「やるべきこと」に専念できた。人事が語る、丁寧で柔軟なアールナインの採用代行

• 「日程調整や合否連絡に追われ、採用計画の策定や要件定義、フォロー体制の強化などのコア業務に十分な時間を割けない」
  
• 「採用業務を外注しているものの、スピード感や丁寧さに課題がある」

採用活動において、上記のような課題を抱える企業は少なくありません。

従業員210名（2025年3月時点）、ポンプや送風機の点検・改修・設置工事などを手掛けるテラルテクノサービス株式会社（東京都文京区）も、その一社でした。

同社は2024年8月より半年間、新卒採用では少人数会社説明会の運営、採用管理システム管理代行、スカウト代行、中途採用ではスカウト代行、書類選考、日程調整、合否連絡など、幅広い業務をアールナインにご依頼いただきました。

「アールナインの迅速・的確・柔軟な対応により、工数を削減しつつ、採用活動の質を向上できた」と話すテラルテクノサービスの採用チームに、サービス導入の背景やその効果について伺いました。

◆水と空気のプロフェッショナルとして、快適な環境を支えるテラルテクノサービス

――改めて、貴社の事業内容を教えてください。

テラルテクノサービス株式会社は、ビルやマンション、飲食店、病院、商業施設、工場など、多様な施設の給排水や空調システムの安定稼働をサポートしています。

具体的には、ポンプや送風機、給水ユニットの点検・改修・設置工事、ろ過システムや空調機器の保守・改修、さらには給排水の管工事や、空調・消防の設備工事など、幅広いサービスを提供しています。 また、24時間の緊急出動体制を整え、迅速な対応でお客様の安心を支えています。

◆目の前の対応に追われ、注力したい業務に向き合えない。柔軟な支援を求め、アールナインの採用代行を選択

――アールナイン導入前の採用活動について、どのような課題をお持ちでしたか？

当時は面接担当1名、応募者対応1名の計2名体制で採用を進めていました。新卒・中途どちらも年間10名以上を採用予定で、月に100名以上の候補者対応が必要であったため、面接調整や合否連絡などに追われ、日々の業務で手一杯の状態でした。そのため、採用計画の策定や要件定義、フォロー体制の強化など、人事として本来注力すべきコア業務に十分な時間を割けていませんでした。

採用管理の一部は派遣スタッフに任せていましたが、時間帯によって対応が不安定になるなどの課題もあり、より安定した体制を求めて採用代行会社の活用を検討し始めました。

――工数不足からコア業務に専念できないという課題に直面し、採用代行の導入を検討されたのですね。最終的にアールナインを選ばれた決め手を教えていただけますか。

複数の採用代行会社を比較検討しましたが、アールナインに決めた一番の理由は「柔軟性」でした。

他社は導入前に業務フローや手順を細かく決める必要があり、見積にも多くの条件や制約がありました。一方、アールナインは基本情報から柔軟に調整していくスタンスだったため、詳細が未定だった当社に非常に合っていました。

業務範囲も都度、相談しながら広げられる点が魅力で、最初は最低限の内容から始めて段階的に依頼を増やしたい、という希望にも応えてもらえました。営業段階から見積修正の対応が早く、導入後も迅速に進められそうだと感じられたのも決め手のひとつです。

◆工数を大幅に削減し、コア業務に専念。「頼んだこと＋α」で応える柔軟かつ迅速な支援

――約半年間、新卒では少人数会社説明会、採用管理システム管理代行、スカウト代行、中途ではスカウト代行、書類選考・日程調整・合否連絡など、幅広くご支援させていただきました。全体を通して、どのような点を評価していただきましたか？

工数削減によってコア業務に専念できるようになったこと、そして柔軟な対応力が本当にありがたいと感じています。

アールナインにお任せすることで、業務工数を大幅に削減でき、非常に助かっています。これまでは日程調整や合否連絡に追われ手が回らなかった業務に、ようやく時間を割けるようになり、現在はインターン施策や研修準備など、より採用の本質的な業務に注力できています。

また、依頼内容に的確かつ正確に対応していただけるのはもちろん、対応範囲の柔軟さもありがたいです。「会社説明会を一新したい」「資料を見直したい」といった相談にも、即座に「できますよ」と応じてくださり、驚きました。

もともと、採用代行会社に対して「依頼されたことを淡々とこなす」というイメージを持っており、当初はそれを期待していました。しかしアールナインは、業務をこなすだけでなく、常にこちらの状況に寄り添いながら、柔軟かつ主体的に提案してくれるため、想像以上でした。

