株式会社アールナイン 【2024年7月】中小・ベンチャー企業必見！採用代行（RPO）成功事例5選
中小企業の成長には、自社に合った人材の確保が不可欠です。しかし、正しいノウハウと十分なマンパワーがなければ、採用の成功は難しくなります。「採用のノウハウが不足していて、なにからはじめればいいかわからない」「採用チームや専任の社員がおらず、工数が足りない」といった課題を抱えていませんか。
そこでおすすめなのが「採用代行（RPO）」です。採用代行サービスを利用することで、採用担当者の貴重な時間と労力を節約しながら、採用領域のプロの知見を活用して、自社に最適な人材を効果的に採用できます。
今回の記事では、中小企業が採用代行サービスを導入した際の成功事例をご紹介します。導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。
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【2024年6月】採用代行のおすすめ30社を徹底比較 | RPOの料金や特徴、選び方
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Contents
採用代行（RPO）とは何か？
採用代行とは、企業が採用業務を外部に委託するサービスのことです。人材採用に関する様々な業務を専門のプロフェッショナルに任せられます。
- 採用戦略の策定と計画
- 求人広告の作成と掲載
- 候補者の応募受付とスクリーニング、フォロー
- 面接の日程と実施、合否連絡
- 採用進捗の管理と進行状況の報告
- データ分析や報告書の作成
採用代行の利用企業が増えている背景
採用代行サービスを利用する企業は年々増加しています。背景には、転職者の売り手市場の加速と採用手法の多様化があり、多くの企業が人材確保に苦戦していることがあります。その結果、専門知識や経験豊富なプロフェッショナルによる効率的な採用を求めるニーズが高まっています。
さらに、自社の採用リソースが不足している状況でも優秀な人材を確保する手段としても、採用代行サービスが注目されています。新型コロナウイルスの影響で採用のオンライン化やデジタル化が進んだことで、企業は新しい採用手法に適応する必要が生じており、オンライン採用のノウハウやデジタルツールの活用に熟知した採用代行サービスの需要が一層拡大しています。
以前は「企業の根幹である採用活動を外部に委託することはありえない」という風潮がありましたが、現在では企業規模や業種を問わず、採用活動の成功のために積極的に採用活動をアウトソースする企業が増えています。採用代行サービスの市場は世界中で着実に拡大しており、2021年には市場規模が日本円でおよそ7,100億円でしたが、そのあとの10年で市場は5倍以上にまで拡大する見通しと言われています。
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中小企業の採用成功事例【新卒採用】
1.プラントエンジニアリング業界 従業員規模：約100名
会社として新卒採用を始めたいものの、人事部長や任せられる社員もおらず、ノウハウがありませんでした。またナビ媒体で募集自体は出しているものの、知名度が低いため応募も少ない状況でした。
そこで、下記を実施しました。
・採用計画の策定
・それまで行っていなかった、カジュアル面談、インターンシップ、会社説明会、内定者フォローの企画・実施。
・ダイレクトリクルーティング送信代行
ノウハウが無かったダイレクトリクルーティング経由で母集団を形成し、内定まで繋げられました。結果として初年度、2年目と続けて採用目標4名の獲得に成功しました。
2.教育業界 従業員規模：50名～100名
自社に説明会を実施できる社員がおらず、学生に自社の魅力を訴求できない。
また、ゆくゆくは自社で説明会を実施できるようになっていきたいため、
プロによる説明会を見させていただき、ノウハウを蓄積させていきたいといったご要望でした。
そこで、下記を実施。
・説明会を3回代行
・学生に刺さる説明会のポイントについてのアドバイス
・電話・メールにて説明会ノウハウの共有
プロが説明会を代行したことで学生からの満足度も上昇しました。
説明会を実施できる社員がいない状態からプロに代行をしてもらうことで、満足度の高い説明会を実施し、ノウハウを社内にも蓄積することができました。
3.システム業界 従業員規模：50名～100名
業務が忙しく、スカウトの配信に時間をかけることができない。採用ターゲットにリーチできる検索条件を絞り込み、ターゲットに響くスカウト文面を個別に作成したいと考えておられましたが、マンパワーが不足しているため困難な状況でした。
そこで、下記を実施。
・約400通のスカウトを代行
・採用担当者との定期的な擦り合わせを実施
※「効果検証しながら進めていきたい」とのご要望があったため、毎週チャットにてターゲットのすり合わせを繰り返しました
