- 新卒採用における面接官の役割って何？
- 面接ってどうやって進めればいいの？
- 面接ではどんなことを聞けばいいの？
こんなふうに、新卒採用の面接について悩みを抱えていませんか。
採用担当者から現場社員、管理職、役員まで、幅広い層の人が実施する面接ですが、「どうやって面接をすればいいかわからない」という不安を抱えている人は意外と多いものです。
一方、昨今の売り手市場の加速によって、面接の役割は学生を「選ぶ場所」ではなく「相互に理解を深めて選び・選ばれる場所」へと変化を遂げ、面接の役割は重要度を増しています。
この記事では、これまでに20,000件を超える企業の面接を代行しているアールナインが、面接官として持っておくべき心得を解説します。
そもそもの面接の目的や面接官の役割、面接の進め方、当日の注意事項なども詳しく紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。
Contents
新卒採用における面接の目的は「見極め」と「魅力付け」
どの企業の新卒採用でも当たり前のように実施している「面接」。
そもそも何のために実施するのでしょうか。
面接を実施する目的は下記2つです。
- 候補者の「見極め」
- 候補者への「魅力付け」
面接の目的①候補者の見極め
面接を実施する目的の1つ目は「候補者の見極め」です。
候補者から情報を引き出し、自社に合った候補者を「選ぶ」ことを意味します。
面接の目的②候補者への魅力付け
面接を実施する目的の2つ目は「候補者への魅力付け」です。
適切な情報提供や紳士的な態度を示し、候補者から「選ばれる」ことを意味します。
「選ぶ」「選ばれる」の両方が必要！
難しく思われがちな面接ですが、目的としては上記の通り「見極める（選ぶ）」「魅力付け（選ばれる）」の2つだけになります。
特に実際の面接の場面では、「見極め」は意識している一方、「魅力付け」は盲点になっている企業が多い傾向にあります。
また、候補者の見極めについても正しい形式での評価ができておらず、面接官の印象で決めてしまっているケースが多いです。
ここからは「選ぶ」「選ばれる」という面接の目的達成のために、面接官が果たすべき役割について詳しく解説します。
新卒採用における面接官の5つの役割
候補者を選び、選ばれるために面接官がすべきことは下記つです。
- 候補者から事実を引き出す（見極め）
- 引き出した事実に対して評価する（見極め）
- 評価を採用基準に照らして選ぶ（見極め）
- 「傾聴」をベースに信頼関係を構築する（魅力付け）
- 会社の魅力を適切に伝える（魅力付け）
１：候補者から事実を引き出す（見極め）
候補者を適切に評価するために、まずは「事実」を引き出す必要があります。
履歴書やエントリーシートに書かれた内容をもとに学生に質問を投げかけることで情報を引き出し、評価するための材料を集めます。
このとき気を付けなければならないのは「事実」と「所感」を分けるということです。
学生からの回答を聞いて「優秀だな」「全然だめだな」など色々と感情が湧いてくると思いますが、ここではいったんシャットアウト。
自分の主観は挟まずに、学生の話をじっくりと傾聴することで、出来るだけ多くの「事実」を引き出すことに努めます。
２：引き出した事実について評価する（見極め）
候補者から事実を引き出せたら、その事実をもとに評価します。
この段階で初めて「自分がどう思ったか？」という所感を含めた主観が混ざる点に注意してください。
このとき気を付けなければならないのは「事実をもとに評価する」ということです。
学生からの回答の一部を聞いてイメージで評価せずに、実際に聞き出せた事実をもとに評価することが大切になります。
３：評価を採用基準に照らして選ぶ（見極め）
最後に、実際の合否を判断します。
このときに気を付けなければならないのは「評価と合否を分けて考える」ということです。
どれだけ自分の主観における評価が低くても、採用基準に照らしたときに合格レベルに達していれば「合格」となります。
