株式会社アールナイン 【質問例11選付き】退職面談の実施方法とは？退職理由の本音を引き出すポイントから代行企業の選び方まで解説！
「予想外の退職が発生した」
「退職者が年々増えている」
などのお悩みをお持ちではありませんか？
それらの退職を防ぎ長期的に社員に活躍してもらうには、退職に繋がる要因を明確にし、一つ一つ改善していくほかありません。
そのため、多くの企業では退職者に対する「退職面談」を実施し、退職理由を具体的に聞き出します。
この記事では、そんな退職面談で質問すべき内容と、本音を引き出す面談のポイントをご紹介します。
是非最後までご覧ください！
Contents
退職面談とは
退職面談とは、退職する社員と人事担当者が行う面談のことです。
面談では退職のきっかけや、業務や会社に対する満足度などについて聴くことが多いです。
そこで得られた「退職のきっかけとなった出来事」「会社に対する不満」などについての情報は大きな組織改善のヒントとなります。
退職のきっかけとなる要因の特定・改善を行うことで、社内の離職率を下げ、かつ離職者を増やさないための取り組みを行う必要があります。
退職面談は誰が実施するの？
退職面談は通常、従業員とその上司または人事担当者との間で行われます。
上司は、従業員との関係や業務内容に基づいて、その従業員の退職理由や今後の展望を理解しやすい立場にあります。
また、人事担当者は会社全体の視点から退職理由や改善点を把握しやすく、継続的な組織改善に役立ちます。
退職面談の重要性
退職面談は、従業員の退職理由や不満を理解し、会社が改善すべき点を把握する貴重な機会です。
従業員の意見を聞くことで、組織の問題点や改善すべき点を把握し、今後の組織運営や離職率の低減に役立ちます。
また、従業員との円満な関係を築くことで、離職後もアルムナイ採用やプロモーションの機会を提供することが可能です。
本当の離職理由は見えづらい
退職面談で本質的な退職理由を聴くことが出来れば、それを改善するための施策を考え、組織改善につなげることが出来ます。
しかし円満退職を望む退職者は、これから去る会社に対して言いづらいことをなかなか話そうとはしません。
ネガティブな理由で退職を決意した場合、自身が退職したあと会社がどうなったとしても、退職者にとってはさほど重要ではないと考える人が多いでしょう。
そのため、理由を聞いても本音を伝えることはめったにありません。
それでは、本当の退職理由を聞き出すためにはどうすればよいのでしょうか？
退職面談で本音を引き出すポイント5選
本音を引き出すためには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。
①退職者の周囲の社員から事前ヒアリングを行う
面談の前に、上司や同僚に退職者の状況をヒアリングしておくと良いです。
人事が退職者について詳しくないまま面談をしてしまうと、退職者から出てきた言葉の背景が理解しづらくなってしまいます。
一定の情報をあらかじめ仕入れておくことで、面談が円滑に進むだけでなく、相手に安心感も与えやすくなることも期待できます。
入念に準備を行いましょう。
②会社への貢献について感謝の気持ちを伝える
退職面談ではまず、退職希望者へ労いの言葉をかけ、これまでの会社への貢献について感謝の気持ちを伝えることが大切です。
退職希望者は、退職する決意を固めた上で面談に臨むケースが多いため、面談自体に抵抗感を抱いているケースも少なくありません。
その状態で、すぐに退職理由や会社への評価などをヒアリングすると、事務的な印象を与えてしまい退職者が本音を話しづらくなる可能性があります。
面談担当者はこれまで会社へ貢献してくれたことや、努力について、改めて感謝の気持ちを伝えましょう。
退職希望者も抵抗感が和らぎ、本音で語ってもらえる可能性は高くなります。
③傾聴を意識する
退職面談を行う面談担当者は、退職希望者の話に耳を傾け、傾聴を意識しましょう。
