合同説明会の集客力を上げるために企業が準備すべきことは3つです

ここ数年、新卒採用市場を取り巻く環境は大きく変化しています。最近ではリファラルやダイレクトリクルーティング等の新たな採用手法も加わり、採用活動の手法として試行錯誤している採用担当の方も多いのではないでしょうか。 

今回はそうした変化の中でも、必ず実施している会社説明会、その中でも合同説明会にフォーカスして事前準備から事後のフォローまでしっかりとお伝えしていきます。

毎年、安定して満足できる人材を採用し続けるためにも会社説明会のチャンスを最大限に活用できるヒントになれば、と思います。 

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事前準備は何をどうすれば？押さえておくべきポイントは？

合同説明会というのは複数の企業が同じ会場内のブースでそれぞれ企業説明会を行う就活イベントです。 

ナビサイトや大学が主催していることが多く、また単独の会社説明会と異なり予約不要、出入り自由なので単独で説明会を実施するよりも、相当多い人数に接触することが出来ます。そうした効率性の面から大手企業はもちろんのこと、中小企業やBtoBの企業等、知名度が一番の課題で集客に苦労する企業にとっては、知名度を上げるチャンスです。 

各社専用のブースで説明会を行うので、学生も企業も時間が許す限り話を聞く事が出来ます。例えば、学生が自ら進んでエントリーするような超大手企業の横にブースを構えることが出来たら、その企業のブースに行くまでに自然と自社の社名が目に入るかもしれませんし、並んでいる学生に声をかけたり、パンフレットを受け取ってもらえるかもしれません。 

合同説明会は自力・他力、両方を活用する大きなチャンスですし、ここでいかに多くの学生に接触しエントリーしてもらうかが、母集団形成、そして採用活動全体に大きく影響しますので、活用できるものは全て活用していかなくてはいけません。 

では、まず事前準備です。 

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1．採用戦略を考える 

採用活動を始める前に、前年度の採用活動の反省をしっかりしましょう。

反省をした上で、自社の強みや弱みは何なのか、市場環境はどうなのか、いわゆるSWOT分析をしましょう。SWOT分析と自社の中期経営計画や人員戦略を照らし合わせて、どんな学生が必要なのか、人材要件を設定しましょう。 

2．出展する合同説明会を選ぶ 

必要な人材要件が明確になったら、どの合同説明会に参加するか選びましょう。

合同説明会の主催者も他の説明会と差別化する為に、ある一定のレベル以上の大学しか参加できないものや、大学限定のもの等、様々なイベントを用意しています。
例えば、女性社員をもっと増やしたいと思っているものの、女性の知名度が極端に低い、等の課題があれば女子学生限定の説明会に参加すればいいでしょうし、優先順位が体力や根性のようなものであれば体育会系学生の説明会に参加すべきでしょう。 

3．何を伝えるか明確にして準備を開始 

人材要件を設定し、どの説明会に出展するかが決まったらまず、全体の採用活動の中でのその説明会の位置づけについて確認しましょう。

参加する合同説明会のゴールや成果物を明確にしておくと、効果の高い説明資料や配布物を準備することが出来ます。例えば、合同説明会はあくまでも認知度の向上や興味喚起が目的であれば会社の成り立ちや将来性、業界や会社で働くやりがい、同業他社との差別点を簡単に伝えればいいでしょう。

そして、自社サイトへスムーズに誘導する為に配布物にはQRコード等を活用した簡単エントリー等のシステムを載せておいて、当日の説明会後にブースに座っているその場で登録を勧誘できるような下準備をしておきましょう。 

その他に採用人数が少なく、自社セミナー等も積極的には行わない企業であればブースの中で簡単な座談会をする等して、選考に引き込む学生の固有名詞化と面接の段取りを進めるのもいいでしょう。

この合同説明会になぜ参加するのか？説明会のゴールは何かをしっかり考えた上で参加するようにしましょう。 

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説明会当日に会場での工夫は？他社と差別化するポイントは？

いよいよ説明会当日です。

当日の流れとチェックポイントは以下です。 

1．レイアウトの確認

当日は会場に入ったらまず、会場のレイアウトを確認しましょう。

学生の動線を確認し、自社が目に止まるように看板を配置する等ブースの装飾を行いましょう。効果効率を考えることが重要です。

2．学生を引き込む 

当日、現場にいる関係者を総動員してブースを盛り上げましょう。

何人必要なのか、誰が必要なのか、という点に関しては、まず「あるべき論」で考えてみるとスムーズです。何人でも人員を割けるとしたらという前提で「○○でブースに引き込みたい」「ブースでも説明会中にビラを配りたい」と書き出していきましょう。チームで討議して、本当にそこに人が必要？それは社員じゃないといけない？等、「なぜ？」を繰り返すことで本当に必要なものが見えてきます。 

3．他社ブースの見学

せっかく様々な会社を見ることが出来るのですから会場を積極的に歩きましょう。自社をさらによりよく進化させることが出来るヒントを見つけることが出来ます。

その時、発信内容だけではなく学生の反応忘れずチェックしておきましょう。学生の反応がいいのはどんな情報なのか知る事が出来ますし、場合によってはその場ですぐに取り入れることが出来ます。  

多数の企業がブースを構えている中で学生の印象に残り、エントリーしてもらうのは至難の業です。そんな中で差別化する為に必要なことは「全方位の準備」と「柔軟に変化させること」です。
人員配置から資料の内容、また他社のブースを確認した後の資料のアップデート等、当日できることは全てやり切りましょう。 

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事後の対応が明暗を分ける！その差は？

合同説明会と面接等の具体的な採用は時間が空いていることが多く、学生の興味を維持し選考に参加してもらわなくてはいけません。 

学生の情報は日々アップデートされ、説明会で会って自社を知ってもらえたから安心、というわけにはいかず、継続的な接触が大切です。かといって、あまりにしつこくすると会社のイメージダウンにもなりかねませんのでさじ加減が重要です。 

例えば、最初に参加する説明会と同日にエントリーできるようにしておくことで、接触した人数とエントリー人数を近づけることが出来ます。 
その後は定期的に会社の情報を発信したり、自由参加のクローズドのイベントを行ったり、採用活動のスケジュールや出展情報を伝えていくなど、忘れた頃にリマインドされるという状況を作ることが大切です。
せっかく出会ったのにエントリーしてもらえなければ、選考のテーブルにすら乗りませんし労力をかけて参加したセミナー自体が無駄になってしまうのです。 

採用活動がうまく行っていない、手詰まり感を感じている、そうしたお悩みのある方は今一度採用活動を原点から見直してみるのも打開策の1つです。 

今年度の採用活動にお悩みなら、是非一度、我々アールナインにご相談下さい。