【テンプレート付】中途採用での内定通知書の作成方法とポイント

『内定まで選考が進んだけれど、内定通知書の作り方がわからない。』
『そもそも、似たような書類が多くて、内定通知書の役割が理解できない。』

採用担当を初めて経験する方は、 このような壁に当たります。

内定通知書は、求職者と企業の雇用契約を結ぶ重要な書類です。採用担当者は、正しく理解しておく必要があります。

今回は、内定通知書の役割、内定通知書に記載する項目などを解説し、最後に内定通知書のサンプルを掲載します。内定通知書の作成が初めての採用担当の方でも、この記事を読むことで内定通知書を作成できるようになります。それでは早速、重要なポイントを押さえていきましょう。

内定通知書とは

内定通知書とは、企業が求職者に対して「内定」したことを知らせる書類のことを指します。企業が求職者に対して、採用が決定したことを証明するため、書面またはメールという証拠になる形で発行します。

これは、求職者と企業間の齟齬をなくし、トラブルを回避するためでもあります。もし、内定通知書の内容が誤っていた場合、雇用契約上のトラブルに発展したり、求職者が不安になり内定を辞退してしまう可能性があります。

細心の注意を払って作成をしなければならない重要な書類です。

内定通知書と採用通知書の違い

内定通知書と採用通知書は、混同して解釈されがちですが、それぞれ別の書類で役割も異なります。採用決定を通知するという意味合いでは同じですが、書類の重要度も異なるため、違いを理解しましょう。

まず押さえてほしいのが、「採用」と「内定」という言葉は意味合いが異なるという点です。

「採用」は企業が求職者に対して、採用判断を決定した状態です。この段階では、求職者の入社意向は加味されていません。

「内定」は、企業が求職者を雇用する意思を示し、それを受け、求職者も企業に入社する意思を示した状態です。企業と求職者の双方が、雇用契約を結ぶことに同意している状態が内定です。

そのため、「採用通知書」という書類には法的な定義はありません。企業によって採用通知書の定義が異なることもあります。

対して、内定通知書は、雇用契約を結ぶことを証拠付ける書類なため、法的な効力が発生する重要な書類です。この2つの違いを良く理解しておきましょう。

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内定通知書を送付する目的

内定通知書を送付する目的は下記の2つです。

1. 企業と求職者間の齟齬をなくすため
2. 求職者に安心してもらい、確実に内定受諾へ繋げるため

1. 企業と求職者間の齟齬をなくす

内定通知書は、企業と求職者の認識を確認する役割を持っています。雇用契約を結ぶ際、口頭だけでは齟齬を生むリスクが高いため、書面として確認できるものが必要です。

話のすれ違いで、企業もしくは求職者の一方だけが入社を約束された状態だと思っていたということのないように、客観的事実として書面に残すことが重要です。両者の同意を書面という残る形にすることで、トラブルを未然に防ぎます。

2. 求職者に安心してもらい、確実に内定受諾へ繋げる

内定通知書を送付するもう１つの目的は、求職者に安心をしてもらい、確実に内定受諾へ繋げるためです。

口頭だけで内定を約束されても、形に残るものがなければ求職者は不安に思います。内定通知書という、内定を証明する書類を受け取ることで内定者は安心し、内定受諾の手続きを進めることができます。

内定通知書の役割

内定通知書は、法的効力のある書類です。法的に、内定は「始期付解約権留保付労働契約」が成立するものと判断されます。労働契約の始期（通常は入社日）までは、内定取消事由が発生した場合に、企業側が労働契約の解約権を行使できるという条件付き（解約権留保付）の労働契約です。

分かりやすく説明すると、内定時に約束した前提条件が守られなかった際は、企業側から労働契約を解約できるという条件付きの契約です。

逆に、正当な理由もなく、内定取消をおこなうのは「不当予告解雇」となる可能性があります。トラブルとなった場合は、損害賠償請求される場合もありますので、万が一、内定の取り消しを行わなければならない場合は慎重な判断が必要です。

内定通知書は、仮とはいえ、雇用契約を結ぶ重要な書類であることを理解しておきましょう。

内定通知書はメール送付だけでいいのか？

内定通知書の送付方法は、企業ごとによって異なりますが大きく3パターンあります。

・「内定メールの案内のみ」
・「内定通知書（郵送）のみ」
・「内定メールの案内＋内定通知書（郵送）」

この中で一般的、かつ理想的なのは「内定メールの案内＋内定通知書（郵送）」という方法です。

昨今、ペーパーレス化が進んでいるため、今後、慣習が変化していく可能性も高いですが、現時点では、内定通知書をメールではなく書面とする傾向にあります。求職者としても、誤送信やハッキングのリスクがない書面で内定通知書を貰いたいという方が多いかも知れません。

求職者は内定連絡を心待ちにしているため、まず先に内定を通知するメールを送り、その後、詳細な内容を記載した内定通知書を郵送するという方法が理想的です。

内定通知をメールで送る際、差出人や件名を一目でわかるようにすることや、常識的な時間に送信することなどを注意し、求職者に配慮した対応を心がけるようにしましょう。

内定通知書を送付するタイミング

内定通知書は、採用を決定したら、すぐ送付準備に入りましょう。内定通知書の送付が遅れることにより、求職者が他社での就業を決めてしまう可能性が高まります。

まず、採用を決定したら、できるだけ早く電話で連絡をしましょう。電話連絡であれば、相手のリアクションを確認できる点や、企業の採用したいという熱意を伝えることができます。

