選考フローを作る際の5段階のポイントとは?【採用担当者必見】

選考フローを作る際の5段階のポイントとは?【採用担当者必見】

選考フローを作る際の5段階のポイントとは?【採用担当者必見】 640 427 株式会社アールナイン

採用活動において、実際に求職者の採用を決めていくフェーズが選考フローです。

自社が求める人材を獲得するためには、求職者の応募・選考を経て最終的に自社が内定通知を出すまでのプロセスがとても重要です。

それぞれの選考段階で、どのようなポイントに注意し、何を行っていけば良いかをあらかじめ理解しておく必要があります。

今回は、選考フローの重要性、選考フローを作る際のポイントや注意点などについて解説していきます。

この記事を読むことで、自社が求める人物を獲得するための的確な判断、かつスピーディーな対応ができるように選考フローを整理する機会としていただければと思います。

選考フローとは

選考フローとは、採用活動における「選考段階の流れ」のことを指します。

自社が求める人材を確保するために、選考段階であらかじめ決めた採用軸に沿って選考を進めていきます。

選考フローは主に下記の段階に分けられます。

・書類選考
・採用面接(状況に応じて筆記試験)
・合否の決定
・内定通知
・入社準備

各段階での精度を向上させることで、採用活動自体の精度を上げ、自社が求める人物を獲得できる可能性を高めることができます。

選考フローを作る際には、各選考段階に要する期間、および選考フロー全体に要する期間はどれくらいか、といったスケジュール感を考える必要があります。

選考に極端に時間がかかってしまうと、採用計画としての採用目標を達成することはできません。

また、選考フローに要する時間を過少に考えてしまっている場合も、選考の精度に問題が生じる可能性があります。

選考フローに要する期間や精度は、選考の各段階で何を重視し、どの手法をとっていくかによっても異なります。

例えば、資格や過去の実績だけでは測れない人柄を重視したい場合は、面接の回数を増やすこともあります。

また、スキルや能力など客観的に定量で測れる情報を重視する場合は、筆記試験やWeb試験を積極的に導入したり、昨今ではAI面接を導入するという選択肢もあります。

過去の経験や他社の事例などを参考に、選考フローに適した期間を考えていきましょう。

このように選考フローは、企業が重視する選考基準や手法によって、適した形で組み立てていく必要があります。

選考フローを作ることで得られる3つのメリット

選考フローを組み立てる意味について、もう少し深堀りして解説していきます。

選考フローを作ることで、下記の3つのメリットを得ることができます。

1. 選考フローを作成することで、採用関係者間で共通の認識が持てる

2. 選考フローを作成することで、選考全体の流れに一貫性があるか確認できる

3. 選考フローを段階別に考えることで、各段階でやるべきことや課題が明確になる

それでは順番に解説していきます。

1. 選考フローを作成することで、採用関係者間で共通の認識が持てる

選考フローを作成することで、採用関係者間で共通の認識が持てるようになります。

選考フローが明確化されていない場合、下記のようなことに対して認識がバラバラになってしまいます。

・各選考段階で何をやれば良いのか
・今どの段階まで進捗しているのか
・選考にはどれくらいの期間を要するのか
・自社の採用活動はどの段階において、どのような課題を抱えているのか

このような事柄に採用関係者間で共通認識を持てていない場合、議論をしても個人の意見の前提がバラバラなため、効率的な議論をすることはできません。

例えば、現場では人柄を重視した人材を採用したいと思い、採用面接に力を入れることを考えている。

一方、人事ではスピーディーに人材を確保したいと考えるため、採用面接の回数を減らしていく方針を考えている。

このように前提が異なっていては、同じ方向を向いて議論をすることはできません。

向いている方向がそれぞれ異なっているとアウトプットもバラバラになってしまいます。

そのため、選考フローとして形を作り、人事、経営層、現場の各担当者が、あらかじめ作成された選考フローを理解しておくことで、共通認識を持ち課題解決や改善を考えていくことができます。

