株式会社アールナイン フォローアップ面談を具体的に理解【時期と進め方もバッチリ】
「フォローアップ面談は、どのくらいの時期に実施すればよいか知りたい」
「フォローアップ面談の具体的な進め方を知りたい」
「フォローアップ面談で、どのような質問をすればよいか知りたい」
このようにフォローアップ面談の具体的な運用方法について、詳しく知りたいという人事担当者の方も多いのではないでしょうか。
フォローアップ面談には適したタイミング、効果的な進め方、質問しておくべき内容などがあります。
そこで今回は、フォローアップ面談の最適な時期やフォローアップ面談の進め方、フォローアップ面談での質問のポイントなどについて解説していきます。
この記事を読んでいただければ、フォローアップ面談の効果を高める具体的な対応策が理解できます。
フォローアップ面談の最適な時期
フォローアップ面談には、実施するのに最適なタイミングがあります。
フォローアップ面談は、気が向いたタイミングや手が空いたタイミングなどで不定期に行うものではありません。
新入社員の成長過程に応じて、適したタイミングがあります。
フォローアップ面談に適した時期とその理由を理解し、育成プログラムの一環として組み込んで定期的に行っていくことが重要です。
フォローアップ面談の最適な時期について、入社からの時系列で順番に解説していきます。
分からないことばかりの「入社後1カ月」
最初にフォローアップ面談を行うタイミングとしては、入社後1ヶ月が適しています。
新入社員として入社した直後は、会社のことや業務のこと、上司や同僚など、多くの新しいことに触れ、疑問や不安を多く抱える時期です。
このタイミングでは具体的な疑問や悩みよりも、新入社員が抱える漠然とした不安に対処することが重要です。
まずは、新入社員としっかりとコミュニケーションをとり、信頼関係を深めていくことに注力しましょう。
社内に自分をサポートしてくれる人がいることを、新入社員が理解し安心してもらうことが大切です。
少し慣れ始めてきた「入社後3カ月」
入社から3ヶ月もすると、ある程度、業務や社内のことが分かり、具体的な悩みがでてくる時期でもあります。
ここでも、まずは新入社員の悩みをしっかりと聞き、不安の原因を整理していきましょう。
業務の進め方や優先順位など、すぐにアドバイスできるものはその場ですぐに対処し、状況確認や周囲の協力が必要となる内容は、面談終了後にできるだけ早めに対応していくようにしましょう。
業務での課題も見えてきた「入社後6カ月」
入社から6カ月経った頃には、業務の初期研修は終了していることが多く、新入社員が行える業務も増えてきているはずです。
入社後6ヶ月くらいの頃には、業務を円滑に進めるコツや、研修で教わった内容を再確認したいという希望を持つ新入社員も少なくありません。
また、業務を覚える作業が一段落着いたことにより、人間関係の悩みに目が向いたりモチベーションが低下しやすい時期でもあります。
この時期の面談では、悩みをヒアリングして解決策を一緒に考えていくことに加えて、将来の目標設定をしてモチベーションを高めることも積極的にしていきましょう。
将来のキャリアについて考える「入社後1年」
入社から1年も経てば、業務にも人間関係にも慣れ、職場にも馴染んできているはずです。
この時期は、小さな悩みより、将来どのようにキャリアアップしていくかという大きな枠組みについて悩みを抱えるタイミングです。
後輩社員が入社したり、自分の同期社員も何人か転職して会社を離れるなどし、「自分はこれからどうしていきたいか」を真剣に考える時期です。
そのため、入社後1年のタイミングでは、将来のキャリアプランに注力して話を進め、今後どのような未来を実現したいかという方向性を固めるようにしましょう。
この面談は、社員が離職をするか、今後自社の主力社員になるかという別れ道でもあるため、とても重要な機会となります。
フォローアップ面談の進め方5ステップ
続いて、フォローアップ面談の進め方について解説していきます。
面談というと、「ただ話を聞けばよい」と捉えている方も多いと思いますが、それではフォローアップ面談を効果のある機会にすることはできません。
