の配慮が時には必要」ということを念頭においておくと、部下に送るメールの文面が少し変わり、部下もメールに返信をするようになるかもしれません。
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