【2024年7月】採用代行（RPO）の成功事例6選｜選び方、活用のポイントも紹介

企業の成長と成功には、自社に合った人材の確保が欠かせません。正しいノウハウとマンパワーがなければ採用成功は難しいですが、企業によっては「自社にノウハウがない」「専門的ではない社員が兼務で採用を行っている」「そもそも採用部署がない」という場合も多くあります。

そこでおすすめなのが「採用代行（RPO）」です。採用代行サービスを利用すれば、採用担当者の貴重な時間と労力を無駄にせず、専門家の知見を借りて自社に合った人材を効果的に採用できます。

今回の記事では、採用代行サービスを活用した際の成功事例をまとめています。ぜひ参考にしてください。

おすすめの採用代行サービスをまとめて知りたい場合はこちらの記事をご覧ください▼▼
【2024年6月】採用代行のおすすめ30社を徹底比較 | RPOの料金や特徴、選び方

採用代行とは何か？

採用代行とは、企業が採用業務を外部に委託するサービスのことです。人材採用に関する様々な業務を専門のプロフェッショナルに任せられます。

採用戦略の策定と計画

求人広告の作成と掲載

候補者の応募受付とスクリーニング、フォロー

面接の日程と実施、合否連絡

採用進捗の管理と進行状況の報告

データ分析や報告書の作成

採用代行の利用企業が増えている背景

採用代行サービスを利用する企業は年々増加しています。背景には、「売り手市場の加速と採用手法の多様化によって、多くの企業が人材確保に苦戦しているからです。」その結果、専門知識や経験豊富なプロフェッショナルによる効率的な採用を求めるニーズが高まっています。

さらに、自社の採用リソースが不足している状況でも優秀な人材を確保する手段として、採用代行サービスが注目されています。新型コロナウイルスの影響で採用のオンライン化やデジタル化が進んだことで、企業は新しい採用手法に適応する必要が生じており、オンライン採用のノウハウやデジタルツールの活用に熟知した採用代行サービスの需要が一層拡大しています。

以前は「企業の根幹である採用活動を外部に委託することはありえない」という風潮がありましたが、現在では企業規模や業種を問わず、採用活動の成功のために積極的に採用活動をアウトソースする企業が増えています。採用代行サービスの市場は世界中で着実に拡大しており、2021年には市場規模が日本円でおよそ7,100億円でしたが、そのあとの10年で市場は5倍以上にまで拡大する見通しと言われています。

採用代行（RPO）の成功事例

ここからは、採用代行（RPO）を導入した企業の成功事例を紹介していきます。

新卒採用における成功事例

大手企業の採用成功事例

機械業界　従業員数5000名以上

大企業ですが、学生に仕事や働く環境の魅力を上手く訴求できず、選考途中での辞退率が非常に高いです。最終面接までの辞退率は30%、全国エリアで採用するためのマンパワーもスキルも不足している状況でした。

また、全国規模で面接を実施しているのですが、すべて社員が出張して対応しているため、出張費がかかっています。さらに、コア業務に集中できないせいで会社としての生産性が下がっていると感じていました。

そこで、下記を実施。

・全国のエリアで年間3,500件以上の1次面接を代行

・人材プロフェッショナルが学生から「選ばれる面接」を実施

・企業の魅力を言語化したマニュアルを企業様と一緒に作成

企業に対し実態とは違った、あまり良くないイメージを持つ学生もおり、払拭する必要がありました。そのためには各選考で接点を持つ担当者が学生に向き合い、本人の価値観に沿った魅力を訴求する必要がありました。

R09のキャリアコンサルタントの資格を持っている人材プロフェッショナルが、本人のキャリアプランまで引き出した上で企業でのキャリアの積み方をお伝えすることで、

最終面接誘導率が大幅にアップしました。

中小企業の採用成功事例

プラントエンジニアリング業界　従業員数約100名

会社として新卒採用を始めたいものの、人事部長や任せられる社員もおらず、ノウハウがありませんでした。またナビ媒体で募集自体は出しているものの、知名度が低いため応募も少ない状況でした。

そこで、下記を実施しました。

・採用計画の策定

・それまで行っていなかった、カジュアル面談、インターンシップ、会社説明会、内定者フォローの企画・実施。

・ダイレクトリクルーティング送信代行

ノウハウが無かったダイレクトリクルーティング経由で母集団を形成し、内定まで繋げられました。結果として初年度、2年目続けて採用目標4名の獲得に成功しました。

エンジニア採用の成功事例

人材派遣業界　従業員数5000名以上

企業規模としてはいわゆる「大企業」にもかかわらず、不人気業種で一括りにされてしまいます。学生に魅力が上手く伝えられないことが課題なので、面接において学生の価値観をじっくり引き出すなどして意欲を醸成させたいと思うものの、全国で採用を行うこともあり、マンパワーもスキルも足りません。また、何が自社の魅力かと言われると、パッと出てこないのも事実です。