結果
・スカウト送信数は20％カット（500通→400通） ※採用人数は同じく7名
・スカウト承認率は8％アップ（24％→32％）
より少ないスカウト通数で、多くの学生と会うことに成功！
Before▶送信数500通、承諾率24％、承諾数120名
After ▶送信数400通、承諾率32％、承諾数128名
実際にお会いした候補者に話を聞くと、「丁寧なスカウト文章に興味を持ち、承諾した」という声が多く聞かれました。
ひとりひとりにきちんと向き合ってくれる企業という印象があったようで、承認率は約8％UP。
また、時間がかかっていた送信業務までお願いしたことにより、担当者は採用戦略立案や学生とのコミュニケーションに集中でき、採用成功の要因となりました。
4.インフラ業界 従業員規模：約50名
専任の人事担当者がおらず、それまでは社長が自ら人材紹介会社とのやり取りをしていました。しかし、人材紹介に関する法律の変更により、人材紹介経由での採用が難しくなってしまいました。そこで、学校との関係を構築することでの採用を考えておられたのですが、工数が足りない上にノウハウもなく困っているという状況でした。
そこで、下記を実施
・計34回の学校訪問を実施（1年目：2校×1回、2年目：8校×４回）
・求人票の作成 / パンフレットの送付
・学校からの連絡対応
結果
・開始2年目で1名の学生の採用に成功
学校訪問での採用は一般的に「関係構築に3年、実際に採用に繋がるのはそれ以上かかる」と言われていますが、2年目で1名の採用に成功しました。
プロのノウハウを使うことで、学校との関係構築をスピーディーに行うことができました。
お客様の声
バックオフィス業務まで対応いただき弊社の「人事部」として活躍いただきました！
1年間の間に1校につき4回もの訪問を重ねていただいたおかげで、想像以上のスピードで学校からの信頼を獲得していただき、訪問開始2年目には、早くも1名の学生の採用成功という最高の結果で応えてくださいました。
また、求人票の作成やパンフレットの送付、学校からの連絡対応などの人事業務まで対応してくださり、人事部が存在しない弊社の穴埋めを完璧にこなしてくださったことにも感謝しています。
新卒採用代行の成功事例をまとめて知りたい場合はこちらの記事をご覧ください▼▼
【2024年7月】新卒採用代行（RPO）の成功事例｜代行企業の選び方、活用のポイントも紹介
中小企業の採用成功事例【中途採用】
5.販売業界 従業員規模：約200名
中途採用では平日の夜や土日の面接希望が多くありますが、採用担当も少なく、対応が難しいことも多かった状況でした。リードタイムが長くなり、入社までつながらなくなってしまうので改善したいと感じられていましたリードタイムを短くし、入社までの移行率を改善したいと感じていました。
そこで、下記を実施。
・平日夜・土日の面接に年間180枠の面接に対応
・1次面接を代行することで企業の負担を最小限に
・採用担当の負担削減
・リードタイムアップで入社社員の増加
土日の面接にも対応し、面接の実施数を増やすことができました。
マンパワーが不足している状況から、面接枠を増やすことができたとともに、採用担当メンバーでコア業務に注力出来るようになりました。
中途採用代行の成功事例をまとめて知りたい場合はこちらの記事をご覧ください▼▼
【2024年7月】中途採用代行（RPO）の成功事例5選！選び方や活用のポイントも紹介
採用代行（RPO）における失敗例
採用代行を効果的に活用するためには、逆に採用代行を上手に使えなかった失敗例を知っておくことも大切です。大きく2つのパターンを紹介するので参考にしてください。
コミュニケーション不足によるミスマッチ
とある企業では、採用代行サービスを導入しましたが、担当者とのコミュニケーションが不足していたため、企業の求めるスキルセットや企業文化に合わない候補者が選ばれることが多発しました。結果として、採用後の離職率が高くなり、採用コストが増大しました。
防止策としては、定期的なミーティングや報告書の共有を行い、担当者との密なコミュニケーションを維持することが重要です。企業のニーズや文化を詳細かつ明確に伝え、欲しい人材の目線をすり合わせることで、採用成功へ繋げましょう。
求めていた業務品質に満たない
コスト面を最優先にして採用代行サービスを選定した結果、連絡漏れや面接評価シートの内容が薄いなど、求めていた業務品質に満たないことが判明したというケースもあります。結果として優秀な人材を確保できず、企業の成長が阻害されました。
採用代行サービスを選定する際はコストだけではなく、実績や評判、専門知識などを総合的に評価して選定することが重要です。
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採用代行サービスの選び方
