部下の質問が多い…対策や考え方を紹介!

部下の質問が多い…対策や考え方を紹介!

部下の質問が多い…対策や考え方を紹介! 750 501 株式会社アールナイン

「部下からの質問が多くてイライラしてしまう」「何も考えずに質問してくるから仕事が進まない」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか?

今回は、そんな方に向けて質問が多い部下はどんな状況なのか?どのように対策をすれば良いのか?について紹介します。

 

質問が多い部下はどんな状態なのか?

いつも質問ばかりしてくる部下はどのような状態なのでしょうか?

単純に業務内容が難しかったり、部署に入ったばかりで質問をしなければ業務を進められない場合もありますし、他の理由で質問を繰り返している場合もあります。まずは、部下がどのような状態なのかを把握したうえで適切な対処をとりましょう。

疑問が解消できていない

単純に仕事を進める上での疑問が解消できていないため、何度も質問をしてしまっているという場合もあります。

この場合、あなたの説明が不十分だった可能性もありますので、部下がどのような質問をしてきているのかを思い出し、指示を出す際に工夫をする必要があります。事前により正確な指示を出すことによって、部下もスムーズに仕事ができるでしょう。

質問力が低い

部下の質問力が低い場合には、一度の質問で必要なことが把握できず、何度も質問をしてしまうでしょう。

1から10まで全て質問してしまうので、質問に答える方も苦労します。このような部下に対しては質問力を鍛えることから始めるのが良いでしょう。

自分の判断に自信がない

部下が自分の判断に自信がないため、なんども質問をしているというケースもあります。この場合、まず部下が正しい判断ができているのかを見てあげましょう。

間違った判断をしている場合は、質問にしっかり回答をしてあげることで部下のレベルアップを手助けしてあげることが重要になってきます。

感情を受け止めてほしい

「この間、クライアントに怒られてしまって、もう嫌われてしまったのでしょうか?」といった質問をしてくる部下は、質問に対する答えが欲しいというよりは、「感情を受け止めてほしい」と思っています。

答えのない質問なので、イライラしてしまう方もいるかもしれませんが、日常での部下とのコミュニケーションが足りていない可能性もあります。部下の話を聞いてあげる時間は、本音を探ったりコミュニケーションを深めることにも役立ちますので、一度立ち止まって振り返ってみましょう。

 

質問が多い部下への対処法

部下の状況が把握できたら、それに即した対応を取る必要があります。それぞれの状況に合わせて、具体的な対処法を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

指示出しを工夫する

「自分の指示出しが不十分で部下に何度も質問をさせてしまっている」と感じた方は、部下に指示を出す際に一手間加えてみましょう。

指示を出す際のポイント

・いつまでにやるのかを示す
・なぜこの仕事をするかを示す
・どのような手順で進めるのかを示す
・完成形・見本を示す

一度の指示で、業務の内容を過不足なく伝えることが重要。質問の回数が減ることで、あなたの時間も部下の時間も有効に活用することができるでしょう。

質問の仕方を教える

質問力が低く、何度も質問を繰り返してしまう部下に対しては正しい質問の仕方を教えましょう。

正しい質問の仕方

・まず自分で調べる
・一度自分なりの答えを出してから質問する
・口頭やメールなど質問の仕方を工夫する

このように、自分で調べることの大切さや質問する際のマナーを教えることで、部下の質問力は上がります。部下が新人の場合は、時間がかかることもありますが、根気よく取り組む姿勢が重要です。

部下に自信をつけさせる

自信がないため何度も質問を繰り返してしまう部下に対しては、自信をつけさせるような受け答えをするのが有効です。

「君の判断は正しいよ」「自分で判断して進めて大丈夫だよ」といった声がけをし、部下に自信をつけてあげましょう。部下が正しい判断をできている場合には、それを承認してあげることで、部下の自立にも繋がっていきます。

部下の気持ちを受け止める

答えのない質問を繰り返してくる部下に対しては、自分の考えを述べるより部下の話をじっくりと聞き、感情を受け止めるようにしましょう。対処法や感想を述べるのではなく、「部下がどう感じているのか?」にフォーカスしてみてください。

しかし、あまりにも「感情を受け止めて欲しい」という質問が多過ぎる場合は、部下との関係性が近過ぎる場合も。気軽に質問ができる関係性は理想ですが、関係性が近過ぎると業務を進める上で支障が出てしまうこともありますのでバランスが重要です。

 

業務効率とコミュニケーションのバランスを

部下の質問量を減らし、効率的に業務を進めることは良いことですが、コミュニケーション量が減ると職場の雰囲気はギスギスしてしまいます。

「進め方が分からないけど質問しづらい…」という状況は健全ではありませんし、部下が質問をしないことで結局は仕事量が増えてしまうことも。業務効率とコミュニケーションのバランスを見つつ進めるのが良いでしょう。