そこで、下記を実施しました。

・学生の価値観を引き出すフォローシートの作成

・筆記試験のアテンド

・全国のエリアで1次面接の実施

・年間3,500件の面接実施

まずはお客様の企業の特徴について時間をかけてヒアリングをし、魅力付を改めて行いました。また、面接代行では1対1で1時間の面接を行い、学生の考え方、価値観を深掘りして引き出しました。引き出した価値観にもとづき、企業との接点を見出して魅力を訴求し、意欲を醸成。このレベルの面接を、全国のエリアで面接の代行を行いました。

年間で 約 3,500件 の面接を実施し、結果として最終面接移行率が 70% から 92% に上昇。

中途採用における成功事例

大手企業の採用成功事例

航空業界　従業員数2000名以上

　採用難易度が高いニッチな職種に対して、エージェントからの推薦がなかなか上がってこない状況。採用手法についても自社で行っていることが正しいのか迷子になっており、不安。業務が属人化してしまっているところもあるので、実務の代行だけでなくコンサルティング的に提案もしてほしいという状況でした。

そこで、下記を実施しました。

・職種とマッチ度の高いエージェントの新規開拓

・エージェントごとの状況に合わせた打ち合わせの実施

・社内共有用資料作成

エージェントからの推薦数が3カ月で4倍以上に。母集団の安定化に繋がりました。現在も状況に合わせた施策を行い、AGTの理解度を向上させています。

中小企業の採用成功事例

販売　従業員規模：約200名

中途採用では平日の夜や土日の面接希望が多くありますが、採用担当も少なく、対応が難しいことも多かった状況でした。リードタイムが長くなり、入社までつながらなくなってしまうので改善したいと感じられていました。

そこで、下記を実施。

・平日夜・土日の面接に年間180枠の面接に対応

・1次面接を代行することで企業の負担を最小限に

・採用担当の負担削減

・リードタイムアップで入社社員の増加

土日の面接にも対応し、面接の実施数を増やすことができました。

マンパワーが不足している状況から、面接枠を増やすことができたとともに、採用担当メンバーでコア業務に注力出来るようになりました。

エンジニア採用の成功事例

人材派遣　従業員規模：5000名以上

大手メーカーで経験を積んできたような、高い技術力のあるエンジニアを採用したい。

ところが、メーカー出身のエンジニアの方に「お客様先に常駐する」働き方のイメージを正しく伝えられておらず、「派遣＝雑用的な業務になるのでは？技術を磨いていくのは難しそう」という誤解も多い状態でした。実際は、エンジニアとしてキャリアを積みたい方にとって、様々な職場で幅広くスキルを磨ける魅力的な環境がありました。

正しい情報を認知してもらうため、以下を実施しました。

・年間約250回の説明会代行

・年間約2,000回の面接代行

・常駐でのリクルーター業務

・常駐でのバックオフィス業務

大手企業に所属している安定よりも自分自身の技術・経験を身につけることが「本当の安定」であると説明会代行で啓蒙。

面接においても見極めだけでなく魅力付けを行い、さらに応募者ひとりひとりにリクルーターをつけることにより選考途中での不安を払拭しました。

結果として、年間採用目標人数に対して約120％（目標：170名⇒結果：198名）を達成することができました。

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採用代行（RPO）における失敗例

採用代行を効果的に活用するためには、逆に採用代行を上手に使えなかった失敗例を知っておくことも大切です。大きく2つのパターンを紹介するので参考にしてください。

コミュニケーション不足によるミスマッチ

とある企業では、採用代行サービスを導入しましたが、担当者とのコミュニケーションが不足していたため、企業の求めるスキルセットや企業文化に合わない候補者が選ばれることが多発しました。結果として、採用後の離職率が高くなり、採用コストが増大しました。

防止策としては、定期的なミーティングや報告書の共有を行い、担当者との密なコミュニケーションを維持することが重要です。企業のニーズや文化を詳細かつ明確に伝え、欲しい人材の目線をすり合わせることで、採用成功へ繋げましょう。

求めていた業務品質に満たない

コスト面を最優先にして採用代行サービスを選定した結果、連絡漏れや面接評価シートの内容が薄いなど、求めていた業務品質に満たないことが判明したというケースもあります。結果として優秀な人材を確保できず、企業の成長が阻害されました。

