株式会社アールナイン 【質問例つき】新入社員のフォローアップ面談を成功に導く4つのポイント
多くの新入社員を迎え入れる4月。新卒入社組も転職入社組も、入社して間もないこの時期は、新たな職場に対してやる気もあり、新しい環境に精一杯でしょう。
しかし、1ヶ月、2ヶ月、3ヶ月…とたてば、状況も変わり、今の仕事や職場に対して違和感を持つ人もでてきます。新入社員が持ち始めるこの違和感に気づかず、そのままにしてしまうと、「なかなかパフォーマンスがあがらない」「モチベーションが低い」などの状態が続き、最悪の場合、早期離職してしまう…ということも。
それを防ぐために極めて有効なのが、新入社員フォロー面談です。新入社員が入社間もない時期に感じてしまう様々な違和感の多くは、適切なコミュニケーションさえとれていれば解消できるものです。
今は、人を採用するのも簡単ではありません。せっかく採用した人材の定着率をアップさせるためにも、新入社員フォロー面談のポイントを確認していきましょう。
新入社員フォロー面談の目的
新入社員フォロー面談の大きな目的は、端的に言えば「新入社員の今の思いや状況を確認すること」です。
・今の仕事にモチベーションを感じているか。
・入社前に思い描いていた業務と今の業務とギャップはないか。
・職場で気になっていることはないか。
・ストレスを感じていることはないか。
・自分の今後のキャリアプランと、今の職場や仕事は一致しているか。
こうした状況を確認し、新入社員の現状を確認するのが重要ですが、もちろん「話を聞いて終わり」ではありません。
・今の仕事にやりがいを感じているのであれば、さらに成長するためにはどうすればいいか？の具体的な目標設定を行う。
・課題やストレスになっていることがあれば、その原因を掘り下げて確認し、改善策を考えて共有する。
といった「次」につなげるアクションを話合い、共有し、それを行動に移すこと。その行動によって何が変わったかを確認していくことにあります。「新入社員の話をただ聞いて終わり…」とはならないように、気をつけましょう。
新入社員フォロー面談のタイミング
フォロー面談は行うタイミングによって、新入社員が抱えやすい課題が異なり、面談によって確認すべき状況も変わってきます。一般的には「1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月…」と3ヶ月毎、新入社員の状況や考えが変わりやすいタイミングで行うのがよいといわれています。
頻繁に行えば、それだけ手厚いフォローにはなりますが、なかなか多くの時間を割けない場合には、以下で紹介する面談のタイミング別の特長を理解し、面談で確認したい内容などに合わせて、実施のタイミングを設計してみてはいかがでしょうか。
入社1ヶ月後
業務や職場の同僚や上司とのマッチ、ミスマッチの印象を感じる時期。
第一印象として、業務や職場、上司や同僚に対して「自分に合う」「自分には合わない」という印象を感じ始めるのがこの時期です。特に人間関係の問題はこの時期から発生し、ミスマッチを感じている場合は、モチベーションが下がり気味になる頃でもありますが、本人も「まだ日が浅いから」と思っている部分が残っている時期でもあります。
そのため、コミュニケーションを増やし、業務や職場に対して理解を深めることで、業務や職場に対する印象も変わり、モチベーションを持ち直すことができることも多いタイミングです。
入社3ヶ月後
ある程度、職場や業務に慣れる時期。上司や先輩社員と関係を築く時期なので、上司や周囲と合わない場合にはストレスがたまり始める時期でもあります。
また、本格的に業務を覚え、学んでいく時期なので、「周囲に質問しにくい」「業務に慣れるのが大変」といった課題を持ちやすい時期でもあります。この段階でそのような課題を把握できれば、上司と新入社員と双方にアドバイスをすることで、状況の改善もしやすいでしょう。
入社6ヶ月後
職場にも業務にも慣れる時期。入社から半年経ち、業務や職場、上司に対する理解も進み、社内のコミュニケーションやチームワーク、仕事の進め方など「実際にやってみてどうか」という課題となるため、ミスマッチを感じている場合には、そのストレスが大きく、深くなりやすい時期です。
職場にも業務にも慣れてきている時期だからこそ、新入社員が自分自身で課題解決のための具体的なアクションプランもたてやすく、またそれを行動に移しやすくなってくるタイミングでもあります。
入社1年後
職場や業務には、すっかり慣れている時期。新入社員も1年も経つと、この職場で自分のやりたいことができるのか、キャリアプランは描けるのか？と中長期的な視点から、仕事や職場を捉え、「今後も働きたいと思える場所かどうか」を考えるようになっています。
仕事や職場、上司などに違和感を持っている場合にはすでに見切りをつけて、転職のタイミングを見計らっているかもしれません。
入社1年が過ぎて、どうだったか。今の課題や次の目標を自分なりにどのように考えているか、新入社員も自分の状況が見えやすくなっている時期なので、フォロー面談もより建設的な場として行うことが望ましくなります。
面談に使えるシートもございますので、ぜひご活用ください。
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新入社員フォロー面談を成功に導く4つのポイント
新入社員フォロー面談を効果的に行うために、注意したいポイントが4つあります。
1. 直属の上司以外が行う
直属の上司は日々接しており、新入社員のこともよくわかっていますし、業務上で課題があった場合にすぐに対応ができる立場でもあります。一見、適任に思えますが、たとえばもし、新入社員がストレスや問題を感じている張本人がその上司だったら、決して本当の話はできません。
