エージェントコントロールサービスとは？【メリットや注意点を分かりやすく解説】

「転職エージェントが自社の求める人材を紹介してくれない」
「転職エージェントとのコミュニケーションが上手くいかない」
「数社の転職エージェントを管理するリソースがない」

このように転職エージェントの利用に関する悩みを持つ、採用担当者の方も多いのではないのでしょうか。

転職エージェントの担当者と的確なコミュニケーションをとり、良い関係性を構築できれば、自社に優秀な人材を紹介してもらえる可能性が高くなります。

しかし、転職エージェントとのコミュニケーションや、転職エージェントを管理するリソースについて頭を抱える採用担当者も少なくありません。

そんな悩みを解決できる方法が「エージェントコントロール（代行）サービス」の活用です。

「エージェントコントロールサービス」とは、企業担当者に変わって転職エージェントとのやりとりを代行するサービスです。

今回の記事では、エージェントコントロールサービスを活用するメリットや、エージェントコントロールサービスを活用する際の注意点について解説していきます。

「エージェントコントロールサービス」についてよくわからない方でも、この記事を読んだあとにはエージェントコントロールサービスを活用する第一歩を踏み出すことができる内容となっております。

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エージェントコントロールサービスとは？

エージェントコントロールサービスとは、企業担当者に変わり、転職エージェントとのコミュニケーションを代行するサービスです。

通常、企業の採用活動では、複数社の転職エージェントを利用することが一般的です。

複数社の転職エージェントを利用している場合でも、エージェントコントロールの担当者が窓口となり、複数社を一括管理してくれます。

通常は、人事担当者が転職エージェントの管理をしますが、「他業務のためリソースがない」「転職エージェントを上手く活用できていない」といった人事担当者の悩みを解決するのがエージェントコントロールサービスです。

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転職エージェントが自社の思うように動いてくれない背景

「自社の思うように転職エージェントが動いてくれない」という悩みを持つ、採用担当者の方も少なくありません。

ここでは、転職エージェントが思うように動いてくれない背景を解説します。転職エージェント側の視点で考えることで、自社の思うように動いてもらえない理由が見えてきます。

転職エージェントのミッション

現在、国内には、約２万もの数の転職エージェントが存在します。

全ての転職エージェントのミッションは、企業と求職者のマッチングを成功させることです。

転職エージェントは、業績を上げる優秀な人材を紹介することで企業に価値提供をおこない、求職者の理想を叶えるための職場を紹介することで求職者へも価値を提供しています。

このようなマッチングにより、企業と求職者の双方へ利益を提供することが転職エージェントのミッションなのです。

転職エージェントは価値提供できる可能性が高い企業に注力する

転職エージェントはミッションを成功するために、求職者とマッチングできる可能性が高い企業に注力します。

転職エージェントは、担当者１人が100〜200社程度の求人案件を保有していることが多いですが、その中でも注力している企業は1割程と言われています。

採用目的が明確であり、良い労働条件で募集を出している企業は、多くの求職者から入社を望まれるため、転職エージェントは特に力を入れて求職者へ紹介します。

逆に、アピールポイントが不明確であったり、転職エージェントとの意思疎通が上手くいっていなかったりする企業は優先順位を下げられてしまうでしょう。

転職エージェントもビジネスである以上、利益を出せる企業を優先させるのは致し方ないことです。

もし、転職エージェントが自社の思うように動いてくれないという場合、転職エージェントとのコミュニケーションに課題を持っている可能性も考えられます。

転職エージェントに優良企業という印象を与え、自社に注力してもらうことが大切

 転職エージェントに高いパフォーマンスを出してもらうためには、自社が優良企業であるという印象を与え、注力企業と認識してもらう必要があります。

そのためには、自社のアピールポイントをわかりやすく明確に伝え、価値ある企業だと認識してもらい、積極的に紹介したいと思える関係性を築くことが大切です。

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エージェントコントロールサービスが必要となる状況

エージェントコントロールサービスが必要となる状況についても解説いたします。

企業がエージェントコントロールサービスを必要とするのは、以下のような課題を抱えている場合です。

転職エージェントと円滑にコミュニケーションをするノウハウが自社にない

転職エージェントと円滑にコミュニケーションするノウハウが自社にない場合、エージェントコントロールサービスの活用が課題解決に直結します。

転職エージェントの活用に不慣れで、「どのような内容や頻度で転職エージェントと連絡をとるべきかわからな」「上手く意思疎通ができていない」「転職エージェントのモチベーションをコントロールできていない」といった課題を抱える企業も少なくありません。

そのような場合、エージェントコントロールサービスを活用することで、転職エージェントのコミュニケーションを代行してもらい、転職エージェントとのコミュニケーション方法について良い手本を見ながら学ぶことができます。

