大学訪問の流れとは？ | 当日の持ち物やマナー、準備について徹底解説

近年、多くの企業が、採用活動に厚みをもたせる一環として力を入れている「大学訪問」。

大学訪問は、自社が求める人物を能動的に獲得できる採用手法です。

大学訪問を活かした採用活動を行うことで、母集団形成が可能となり、応募する人材の質を上げることもできるようになります。

しかしながら、大学訪問に関して、具体的に何を行ったらよいかわからないという採用担当者の方もまだ多くいます。

今回は、実際に採用担当者が大学訪問をした時にするべきことについて解説いたします。

大学訪問時の動きを正しく理解し整理しておくことで、大学訪問当日に慌てることがなくなります。

加えて、大学訪問を成功させるポイントについても解説いたしますので、実際の採用活動に即活かしていただける内容となっております。

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大学訪問の流れとは？

大学訪問をする際には、むやみに訪れてはいけません。

大学訪問は、まず事前準備を整えアポイントを取得してから訪問します。

新卒採用のために大学訪問をする際の流れを確認しておきましょう。

大学訪問の流れは、次の通りです。

ペルソナ選定

まず大学訪問をするために、どのような人物像・学生を新卒採用のターゲットにするのかペルソナを選定しておきます。

自社が求める人物像を会議で話し合い、「どのような学生を新入社員として迎えたいか？」スキルや経歴・人柄などを詳しく選定しておきましょう。

ペルソナが決まれば、出身大学や学部学科、専攻分野や得意分野、サークル活動や部活動での役割やポジションなどから、どのような経歴・所属をしている学生なのかターゲット学生像を見極めていきましょう。

訪問大学選定

ペルソナ選定が終われば、訪問する大学を選定しましょう。

ペルソナとなったターゲット層が多く在籍する大学を選定することで、求めるターゲット層にアプローチできます。

大学訪問が初めての場合は、会社近隣にある大学や社員の出身校を訪問大学として選定しましょう。

会社近隣の大学であれば、在籍している学生は会社周辺の土地勘があり、通勤圏内に住んでいる可能性も高く、応募を検討してくれるかもしれません。

また、社員の出身校を訪問大学にするとOB・OG訪問ができるので、大学側と信頼関係を培いやすくなります。

できるだけ自社が求める学生が多く在籍している大学を選定しましょう。

求人票・パンフレット作成

大学訪問は、求人票やパンフレットをキャリアセンターや就職支援室に置いてもらうことが第１の目的です。

そのため、手ぶらではなく求人票・パンフレットを持参する必要があります。手ぶらで訪問しないように、訪問大学が決まれば事前に求人票とパンフレットを作成しておきましょう。