フォローアップ面談を価値あるものとするためには、下記の5ステップに沿って進めていくことが重要です。
1. 面談の目的を伝える
まず、フォローアップ面談に入る前には面談の目的を伝えましょう。
ゴールが見えていない面談は、ただの雑談となってしまいます。
面談にはどのような目的があり、面談が終わった後にどのような状態になって欲しいのかを伝えましょう。
新入社員と同じゴールを共有することで、目的に沿って面談を進めることができます。
2. 現状の整理
続いて、現状の整理をしていきましょう。
現在地点を整理することが、状況を改善する第一歩になります。
新入社員が現状できていること、できていないこと、そして今抱えている悩みや疑問を整理していきます。
ここで現状分析を誤ると、状況改善を進めていくことはできないため、新入社員にいかに本心を話してもらえるかが鍵となります。
そのためには、日頃からの信頼関係の構築や的確に質問する力が必要とされます。
3. 目指す方向性の整理
現状の整理を行なったら、次に目指す方向性の整理をしていきましょう。
どのような状態を課題解決のゴールとするかを、新入社員の意向をヒアリングしながら整理していきます。
まずは、新入社員の希望を確認し内容にあわせて面談担当者がゴールとする方向性についてアドバイスをします。
新入社員と面談担当者のゴールの認識を、この段階で揃えておくことが重要です。
4. 現状と理想のギャップを埋める方法を一緒に考える
現状と理想が明確になったら、そのギャップを埋める方法を新入社員と一緒に考えていきましょう。
新入社員から具体的な手段について提案や要望がでる場合もありますが、多くの場合、面談担当者が考えるアドバイスが課題解決の鍵となるため、面談担当者の課題解決力が試される場面です。
面談担当者が解決方法を提案する場合も、課題解決の方向性がそれで良いか必ず新入社員の意向を確認するようにしましょう。
5. やるべきことを整理してモチベーションを高める
面談の最後は、フォローアップ面談で決めたやるべきことを具体的に整理してモチベーションを高めていきましょう。
目指すべきキャリアビジョンが明確になり、やるべきことが具体的になったこのタイミングでは、新入社員のモチベーションが高まっているはずです。
面談担当者自身も会社としても、新入社員のキャリア実現へ向けてサポートしていくことを伝え、モチベーションを高めた状態で面談を終わりましょう。
フォローアップ面談での質問の3つのポイント
続いて、フォローアップ面談での質問のポイントについて解説していきます。
限られた時間の中で、質問できる内容は限定されます。
そのため、価値ある面談とするためには、ポイントを押さえて質問をすることが重要です。
フォローアップ面談では、以下のポイントを押さえて質問をしていきましょう。
1. 現状の悩みについて確認する
フォローアップ面談では、新入社員が抱える現状の悩みについて質問しましょう。
新入社員へ現在の状況をヒアリングするとともに、何か問題を抱えていないか確認しましょう。
しっかりと信頼関係が構築されていれば、新入社員から今抱えている悩みを相談してくれるはずです。
2. 潜在的な悩みを聞き出す
新入社員の悩みをヒアリングする際、新入社員が自覚している悩みだけではなく、上手く言語化することができない潜在的な悩みについても聞き出すことが大事です。
潜在的に悩みを抱えている場合、その悩みは徐々に膨らんでいき、どこかで大きな問題となる可能性があります。
何かもやもやしていたり、消化不良になっていることはないか、面談担当者の質問によって引き出していきましょう。
3. フォローアップ面談の目的に沿った質問をする
質問をする際は、常に目的意識が必要です。
雑談のようにその場で思ったことだけを質問していては、フォローアップ面談としての効果を発揮できません。
フォローアップ面談の目的を念頭に置き、質問する内容を考えていきましょう。
フォローアップ面談でヒアリングしておきたい内容
最後に、フォローアップ面談でヒアリングしておきたい内容について、具体的に解説していきます。
