毎年繰り返される新卒採用活動。

目の前の業務で忙しい日々の中で、正しい振り返りをもとに有効な採用活動につなげることができていますか？

本記事では、採用活動を振り返る方法を、ポイントや具体的な進め方、よくある間違いなどを踏まえて解説していきます。是非最後までご覧ください。

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振り返りの目的

はじめに、採用活動をなぜ振り返らなければいけないのかを解説していきます。

振り返る目的としては主に3つが挙げられます。

・自社の強み・弱み・採用課題を明確にするため

・次年度の採用をよりよくするため

以下で詳しく説明します。

自社の採用課題を明確にするため

一つ目の目的は、自社の採用課題を明確にするためです。

採用目標達成の可否だけでなく、定期的に自社の採用活動を振り返ることで「自社の採用課題」を可視化することができ、次年度の採用に向けた改善点を明らかにすることができます。

例えば求人に関してなら、閲覧数や応募数、書類通過率などの各種数値をチェックして、どこに課題があるのかを特定することが大切です。

次年度の採用をよりよくするため

二つ目の目的は、上記で分析した内容をもとに次年度の採用計画・採用目標を立てるとともに、課題の対策を立てることです。

振り返りをしなければ、翌年度も同じ過ちを繰り返したり、効率の悪い採用活動で無駄なコストが発生したりと、円滑な採用活動ができない恐れがあります。

自社が行った新卒採用のデータを元に振り返りを毎年繰り返すことは、売り手市場により人材確保が困難となっていく今後には欠かせないと言えます。

例えば、求人に関して「応募率が低い」という課題が見つかったのであれば、「求人の訴求内容を見直す」という対策を考える必要があります。

また、「面接辞退率が高い」のであれば、「面接官のフォローや魅力づけが適切か確認」を行う必要があるでしょう。

このように特定した課題に対し対策を打つことで、よりよい採用活動を繋げることができます。

振り返りの具体的な進め方

①前年度の採用目標を再確認する

まず最初に、前年度の目標について振り返ります。

全体の採用目標人数は何人だったのか、予算はいくらだったのか、各選考フェーズごとの歩留まり目標などを様々な角度から再確認します。

②上手くいかなかった要因について仮説を立てる

上記で全体と採用フェーズごとの目標を出したら、次は実際にどうだったかを照らし合わせ、目標数値を下回っている「上手くいかなかったポイント」を洗い出します。

そこから、「なぜ上手くいかなかったのか」仮説を立てましょう。

例えば「母集団の数が上手く集まらなかった」という結果があった場合、どのような要因が考えられるでしょうか。

・求人票が魅力的でなかった

・採用手法・媒体がターゲットと合っていなかった

・工数を割いたスカウトで効果が出なかった

・会社説明会で魅力訴求できていなかった

などです。

他にも、「一次面接合格者数に対し、二次面接合格者数が少なすぎる」という結果があったとき、どのような要因が考えられるでしょうか。

・一次面接官と二次面接官の目線が合っていない（評価基準が曖昧、二次面接官の目線が厳しすぎるなど）

・一次面接～二次面接の間のリードタイムが長く、選考を辞退されている

・一次面接官の魅力づけが弱く、選考を辞退されている

などが考えられます。

上手くいかなかった要因と考えられるものをまず振り返り、仮説を立てましょう。

③採用数・応募率・辞退率などのデータを分析し、仮説を検証する

②で立てた仮説が正しいかを検証するために、データを用いて分析しましょう。

上手くいかなかった点ごとに、各数値を参考に分析すると良いでしょう。

母集団形成に関して：
求人広告・スカウト・合同説明会・自社のホームページ・大学の就職課など、手法や経路ごとの応募数など

選考に関して：
各選考フェーズにおける辞退率、通過率など

内定後に関して：
内定人数、内定承諾率、内定承諾後の内定辞退率など

③採用課題をまとめ、打ち手を考える。

仮説検証の結果から、改善が必要な課題点が明確に見えてくると思います。

例えば、以下のようなものです。

これに対し、それぞれ打ち手を考えていきます。

・求人の閲覧数はあるが応募率が低い
→求人の訴求内容を見直し、ターゲットに刺さる文面にするなど

・スカウトの返信率が少ない
→本文の個別性を高める、媒体を見直すなど

・説明会参加者の1次選考への参加率が低い
→説明会内容を見直す、1次選考設定までの導線をスムーズに整える、日程調整のスピード感を上げるなど

・二次面接と三次面接の通過率に大きな差がある
→面接官同士の目線を合わせる、面接官研修を実施するなど

・内定からの承諾率が低い
→最終選考までに意向を上げる、内定後のフォローを手厚くするなど

各打ち手を実施→効果検証を行いPDCAを回すことが、よりよい採用活動の実現に繋がります。

振り返りの注意点・よくある間違い

分析そのものが目的になってしまう

この記事を読んでいる人事の方の中には、「上司から振り返りの資料を作るように言われた」という方もいらっしゃるかも知れません。

採用の振り返りを行うことはとても重要ですが、振り返りの時間を取りすぎてしまったり、分析データを何十ページにもまとめてしまったりして、考察の時間が短くなるケースがあります。

振り返り業務はあくまでも翌年度の採用のために行うことであり、分析が目的になってはいけません。次年度にどう改善するのかまで落とし込みましょう。

一度に全てを改善しようとしない

新卒採用の振り返りで発見した課題を、一度にすべて解決する必要はありません。

すぐに改善できそうなこと、とりわけ目立つ課題、改善することでインパクトが大きいポイントに焦点を当てて、優先順位をつけて改善を目指しましょう。無理にすべてを改善しようとすると、どの施策も中途半端になってしまい、改善が難しくなるケースも多々見られるためです。

例えば内定辞退率が一番の課題であれば次年度は内定者フォローを中心に改善してみるなど、少しずつ改善していくようにしましょう。

最後に

ここまで新卒採用の振り返りについてまとめてきました。いかがでしたか？

「実際にどうやるのかは分かったが、実務が忙しく分析に時間を割けない」という人事の方も多いのではないでしょうか。

そこで採用の振り返りの方法としておすすめしたいのが、採用コンサルタントや採用代行に分析を依頼することです。

採用コンサルタントや採用代行会社は、複数の業界にまたがって大小様々な企業の採用支援を行っていることが多いので、採用担当者が個人で振り返り業務を行うよりも、複数の企業・競合との比較データから多角的に情報を分析してもらえます。

株式会社アールナインでは、母集団形成～育成定着まで一気通貫で支援を行っていますので、振り返りで判明した課題に対する打ち手も一緒に考えていくことが出来ます。是非ご気軽にご相談ください。

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