数多くある求人票・パンフレットの中で、学生の興味を惹くキャッチコピーや強みが必要です。

求人票やパンフレットで学生の興味を惹いて、応募率を増加させましょう。

アポイント取得

大学訪問の際には、アポイントを取得してから訪問します。アポイントなしの訪問は、社会人として失礼に当たるのでやめてください。

アポイント取得先は、キャリアセンターか各専攻分野の教授宛など、自社が求めるターゲット層の学生に合わせましょう。

文系の場合はキャリアセンター、理系の場合は教授宛にアポイントを取ることが多いようです。

多くの大学はホームページに「企業向け情報」などを掲載していますので、チェックしてアポイント取得方法を確認しておきましょう。

アポイントを取得した後は、アポイント当日に用意しておいた求人票とパンフレットを持参して、大学を訪問しましょう。

大学訪問時のアポイントの取り方

大学訪問は、担当者にアポイントを取ることから始まります。

ペルソナ選定や求人票作成などの大学訪問に向けた準備はありますが、実質的に大学訪問が始まるのはアポイント取得からです。

大学の担当者にアポイントを取れなければ、大学を訪問できません。

大学訪問前にアポイントを取る方法を、取得例を参考に確認しておきましょう。

メールでのアポイント取得例

大学訪問のアポイントは、メールで取得するケースがあります。

大学によっては、電話の回線が混み合うのを避けるため、面識のない初見企業は、メールでのアポイントをお願いしていることがあるのです。

メールでアポイントを取得する際には、以下のような文面でメールを送りましょう。

アポイント取得メール例文

 件名で、大学訪問の内容と分かるよう企業名と内容を伝えておきましょう。

また、社員にOB・OGがいる大学には、その旨を伝えておくと大学訪問を円滑に進められます。

大切なポイントは、メールがテンプレートではなく、その大学に向けたメールだと分かるようにアポイントメールを作成することです。

アポイント日時はできるだけ複数日を選択できるよう、空いている日程を記載しておきましょう。人間は、複数の選択肢があれば、選択したくなる心理が働くものです。

それでも提示した日時で都合が悪い場合は、調整する前向きな姿勢を示しておきましょう。

メールでアポイントを取る際に、大切なことは「大学側の都合を考慮した分かりやすいメールを送る」ことです。

自社の魅力を長々と記載したり企業の歴史や理念を記載したりして、メールが無駄に長くなることは避けましょう。

長いメールより短いメールの方が、忙しい大学の担当者も読んでくれます。

大学担当者の気持ちになって、読みやすく相手の気持ちを汲んだ失礼のないアポイントメールを送りましょう。

電話でのアポイント取得例

大学訪問のアポイントを電話で取得する際には、担当部署に連絡しましょう。

担当部署の連絡先が分からない場合は、キャリアセンターや代表電話から引き継いでもらっても問題ありません。

連絡先を調べる際には、大学のホームページから、部署や学部の連絡先が記載されていないか確認しておきましょう。

電話でのアポイント取得例は以下の通りです。

アポイント電話の会話例

電話では、要件を簡潔にまとめることが大切です。

長電話で担当者の時間を頂くより、訪問した際に直接話をする方が好印象を与えます。

まだ会ったことがない顔も分からない電話の段階では、どれだけ話をしても好印象を与えにくいでしょう。

担当者名が分かれば担当者に繋いでもらい、分からなければ所属部署の担当者宛に電話を引き継いでもらいましょう。

大学訪問のアポイントは多いので、大学側と都合が合わず担当者に繋がらないケースもあります。

アポイントを取得できない場合は、大学側の都合を考慮して、後日改めて電話しましょう。

大学側と、良好な関係を築きながら大学訪問のアポイントを取ることが大切です。

採用担当者が大学訪問した際にするべき5つのこと

採用担当者が大学訪問した際にするべきことは決まっています。

何をするか事前に整理されていないと、いざ現地に着いた際、慌ててしまいスムーズな対応ができなくなります。

今回は大学訪問した際にするべき5つのポイントについて解説いたします。
実際に大学訪問へ行く前に、きちんと理解し整理しておくようにしましょう。

1. 就職担当の教授への挨拶

大学訪問する際は、就職担当の教授へも挨拶を行うようにしましょう。

就職担当の教授と関係性を構築することで、自社のことを学生に周知しやすくなります。また、学生が自社の業務内容や社内の制度などについて疑問や興味が生じた場合、就職担当の教授を介して伝えることができます。

就職担当の教授から気軽に連絡をしてもらえるよう、直接、顔合わせをして挨拶をしましょう。

2. 求める人物像の共有

大学訪問した折には、大学の担当者と自社が求める人物像を共有するようにしましょう。

採用活動の軸となる重要なポイントとなりますので、大学の担当者へしっかりとイメージが伝わるよう説明する必要があります。

抽象的なイメージではなく、求める人物像は「どういった要素を持っている人物であるか」、また「どのような人物は該当しないか」を丁寧に説明していく必要があります。

あとで見返せるように資料にまとめて渡すのも良いでしょう。

大学の担当者と求める人物像を共有することができれば、採用活動の質を大きく上げることができます。

イメージのズレを感じた際は、その都度コミュニケーションをとり、イメージを共有できるように修正していきましょう。

3. 自社の具体的な業務内容について説明する

大学の担当者と話す際は、自社の具体的な業務内容についても説明をしましょう。

大学の担当者が具体的な業務内容を知っていれば、学生から質問があった際、より具体的な回答を行えるようになります。

例えば、自社の業態が接客業であれば、対面が主であるか、それともメールや電話が主となるのかといった部分で具体的な説明をする必要があります。

営業であれば、飛び込み営業か、アポイント取得後の営業であるかといったように、抽象的な表現ではなくより具体性を持った説明を行いましょう。そうすることで、大学の担当者の自社への理解がより深まり、学生の認知にまで効果的に繋げることができます。

