【質問例11選】退職面談の実施方法とは?退職理由の本音を引き出すポイントを解説!


【質問例11選】退職面談の実施方法とは?退職理由の本音を引き出すポイントを解説!

「予想外の退職が発生した」

「退職者が年々増えている」

などのお悩みをお持ちではありませんか?

それらの退職を防ぎ長期的に社員に活躍してもらうには、退職に繋がる要因を明確にし、一つ一つ改善していくほかありません。

そのため、多くの企業では退職者に対する「退職面談」を実施し、退職理由を具体的に聞き出します。

この記事では、そんな退職面談で質問すべき内容と、本音を引き出す面談のポイントをご紹介します。

是非最後までご覧ください!

退職面談とは

退職面談とは、退職する社員と人事担当者が行う面談のことです。

面談では退職のきっかけや、業務や会社に対する満足度などについて聴くことが多いです。

そこで得られた「退職のきっかけとなった出来事」「会社に対する不満」などについての情報は大きな組織改善のヒントとなります。退職のきっかけとなる要因の特定・改善を行うことで、社内の離職率を下げ、かつ離職者を増やさないための取り組みを行う必要があります。

本当の離職理由は見えづらい

退職面談で本質的な退職理由を聴くことが出来れば、それを改善するための施策を考え、組織改善につなげることが出来ます。

円満退職を望む退職者は、これから去る会社に対して言いづらいことをなかなか話そうとはしません。

ネガティブな理由で退職を決意した場合、自身が退職したあと会社がどうなったとしても、退職者にとってはさほど重要ではないと考える人が多いでしょう。

そのため、理由を聞いても本音を伝えることはめったにありません。

それでは、本当の退職理由を聞き出すためにはどうすればよいのでしょうか?

退職面談で本音を引き出すポイント

上記の項目について本音を引き出すためには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。

退職者の周囲の社員から事前ヒアリングを行う

面談の前に、上司や同僚に退職者の状況をヒアリングしておくと良いです。

人事が退職者について詳しくないまま面談をしてしまうと、退職者から出てきた言葉の背景が理解しづらくなってしまいます。

一定の情報をあらかじめ仕入れておくことで、面談が円滑に進むだけでなく、相手に安心感も与えやすくなることも期待できます。

入念に準備を行いましょう。

会社への貢献について感謝の気持ちを伝える

退職面談ではまず、退職希望者へ労いの言葉をかけ、これまでの会社への貢献について感謝の気持ちを伝えることが大切です。

退職希望者は、退職する決意を固めた上で面談に臨むケースが多いため、面談自体に抵抗感を抱いているケースも少なくありません。その状態で、すぐに退職理由や会社への評価などをヒアリングすると、事務的な印象を与えてしまい退職者が本音を話しづらくなる可能性があります。

面談担当者はこれまで会社へ貢献してくれたことや、努力について、改めて感謝の気持ちを伝えましょう。退職希望者も抵抗感が和らぎ、本音で語ってもらえる可能性は高くなります。

傾聴を意識する

退職面談を行う面談担当者は、退職希望者の話に耳を傾け、傾聴を意識しましょう。

会社の問題点や不平、不満などを告げられたとしても、反論や「こうするべきだった」などの発言は決して行ってはいけません。共感の姿勢を崩さず、退職者の意見を素直に聞き受け入れることが大切です。

ヒアリングに徹することで退職者に「親身になって話を聞いてくれる」「自分のこれまでの働きを受け入れてくれている」と感じてもらい、本音を打ち明けやすい状況を作りましょう。

話しやすい空間を作る

退職面談を実施する場所にも気を配りましょう。会話を社員に聞かれる可能性がある場所では本音を言いづらくなってしまいます。

会議室や、オフィスから少し離れた喫茶店などで面談をすることも有効です。

同時に、「ここでの会話内容は外部に漏らさない」という旨を事前に伝え、安心して本音を話していただくのも大切です。

また、退職者がリラックスできるよう、傾聴力があり、優しく穏やかな人柄の方を面談担当に任命することが重要です。

また、本音を引き出すことができるのであれば、必ずしも人事担当者である必要はありません。退職希望者と良好な関係を築いている方が居るのであれば、同じ部署の先輩社員、上司などもよいでしょう。