会社の問題点や不平、不満などを告げられたとしても、反論や「こうするべきだった」などの発言は決して行ってはいけません。共感の姿勢を崩さず、退職者の意見を素直に聞き受け入れることが大切です。
ヒアリングに徹することで退職者に「親身になって話を聞いてくれる」「自分のこれまでの働きを受け入れてくれている」と感じてもらい、本音を打ち明けやすい状況を作りましょう。
④話しやすい空間を作る
退職面談を実施する場所にも気を配りましょう。
会話を社員に聞かれる可能性がある場所では本音を言いづらくなってしまいます。
会議室や、オフィスから少し離れた喫茶店などで面談をすることも有効です。
また、退職者がリラックスできるよう、傾聴力があり、優しく穏やかな人柄の方を面談担当に任命することも重要です。
また、本音を引き出すことができるのであれば、必ずしも人事担当者である必要はありません。
退職希望者と良好な関係を築いている方が居るのであれば、同じ部署の先輩社員、上司などもよいでしょう。
⑤内容の公開範囲をすり合わせる
退職面談を行う際には、退職者が話してくれる内容をどこまで公開して良いかを明確にする必要があります。
弊社が企業様の退職面談を代行する際には、以下の点を考慮します。
・誰にでも伝えて良い情報
・人事部門にのみ伝えて良い情報
・この場だけに留めておきたい情報
これらの情報に分けて話してほしいと面談前に伝えておくことが重要です。
これによって、退職者が本音を話しやすい環境を整えることができます。
退職面談で質問する内容
退職面談では、「何を」「どの順番で」質問するかが重要になってきます。
具体的な質問例と想定される回答例も交えて、順に解説していきます。
①働いていたときの状況に関する質問
退職面談を人事担当者が行う場合、退職者が働いていたときの状況を詳しくは知らないことがほとんどです。
まずは過去の状況について質問しましょう。
良かった点や悪かった点をいきなり聞き出すよりも、面談の雰囲気づくりがしやすく、かつ状況について整理することで後の質問への回答が理解しやすくなります。
具体的な質問例と想定される回答例
「過去のプロジェクトや業務でどのような役割を果たしていましたか？」
ー「〇〇プロジェクトに参加し、製品の機能仕様策定や進捗管理を担当しました。新機能の提案やユーザーフィードバックの収集を通じて製品の改善に貢献しました。」
「マネージャーや同僚との関係はどうでしたか？」
ー個人的に細かいサポートをしてくれましたが、チーム内で協力を促すことはあまりしてくれませんでした。
②会社の良かった点
企業の良い点は、退職者にとっても話しやすい内容です。
退職面談の雰囲気を良くし、後の退職理由や不満点などで本音を言いやすい状態に持っていくことができると理想的です。
またこの際、退職者がやりがいをもって臨めた業務についてなど質問すると、上記の「会社への貢献について感謝の気持ちを伝える」をスムーズに行うことが出来ます。
面談に対し緊張している退職者の緊張をほぐしてあげましょう。
具体的な質問例と想定される回答例
「〇〇さん（退職者の名前）にとって、会社の良かった点はどこですか？」
ー「フレキシブルな勤務体制や上司のサポートがあり、仕事とプライベートのバランスを取ることができました。」
「やりがいをもって行えた業務はありましたか？」
ー「プロジェクトマネージャーとしてチームをリードし、大規模なプロジェクトを成功させたときは非常にやりがいを感じました。」
③退職理由に関する質問
単刀直入に、なぜ退職するのかを尋ね、その返答を聞きます。
理由を詳しく説明してもらいたい場合は、その返答に基づいてさらに具体的に深堀り、「最終的な退職の決め手がどこにあったのか」を見極められるといいでしょう。
その際、上記でも説明したように、傾聴・共感の姿勢を大切にしましょう。
退職理由を知ることで、組織は今後の問題解決や改善策の手がかりを得ることができます。
退職者がなぜ辞めたいと感じたのかを理解し対処することで、社員の定着率の向上に繋げましょう。
具体的な質問例と想定される回答例
「なぜ退職を考えるに至ったのですか？」