2. 選考フローを作成することで、選考全体の流れに一貫性があるか確認できる

選考フローを作成することで、選考全体の流れに一貫性があるか確認できるようになります。

選考フローから各選考段階でのアクションを確認した際、それぞれの選考段階での目的が繋がり、論理性のある流れになっているかチェックすることができます。

例えば、人材獲得までのスピードを重視しているのにも関わらず、内定判断や内定通知に多くの時間を設けていては論理性があるとは言えません。

また、人材の質を重視するのに、採用面接の回数が少なかったり書類選考の基準が緩いということでは、こちらも目的に沿った採用活動をしているとは言えません。

選考フローを確認する際、目的を達成するためのアクションとしてズレていないかという視点が重要です。

この視点があれば、選考フローを確認することで選考プロセスに問題がないかチェックすることができます。

3. 選考フローを段階別に考えることで、各段階でやるべきことや課題が明確になる

選考フローを作る際、各選考段階で切り分けて考えていくため、やるべきことや課題が明確となります。

各選考段階に分ける視点を持たず、書類選考から入社までを1つの括りで見てしまうと、どこに課題があるかを判別することができません。

採用活動において、どこかの段階で上手く進捗しないことを「歩留まり」と言います。

また、各選考段階でどれくらい「歩留まり」しているか算出したものを、「歩留まり率」と言います。

各選考段階を分けて考えることにより、各選考段階の「歩留まり率」を算出できるようになります。

それにより、どの選考段階でどのような課題を抱えているのかが明確になり、課題に対しての打ち手を考えることができます。

「わかる」の語源は「分ける」です。

その語源の通り、それぞれの段階を分けることで、選考プロセス全体が分かるようになります。

選考フローを作る際の5段階のポイント

続いて選考フローを作る際のポイントについて解説していきます。

選考フローは、前述したように下記の選考段階で構成されています。

1. 書類選考
2. 採用面接(状況に応じて筆記試験)
3. 合否の決定
4. 内定通知
5. 入社準備

ここでは選考フローを作る際のポイントとして、各選考段階について詳しく解説していきます。

1. 書類選考

母集団形成により応募者を募ることができたら、応募書類にて書類選考を行います。

中途採用の多くは、履歴書と職務経歴書で書類選考を行います。

企業によっては、SPIの様なWebテストや、タイピングテストなどの実施を事前に依頼することもあります。

また、技術職の場合は、過去の自分の実績としてポートフォリオの提出を求める企業も多くあります。

職務経歴書では、今まで何を経験してどのようなスキルを得てきたか、入社後に何ができるのかといったポイントを中心に確認していきます。

履歴書では、採用要件を満たしているか、どのような志望動機があるかといったポイントに着目します。

中途採用の書類選考では、過去どのような経験をしてきたか、現在では求職者にどのような力があるか、入社後の未来はどのような成長が期待できるか、というような視点で判断していきます。

書類選考ではこのような着眼点で、あらかじめ設定した採用要件にしたがって、自社が求める人材かを判断していきます。

2. 採用面接(状況に応じて筆記試験)

書類選考を通過した後は、採用面接へと進みます。

企業によっては、採用面接の前後に筆記試験や技能試験を実施する場合もあります。

昨今では、採用までのスピードを重視して面接回数を減らしている企業も多いですが、基本的には採用面接を2〜3回で行い、現場責任者、人事、経営層などの各担当者が進捗に応じて対応することになります。

また、最近では新型コロナの影響もあり、来社ではなくオンラインでのWeb面接を行う企業も増加し続けています。

採用面接では、書類選考時に確認できなかった情報、真偽を確認したい事項、詳しく深堀りしたい事項を中心にヒアリングを行っていきます。

下記は確認必須な事項です。

・職務経歴
・転職理由
・志望動機
・キャリアビジョン

加えて、

・前職でどのような成果を出したか
・入社後にどのような成長がしたいか
・入社後にどのようなことを成し遂げたいか
・職場で問題なく人間関係を築けそうか
・自分の能力を客観的に把握できているか
・やりがいを持って仕事に取り組むことができるか

