株式会社アールナイン 【事例つき】たった３分で会社説明会の資料の作り方をお伝えします
この記事を読んでいるあなたは「会社説明会の資料の作り方がわからない」「毎年のように同じ資料を使いまわしている」などの悩みを抱えているのではないでしょうか。
ほとんどの企業が会社説明会の資料をパワーポイントで作成していますが、「うちの会社説明会の資料は完璧！」と自信を持って言える企業はあまり多くないと思います。
この記事では、年間30,000件を超える採用実務を代行している人材領域のプロフェッショナルが会社説明会の資料を作成する際のポイントについて解説します。
この記事を最後まで読んで内容を実践すれば、きっとこれまでよりも格段に魅力的な会社説明会の資料を作成できるようになるはずですよ。
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そもそも会社説明会を実施する目的とは
会社説明会の資料の作り方のポイントについて解説する前に、そもそも会社説明会を実施する目的を正しく理解する必要があります。
なぜなら会社説明会を実施する目的によって、会社説明会の資料の中身が変わってくるからです。
会社説明会の資料を作る目的
合同説明会等は、学生に対するご挨拶、認知を上げる目的なのだから資料にそんなに手をかけなくてもいいのでは？優先順位はそこ？と、担当者から様々な声が聞こえてきそうですが、簡単に会社説明会の資料を作る目的について説明します。
資料はあくまで口頭での会社説明を補助するもの、視覚的に理解するものです。採用担当者は、人前で話す仕事なので好印象かつ話すのが得意な人が多いと思いますので、資料がなくても学生の心を掴むことが出来るかもしれません。
でもだからこそ、説明会の資料作成は後回しになり、毎年マイナーチェンジで足りない部分は話術で補う！という状態になりがちなのです。
しかし、元々話術を持ち合わせている人がいい資料を活用したらどうでしょうか？
説明せずとも鬼に金棒ですね。
超売り手市場、かつ情報が氾濫している今だからこそ『話術＋説明資料の充実』で学生の心を掴む必要があるのです。
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会社説明会の資料がもたらす役割は４つです
視覚的なインパクトを与えることができる
例えば、創業当時の売上が○○千万円で今が△△億円と説明だけで言われるのと、グラフでどれだけ伸びたのかイメージで示されて補足されるのとではインパクトが異なります。
学生は一日でいくつもの企業の説明を聞くので、エントリーしよう！
と思ってもらうためには、何かインパクトを残しておく必要があるのです。
インパクトを与えるためには伝えたいことをシンプルに学生に見やすく作成することを心がけましょう。
配布することによるリマインド効果
いくら上手なスピーカーでも一語一句同じことを話し続けることは不可能です。
資料として作成しておけば、相手によって話の筋を変えずに表現を変える等アレンジすることができるのです。
もし学生に資料を配布するなら、就活生へのリマインド効果にもなります。
情報の統一と正しい理解の促進
インターネットやSNS等、情報量も手段も増えている中で、間違った情報が拡散していっても止めることは出来ません。オフィシャルな会社説明会を実施することで、正しい情報を平等にインプットすることが出来るのです。
また、オンラインの説明会では説明会資料をアップしておくことで、何か知りたいことがあれば、そこに戻ってくれば確認できるというコンタクトポイントの役割も果たします。
説明のメリハリをつけることが出来る
必要な情報を精査した資料だったとしても、スライドごとに優先順位をつけていけば説明のメリハリをつけることができます。
前述した売上の変化は、グラフやイラストを効果的に使えば「売上はご覧のようにこの10年で＊＊倍に成長しています」だけで終わることが出来ます。説明のメリハリをつけることで、受け手側も「ここは重要な所」と判断する事が出来るので、しっかりとインプットすることが出来るようになります。
※母集団形成の手法については、以下の記事で解説しています。
母集団形成とは？ | 新卒採用でおすすめの手法10選を紹介します
魅力的な会社説明会の資料の特徴は３点です
いい資料と悪い資料は何が違うのでしょうか？
簡単に言うと以下の3点です。
優先順位がはっきりしている
