【例文つき】会社説明会の参加率を2倍にする案内メールの送り方とは

新卒採用活動において多くの企業が実施している会社説明会。時間・人・場所など多くのコストをかけて開催するからには、すこしでも参加率を上げたいところです。

会社説明会の参加率を上げるために重要な要素はいくつかありますが、この記事では「案内メールの書き方」に内容を絞ってポイントをお伝えしたいと思います。

具体的には、会社説明会の案内メールの基本的な書き方を解説したあと、より魅力的な内容に仕上げるために意識すべきポイントを２つお伝えします。

最後には、実際のメール例文まで記載しております。ぜひ最後まで読み、実践してみてください。

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会社説明会の案内メールの基本的な書き方

まずは会社説明会の案内メールの基本的な書き方についてお伝えします。

１．件名はシンプルand分かりやすく

件名のポイントは、一目見ただけでメール本文の内容が理解できることです。

会社説明会の案内メールを送るときには、以下のような件名がおすすめです。

【株式会社アールナイン】8/1会社説明会のご案内

この件名を見れば、会社説明会の案内メールであるとがすぐに理解できるはずです。

２．本文の書き出しは宛名を明記する

メール本文の書き出しには、宛名を書くのがマナーです。

会社説明会の案内メールの書き出しは、以下を参考にしてください。

明治大学 政治経済学部 政治学科
アールナイン太郎 様

工数の都合上、多くの学生に一斉送信したくなるかもしれませんが、なるべく個別に送られている印象を与えるために個人名を入れるとよいでしょう。

3．会社説明会当日の詳細は箇条書きにする

会社説明会の案内メールの肝である当日の詳細は箇条書きでわかりやすく記載しましょう。

最低限以下の項目するようにしましょう。

日時：月日・曜日・時間
会場：会社説明会の開催場所を正式名称で書く
住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
準備物：筆記用具や印鑑など必要なモノを漏れなく明記する

学生が不安になりそうな内容を考え、拝領することが重要です。

4．申込み締切日の期限を設ける

意外と忘れがちなのが、申込締切日の記載です。

下記のように記載しましょう。

7月20日17:00までに当メールアドレスへご返信ください。
（定員になり次第、予告なく締め切らせていただく場合があります）

5．キャンセル方法についても明記しよう

会社説明会には自由参加の場合と、エントリー制（申込制）のときがあります。エントリー制の場合は、申込方法や期日について簡潔に明記するとともに、キャンセルする際の連絡手段についても記載しましょう。

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会社説明会の案内メールを送る際のポイント２つ

会社メールの案内メールを送る際のポイントは下記2点です。

1. コンテンツの一部をチラ見せする
2. 参加者特典をアピールする

コンテンツの一部をチラ見せする

説明会案内をメールで送る際や、HPやナビサイトなどの説明会募集ページで説明会を紹介する際、当日のコンテンツを「事業紹介」「仕事内容紹介」「先輩社員の話」など簡単に書いてしまってはいませんか？そのような事務的な記載だと、よほど「最初から興味をもっていた」というような場合でもない限り、「この会社の話を聞いてみたい」と興味喚起するのは難しいかもしれません。

メールやHP、ナビサイトを見て「なんか面白そう」「聞いてみたい」と思ってもらえるように、できるかぎり「当日どんな話をするのか」「誰が登壇するのか」などがわかる情報を伝えていきましょう。「詳細を会場で聞きたい」と思われるような「チラ見せ」をするのがポイントです。

たとえば、次の「説明会プログラム概要の紹介例」の1と2を比べてみてください。

【説明会プログラム概要の紹介例１】

1.  〇〇業界の将来性
2.  事業紹介
3. 仕事内容紹介
4. 社内制度・福利厚生制度紹介

【説明会プログラム概要の紹介例2】

1. ここに注目！〇〇業界の展望
2. 他にはない▼▼で高い顧客満足度に。弊社の強み
3. 入社2年目の社員が本音で語る！入社後の仕事内容や仕事のやりがい
4. 従業員のワークライフバランスを支援する社内制度・福利厚生制度紹介