逆に自分は好きなタイプの学生であっても、採用基準との比較で基準を満たしていなければ「不合格」の判断になります。
こんなふうに評価に主観が含まれるのは仕方なくとも、最終的な合否判断は客観的な指標に基づいて行うことが重要です。
４：「傾聴」をベースに信頼関係を構築する（魅力付け）
人は自分の話を聞いてくれる人に対して、信頼し、本音を話してくれるものです。
もし面接官がぶっきらぼうな相槌ばかり繰り返し、尋問のような一問一答を繰り返していたら、学生からの志望度は当然上がりません。
そこで、学生と信頼関係を築き、お互いにミスマッチのないよう理解を深めるために有効となるのが「傾聴」です。
傾聴で重要なのは、ただ相手の言葉を耳で聞くだけでなく、「自分を理解してくれた」と相手に感じてもらえるような聞き方です。
傾聴のテクニックは様々ありますが、まずは目の前の学生のことを理解しようと心がけるだけでも態度・言葉が変わってくるでしょう。
５：会社の魅力を適切に伝える（魅力付け）
面接では学生の情報を引き出すだけでなく、会社の魅力を伝えましょう。
とはいえ、学生の話を引き出すことがメインの面接の場で、こちらから一方的に会社説明をしてしまうと学生も混乱してしまいます。
ヒアリングが終わった後の逆質問の場を利用して、あくまでも学生からの質問に答える形で会社の魅力を伝えることがポイントです。
学生からの質問に対して、ひとつひとつ丁寧に回答してあげるだけでも、学生の面接の満足度、会社への志望度は上がるでしょう。
「どんな意図で質問しているのか？」を汲み取り、不安を払拭しながら会社の魅力まで伝えられると、より効果的は絶大です。
新卒採用における面接の流れ
ここでは新卒採用における面接の流れについて、実施前から実施後まで簡単に説明します。
１：面接の案内（面接前）
まず、面接の実施について学生に案内を行います。
そもそも面接への参加者が少ないと採用成功が難しくなるので、いかにして歩留まりを上げるのかは非常に大切なポイントです。
２：アイスブレイク・自己紹介
いきなり質問が始まると、学生も緊張してしまいます。
「今日はどこから来られましたか？」など簡単に答えられる話題から場を和ますことで、お互いに話しやすい雰囲気をつくりましょう。
３：ガクチカの深堀
アイスブレイクと自己紹介が済んだら、学生へ質問を行います。
自己PRや志望動機を聞いてもいいですが、これらは事前にまわりの協力を得て作り込める内容なので、信憑性は高くありません。
当社ではガクチカを徹底的に深堀することで、仕事においても再現可能な行動レベルを図るコンピテンシー面接を推奨しています。
４：候補者からの質問
こちらからの質問が終わったら、学生からの質問に回答しましょう。
繰り返しですが、ここでは質問の背景を汲み取って学生が抱えている不安を払拭しながら魅力付けすることが大切になります。
たとえば「家賃手当はありますか？」という質問に対して「ある/ない」と回答するだけでは不十分です。
質問の背景を深堀って「上京して初めての一人暮らしが金銭面で不安」という情報を引き出せれば、
「家賃手当は出ないけど、実際にあなたと同じような状況で不安を感じていた1年目の先輩社員も最初は家賃の安いところに住んで、お金に関しての不安はなく楽しく働いているよ。そういった社員からの話を聞きたかったら面談の場も用意できるから言ってね」
など伝えることができると、不安を解消するだけでなく、親切な会社だなと＋αで会社の魅力付けまで繋げられます。
５：今後の流れについての説明＆クロージング
最後に、今後の流れについての説明をします。
具体的には、選考結果の伝え方や期限、（合格が見込まれる学生に対しては）次回選考についての詳細案内などをします。
ここは面接官の腕にもよりますが、（特に合格が見込まれる学生に対しては）その場で面接に対してのポジティブなフィードバックをしてあげると志望度も上がりやすいでしょう。
今後の流れについて伝え終わったら、面接終了です。
６：評価シートの記入
面接が終わったら評価シートを記入します。