伝えたい情報はたくさんあるでしょうが、説明会の目的とゴールをイメージすることで必要な要素は自ずと見えてきます。
「これを知っておいてほしい」ではなく
「今知っておくべき情報はこれ」
「この説明を入れたらもっとわかるかな」は
文字ではなく「図」や「話」で目的から逆算して、「今、必要な情報か？」と常に問いかける癖をつけましょう。
言葉が結晶化されている
多くの言葉を尽くすより一言で伝えた方が伝えたいことは伝わります。
例えば、「毎日誰よりも早く出社し後輩の面倒も見ながら先輩のフォローをしている姿や、大変な時でも常に笑顔を絶やさない姿に好感を抱いています」と長々と話しても、伝えたいことは結局「好き」の2文字に集約されます。
つまり、「一番伝えたいことは？正しく伝える言葉はこれなのか？」と意識して言葉選びをすることが大切なのです。
言葉を結晶化していけば、文字数は減りシンプルに伝わりやすい資料を作ることが出来ます。
図やイラストが効果的に使われている
言いたいことがたくさんありすぎて、小さな文字がごちゃごちゃと書かれているパワーポイントをよく見かけます。
パワーポイントは重要なポイントを視覚的に伝えることに効果的なツールです。
そもそも学生にとってその小さな文字を書き写す事は現実的ではありません。
「伝えたい事に対してその手段（伝え方）は適切かどうか？」と考えればグラフで伝えるべき部分、動画で伝えるべき部分、話術に頼る部分がはっきりしてきます。
例えば、企業理念を伝える為には写真や動画の活用が有効です。
短い言葉に秘められたその背景を映像や音楽の力を借りて企業の存在意義を視覚的・聴覚的に訴えることが出来ます。企業の中長期プランに関しては、グラフと話術を組み合わせれば自社が将来的に目指すところと意気込みを感じさせることが出来ます。
目的と手段、そして効果を考えましょう。
見やすいスライドになっているか
スライドは、会場一番後ろの席の参加者が座った状態でも見えやすいものである必要があります。
どの席に座っても一番下の文字まで見えるように、スライドは上から6～7割くらいの位置までに内容をおさめるようにしましょう。
文字を詰め込みすぎていないか
文字量の多いスライドは、一番伝えたいことが伝わりにくくなり、参加者の記憶にも残りづらくなります。
文字量は出来るだけ減らしてシンプルに。「1スライドに、いいたいことは1つ」の大原則をできる限り守るようにしましょう。
また、文字だけのスライドが続くと参加者も疲れてしまうので、参加者の興味をひくような写真やグラフ、映像などを適度に盛り込むと効果的です。
開始前のコンテンツがあるか
説明会開始までの間に、写真、映像、音楽などで構成された短いコンテンツを流しておくと、会場の雰囲気を良くしたり、参加者の期待を高めたりする効果があります。たとえば、社内の風景を撮影した写真をスライドショーにしてもよいでしょう。コンテンツを用意するのが難しい場合には、音楽を流しておくだけでも会場の雰囲気はよくなります。
参加者に良い印象を持ってもらえるよう、待ち時間も工夫すると良いでしょう。
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資料が完成した後に最終的に確認すべきこと
採用コンセプトに沿っているか
自社の採用ホームページや就職情報サイトのページを作成する際に決定した、採用コンセプト。
会社説明会でも、そのコンセプトに沿った内容になっているかが大切です。参加者は、求人情報を見て良い印象を持ったからこそ、説明会に来ています。しかしいざ説明会に来ても、求人情報で打ち出している内容にほとんど触れられていなかったとしたら…。あるいは、採用ホームページや就職情報サイトでのイメージとあまりにも違っていたら…。
「思っていた企業と違っていた」と、そのギャップから、一気に志望度が低くなる可能性があります。
たとえば、「事業の社会貢献性」をコンセプトに決め、それを訴えるメッセージを採用ホームページや就職情報サイトで発信していたのであれば、企業説明会でもそれに関連する話を軸に、重点的に紹介しましょう。
また、採用ページでも使ったキャッチフレーズを説明会でも使うことで、参加者の記憶に残りやすくなります。説明会では様々な情報を発信することになりますが、その都度大事なところでは採用コンセプトに絡めて情報を発信することが大切です。