いかがでしょう。ちょっとした違いですが、2のほうがと学生の興味を喚起できそうではないでしょうか。プログラムの内容をどのように紹介すれば、学生に興味をもってもらえるのか、柔軟に考えてみましょう。

参加者特典をアピールする

説明会に参加することで得られるメリットをわかりやすく記載しておくことも、参加率アップにつなげられます。参加特典の例は、「特別な選考ルートに進める」「説明会でしか見られない特別なコンテンツがある」「社長に会える」「若手社員の話が直接聞ける」「希望者は職場見学もできる」などです。

ネットで多くの情報を得られる今、足を運んでもらうだけのメリットを提示することが以前よりも重要になってきています。特別な選考ルートの設定が難しい場合でも、「ネットではわからない、この説明会に参加しないと得られない情報や機会」があるように、説明会のコンテンツを企画しましょう。

「説明会プログラムの概要の紹介例」を、今度は「当日得られる参加者特典」というポイントから比較してみましょう。

【説明会プログラム概要の紹介例１】

1.トップセミナー「社長がお話しいたします」
2. 会社概要、募集要項について
3. 求める人材、今後の選考について
4. DVD上映

【説明会プログラム概要の紹介例2】

1.トップセミナー「○○業界で○○年の経験を積んだ社長の○○が、設立秘話や今後のビジョンなどを直接お伝えいたします」
2.会社概要、募集要項について
3.求める人材、今後の選考について
4.DVD上映（説明会参加者のみ見ることができる限定映像です。○○職の若手社員の1日に密着するなど、仕事の裏側までご紹介します）

いかがでしょうか。こちらもちょっとした違いですが、2のほうが内容をイメージしやすく、「行ってみようかな」と興味をそそられるような感じがしませんか。

就職活動中の学生は、多くの情報に接し、企業からたくさんのメールを受け取っています。企業説明会の情報もたくさん目にしています。就職活動中の時間は限られていますから、面白そうだと興味をもてる企業の説明会にしか参加せず、学生の企業説明会参加社数も年々減少傾向にあります。

だからこそ、そのなかで「この企業はちょっとおもしろそうだ」と思ってもらい、参加を促すためにも、どんな話を聞くことができて、それが時間をかけて足を運ぶ（あるいはオンラインでも参加する）価値があるものだということをわかりやすく伝える必要性は年々増しています。

少しでも多くの人に参加してもらえるよう、端的に情報を発信するのではなく、「話を聞いてみたい」と魅力に感じてもらえるような説明会案内になるよう工夫してみましょう。

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集客率が2倍になる案内メールの例

●●大学 ●●学部 ●●学科
●●●●さん

こんにちは。株式会社●●の●●です。

この度、弊社では会社説明会を開催することが決定しました。

弊社の具体的な事業内容や今後の事業展開等についてご説明いたしますので、
ぜひ、お気軽にご参加ください。

■開催概要■

【日時】 　　●月●日 ●：●●～●:●●（●：●●受付開始）
【会場】 　　●●●●
【持参物】 　 筆記用具
【備考】 　　当日、選考やテスト等は実施いたしません。
【申込方法】 下の「説明会ページ」より予約してください。

■当日のスケジュール

1.トップセミナー「○○業界で○○年の経験を積んだ社長の○○が、設立秘話や今後のビジョンなどを直接お伝えいたします」
2.会社概要、募集要項について
3.求める人材、今後の選考について
4.DVD上映（説明会参加者のみ見ることができる限定映像です。○○職の若手社員の1日に密着するなど、仕事の裏側までご紹介します）

＜説明会予約はこちら＞
［説明会ページへのリンクを挿入］
＜説明会会場の地図はこちら＞
［GoogleマップのURLでもOK］

その他、ご質問・ご要望ございましたら、いつでも私までご連絡いただければと思います。

お会いできるのを心より楽しみにしております。
会場へはお気をつけてお越しくださいませ。
よろしくお願いいたします。

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