転職エージェントのパフォーマンスを管理できていない

転職エージェントを活用する際は、数字ベースでパフォーマンスをしっかり管理していく必要があります。

しかし実際は、「重視するべき指標が間違っている」「パフォーマンスが下がっていても気づけていない」などの課題を抱えている企業も少なくありません。

このように転職エージェントのパフォーマンスを管理できていない状況も、エージェントコントロールサービスを活用することで解決できます。

エージェントコントロールの担当者は、どの指標を重視し、どのくらいの頻度で確認する必要があるかを把握しています。

また、パフォーマンスが良い状況にも着目し、転職エージェントへフィードバックを行うことで、転職エージェントとの信頼関係を深めていきます。

自社の担当者だけでは転職エージェントを管理するリソースが不足している

企業がエージェントコントロールサービスを必要とする理由として多いのが、転職エージェントを管理するリソースが不足しているというケースです。

採用担当者が他の業務で手一杯になっており、転職エージェントの管理まで気を配ることができていないという企業も多いのが現状です。

せっかく、転職エージェントを利用しても、効率的な運用ができなければ無駄にコストだけがかさんでしまいます。

そのようなリソース不足への問題を解決してくれるのも、エージェントコントロールサービスの活用です。

自社担当者が注力すべき、コアとなる採用業務が疎かになっている

採用担当者が本来注力すべき業務が思うように進んでいない場合も、エージェントコントロールサービスを活用することで解決できる可能性が高くなります。

採用担当者は、採用担当者自身にしかできないコアとなる採用業務に注力するのが最優先課題です。

採用のコア業務とは、「面接での人材の見極め」や、欲しい人材を見つけた場合の「内定者フォロー」などです。

最終的に人材獲得の判断をし、求職者へ自社の魅力を伝えていく業務は、自社の採用担当者が一番注力すべき業務と言ってもいいでしょう。

そのような人材獲得の決め手となる業務を自社の採用担当者ができるよう、エージェントコントロールサービスに委託できるものは任せ、リソースを確保していく必要があります。

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エージェントコントロールのサービス内容

続いて、エージェントコントロールというサービス内容について解説していきます。

具体的に行なっている業務を理解し、活用のイメージを膨らませていきましょう。

エージェントコントロールサービスは、以下のような業務においてサポートをおこないます。

・自社の求人内容の確認
・転職エージェントから紹介された求職者の確認
・選考プロセス毎の進捗管理
・転職エージェントの選定
・転職エージェント向け説明会実施のアドバイス

自社の求人内容の確認

エージェントコントロール業務の１つとして、自社の求人票内容の確認があります。

求人票で「自社の伝えたい内容がアピールされていない」「競合他社に見劣りする内容となっている」という状態では、採用ペルソナからの応募を期待することはできません。

採用業務に精通していて、客観的視点も持ち合わせているエージェントコントロール担当者に求人内容を確認してもらうことで、的確なフィードバックをもらうことができます。

自社視点では気づかなかったポイントも、エージェントコントロールの担当者からアドバイスをもらい改善できることも多くあります。

転職エージェントから紹介された求職者の確認

転職エージェントから紹介された求職者を確認し、自社とのマッチングを判断するのもエージェントコントロールサービスの業務です。

転職エージェントから紹介される求職者全てが、自社にマッチしていると考えるのは危険です。

意図が伝わっていない場合や、時には転職エージェントの都合を優先し、求職者を紹介されるケースもあります。

エージェントコントロール担当者は、紹介された求職者が本当に自社とマッチしているかを判断し、もしマッチしていないようであれば転職エージェントとすり合わせを行ってくれます。

エージェントコントロール担当者と転職エージェントでのすり合わせを繰り返すことによって、紹介される求職者の質が向上していきます。

選考プロセス毎の進捗管理

選考プロセス毎の進捗管理も、エージェントコントロールサービスの業務です。

エージェントコントロール担当者は、各転職エージェントからの紹介数、面接通過率など各指標のデータを分析し改善をしていきます。

転職エージェント複数社を利用していると、各社での選考プロセスを管理するのは大きな労力となります。

転職エージェント各社の窓口となり、選考プロセスの進捗管理をしてくれることで、採用担当者のリソースを確保することができます。

転職エージェントの選定

エージェントコントロールサービスを提供する企業の中には、転職エージェントの選定もを行なってくれるサービスもあります。

エージェントコントロールサービスを扱う企業は、複数社の転職エージェントと関係を構築しているため、各社の強み・弱みを把握しています。

経験に基づいた説得力のある提案をエージェントコントロール担当者からもらえるのは、自社にとって大きな利点です。

転職エージェント向け説明会のアドバイス

エージェントコントロールサービスは、転職エージェント向け説明会を実施する際のアドバイスも提供してくれます。

優秀な人材を獲得するためには「自社がどのような人材を求めるのか」「転職エージェントにどういった動きをして欲しいのか」を転職エージェントへ伝える必要があります。

そのような転職エージェント向け説明会の企画や、実施に向けたアドバイスもエージェントコントロールサービスの業務としてサポートしてくれます。

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エージェントコントロールサービスを活用する6つのメリット