採用代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントに気をつけて選ぶと、思わぬ失敗を防げます。
①過去の支援実績は豊富か？
豊富な支援実績を持つ企業であるほど、採用におけるノウハウが多く、質の高い支援を受けられる可能性が高いです。過去の実績や事例から信頼性を確認しましょう。また、採用難易度が高い特定の業界や職種の場合は、その領域における実績がどれくらいあるのか事前に確認するとよいでしょう。
②サービスの提供範囲は適切か？
採用代行会社ごとに依頼できる業務内容は異なります。自社が外注したい業務を依頼できるのか、必ず契約前に確認しましょう。また「そもそも採用の進め方がわからない」「どの業務を外注すべきかわからない」という企業の場合、戦略立てから行ってくれる総合型の採用代行会社がおすすめです。
③コミュニケーションは取りやすいか？
採用代行会社とのコミュニケーションは円滑かつ透明であることが重要です。定期的なミーティングで採用プロセスの進捗や結果について共有したり、問題が発生した際には迅速に対処してくれるか確認しましょう。またChatworkやSlackなど自社で利用しているツールが使えると楽です。
④料金体系は明確か？
採用代行サービスの料金体系は主に「月額固定制」と「従量課金制」の2つあります。月額固定制は年間の予算の計画がしやすく、従量課金制は必要な時期だけ依頼できるのがメリットです。 自社に合った支払い方法を見極め、追加料金や隠れたコストがないか、契約内容をよく確認しましょう。
⑤契約条件は柔軟か？
採用活動においては急な計画変更は付きもの。採用ニーズの変動に柔軟に対応できるサービスがおすすめです。具体的には、最低契約期間や解約条件について確認し、最低1ヶ月から必要なときだけ依頼できる、解約は前月までの通達で可能など、出来る限り柔軟性の高いサービスが安心です。
これらの点に注意することで、最適な採用代行会社を選び、効果的な採用活動を実現できます。
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【2024年6月】採用代行のおすすめ30社を徹底比較 | RPOの料金や特徴、選び方
採用代行（RPO）活用における成功のポイント
依頼する業務範囲を明確にする
採用代行サービスを利用する際には、依頼する業務範囲を明確に定めることが重要です。例えば、面接関連の業務に関しても、面接官の代行のみを行うサービスもあれば、面接日程の調整、会場の手配、応募者との連絡、面接後のフォローアップまで対応するサービスも存在します。
自社のリソースや予算を考慮しながら、どの部分を外部に委託するかを決定することが必要です。特に、採用媒体の選定や運用、応募者との連絡、面接日程の調整といったノンコア業務を委託することで、採用担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。
自社のニーズと目的にマッチした採用代行（RPO）を選定する
採用代行（RPO）サービスを選定する際には、自社の採用ニーズと目的に適合したサービスを選ぶことが重要です。RPOサービスにはそれぞれ得意分野や専門性があり、自社の採用課題に対する解決策を持つプロバイダーを選ぶことが成功の鍵となります。
例えば、ITエンジニアの採用に強みを持つRPOや、特定の業界に特化した採用代行サービスなど、自社の状況やニーズに合ったサービスを選ぶことで、効果的な採用活動が期待できます。コスト面での比較も重要ですが、まずは「自社の採用課題を理解し、適切な解決策を提供できるか」という点を重視して選定することをおすすめします。
繁忙期・閑散期の差が激しい場合にはスポット依頼も
採用活動には、特定の時期に業務量が急増する繁忙期と、比較的落ち着いた閑散期があります。例えば、新卒採用などでは、採用活動のスケジュールがほぼ統一されており、ピーク時には多くの業務が集中します。
このような場合、短期契約が可能な採用代行サービスを利用することで、繁忙期にスポット依頼を行うのも有効な方法です。繁忙期に合わせて採用代行を活用することで、面接の実施や応募者対応などの負担を軽減し、効率的な採用活動を行うことができます。これにより、限られたリソースを最大限に活用し、質の高い採用を実現することが可能になります。
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ポイントを押さえて、採用代行の効果的な活用を
採用代行を導入することで、企業は採用活動を効率的かつ効果的に進めることができます。専門知識と経験を持つ専門家のサポートを受けることで、自社に合った人材を迅速に確保し、業務の負担を軽減することが可能です。採用に関する課題を抱えている企業は、信頼できる採用代行会社を選び、企業のさらなる成長のため採用活動を成功させましょう。
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