ー他の業界でキャリアアップをしたいからです。また、現在の仕事と自分の興味の間にミスマッチを感じています。
「退職の一番の決め手は何ですか？」
ー成果や努力が適切に評価されず、昇進や報奨が見込めなかったことが、一番の決め手となりました。
④会社の不満点
直接的な退職理由とは別に、企業の不満点を様々な角度から聞いていきましょう。
具体的には、研修・教育・組織体制・環境・業務内容・人間関係などです。
不満と感じている箇所について、企業がこうしてくれたらよかった、またはこういう制度を導入してほしいなどの具体的な提案を聞くことが大切です。
企業への不満や悩みに対する改善策や課題を直接聞くことで、具体的にどう社内を改善していったらいいのかを考えることができます。
また、この質問をする際は、とにかく傾聴することを意識しましょう。
退職者が苦しかったこと・辛かったことに対し親身に寄り添うことで、心を開き本音で話してくれる可能性が高まります。
具体的な質問例と想定される回答例
「〇〇さん（退職者の名前）にとって、不満に思った点はどこですか？」
ー上司とのコミュニケーションが円滑でなく、指示やフィードバックが不明瞭でした。仕事の方向性や期待が理解できず、モチベーションが低下しました。
「キャリアアップのサポートはできていましたか?」
ー上司との1on1面談はありましたが、ほぼ業務の進捗確認だったためキャリア目標に直接関連するサポートは少なかったです。
「再度入社するなら、どういう改善をするといいでしょうか」
ー組織内のコミュニケーションが改善されると、プロジェクトの効率性が向上すると思います。
⑤転職先に関する質問
（なぜその業界・企業・業種にしたのか）
次の仕事に関する質問は、退職者が「今の仕事に足りていない」と感じることを間接的に把握するために行います。
次の仕事で求めていることや転職先を選んだ決め手について質問すると、自社で改善が必要な点、または今後取り組む必要がある点などを明らかにできます。
他社との比較から自社にはないポイントを知ることができるのも退職面談の役割であると言えます。
具体的な質問例と想定される回答例
「転職先はどのような基準で探していますか？/探していましたか？」
ー自身のライフステージの変化があるため、ワークライフバランスが保てる職場を探しました。
「次の仕事で求めていることは？」
ーより挑戦的なプロジェクトに参加し、成長と学びの機会を得ることをを求めています。
退職面談の内容を社内改善へ活かす方法5選
退職面談は実施して終わりでは意味がありません。その内容を元に社内改善へ活かす必要があります。
退職面談で得られたフィードバックを効果的に活用し、社内の課題を解決する方法についてご紹介します。
①フィードバックの集約と分析
まず、退職面談で得られたフィードバックを集約し、分析します。
例えば、従業員の退職理由や不満点、改善提案などをカテゴリーごとに整理しましょう。
この際、具体的な事例や具体的な言及があれば、それを詳細に記録します。
②共通のパターンの特定
集約されたフィードバックから、共通するパターンや傾向を見つけます。
例えば、複数の従業員から同じ問題が指摘されている場合、それが組織全体の課題である可能性があります。
また、特定の部署やチームに関連する問題点も特定することができます。
③優先順位の付け方
特定された課題や改善点に対して、優先順位を付けます。
重要度や影響度、緊急度などの観点から、改善すべき項目を優先的に取り組むべきものと決定します。
例えば、従業員の満足度に大きな影響を与える問題や、業務効率に直結する課題を優先的に解決することが考えられます。
④改善策の検討と実施
各課題や改善点に対して、適切な改善策を検討します。
従業員の提案や意見を参考にしながら、現実的かつ効果的な改善策を立てます。
例えば、コミュニケーション改善のための定期的なチームミーティングの導入や、業務プロセスの見直し、研修プログラムの改善などが考えられます。
⑤改善の効果のモニタリングとフィードバックの継続的な収集