新入社員が悩みを抱えやすい内容や、今後の成長にあたって必要な要素について、フォローアップ面談で漏れがないようにヒアリングしていきましょう。
業務での悩みや疑問をヒアリングする
フォローアップ面談では、業務での悩みや疑問についてヒアリングするようにしましょう。
特に、入社から日が浅い新入社員ほど業務に関して何かしらの悩みを抱えていることでしょう。
新入社員が業務で困っていることがないかヒアリングし、業務の手順やコツ、面談担当者が業務の課題を乗り越えた際の経験などを伝えてあげましょう。
人間関係の悩みをヒアリングする
フォローアップ面談では、人間関係の悩みについてもヒアリングを行いましょう。
人間関係に関しての悩みは、常に退職理由の上位に入ります。
人間関係の悩みを放置していると、退職へとつながる可能性も高くなります。
上司、先輩社員、同僚社員との関係性は上手くいっているのかヒアリングしましょう。
その際、上司自身が上司との関係性をヒアリングしても本当のことを言いづらいため、人事担当者や、1つ上のレイヤーの管理者が対応するなど、面談担当者を変えて行う工夫も必要です。
仕事のモチベーションをヒアリングする
フォローアップ面談では、仕事のモチベーションについてもヒアリングしていきましょう。
入社して間もない内は、業務の失敗でモチベーションが下がることもあるでしょう。
半年や1年ほど経過して慣れてきた頃には、ルーティン化した業務に飽きを感じてしまう社員もいます。
モチベーションは、社員の日常の様子を見ていても分かるものです。
積極的な提案や行動がなくなったり、勤怠に崩れがでている場合などは、モチベーションの低下が考えられます。
現在の仕事へのモチベーションをヒアリングし、低下している場合は、モチベーションを高めるための動機付けを行っていきましょう。
理想のキャリアプランについてヒアリングする
フォローアップ面談では、理想のキャリアプランについてもヒアリングしていきましょう。
新入社員がキャリアをどう伸ばしていきたいかが見えなければ、育成の方向性を固めることはできません。
まずは、新入社員自身がどのようなキャリアプランを描いているのかをヒアリングしましょう。
新入社員が明確に描いているキャリアプランがある場合は、自社の方針と新入社員の考えの方向性を調整しゴールまでのプランを具体化していきましょう。
入社したばかりで、まだ具体的なキャリアプランが決まっていないという場合には、いくつかのゴールの選択肢を提案したり、新入社員へ好きな業務や得意な業務などをヒアリングしながら、キャリアを考えるきっかけを作っていきましょう。
将来なりたい自分が見えることで、成長のスピードも格段と上がっていきます。
まとめ
今回は、フォローアップ面談の最適な時期と進め方やフォローアップ面談での質問のポイント、ヒアリングしておきたい内容について解説いたしました。
フォローアップ面談は、ただ雑談をするだけでは何の成果にもつながりません。
育成プログラムの一環として、適切な時期、適切な進め方、適切な質問内容で行うことで、フォローアップ面談の効果は最大化します。
これから入社する新入社員のためにも、会社の未来を作るためにも、フォローアップ面談の仕組みを整備していきましょう。
| ◆フォローアップ面談の最適な時期 ・分からないことばかりの「入社後1カ月」 ・少し慣れ始めてきた「入社後3カ月」 ・業務での課題も見えてきた「入社後6カ月」 ・将来のキャリアについて考える「入社後1年」 ◆フォローアップ面談の進め方5ステップ 1.面談の目的を伝える 2.現状の整理 3.目指す方向性の整理 4.現状と理想のギャップを埋める方法を一緒に考える 5.やるべき具体アクションを整理してモチベーションを高める ◆フォローアップ面談での質問の3つのポイント 1.現状の悩みについて確認する 2.潜在的な悩みを聞き出す 3.フォローアップ面談の目的に沿った質問をする ◆フォローアップ面談でヒアリングしておきたい内容 ・業務での悩みや疑問をヒアリングする ・人間関係の悩みをヒアリングする ・仕事のモチベーションをヒアリングする ・理想のキャリアプランについてヒアリングする |