また、退職者面談の代行サービスを提供している外部の企業にヒアリングを代行してもらうことも有効です。中立な第三者のインタビュアーが聞き出すため、本音を抽出できる可能性が高まります。自社の課題として挙げられる問題をレポートにまとめてもらえるのも便利です。

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退職面談で質問する内容

①退職理由に関する質問

まず単刀直入に、なぜ退職するのかを尋ね、その返答を聞きます。理由を詳しく説明してもらいたい場合は、その返答に基づいてさらに具体的に深堀り、「最終的な退職の決め手がどこにあったのか」を見極められるといいでしょう。その際、上記でも説明したように、傾聴・共感の姿勢を大切にしましょう。

退職理由を知ることで、組織は今後の問題解決や改善策の手がかりを得ることができます。

退職者がなぜ辞めたいと感じたのかを理解し対処することで、社員の定着率を向上に繋げましょう。

具体的な質問例

「なぜ退職を考えるに至ったのですか?」

「退職の一番の決め手は何ですか?」

「退職を考え始めるきっかけはありましたか?」

②会社の良かった点

企業の良い点は、退職者にとっても話しやすい内容です。

退職面談の雰囲気を良くし、後の退職理由や不満点などで本音を言いやすい状態に持っていくことができると理想的です。

またこの際、退職者がやりがいをもって臨めた業務についてなど質問すると、上記の「会社への貢献について感謝の気持ちを伝える」をスムーズに行うことが出来ます。

面談に対し緊張している退職者の緊張をほぐしてあげましょう。

具体的な質問例

「〇〇さん(退職者の名前)にとって、会社の良かった点はどこですか?」

「やりがいをもって行えた業務はありましたか?」

③会社の不満点

直接的な退職理由とは別に、企業の不満点を様々な角度から聞いていきましょう。

具体的には、研修・教育・組織体制・環境・業務内容・人間関係などです。

不満と感じている箇所について、企業がこうしてくれたらよかった、またはこういう制度を導入してほしいなどの具体的な提案を聞くことが大切です。企業への不満や悩みに対する改善策や課題を直接聞くことで、具体的にどう社内を改善していったらいいのかを考えることができます。

また、この質問をする際は、とにかく傾聴することを意識しましょう。退職者が苦しかったこと・辛かったことに対し親身に寄り添うことで、心を開き本音で話してくれる可能性が高まります。

具体的な質問例

「〇〇さん(退職者の名前)にとって、不満に思った点はどこですか?」

「会社がもっとこうしてくれたらよかった、などのご意見はありますか?」

「キャリアアップのサポートはできていましたか?」

④転職先に関する質問

(なぜその業界・企業・業種にしたのか)

次の仕事に関する質問は、退職者が「今の仕事に足りていない」と感じることを間接的に把握するために行います。

次の仕事で求めていることや転職先を選んだ決め手について質問すると、自社で改善が必要な点、または今後取り組む必要がある点などを明らかにできます。他社との比較から自社にはないポイントを知ることができるのも退職面談の役割であると言えます。

具体的な質問例

「転職先はどのような基準で探していますか?/探していましたか?」

「転職先を決めたきっかけは何ですか?」

「次の仕事で求めていることは?」

まとめ

ここまで離職面談で本音を引き出すポイント・質問例についてご説明しました。いかがでしたか?

退職者一人一人と向き合い、退職理由の本音を引き出すことが、組織改善における重要なプロセスと言えます。

しかしながら、

「業務が忙しく、退職者に工数をかけられない」

「社内に退職面談のノウハウがない」

このようなお悩みを抱える人事の方も多いと思います。

そんな方にお勧めなのが、アールナインの離職者調査サービスです。

第三者という立場と傾聴力を活かし、インタビュー形式で退職者の話を深堀することで、本音の退職理由を引き出しやすくなります。

企業の課題や調査報告書にまとめてお送りすることで、自社内では気づくことができない「本質的な経営課題」の発見に繋げます。

また、アールナインでは特定した課題を基に、採用~定着におけるあらゆる課題解決を一気通貫でご支援可能です。各企業様に合わせカスタマイズ設計した施策をご提案することが可能です。

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