具体的な業務内容を理解した学生が応募してくれることで、認識のズレを無くすことができるため、採用活動の質を高めることにも繋がります。

4. 自社の業務をするにあたり必要な資格や知識などの説明

先に説明した求める人物像や、具体的な業務内容に関連する部分となりますが、自社の業務をするにあたって必要な資格や知識がある場合も、大学の担当者へ説明をしておくようにしましょう。

事前に大学の担当者へ伝えておくことで、募集時にフィルターをかけ、応募者の質を高めることができます。

Mustの資格、Wantの資格を区別し、大学担当者へ伝えておくようにしましょう。

5. 自社で勤務する際のリアルな労働状況の説明

大学の担当者へ、自社で勤務する際のリアルな労働状況についても説明を行うようにしましょう。

1日あたり平均してどのくらい残業があるか、繁忙期は月間の労働時間がどれくらいであるか、有給取得率はどれくらいであるか、といった実際の労働状況について説明を行いましょう。

採用活動では、自社について良く見せたいがために実際より誇張して伝えがちですが、リアルな状況を伝えなければ意味がありません。

実際に企業に入社した後、採用活動時に聞いた内容と相違している場合、すぐに退職してしまう可能性は多いにあります。事実と乖離がひどい場合は、SNSなどで悪評が広まってしまうリスクもあります。このように、企業側にとっても新入社員にとっても、良い結果にはなりません。

入社後の齟齬とならないよう、ありのままの状況の説明をしましょう。

以上が、大学訪問した際にするべき5つのことの解説です。

加えて、大学訪問した際にスムーズに対応できるよう、事前に持ち物を整理しておくことも忘れないようにしましょう。

大学訪問をする際は、採用の説明をするにあたり、以下のような持ち物が必要です。

・求人票
・会社説明資料
・採用のパンフレット

これらに加え、企業名やロゴが印字されたボールペンやクリアケースなどのノベルティを配布するのも効果的です。後で社名を見返すことで、自社を思い出してもらうきっかけにもなります。