このとき「事実（学生から引き出した情報）」と「所感（事実に対しての面接官の感想」は分けて書くようにしましょう。
また、今後の選考で詳しく評価してほしい点や意思決定における懸念点など、次の面接官への申し送りも忘れず記載しましょう。
新卒採用における面接官に大切な5つの心得
新卒採用の面接を実施するうえで、すべての人に意識してほしい心得は5つです。
- 面接官は会社の代表であることを意識する
- どんな結果でも会社のファンになって帰ってもらう
- 自分も学生に評価されていることを意識する
- 一期一会の気持ちで臨む
- 事前準備をきちんとしてから臨む
【心得①】面接官は会社の代表であることを意識する
面接官の言動は常に会社のイメージと密接に結びついています。
何気ない一言や態度が学生の志望度を上げることもあれば、選考辞退に直結するほど意欲を下げてしまうこともあります。
最近はSNSや口コミ投稿サイトに書き込む学生も多いので、常に会社の代表として見られている意識を持ちましょう。
また、コロナ禍によるオンライン面接の普及で、自分の練習用にこっそり面接の録画や録音を取っている学生もいます。
いつ誰に見られても胸を張って大丈夫と言えるような紳士的な対応で、誠実に学生と向き合いましょう。
【心得②】どんな結果でも会社のファンになって帰ってもらう
面接を開始してすぐに「合格は厳しい」という判断になることもあるでしょう。
しかし、結果が不合格だからと言って、急に雑な対応をしたり、明らかに短い時間で面接を切り上げるのはNGです。
仮にそのときはご縁がなくても、友人に自社のことを紹介してくれたり、中途採用で戻ってきてくれる可能性もあります。
だから、どんな結果であろうと「自社のファンになって帰ってもらう」という意識を強く持って、面接に臨みましょう。
結果が不合格だった時に「悔しい。なんとしても御社に入りたかった！」と思ってもらえるくらいの対応がベストです。
【心得③】自分も学生に評価されていることを意識する
面接は選ぶだけでなく、選ばれる場でもあります。
最終的に合否を出すのは企業側ですが、学生も選考辞退や内定辞退という形で企業を「選ぶ」ことができます。
特に最近は売り手市場で学生の選択肢が豊富にある状態ですから、面接官の態度が悪いというだけで簡単に辞退される事態です。
面接に臨む際には、「自分も学生を評価するが、学生からも評価されている」という意識を常に持って言動に気を付けましょう。
【心得④】一期一会の気持ちで臨む
担当者によっては1日に何名もの学生の面接をすることもあるでしょう。
1日が終わってまとめて評価シートを書くときに「どんな学生だったっけ」と記憶が曖昧になるのも無理はありません。
しかし、あなたにとっては多くの学生のうちの1人でも、学生は事前準備を行い、真剣に面接に臨んでいます。
毎回「一期一会（一生に一度だけの機会）」と思って面接に臨めば、学生との向き合い方はおのずと変わってくるでしょう。
【心得⑤】事前準備をきちんとしてから臨む
日々の業務に追われると、ぶっつけ本番で面接ということもあるでしょう。
しかし、たった5分でもいいので、学生の履歴書やプロフィール、これまでの面接官からの申し送りに目を通すことが大切です。
すこし事前情報を頭に入れるだけでもアイスブレイクで打ち解けやすくなったり、別の面接と同じ質問を繰り返さずに済みます。
それでも時間がないという方は、「学生の名前」だけは絶対に呼び間違えないように、繰り返し唱えてから面接に臨みましょう。
その人にとっていちばん大事な名前を呼び間違えてしまうと、学生の志望度は大幅に低下するとみて間違いないでしょう。
面接官が本番中に注意すべきこと
面接官として最低限身に着けたい5つの心得について解説しました。
では、それらを踏まえて面接中にはどんなことに気を付ければいいのでしょうか。
面接官が意識すべきポイントは下記5つです。
- 面接は時間厳守で実施する
- 身だしなみ・態度を整える
- 面接で聞いてはいけない質問を理解する
- ネガティブ情報は隠さずに、ポジティブに変換して伝える