などを確認していきます。

書類では良いように書いてあるものの、実際に本心を聞いてみると違うということもあります。

書類だけでは得られない情報を、質問によって深堀りして確認していくことが必要です。

ここで確認を怠るとミスマッチの入社となり、入社後の早期退職へと繋がります。

懸念が残るポイントについては、念入りに確認しておく必要があります。

また、自社が抱える課題がある場合は、求職者へありのままを伝えることも大切です。

面接で自社を良く見せようとするあまりイメージのギャップを生んでしまい、早期退職へと繋がる可能性もあります。

面接では、自社は求職者をよく理解し、求職者には自社のことをよく理解してもらう必要があります。

3. 合否の決定

採用面接が終了したら、応募書類の情報と採用面接で得た情報から合否の決定を行います。

この時に重要なのは、あらかじめ決定している採用要件に沿って判断することです。

採用面接で直接、求職者と話すことによって感情面での印象を多分に受けますが、印象だけでの判断は合理的ではありません。

自社で決めた採用活動の軸に沿った判断が必要です。

合否の判断に迷う場合は、求職者へ追加で確認を行うための面談を設定するのも良いでしょう。

曖昧なまま判断をすると、後々の後悔に繋がります。

しっかりと納得感を持って、内定を決めるようにしましょう。

4. 内定通知

内定を決めたら速やかに求職者へ内定通知を出しましょう。

中途採用では、通常、求職者の多くは複数企業を同時に受けています。

また、多くの求職者は早い段階で転職先を決定したいと思っています。

そのため、先に内定通知を出した企業が人材獲得の可能性を高めることができます。

内定通知を出すのが遅れてしまうと、欲しい人材を他社に獲得されてしまいます。

採用面接が終わってからの採用判断、内定通知はスピード感を持って行うことが重要です。

求職者の中には、内定後に現職へ退職意向を伝えたり、業務引き継ぎを行う方も多いため、自社で早く働いてもらうためにもスピード感を持った対応が必要です。

内定通知を行った後、内定後面談を設定するのも良いでしょう。

内定後面談を行うことで、求職者の気になるポイントを解消することができます。

内定が決定した後は、求職者は面接時より本心で話しやすくなります。

また、内定後面談は、自社から求職者へ入社後の業務や求める役割を伝える機会でもあります。

こちらも求職者は採用面接の時より余裕を持って聞くことができるため、自社で働くイメージをつたえやすくなります。

その他にも、社内見学や既存社員との交流の機会を作ることも、入社後のミスマッチを生まないために効果的です。

内定が決定した後は、スピーディーかつ、先方のフォローを考えて対応していくようにしましょう。

5. 入社準備

求職者からの内定受諾を貰ったら、入社の準備に入りましょう。

契約書類の作成、現場での受け入れ体制の構築などを行ないます。

中途採用の場合、内定受諾から入社までに期間を要するケースが多いため、内定者と定期的に連絡をとり、内定者の不安を取り除くようにしましょう。

以上が選考フローの基本的な形となります。

企業によってはカジュアル面談を最初に行う場合や、会社説明会と同時に筆記試験を行う場合などもあります。

自社が採用で優先すべき要素や理想とするスケジュール感に合わせて、選考フローを作っていきましょう。

選考フローを作る際の3つの注意点

最後に選考フローを作る際の注意点について解説していきます。

1. 内定辞退を防ぐための工夫をする

せっかく良い人材と出会い内定を出しても、入社に繋がらなければ意味がありません。

しかし、求職者優位の売り手市場である現在、内定辞退を受けることは少なくありません。

内定辞退を防ぐために、以下のような工夫を行なっていきましょう。

・採用面接段階で自社の魅力を伝える
・内定通知をスピーディーに出す
・内定後面談で内定者の不安を取り除く

このような対応で、内定者の受ける印象も大きく変わります。

選考フローを進めると同時に、このような内定辞退を防ぐ工夫を行なっていきましょう。

2. 新卒採用と中途採用で選考フローは分けて考える

新卒採用と中途採用では、目的や性質が異なります。

当然、選考フローもそれぞれの採用の特徴に合わせて組み立てる必要があります。

新卒採用では将来の戦略を求めて採用を行います。

中途採用では即戦力を求めることが大半です。

また、採用人数の面でも、新卒採用は大量数を採用するのに対し、中途採用では少数を採用するなど違いがあります。

このような違いから選考の順序、選考に要する期間も異なってきますので、それぞれの採用にあわせた選考フローを組み立てていきましょう。

3. 各選考段階で歩留りを確認する

採用計画通りに進捗しない場合の多くは、選考段階のどこかに問題があります。

問題を解決するためには、課題がどの選考段階にあるのか把握する必要があります。

各選考段階での通過率を数値化し、歩留りがどこで起きているかを可視化していきましょう。

歩留りがどこで起きているかにより、行うべき対策も変わります。

例えば、書類選考通過率が低い場合は、採用要件の見直しが必要な可能性があります。

内定通知後の内定辞退が多い場合は、採用面接後に内定通知を出すまでのスピードが遅いことや、採用面接で自社の良さを伝えられていないことなどが原因として考えられます。

このように各選考段階のどこで歩留りしているかにより対応策は異なるため、まずは歩留りが起きている箇所を把握できるようにしておきましょう。

まとめ

今回は、選考フローの重要性、選考フローを作る際のポイントや注意点などについて解説いたしました。

選考フローでは、各選考段階でやるべきことや意味を理解して対応していく必要があります。

また、各社に応じて対応内容やスケジュールをカスタマイズすることで、採用目標を達成する可能性が高まります。

それぞれの選考段階の本質的な意味を理解し、自社にあった選考フローを実践していきましょう。

◆選考フローとは、採用活動における選考段階の流れのことを指す

◆選考フローを作ることで得られる3つのメリット
1. 選考フローを作成することで、採用関係者間で共通の認識が持てる
2. 選考フローを作成することで、選考全体の流れに一貫性があるか確認できる
3. 選考フローを段階によって分けて考えることで、各段階でやるべきことや課題が明確になる

◆選考フローを作る際の5段階のポイント
1. 書類選考
2. 採用面接(状況に応じて筆記試験)
3. 合否の決定
4. 内定通知
5. 入社準備

◆選考フローを作る際の3つの注意点

1. 内定辞退を防ぐための工夫をする
2. 新卒採用と中途採用で選考フローは分けて考える
3. 各選考段階で歩留りを確認する