エージェントコントロールサービスを活用するメリットについて解説いたします。

1.  転職エージェントに自社の意向をズレなく伝えられる

エージェントコントロールサービスを活用することで、転職エージェントに自社の意向をズレなく伝えられるというメリットがあります。

転職エージェントを利用する際の失敗として多いのが、企業の採用担当者と転職エージェントの意思疎通ができていないというケースです。

企業の意向にブレがあれば転職エージェントは理解することができません。

また、明確な意向が決定していても転職エージェントへ伝えるコミュニケーションが足りなければ、認識を共有することはできません。

エージェントコントロール担当者は、転職エージェントが持つ知識や背景を理解しているため、どのような情報が欲しくて、どのような内容に絞って伝えたらいいかを把握しています。

そのため、エージェントコントロールサービスを活用することで、ズレのないコミュニケーションで企業の意向を伝えることが可能です。

2. 転職エージェントへのフィードバックにより、紹介される求職者のマッチング度が向上する

転職エージェントのパフォーマンスを上げるためには、常に転職エージェントへのフィードバックを繰り返していく必要があります。

転職エージェントから紹介された求職者のタイプがズレている場合や、求職者の紹介数が少ない場合は、積極的に転職エージェントへフィードバックすることが重要です。

エージェントコントロールサービスは、転職エージェントの稼働状況をデータで正確に把握し、的確なタイミング、的確な内容でフィードバックを行なってくれるため、紹介される求職者のマッチング度も向上していきます。

3. プロの視点で求人票についてのアドバイスがもらえる

エージェントコントロール担当者から、求人票についてアドバイスがもらえるのもメリットの１つです。

エージェントコントロール業務の主な役割は転職エージェントのマネジメントですが、求人票の内容についても転職エージェントのパフォーマンスに関連する部分となるため、サポートをおこなってくれます。

他企業も多く見ているプロの視点からアドバイスをもらえるのは大きなメリットです。

4. データに基づいた正しい転職エージェントの活用ができる

エージェントコントロール担当者は、転職エージェントのパフォーマンスを数値化し、データとして分析します。

感覚ではなく、確かなデータを活用して各転職エージェントの良し悪しを判断することができます。

自社の採用担当者にリソースがない場合、データ分析が疎かになりがちですが、エージェントコントロール担当者が定期的に数値をとりデータ化してくれるため、データに基づいた効果的な運用を行えるようになります。

5. 転職エージェントと良い関係を構築できる

エージェントコントロールを活用することで、転職エージェントと円滑にコミュニケーションをとることができ、良い関係を構築できます。

良い関係を構築できれば、優秀な人材を優先的に紹介してくれたり、注力企業として積極的に自社をアピールしてくれたりする可能性が高まります。

6. 転職エージェント活用の正しいノウハウが自社に蓄積される

エージェントコントロールサービスを活用する大きなメリットは、転職エージェントを活用する正しいノウハウが自社にも蓄積されることです。

エージェントコントロールの担当者から、転職エージェントの活用状況やコミュニケーションのポイントを聞くことで、自社にも転職エージェントを活用するノウハウが蓄積されてきます。

エージェントコントロールの担当者の動きを模範として、どのように転職エージェントとの関係性を構築すればいいか学ぶことができます。

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エージェントコントロールサービスを活用する際の注意点

最後にエージェントコントロールを活用する際の注意点について解説していきます。

エージェントコントロールを活用する際に一番気をつけなければいけない点は、エージェントコントロールに任せっきりにしないということです。

エージェントコントロールサービスに全てを任せて放置してしまうと、下記のような問題が起こります。

・パフォーマンスが悪化していることに気づけない
・自社の採用活動の軸とズレた方向に進んでいってしまう
・エージェントコントロール担当者と自社との情報共有がないため、ノウハウが蓄積されない

このような問題が起こらないようにするためには、エージェントコントロール担当者と定期的に情報共有する場を作ることが必要です。

通常、エージェントコントロールサービス側から情報共有をしてくれますが、自社からも積極的にコミュニケーションをとっていくようにしましょう。

現在エージェントコントロールをうまく活用できているか心配な場合は、
是非エージェント活用度チェックシートを活用してみてください！

まとめ

今回は、エージェントコントロールの代行サービス内容や、エージェントコントロール代行サービスを活用するメリットについて解説いたしました。

採用活動を成功させるためには、何に注力し何をしないかの選択と集中が必要です。

担当者自身がやるべきことに集中するためには、アウトソーシングできるものは積極的に外部へ委託していった方がいいでしょう。

転職エージェントをもっと効率的に利用したいという課題がある場合は、エージェントコントロール代行サービスを積極的に活用していきましょう。

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