- 専門用語・カタカナの多用に気を付ける
- お見送りの場合でも最低30分は実施する
１：面接は時間厳守で実施する
面接時間は必ず予定時間内に収めましょう。
なぜなら、学生は次の予定を控えているかもしれず、面接の途中で「退出したい」とはなかなか言い出しづらいからです。
もし時間が延びる可能性がある場合は、面接の冒頭で次のように確認するとよいでしょう。
「本日の面接は40分を予定していますが、後ろのご予定は問題ありませんか？」
また、評価が高い学生の場合には、1回の接点の時間を延ばすのではなく、接点回数を増やしてたくさん会うことが最も効果的です。
２：身だしなみ・態度を整える
基本中の基本ですが、身だしなみは大切です。
最近はオンライン面接も多いですから、見た目の清潔感を整えるだけでなく、ビデオの映り方や背景にも気を配りましょう。
また、実は学生から選考や内定を辞退したときのホンネの理由として最も多いのは「面接官の態度が悪かった」です。
面接官に大切な心得で伝えたように、会社の代表であるという意識を常に持ち、誠実な言動を心がけましょう。
どうすればいいかわからない人は「あなたのことを全力で理解しようとしているよ」という傾聴の姿勢を強く意識してみてください。
３：面接で聞いてはいけない質問を理解する
面接で聞いてはいけないことは法律で決められています。
学生が聞かれて嫌な思いをすることはもちろん、場合によっては罪に問われることもあるので注意が必要です。
面接はブラックボックスだからわからないと思うかもしれませんが、最近では簡単に面接の様子を録画・録音できます。
学生が面接で受けたパワハラの内容を企業名を含めてTwitterに投稿し、炎上するような事例も発生しているので注意が必要です。
また、一般的には問題なさそうでも、法律に触れるような内容もあるので、詳しくはこちらの記事で理解を深めてください。
４：ネガティブ情報は隠さずに、ポジティブにして伝える
どんな会社にもネガティブな側面はあります。
そこで学生に対して最もしてはいけないことのひとつは、ネガティブな情報を隠したり、嘘の情報を伝えることです。
たとえば、本当は残業が多い会社なのに「残業はほとんどない」と答えるようなことは決して誠実とは言えないでしょう。
ただ、「繁忙期は残業時間が月40時間を超えることも正直あるけど、そのぶん別の月はフレックスで早帰りできるようにしてるよ」
といったように、ネガティブな情報にポジティブな情報を付け加えて話すだけで、だいぶ学生の印象は変わってくるでしょう。
５：ビジネス用語・カタカナの多用に気を付ける
面接では無意識のうちに学生がわからない言葉を使いがちです。
「アサイン」「アポ」「アライアンス」「インバウンド」「エスカレ」「KPI」「スクリーニング」「バッファ」などなど。
職場によってはつい上記のような言葉の使用が日常茶飯事になっているでしょうから、面接のときには注意が必要です。
「自分たちにとっては当たり前のことでも学生にとってはわからないことが多い」という前提のもと話しを進めましょう。
また、難しい言葉をあえて使うことで学生をあっと驚かすようなやり方は逆効果になることが多いので、わかりやすく伝えましょう。
６：お見送りの場合でも最低30分は実施する
どんな結果でも会社のファンになって帰ってもらう。
面接官に大切な心得で伝えたように、たとえお見送り（不合格）となる学生であっても、誠実に対応することが大切です。
そのためには面接開始早々に「不合格だ」と思ったとしても、学生の話を傾聴し、30分ほどは面接を実施するとよいでしょう。
もし事前に不合格が濃厚な場合には、面接冒頭に「本日は20分ほどを予定しております」と時間を短めに伝えておくことがおすすめです。
そうすることで「面接時間を短くされたわけでなく、20分予定のところを30分実施してもらえた」と感じてもらえるでしょう。
新卒採用の面接官に役立つコンテンツ3選
ここまで面接官の役割や心得、注意点を紹介しました。
紹介した内容を意識して面接に臨むだけでも、十分面接官としてのレベルアップが期待できるでしょう。