採用代行サービスを選定する際はコストだけではなく、実績や評判、専門知識などを総合的に評価して選定することが重要です。 

採用代行サービスの選び方 

採用代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントに気をつけて選ぶと、思わぬ失敗を防げます。

①過去の支援実績は豊富か？

　豊富な支援実績を持つ企業であるほど、採用におけるノウハウが多く、質の高い支援を受けられる可能性が高いです。過去の実績や事例から信頼性を確認しましょう。また、採用難易度が高い特定の業界や職種の場合は、その領域における実績がどれくらいあるのか事前に確認するとよいでしょう。

②サービスの提供範囲は適切か？

　 採用代行会社ごとに依頼できる業務内容は異なります。自社が外注したい業務を依頼できるのか、必ず契約前に確認しましょう。また「そもそも採用の進め方がわからない」「どの業務を外注すべきかわからない」という企業の場合、戦略立てから行ってくれる総合型の採用代行会社がおすすめです。

③コミュニケーションは取りやすいか？

　 採用代行会社とのコミュニケーションは円滑かつ透明であることが重要です。定期的なミーティングで採用プロセスの進捗や結果について共有したり、問題が発生した際には迅速に対処してくれるか確認しましょう。またChatworkやSlackなど自社で利用しているツールが使えると楽です。

④料金体系は明確か？

　採用代行サービスの料金体系は主に「月額固定制」と「従量課金制」の2つあります。月額固定制は年間の予算の計画がしやすく、従量課金制は必要な時期だけ依頼できるのがメリットです。 自社に合った支払い方法を見極め、追加料金や隠れたコストがないか、契約内容をよく確認しましょう。

⑤契約条件は柔軟か？

　採用活動においては急な計画変更は付きもの。採用ニーズの変動に柔軟に対応できるサービスがおすすめです。具体的には、最低契約期間や解約条件について確認し、最低1ヶ月から必要なときだけ依頼できる、解約は前月までの通達で可能など、出来る限り柔軟性の高いサービスが安心です。

　これらの点に注意することで、最適な採用代行会社を選び、効果的な採用活動を実現できます。

おすすめの採用代行サービスをまとめて知りたい場合はこちらの記事をご覧ください▼▼
【2024年6月】採用代行のおすすめ30社を徹底比較 | RPOの料金や特徴、選び方

採用代行（RPO）活用における成功のポイント

依頼する業務範囲を明確にする

採用代行サービスを利用する際には、依頼する業務範囲を明確に定めることが重要です。例えば、面接関連の業務に関しても、面接官の代行のみを行うサービスもあれば、面接日程の調整、会場の手配、応募者との連絡、面接後のフォローアップまで対応するサービスも存在します。

自社のリソースや予算を考慮しながら、どの部分を外部に委託するかを決定することが必要です。特に、採用媒体の選定や運用、応募者との連絡、面接日程の調整といったノンコア業務を委託することで、採用担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

自社のニーズと目的にマッチした採用代行（RPO）を選定する

採用代行（RPO）サービスを選定する際には、自社の採用ニーズと目的に適合したサービスを選ぶことが重要です。RPOサービスにはそれぞれ得意分野や専門性があり、自社の採用課題に対する解決策を持つプロバイダーを選ぶことが成功の鍵となります。

例えば、ITエンジニアの採用に強みを持つRPOや、特定の業界に特化した採用代行サービスなど、自社の状況やニーズに合ったサービスを選ぶことで、効果的な採用活動が期待できます。コスト面での比較も重要ですが、まずは「自社の採用課題を理解し、適切な解決策を提供できるか」という点を重視して選定することをおすすめします。

繁忙期・閑散期の差が激しい場合にはスポット依頼も

採用活動には、特定の時期に業務量が急増する繁忙期と、比較的落ち着いた閑散期があります。例えば、新卒採用などでは、採用活動のスケジュールがほぼ統一されており、ピーク時には多くの業務が集中します。

このような場合、短期契約が可能な採用代行サービスを利用することで、繁忙期にスポット依頼を行うのも有効な方法です。繁忙期に合わせて採用代行を活用することで、面接の実施や応募者対応などの負担を軽減し、効率的な採用活動を行うことができます。これにより、限られたリソースを最大限に活用し、質の高い採用を実現することが可能になります。

ポイントを押さえて、採用代行の効果的な活用を

採用代行を導入することで、企業は採用活動を効率的かつ効果的に進めることができます。専門知識と経験を持つ専門家のサポートを受けることで、自社に合った人材を迅速に確保し、業務の負担を軽減することが可能です。採用に関する課題を抱えている企業は、信頼できる採用代行会社を選び、企業のさらなる成長のため採用活動を成功させましょう。

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