プレゼン用のパワーポイントのまとめ方、デザインなども含めて、「説明会が終わったときに参加者が持つ印象（○○な会社だ）」＝「採用コンセプト」に沿った内容になっているかどうかという観点で、説明会での全体的な話の構成を見直してみましょう。
第三者からの評価内容が入っているか
説明会参加者は「企業は自社の良いところばかり伝えるもの」という前提で話を聞いています。
ですので、自社の説明に加えて第三者からの客観的な評価内容（評価機関からの認証・受賞、新聞などのメディアで取り上げられた事例など）があると、説得力が増します。もし第三者からの評価内容があるのに盛り込めていなかった、という場合はぜひ紹介すると良いでしょう。
認証や受賞、メディアで紹介されるなどがない場合には、参考情報として社員の満足度調査、あるいは社員の生の声や、Vokersなどの口コミなどを紹介するという方法もあります。
また、反対によくない口コミ、あるいは業界全体に対するネガティブなイメージがある場合には、その第三者からのよくない評価に対するフォローとして、口頭ベースでそれを払拭するようなポジティブな情報も伝えると「正直に伝えている」という印象を与えることができます。
たとえば、「残業が多いというイメージがありますが、確かに定時に帰れることは少ないですが、週に2～3日は18時に退社しています」など、第三者からの評価に対して客観的な事実を伝えてネガティブな印象を払拭していきましょう。
もちろん、「会社や仕事のことを分かりやすく伝えられているか」なども重要なのですが、上記2点のポイントについては見落とされがちです。「求人情報は変えたものの、説明会の構成は前年までのものを踏襲していた」「第三者からの評価は盛り込めていなかった」という声もありました。「この会社に入社してみたい」「この人たちと一緒に働いてみたい」と思ってもらえる企業説明会にするためにも、このような視点でもう一度、内容をチェックしてみてはいかがでしょうか。
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資料が変われば学生も変わる！？採用が劇的に変化した事例とは？
新任の採用担当マネージャーは、1ターム20分の合同説明会なのに50枚程ある資料を変えることにしました。
聞きやすいスピードは、1枚30～40秒が適性なのに対して20分で50枚は多すぎます。
内容を見ていくと文字数の多さやアニメーション等、多くの修正ポイントを見つけました。
そして最大の課題は、合同説明会で使っている資料と自社単独で行うエントリーシート通過後の会社説明会の資料がほぼ同じだったことです。
合同説明会で聞いたことのある人にとってはリマインドにはなりますが、新しい情報を得ることは出来ません。
元々採用人数が50人程度だったので、採用予定人数から各選考工程に必要な人数を逆算し、どんな選考が必要か、そして各選考工程に遺っているべき人の素養を定義することによって説明会で使う資料をカスタマイズしていきました。
その結果、資料は50枚から20枚に減り、1回あたりの時間を減らすことでより多くの学生に接することが出来るようになり、エントリー数は1.5倍に増えました。
そして段階別、レベル別に説明会を設定して使う資料を少しずつ変えたことで、タイムリーに必要としている情報を伝え理解度の向上に繋がりました。
そうした変化の中で、選考途中に急速に成長する学生も出てきて、学生間の差がわかるようになり選考もしやすくなりました。
『学生の育成と選考』を両方を実現することが出来たのです。
今、その企業は学生が選ぶ就職したい企業ランキングにも入るようになり、人気企業の仲間入りを果たしました。
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会社説明会の案内にも力を入れる！
せっかく素晴らしい説明会資料を準備できても肝心の集客がうまくいかなければ意味がありません。
この記事では、集客率が2倍にUPする会社説明会の案内メールの書き方について解説しているので、ぜひ併せてお読みください。
この記事の監修者:
1999年青山学院大学経済学部卒業。株式会社リクルートエイブリック（現リクルート）に入社。 連続MVP受賞などトップセールスとして活躍後、2009年に人材採用支援会社、株式会社アールナインを設立。 これまでに2,000社を超える経営者・採用担当者の相談や、5,000人を超える就職・転職の相談実績を持つ。