電話での内定連絡が完了したら、すぐに内定通知書の作成、送付の準備に入りましょう。

内定通知書は、求職者へ依頼する必要書類の返送期日の1ヶ月前には、内定者の手元に届いている状態が望ましいでしょう。求職者は健康診断結果や、身元保証書などを、在職中に用意しなければいけないケースが多いため、求職者の都合に配慮し、余裕をもって対応できるよう段取りを組んでいきましょう。

中途採用の内定通知書に記載が必要な項目

続いて、内定通知書に記載が必要な項目について解説いたします。

企業によっては、採用通知書や労働通知書を、内定通知書と１つにしているケースもあります。必要項目を求職者に伝えることができれば形式は問いませんので、まず必要項目をしっかりと押さえて、自社にあったフォーマットを作っていきましょう。

内定通知書に記載が必要な項目は下記です。

1. 送付日
2. 宛名
3. 差出人名
4. 書類の件名
5. 挨拶
6. 内定を通知する内容
7. 必要書類
8. 書類の返送期限
9. 書類の返送宛先
10. 締めの挨拶
11. 結語
12. 問い合わせ先

順番に解説していきます。

1. 送付日

送付日は「書類の発行日」もしくは「書類の送付日」を記入しましょう。

2. 宛名

宛名は求職者の氏名を記載し、必ず「様」を忘れないようにしましょう。

3. 差出人名

差出人名は、会社の代表者名または人事部＋会社名を記載することが一般的です。
会社名は、法人格を省略せずに記載しましょう。また、会社の社判を押す場合は、差出人名の箇所に押印します。

4. 書類の件名

「内定通知書」のように、一目でどのような書類かわかりやすい件名をつけましょう。
また、全体のバランスを見ながら行間やフォントサイズを工夫し、視認性を良くしましょう。

5. 挨拶

時候の挨拶と、応募してくれたことへの御礼の挨拶を記載しましょう。
本題に入る前に長くなりすぎないよう、挨拶は簡潔に記載した方がいいでしょう。

6. 内定を通知する内容

本題となる部分も、「採用試験の結果、貴殿を採用させていただくことに内定いたしました」というようなストレートでわかりやすい文面にしましょう。

7. 必要書類

内定受諾時の必要書類についても記載しましょう。
書類名が相手にわかりやすい名称となっているか、注意が必要です。

8. 必要書類の返送期限

必要書類の返送期限も明確に記載しましょう。

9. 書類の返送宛先

書類の返送宛先も明示しましょう。
書類によって返送期日が異なる場合は、各書類の返送期日の記載が必要です。

10. 締めの挨拶

本文の最後に、お祝いの言葉、健康への気遣いなど、締めの挨拶となる一文を記載しましょう。

11. 結語

「敬具」など、本文が終了したことを告げる結語も忘れず記載しましょう。

12. 問い合わせ先

今後の手続きに関して、問い合わせを受け付ける部署や担当者の連絡先を記載しましょう。

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中途採用の内定通知書を作成する際のポイント

中途採用と新卒採用とで、記載項目に大きな差はありません。強いて言うならば、今までのキャリアを活かした活躍を期待しているということや、在職中で忙しい中、応募をしてくれたことへの感謝を述べる一文を追記してもいいでしょう。

ただ、書類の文量が多くなり、本題がぼやけてしまうようであれば、上記のような一文は省略し、電話やメール連絡の際に伝える方法もあります。

中途採用の場合、求職者は在職中に必要書類の準備をしなければいけないため、返送期日に配慮することや、手続きがスムーズに進むよう、記載漏れや誤りがないか入念にチェックしましょう。

内定通知書のテンプレート

これまでの内容を踏まえて、内定通知書のテンプレートを掲載します。
テンプレートを参考に自社にあった形にカスタマイズしてご利用ください。

求職者に内定受諾してもらうポイント

最後に内定受諾をしてもらうためのポイントについて解説いたします。

1. 内定通知連絡や内定通知書の送付はスピーディーに対応する

別の項でも解説しましたが、中途採用ではスピード感を持って対応することが重要です。

内定通知連絡や内定通知書の送付が遅れることにより、求職者が他社での就業を決めてしまう可能性が高まります。競合他社に優秀な人材を獲得されないためにも、内定通知連絡や内定通知書の送付がスピーディーに対応できるよう社内体制を整えておきましょう。

2. 内定通知書と求人票や採用面接での案内にズレがないようにする

内定通知書と求人票や面接時に案内した採用情報にズレがあった場合、求職者は企業に対して不信感を抱きます。そのため、同様の内容でも表現が違っていないかどうか確認するようにしましょう。

本来あってはいけないことですが、もし仮に訂正が発生するような場合は、電話連絡で求職者へ伝えた方がいいでしょう。求職者に不信感を抱かせないためにも、内定までの案内と一貫性のある内容を記載することが大切です。

まとめ

今回は内定通知書の役割や、内定通知書に記載が必要な項目、内定通知書のテンプレートなどについて解説いたしました。

内定通知書は、雇用契約に関わる重要な書類のため、細心の注意を払って作成する必要があります。今回の記事を参考に、押さえるべきポイントをしっかりと理解し、求職者が気持ちよく入社のステップへ進めるような内定通知書を作成していきましょう。