1on1面談は意味がない？逆効果に感じる理由と効果的な面談のポイントとは？

「話すネタが思いつかない」

「部下が本音を話してくれているように感じない」

「負担の割に効果がでていると思えない」

「業務報告だけの場になってしまっている」

上司と部下が定期的に1対1で行う1on1面談ですが、実際に導入している企業では上記のように感じる人も少なくないようです。

そこで本記事では1on1面談は意味がないと感じている担当上司の方向けに、うまくいかない原因と正しい1on1面談のポイントについて解説します。

1on1面談が意味ない・逆効果と感じる理由

会話のネタがない

1on1面談は1回につき30分～1時間程度で行うのが一般的です。しかし、「何について話せばよいか分からない」「雑談ばかり、もしくは堅苦しい話ばかりになってしまう」など、毎回の面談でテーマ選定に悩む声も多いです。

1on1面談の主役はあくまでも部下ですが、「好きなことを話していいよ」と言われても部下は困ってしまいます。上司がテーマを引き出し豊富に持ち、部下が話したい内容を会話の中で引き出すフォローが重要です。

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担当上司の負担が大きい

2つ目の理由に担当上司の負担が大きいことが挙げられます。企業によっては、1人の上司が複数の部下の1on1面談を担当する場合もあります。

忙しい業務の合間に、部下一人ひとりに時間を割き、アドバイスをしたり心理状態を把握したりすることはかなりの負担です。

1on1面談は、ミーティングとは異なり部下の心身の健康状態の把握や信頼関係の構築などを目的とした面談です。

仕事に直結するわけでもなく、効果が出るのに時間もかかるため負担の割には効果がない・意味がないと感じる場合もあるでしょう。

心理的安全性が低い

心理的安全性とは組織の中で自分の意見や気持ちを他人に安心して話せる心理状態のことです。心理的安全性が高い関係性の相手には本音で意見を言うことができます。

一方で、心理的安全性の低い状態で1on1面談を行っても、部下が緊張しやすく本音や悩みを聞き出すことが難しいでしょう。そのため、正しく部下の状態を把握することができず、意味がないと感じてしまう可能性があります。

面談中に部下が気持ちを落ち着かせられるような環境を整えることで効果的な1on1面談をすることができます。

会話が一方的になってしまっている

1on1面談では双方向でしっかりとコミュニケーションを取ることが大切です。上司が一方的に叱責や考えの押し付けをする場になってしまったり、部下が一方的に業務報告をするだけの場になってしまったりしては、時間を割いて1on1面談をする意味がありません。

1対1の場で上司が一方的に考えを押し付けたり、叱ったりしてしまうと、部下は必要以上に委縮し、仕事においてモチベーションが下がるなど逆効果になる可能性があります。

また、部下が一方的に業務における課題の報告をするだけでは部下の状況を把握することはできても信頼関係を築くことはできません。

コミュニケーションが一方的にならないように、「質問力」と「傾聴力」の両方を意識して面談に臨みましょう。

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正しい1on1面談で得られる効果とは

業務上でも部下に相談されやすい良好な関係性を構築できる

正しい1on1面談を定期的に行うということは、業務以外の上司と部下の対話の機会が定期的にあるということです。

日頃から業務以外の悩み相談や雑談をしている関係性であれば、上司と部下の間に信頼関係が生まれ業務上でも部下が上司に対して相談する心理的ハードルが低くなります。

その結果、報告・連絡・相談がスムーズになり効率的な業務執行が期待できます。

部下の離職防止につながる

1on1面談の実施によって部下が何に悩んでいるのか、業務上でどの仕事で躓いているのかなどの現状を把握することが可能です。

こちらから質問するだけでなく、部下から自発的に相談しやすい1on1面談では、面談をしなければ気づけなかったポイントまで知ることができます。

その結果、業務におけるフォローが迅速になり、誰にも相談できずに離職を考える前にアドバイスをすることができます。

また、素早いフォローをされることで、部下は「自分を見てくれている」と感じ、より強い信頼関係が構築され離職防止に繋がるでしょう。

部下のモチベーションを向上させられる

1on1面談によって部下のモチベーションを上げることが期待できます。部下のキャリアパスについて具体的にアドバイスすることで、仕事において今後どのような行動をすれば良いか、どのようなスキルを身に着けたいかなど目標が明確になります。