実施した改善策の効果を定期的にモニタリングし、従業員や組織全体の満足度や業績にどのような影響を与えたかを評価します。
また、定期的な従業員アンケートやフィードバックセッションを通じて、改善の必要性や新たな課題を発見し続けます。
退職面談は外注することもできる
通常、このような面談は企業の人事部門が担当します。しかし、退職面談は利害関係のない第三者に面談を代行してもらうこともできます。
このようなサービスを、
「離職者調査サービス」
「イグジット(エグジット)インタビューサービス」
「退職者インタビューサービス」
などと呼びます。これには以下のようなメリットがあります。
メリット①利害関係のない立場からのアプローチができる
第三者が面談を行うことで、利害関係が少なくなります。
これにより、退職者はより自由に自分の気持ちや意見を述べることができます。
そのため、離職の真の原因や問題点を正確に把握することが可能になります。
メリット②生の声を根拠にした離職防止策の構築ができる
第三者が面談で収集した退職者の本音は、会社が離職を防止するための根拠となります。
この情報を基に、より効果的な離職防止策を考えることができます。
メリット③第三者の視点による組織課題の発見と改善ができる
第三者は、会社の内部ではなく、外部から問題を客観的に分析することができます。
組織の慢性的な課題や問題を見つけ出し、改善につながる提案を行うことができます。
離職者調査サービス比較
上記で紹介した離職者調査サービスの実施企業を6社紹介いたします。
株式会社アールナイン 離職者調査サービス
サービス概要
専属プロフェッショナルによるヒアリングを通じて、組織の本当の課題を明らかにし、離職率の上昇を防ぎます。
離職者の生の声を反映させ、根拠ある離職防止策を提案。
アフターフォローも充実し、一気通貫で支援します。
サービスの特徴
傾聴のプロによるヒアリング
キャリアコンサルタント有資格者など、離職者の気持ちに共感し寄り添うことができる「傾聴のプロ」がヒアリングを行います。引き出した本音から、アンケートなどの紙面では見えない真の採用課題を見つけます。
調査報告書を用いて、対策の実行まで一気通貫でご支援
ヒアリングシートの内容を集約し、離職理由の全体像を捉えます。調査結果を踏まえ、現職社員に対するキャリア面談やキャリア研修、マネジメント層への研修など、具体的な施策の立案・実行まで支援します。
リンク
株式会社フォロアス
サービス概要
第三者を活用した、人材課題解決のプラットフォーム。独自のシステムを活用した匿名アンケート/性格診断に加え第三者である専門のインタビュアーが、直接従業員のホンネを調査し、根拠のある具体的な改善策の立案/実行までサポート。
サービスの特徴
豊富な支援実績から、傾向を熟知したインタビュアー
数々のインタビュー/支援実績をもとにした、企業課題の解決を目的としたインタビューを実施。分析や対策の立案まで、一気通貫で対応することで、ホンネを根拠とした対策の立案が可能。
ホンネから最適解を導き出す
いっとはシステムを用いた「定量的な分析」と、インタビューによる「定性的な分析」をかけ合わせカギとなる “4つのホンネ” を把握し、根拠に基づいた本当に必要な対策を立案。
自由度の高いアンケート作成サービス
アンケートは100種類まで作成可能。アンケート内容はテンプレートで用意されているものだけでなく質問内容を自由に作成することも可能。
リンク
株式会社カイラボ
サービス概要
退職後の元社員または退職が決まった社員へのインタビューを代行。利害関係のない第三者だからこそ引き出せる本音を、本人のプライバシー情報を保護したうえで企業様へご報告。
サービスの特徴
離職対策支援での豊富な実績
カイラボはこれまで100社以上の支援実績があり、業種や企業規模を問わず多くの企業様へのご支援が可能。社員数5名の小規模企業から10万人以上の大企業まで幅広い実績。
ツールありきではない組織に合わせた離職対策