――工数を削減し、コア業務に専念できるようになった点と、柔軟かつ主体的な支援で、評価いただいているのですね。定例ミーティングや日頃のやり取りなど、アールナインの担当者への評価はありますか？

ただ進捗を確認するだけでなく、「こうすればもっと良くなる」「こういう改善ができそう」といった提案を随時いただけるのがありがたいです。こちらが気づいていない課題にも触れていただけるので、単なる報告の場ではなく、採用をより良くするための前向きな議論ができています。

日頃のチャットでのやり取りも非常にスムーズで、何か依頼するとすぐに対応してもらえるスピード感があります。「これお願いできますか？」とTeamsで投げると、気づいたらもう完了していることも多く、対応の早さにはいつも助けられています。

やり取りにストレスがなく、安心して任せられる存在です。

◆説明会・日程調整・スカウト配信まで。“まるで社員のような対応”で採用業務の量・質・スピードを担保

――具体的な支援内容でいうと、月に1000通程度のスカウト配信を代行しています。どのように感じていますか？

自社だけでは到底カバーできないボリュームなので非常に助かっています。以前は週1回の配信が精一杯でしたが、今では毎日送れており、候補者への接点が大幅に増えました。採用担当が少なかったり、兼務だったりすることが多い中小企業だと、この数を安定して送るのはかなり難しいと思います。

「現在ターゲットが枯渇しているので条件を見直したい」といった状況も随時共有いただけるため、常に調整しながら精度の高い運用ができていると感じています。

――学生に対する、少人数の会社説明会も代行しています。こちらについてはいかがですか？

もともとは、決まった資料を読み上げていただくような形式を想定していたのですが、アールナインはまるで弊社の社員かのように自然な話しぶりで、会社の魅力を分かりやすく伝えてくれます。説明を聞いた学生にも、しっかりと内容が伝わっている印象です。

また、説明会に参加した学生の様子についての申し送りも、想像以上に丁寧です。学生の印象や、説明会での質問内容などをコメントで残していただいています。

そのため、学生一人ひとりの特徴や価値観に合わせて、方針を事前に考えることができています。おかげで、面接準備の手間も大きく減り、対応の質も上がったと実感しています。

――日程調整・合否連絡などの代行についてはいかがですか？

非常にスムーズに対応いただいていて助かっています。

特に面接官は、部長や支店長など多忙な方々も含まれるため、日程確定後に変更になることも多く、以前は1人で再調整するのがかなり負担でした。こうした煩雑な調整を、アールナインが丁寧かつ迅速に進めてくれることで、選考全体の流れが格段にスムーズになりました。

以前はエージェントから「もっと選考を早く進めてほしい」といった声を受けることもありましたが、今ではそうした指摘もほとんどなくなっています。

◆採用の“質”と向き合える体制を整え、面接力の強化・中長期施策へも着手。「人手が足りず、やりたいことに手が回らない」企業にこそおすすめ

――これからの採用をどのようにしていきたいと考えていますか？

これまでは採用業務を“回す”ことで精一杯でしたが、アールナインのおかげで業務工数が大きく削減され、“量”だけでなく“質”にもきちんと向き合える体制が整ってきました。

今後は特に、面接での魅力付けを強化したいです。学生に合わせて、人の良さや現場の楽しさなど最適なアプローチで伝えたいです。いわゆる「面接力」の底上げですね。

また、自社にマッチした優秀な人材をより多く集めるため、母集団の“質”にもこだわりたいです。エージェントとの連携も強化し、相談やすり合わせの時間を意識的に確保していくつもりです。

さらに採用特化のHP作成や新しいツールの導入、インターンや研修といった中長期施策にも注力していきたいです。こうした展望も見据えて、今回アールナインとの契約を更新し、お願いする業務量も増やしました。柔軟な対応力やスピード感、常に伴走してくれる姿勢が、継続を判断する決め手となりました。

――継続してご活用いただき、大変うれしく思います。最後に、アールナインはどのような企業におすすめできそうですか？

人手が足りず、やりたいことに手が回っていない企業には、特におすすめです。少人数体制や、管理部門が採用を兼務している企業も多く、日程調整や合否連絡といった基本的な業務だけで手一杯になってしまうケースはよくあると思います。

本来なら、選考の質やスピードの向上、魅力づけなどにもっと力を入れたいはずなのに、できない。アールナインは、まさにそうした企業にぴったりだと思います。

本当に丁寧に寄り添ってくれて、迅速・的確・柔軟に動いてくれるので、安心して任せられる存在です。

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