自己のキャリアが明確になることで部下は業務に対し積極的になり、モチベーションを向上させられるでしょう。

そのために、部下にキャリアについて自分で考えさせ、行動を起こさせる環境、その行動に対して部下とともに振り返る環境として1on1面談は大切な役割を持っています。

効果的な1on1面談のポイント

時間よりも頻度を増やす

効果的な1on1面談のポイントは、1回の時間を長くすることより少ない時間でも頻度を多くすることです。

1on1面談は、部下の現状や成長を定期的に把握し、フォローできることが強みです。そのためには週に1回、隔週に1回など短期間で定期的にアドバイス、改善、フィードバックのサイクルを回すことが重要です。

予め簡単にテーマを設定しておく

1on1面談を始めたばかりの頃は、お互いの理解度が低い状態なので、面談のネタ選びに困ってしまうこともあるでしょう。

ある程度、互いについて知った状態であればテーマを決めすぎずに面談を行うのも効果が期待できますが、最初から話題に困った状態では、面談を繰り返しても互いの心理的安全性が高まらず、面談を行えば行うほど逆効果になってしまう可能性があります。

1on1面談に慣れるまでは、予め簡単にテーマを設定するといいでしょう。

①現状や急ぎではないが課題解決したいこと、気づきにつながりそうなこと

• 課題や困っていること
• 気になっていること、悩み
• 仕事を通じた出来事・成功（失敗）体験　など

②今後のキャリアについて

• 実現したいキャリア、今後のキャリアの希望
• 直近で一番力をいれた業務
• 自分の強み・弱み　など

③現状整理・上司が力になれること

• 今取り組んでいるテーマ
• 本人からみた、会社や組織の課題、どうしたらいいと思うか

など最初は業務に関する悩みを中心にテーマを設定しましょう。ここで注意すべき点はテーマはあくまで”簡単に”設定することです。

褒めるところはしっかり褒める

1on1面談で相手が話しやすくするためには、厳しいフィードバックや叱責ではなく良いと思ったところをしっかり「褒める」ことです。

厳しいことを言われるだけでは、部下は1on1面談にストレスを感じ、本音で悩みや現状を打ち明けてくれない場合があります。

現状、結果が出ていないことでも、まずは努力している部分はしっかりと褒め、それからフィードバックを行うといいでしょう。

そうすることで、結果の出ない現状に不安を抱えている部下は自分の行動に自信を持ち、モチベーションを向上させることができます。

リラックスできる場所で行う

部下に話しやすいと感じてもらうには、褒めること以外にもリラックスしてもらう環境整備も大切です。

オフィスの会議室では、ミーティングのような雰囲気になり緊張してしまう部下もいるかもしれません。部下が心を開いてくれやすいような雰囲気を作るように心がけましょう。

近場のカフェやフリースペースなど業務とは離れた雰囲気の場所で行うことで、周囲を気にせずに相談してもらいやすくなります。

また、場所だけでなく面談中に相槌を多くしたり、目を見て話しを聞いたりなど相手の話を傾聴している姿勢を見せることで、話しやすい雰囲気を作ることも効果的です。

傾聴することを意識する

傾聴とはただ話を聞くのではなく、相手の話したいことに共感・理解を示しながらじっくり聞くコミュニケーション力のことです。

相手の話したいこと・伝えたいことに焦点をあてて、真摯に受け止めることで、安心して話せるような雰囲気づくりをすることができます。

具体的には以下のような手法を駆使することで、相手は自分の話をしっかり聞いてくれていると安心感を得られます。

相づちやペーシング、バックトラッキングをすることで、相手に共感的理解の姿勢を示すことができます。また、ミラーリングでは親密感や安心感を与えられ、相手の緊張をほぐしやすくします。

パラフレーズを使うことで、話し手は自分の話した内容を他人に要約されることで、悩みを客観視できるようになります。

部下が悩んでいることに対して、アドバイスをすることも大切ですが、部下自身に整理させたい場合はパラフレーズが効果的です。

まとめ

1on1面談が形だけの実施になってしまっては、負担の割に効果を得られず、意味がないと感じてしまうでしょう。

それだけでなく部下も上司もストレスを感じ、結果的に業務効率の低下、最悪の場合部下の離職に繋がる可能性もあります。

一方で、ポイントを抑えて1on1面談を実施すれば、部下との信頼関係を築き、離職率の低下、業務効率の向上など多くの効果が期待できます。

1on1面談を導入しているが効果を得られていないと感じている方は、ぜひ本記事のポイントを参考にしてみてください！