決まったツールで離職対策を行うのではなく、組織状況から課題を特定し、対策立案、実行、その後の改善までをお客さまとともに伴走。
予算や状況に応じた導入しやすい様々なサービス
すべてのお客様にサービス提供するため、採用から離職対策までの一貫支援以外にも、無料で活用いただける動画コンテンツや低予算で導入しやすいEラーニングもご用意。お客様の解決したい課題と予算に合わせてサービスを選択可能。
リンク
英知コンサルティング株式会社
サービス概要
人事部の管理職に変わって、社外の立場から退職者本人と面談の機会を持ち、退職者から「本音の退職理由」を聴取・分析するご支援。ＣＨＯ（最高人事経験者）経験者など、ベテランのコンサルタントが対応。
サービスの特徴
800件以上の豊富な実績
CHO経験者など、経験豊富なベテランコンサルタントが対応
リンク
https://eichi-consulting.jp/16286258139147
AME&Company株式会社
サービス概要
「離職減らす。会社よくする。」リテンションマネジメントSaaS『HR pentest』
サービスの特徴
「どこが悪いか」分かる
退職者の声をAIが自然言語解析、離職要因の全体像を定量的に把握可能。
「なぜ悪いか」が分かるから「何ができそうか」分かる
離職要因を引き起こす課題の分析を促進するUIで、根本的な課題の理解と、スムーズな施策アイデア出しをサポート
「何をすべきか」を決められる
施策一覧機能で、離職対策へのインパクトとコストを比較し、どの施策を実行すべきかを論理的に意思決定できる
リンク
マンパワーグループ株式会社
サービス概要
退職予定者と個別のカウンセリング・インタビューで退職理由の本音、本当の理由を確認。離職防止を検討するためにもまずは現状を正確に把握することが重要。確認した内容から課題や原因を確認しレポートとして提出。
サービスの特徴
社内の方には話すことのできない退職理由を聞き出せる
経験豊富な有資格者であるキャリアカウンセラーがインタビューを実施
人事部向けにインタビューの概要を記載した個別レポート、全体レポートを作成、提出
長年にわたる実績
リンク
https://mpg.rightmanagement.jp/tm/development/career/situation/details05.html
まとめ
ここまで退職面談で本音を引き出すポイント・質問例についてご説明しました。いかがでしたか？
退職者一人一人と向き合い、退職理由の本音を引き出すことが、組織改善における重要なプロセスと言えます。
全体をまとめると、退職面談では、以下のポイントを押さえることが重要です。
本音を引き出すための質問方法
過去の状況や会社の良かった点、退職理由などに関する具体的な質問を行い、本音を引き出します。
傾聴と共感の姿勢
退職者の話に耳を傾け、共感の姿勢を持ちながら、意見や不満を受け入れることが大切です。
話しやすい環境の整備
面談を行う場所や面談担当者の選定に注意し、退職者がリラックスして本音を話せる環境を整えます。
情報の公開範囲の調整
他の社員や部署に話しても良い情報とそうでない情報を明確にし、本音を話してもらえるようにします。
フィードバックの活用
面談で得たフィードバックを集約し、共通の課題や改善点を特定し、優先順位をつけて改善策を検討・実施します。
面談代行の活用
外部の第三者に面談を代行してもらうことで、社内の人には言えない本音を引き出し、客観的な視点からの意見を取り入れることができます。
これらのポイントを押さえることで、退職面談を成功させることができます。
また、退職面談を代行する企業も複数あります。それぞれの企業の特徴やサービスを比較し、自社に適した面談代行企業を選ぶことも重要です。
アールナインでは特定した課題を基に、採用～定着におけるあらゆる課題解決を一気通貫でご支援しております。各企業様に合わせカスタマイズ設計した施策をご提案することが可能です。
以下リンクから離職者調査サービスの詳細資料をDL頂けます。導入事例なども記載していますので、是非ご覧ください。