直属の上司からは事前ヒアリングとして「日常の業務で気になっていることはないか」「職場で気になっていることはないか」を確認する程度にとどめ、新入社員が上司に対する問題を抱えていたときにそれがきちんと把握できるよう、直属上司以外の人事担当者などが行うようにしましょう。
（アールナインでは、ヒアリング能力に長けたプロのキャリアコンサルタントによる面談代行サービスも行っております。お問合せは、こちらからどうぞ→お問合せ先はこちら）
2. 威圧的な態度、面倒くさそうな態度、新入社員を決めつけるような態度を決してしない
このような態度でフォロー面談をしても、新入社員は「この人に話しても仕方ない」と感じてしまいます。こうした態度は、本人は無自覚であることが多く、またちょっとした言葉の節々で現れることもあるので、注意事項として伝えても、本人が自覚していないので改善されない…となりがちです。フォロー面談を行う際には、人選にも配慮する、面談者トレーニングを行うなども視野にいれましょう。
3. 「新入社員の話を聞く」という大原則を忘れない
「新入社員に教える場」だとばかりに、一方的に話をしてしまったり、「こうあるべき」という「～べき論」を始めてしまったりしたら、新入社員が感じていた違和感は解消されるどころか、ますます悪化してしまいます。
4. わずかな表情の変化や、行動の変化を見逃さない
面談では、新入社員がさらりと話す会話のなかに「質問をして掘り下げたほうがいいこと」が含まれています。それをスルーしてしまうと、せっかくの面談が、なんとなく表面的な話をして終わり…となってしまいかねません。新入社員がなぜそう考えているのか、その根本的なところを理解できるように質問で深堀していきましょう。
このように新入社員フォロー面談は、その機会を効果的な場とするためには、「面談する側」にもある程度の面談スキル、コミュニケーションスキルが必要です。
社員の本音を引き出す面談スキルについて解説した資料もございますので、ぜひご活用ください。
新入社員フォローアップ面談の進み方と質問例
1. 面談の目的を伝える
新入社員にとって自身の課題や悩みを上司に話すのとはとても勇気がいることです。そのため、まずは、新入社員が安心して話せる状況を作ることが何より重要です。
はじめに入社後から今日までの頑張りを認めるとともに今回の面談の目的を伝え、新入社員であるあなたの課題や悩みを知ったうえで人事としてフォローしたいという姿勢を見せるとよいでしょう。
●トーク例
「今日で入社して3ヶ月ですね。いつもお疲れ様です。今回は●●さんの仕事の状況を聞かせてもらったうえで、さらに●●さんが成長するために、人事として必要なサポートをしたいと思っています。上司や先輩には言いにくいことも言って大丈夫だから、どんなに些細なことでもいいので困っていること、悩んでいることがあれば遠慮なく話してくださいね。」
2. 新入社員の仕事の状況を確認する
仕事の状況や職場における自分の状況をどう思っているのか、どう感じているのかを本人に聞いて現状を確認します。
「最近の業務量」、「やりがいを感じていること」、「仕事上の悩みや不安」、「不満を感じていること」、「モチベーションの変動」など様々な観点から具体的な事実に基づいて状況を確認していくことがポイントです。
▼質問例
「最近の業務量はどうですか？」
「最近の仕事の中でやりがいを感じたことはありますか？」
「具体的に、どんなことに取り組んでいる時が楽しいと感じますか？」
「大変なことや、気が進まないと感じることはありますか？」
3. 新入社員が最も気になっていることを特定する
新入社員の仕事の状況が確認できたところで、本人にとって何がいちばん問題と考えていて、今後どのようになっていきたいのかを具体的に確認します。
本人の希望を聞いていく中で、最も本人の中で強く感じていることは何なのかを絞り込んでいくことがポイントです。
▼質問例
「今回話をしてくれた中でいちばん気になっていることは何ですか？」
「話を聞いていると、○○について気になっているように感じましたが、どうですか？」
「1番気になっていることについて、それが解消されたらどんな状態になると思いますか？」など
4. 新入社員の今後の目標を一緒に立てる
話を整理していく中で、本人にとっていちばん解決したいことと、それが解決することでどのような状態になる必要があるのかが固まったら、その状態に近づくためにはどうしたら良いのか具体策を一緒に考えていきます。
もし本人だけで実現することが難しいと思われる場合には、人事としてサポートできることを伝えるのがポイントです。
▼質問例
「○○な状態を目指すなら、●●なことができると思うけれど、どうでしょう？」
「この課題を1人で達成することが難しければ、先輩の●●さんと一緒にやってみるのはどうでしょう？」など
5. 新入社員のモチベーションを確認して面談を終える
本人が目標を達成するためには、最終的には本人が意欲的に行動することが重要です。
そのため、一緒に考えた解決策が、本人にとって前向きに取り組めるものであるのか、本人の意欲を確認する必要があります。
まだ具体的に動けるイメージが持てないという場合には、行動できるレベルになるまで具体化してあげることがポイントです。
▼質問例
「具体的に目標が立てられたけど、実際に明日から行動していくイメージはできましたか？」など
50個の質問例が記載されており、面談内容も記録できるシートがございますので、ぜひこちらもご活用ください。
アールナインでは定着率を上げるための社員面談設計、トレーニング、社員面談代行を行っており、多くのお客様が導入によって定着率の改善に成功しています。新入社員フォロー面談をご検討のご担当の方は、まずはお気軽にお問合せください。
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