こういった事前準備も怠ることがないよう注意しましょう。

※母集団形成の手法については、以下の記事で解説しています。
母集団形成とは？ | 新卒採用でおすすめの手法10選を紹介します

お礼の挨拶も大切

企業が大学訪問を行なった際、必ず大学の担当者へお礼の挨拶を行うようにしましょう。

企業が大学で採用活動を行うためには、大学の担当者の協力が必要不可欠です。

訪問後には、メールでご協力いただいたことに対してお礼を伝えましょう。

お礼を伝えた際、先方から要望や質問をいただくこともあります。その場合は、大学の担当者の熱が冷めない内に即時対応するようにしましょう。

こういった対応のひとつひとつが信頼関係の構築に繋がります。また、その年の採用活動が終了した際にも、お礼を伝えるようにしましょう。

ご協力いただいたことへの感謝を伝え、成果を共有することで、翌年以降の採用活動へも繋がります。

単年での関係のみを考えるのではなく、翌年、再来年と長期的な視野をもって関係性を構築していけるようにしましょう。

大学訪問を成功させる８つのポイント

1. 採用ペルソナを明確に設定する

これは大学訪問だけではなく採用活動全般に必要なことですが、事前に採用ペルソナを明確にしておく必要があります。

【解説】採用ペルソナの作り方8ステップ

採用ペルソナを大学担当者と共有することで、採用の質を大幅に上げることができます。

採用ペルソナを共有するためには、自社で採用ペルソナを事前に確立しておかなければなりません。

一部の担当者だけがわかる抽象的な設定ではなく、第三者がみてもイメージが共有できるレベルまで定義する必要があります。

2. 採用ペルソナを前提に訪問する大学を選定する

単純に偏差値の高い大学を選定しても、自社の求める人材が獲得できるとは限りません。

採用ペルソナを具体化することで、採用ペルソナが所属する大学のイメージが浮かび上がってきます。

学部、学科、選考分野、サークル活動、留学経験なども含めて採用ペルソナをイメージできれば、所属する大学も浮かび上がってきます。

大学訪問を行う際は、訪問する学校が多すぎても工数がかかり、方針にブレも生じます。

採用ペルソナが所属すると思われる大学に絞って、大学訪問を行うことが効果的です。

採用担当者の人的リソースに余裕がない場合は、思い切って1校のみに対象を定めて、集中して大学と関係性を築くことをお勧めします。

そうすることで、大学と迅速なコミュニケーションをとることができ、早期の信頼関係構築にも繋がります。

3. 定期的に大学へ足を運ぶようにする

企業と大学の関係性構築で一番重要になるのは、人と人との信頼関係です。

人と人との関係性を深めるうえでは、一度だけの訪問で深い信頼関係を築くことは難しいものです。

定期的に大学へ足を運び訪問することで、信頼関係を積み上げていき、良好な関係性を構築することができるようになります。

また、何度か足を運ぶことにより、イベントの準備や目標設定など、企業担当者と大学担当者で共通認識を持てる部分が深まってきます。

採用活動に大学訪問を取り入れる際は、定期的に大学担当者との接点を持つようにしましょう。

※大学訪問の時期・回数については、以下の記事で詳しく解説しています。
大学訪問を行う時期と訪問回数の目安を徹底解説【新卒採用攻略】

4. 大学訪問をする際は大学の下調べを行う

大学訪問をするのであれば、事前準備として訪問先の大学の下調べは重要です。

大学の担当者も、少し話をすれば事前に下調べを行なっているか否かはわかるものです。

それにより、大学担当者へどのくらい興味があるのかが伝わり、大学側が持つ企業の印象は大きく変わります。

事前に、大学の特色や重視しているポイント、在籍する学生の傾向などを入念にリサーチをしたうえで、大学の担当者へ挨拶に行くようにしましょう。

5. 同じ採用担当者が訪問する

前述したように、企業と大学の関係性を構築するうえで一番重要になるのは、人と人との信頼関係です。

信頼できる人と思ってもらうためには、企業の採用担当者のことを理解してもらう必要があります。

そのため、常に同じ採用担当者が訪問することに大きな意味があります。

同じ担当者の顔を覚えてもらい、熱意や考えを伝えることで信頼は積み上げられていきます。

特段の理由がない限りは、同じ担当者が責任を持って対応するようにしましょう。

6. 自社にOB・OGがいる場合は同行してもらう

在籍社員の中で、自社がターゲットとする大学のOB・OGがいる場合は、大学訪問に同行してもらうと良いでしょう。

ターゲットとする大学の卒業生が、現在どのように活躍しているかを伝えることで、大学の担当者にも喜んでもらえます。

また、自分の大学の学生が活躍できる場所と認識してもらえるので、積極的に自社の紹介をしてもらえるようになります。

ターゲットとする大学が決まった時点で、在籍社員にOB・OGがいないかを確認し、もし在籍している場合はOB・OGへ協力を求め、大学訪問に同行してもらいましょう。

7. 長期を考えて大学と関係性を深めていく

大学訪問を通して、大学側と関係構築する際、長期を考えて関係性を深めていくようにしましょう。

大学訪問は一度のイベントだけで終わりではないです。また、単年だけの活動でもありません。

時期を見て他のイベントを主催したり、大学側のイベントに参加することで大学訪問のパフォーマンスが上がります。

また、企業と大学で深い関係が築ければ、翌年以降の大学訪問の質を上げることにも繋がります。

信頼関係は、時間の経過や乗り越えるイベントの数で積み重ねられていきます。

単発での視点で考えるのではなく、長期視点での関係構築を行うようにしていきましょう。

8.大学側のメリットを考える

大学訪問は、自社の採用活動において大きなメリットがあります。

ただ、双方で信頼関係を構築するためには、自社だけではなく、大学にとってのメリットも考える必要があります。

大学側の視点に立ち、大学側が欲しい情報を提供することが大切です。

具体的に大学側が欲しい情報としては、就職に関わる下記のような情報です。

・自社の選考情報
・自社が主催するイベントの情報
・会社見学会などの情報
・インターンシップの募集に関する情報

大学訪問を通しての採用活動は、大学側の協力なくして成功しません。

大学訪問を継続的に成功させるためには、双方にとって利益がある関係を作る必要があります。

大学側が必要な情報提供を行い、良好な関係を築くことができるよう心がけましょう。

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まとめ

今回は採用担当者が大学訪問をした際にするべきこと、大学訪問を成功させるポイントについて解説いたしました。

大学訪問は、企業と大学が信頼関係を構築できるかどうかでパフォーマンスが大きく変わります。

信頼関係を構築するためには、常に相手の立場に立って考えることが必要です。

相手に時間をとらせないようスムーズな対応を心がけること、相手が欲しい情報を提供することなどを心がけていきましょう。

大学と深い信頼関係を築ければ、翌年以降の新卒採用の大きな支えとなります。大学訪問を通して採用活動を成功させていきましょう。

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