ここでは、さらに面接官として高みを目指すために役立つコンテンツを紹介します。
- 面接官マニュアル
- 面接評価シート
- 面接官トレーニング
１：面接官マニュアル
面接に力を入れている会社では「面接官の対応マニュアル」を作成している企業が多いです。
ここでは、そもそも自社で面接を実施する目的から面接の進め方、心得や注意事項、質問項目、評価基準がまとまっています。
面接マニュアルに従って面接をすることで、面接官の能力や経験に左右されず、同じ品質の面接が実施しやすくなります。
特に、自社で面接官を育成したいと考えている企業にとっては欠かせないコンテンツと言えるでしょう。
２：面接評価シート
面接で聞いた内容を各自がメモに残していて、フォーマットが決まっていない企業は多いです。
面接評価シートを作成すれば、特定の評価項目に基づいて自社に合った学生を客観的に見極めることができます。
また、次の面接でクリアにしてほしい内容や魅力付けしてほしい内容を申し送りすることで、歩留まりの向上も期待できます。
採用活動を振り返る際にも、面接で入手した内容をデータとして残しておくことで次年度以降の採用活動に活かしていきましょう。
３：面接官トレーニング
面接官トレーニングとは、いわゆる面接官に対する研修のことです。
面接官マニュアルとの違いは、ロールプレイング形式での演習などを経て、より実践的なスキルアップが期待できる点です。
知識として理解したことを実践し、お互いにフィードバックを受けることで、「知っている」から「できる」状態を創ります。
もし自社内で面接官を育成できる環境が整っていない場合には、アールナインの面接官トレーニングを利用するのも手です。
新卒採用の面接に対するFAQ
Q：面接は何回くらい実施すべきですか？
参考までに当社アールナインでは4回の面接を実施しています。理由は双方のミスマッチを防ぐためです。
面接回数が少なければ人事も学生も楽ですが、双方の理解を深めたうえでの決断は難しく、早期離職や活躍できない可能性が高まります。
また、面接に限らず、採用活動を通して「どれだけ多くの接点回数を取ったか？」ということが非常に大切です。
メール＜電話＜オンライン＜対面の順に効果は高まりますから、自社に足を運んでもらう機会をどう作るか意識するとよいでしょう。
Q：新卒採用の面接はいつから実施するのが適切ですか？
参考までに当社アールナインでは大学3年生の夏、つまり8月ごろから面接での選考を開始しています。
どの月から開始すべきということはありませんが、気を付けなければならないのは時期によって学生のレベル感は異なるということです。
選考開始が早ければ「情報感度は高いが面接慣れしていない学生」、遅ければ「情報感度は低いが面接慣れしている学生」が増えます。
最初の母集団で集めた学生とあとから集めた学生を同じ目線で比較してしまうと評価にぶれが生じるので注意しましょう。
Q：新卒採用の面接で交通費は支給すべきですか？
面接の交通費を必ず支給すべきというルールはありません。
もちろん交通費を支給した方が学生の負担は減りますし、「交通費が出るなら受けるか」という学生も一定増えるかもしれません。
しかし、当社アールナインとしては「交通費を自腹で払ってでも行きたい」という学生をどれだけ作れるかが大切だと考えています。
結論として、交通費の支給はどちらでもいいが、それによって学生の参加率を増やすのは本質的ではないと言えるでしょう。
まとめ
この記事では、面接官の心得や面接官の役割、面接の進め方、当日の注意事項など詳しく紹介しました。
「選ぶ」ではなく「選ばれる」という感覚。
このスタンスを持てるかどうかが、売り手市場における新卒採用を成功に導くうえで非常に大切になります。
- 面接官は会社の代表であることを意識する
- どんな結果でも会社のファンになって帰ってもらう
- 自分も学生に評価されていることを意識する
- 一期一会の気持ちで臨む
- 事前準備をきちんとしてから臨む
具体的には、上記5つの