フォローアップ面談の5つの効果【最大化するための注意点も解説】

フォローアップ面談の5つの効果【最大化するための注意点も解説】

フォローアップ面談の5つの効果【最大化するための注意点も解説】 640 427 株式会社アールナイン

「フォローアップ面談には、どんな効果があるのか知りたい」

「フォローアップ面談を行う際、どのような目的意識を持った方がよいか知りたい」

「フォローアップ面談の効果をあげるための注意点を知りたい」

このように、フォローアップ面談に対して、実施する理由やその効果をきちんと把握できていない方も少なくないようです。

フォローアップ面談を行うことは、新入社員の成長をサポートして組織全体を強くすることにもつながります。

今回は、フォローアップ面談の効果、フォローアップ面談で意識すべきこと、フォローアップ面談で担当者が注意すべきポイントについて解説いたします。

この記事から、フォローアップ面談の方向性をよく理解し、効果を最大化した面談運用へと変えていきましょう。

フォローアップ面談の5つの効果

まずは、フォローアップ面談の効果について詳しく解説していきます。

冒頭に述べた通り、フォローアップ面談を行うことは、新入社員の成長をサポートして組織全体を強くすることにつながります。

ここでは、結果につながる効果を細分化して考え、フォロー面談を行うことで得られる5つの効果として解説していきます。

新入社員の悩みを顕在化できる

フォローアップ面談を行うことで、新入社員の悩みを顕在化できる効果があります。

新入社員の悩みの中には、新入社員自体も上手く言語化して伝えられない潜在的な悩みを抱えている場合もあります。

そのような場合、面談担当者が順序立ててヒアリングを行い、新入社員が心の奥で感じている内容を整理していきます。フォロー面談を通して新入社員の潜在的な悩みを顕在化させることで課題解決へと進めることができるようになります。

新入社員の悩みを理解することは、新入社員をフォローするためのファーストステップです。

新入社員が抱える悩みに初期段階でフォローできる

新入社員の悩みが顕在化することで、その悩みに対して初期段階でフォローできるようになります。

新入社員が悩みを抱えている場合、業務パフォーマンスにも影響を及ぼします。

初期段階で対応せずそのまま悩みを放置しておくと、早期退職へとつながる可能性も高くなります。

早い段階で新入社員の悩みを把握し、早急な対応がとれるのはフォロー面談の大きな効果です。

新入社員のモチベーションがあがる

フォローアップ面談は新入社員のモチベーションをコントロールする効果もあります。

新入社員が今現在持つ悩みを解決し、次の目標への意識を高めることでモチベーションもアップします。

入社から数ヶ月間は、新入社員のモチベーションが不安定になりやすい時期でもあります。

面談を通して新入社員のモチベーションをコントロールするのも、フォロー面談の役割の1つです。

新入社員のキャリア形成につながる

フォロー面談には、新入社員のキャリア形成をサポートする効果もあります。

フォロー面談では、新入社員のキャリアビジョンをヒアリングし、理想のキャリアを形成できるよう具体的な目標へと落とし込んでいきます。

そこでは、自社が新入社員に求めることも伝え、自社と新入社員が1つの目標へと向かえるよう目指す方向性を調整します。

フォロー面談を通してキャリアの方向性を固めることで、新入社員は理想のキャリアの実現へ真っ直ぐに進んでいけるようになります。

人材育成の仕組み改善につながる

フォローアップ面談は新入社員個々のサポートだけに留まらず、自社の人材育成の仕組み改善にも大きな効果をもたらします。

新入社員個々へのヒアリングを通して顕在化した悩みをまとめ、全体の傾向を分析します。分析結果を自社全体で把握することにより、自社の人材育成の課題として落とし込むことができます。

また、フォローアップ面談での新入社員個々のキャリア形成の成功事例や、問題解決事例についてもデータ化して分析することで、人材育成の仕組みの改善につなげることが可能です。

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フォローアップ面談で意識すべき3つのこと

続いて、フォローアップ面談時に意識すべきことについて解説していきます。

フォローアップ面談を行う際は、目的意識を持って行うことが重要です。

以下のポイントを意識して、フォロー面談を実施するようにしましょう。

新入社員の課題解決

フォローアップ面談を行うポイントとして、まずは新入社員が持っている悩みや課題に重点を置き、優先して解決します。

フォローアップ面談はトップダウンでこちらから何かを伝えるのではなく、ヒアリングを通して新入社員が持つ課題を把握し、顕在化した課題に早急に対応していくことが必要です。

ヒアリングだけして終わることがないよう、必ず具体的な解決策を新入社員へ伝えるようにしましょう。

ケースによっては、第三者にも協力を仰いだ方が良い場合もあります。

その際は、他者にも協力を仰いで解決していくことを新入社員へ伝えましょう。

新入社員のモチベーションコントロール

フォローアップ面談では、新入社員のモチベーションコントロールにも意識を向けましょう。

新入社員が悩みを抱えていることによりモチベーションが低下している場合、早急に解決への道を提示する必要があります。

また、モチベーションを高めるためには、未来のキャリアについて明確にしていくことも大切です。

フォローアップ面談でキャリアプランが明確になり、理想のキャリアを実現するための具体的な道筋が見えることでモチベーションも高まります。

加えて、面談担当者が用いる言葉や態度によっても、新入社員のモチベーションは変わってきます。

新入社員のモチベーションを高めるための工夫を考えていきましょう。

新入社員のキャリア形成の支援

フォローアップ面談では、新入社員のキャリア形成についても重点を置きましょう。

新入社員の目指すべきキャリアをヒアリングし、理想のキャリアを実現できるようサポートしていきます。

自社と新入社員の方向性をあわせ、その理想とするキャリアを実現することは、新入社員にとっても、自社にとっても大きなプラスとなります。

新入社員が描くキャリア形成が実現するよう、必要なアドバイスや機会の提供などを行っていきましょう。

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フォローアップ面談で担当者が注意すべき12のポイント

最後にフォローアップ面談を実施する際に、面談担当者が注意すべきことについて解説していきます。

フォローアップ面談の効果を最大化するためには注意すべきポイントがあります。

以下の注意点をしっかりと押さえていきましょう。

面談の目的を忘れない

フォローアップ面談を行う際、面談を行う目的を忘れないようにしましょう。

フォローアップ面談を行うこと自体が目的化してはいけません。

新入社員の悩みを把握し、その悩みの解決をフォローする。

そして、新入社員のキャリアステップを明確にし、キャリア実現に向けて成長をサポートしていくことがフォローアップ面談の目的です。

フォローアップ面談は、目的達成のための面談であることを念頭に置いておきましょう。

面談を行うタイミングをあらかじめ決めておく

フォローアップ面談は、気が向いた時にだけ行うような不定期な面談であってはなりません。

面談を実施するタイミングをあらかじめ設定し、定期的に面談を行える仕組みを作っておきましょう。

フォローアップ面談の理想的なタイミングは、入社から1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月です。

入社して数ヶ月の時期は、新入社員も疑問や悩みを抱えることが多いため、放置することがないように定期的なタイミングで、フォローアップ面談を実施していきましょう。

面談前の事前準備を怠らない

フォローアップ面談では、面談前の事前準備も重要です。

面談前には、前回話した内容や、面談時に質問する内容を事前にまとめておきましょう。

限られた時間を有意義にできるよう、チェックシートなどに内容を整理しておくと良いでしょう。

面談担当者は状況にあわせて柔軟に変える

面談は常に同じ担当者が対応する必要はありません。

状況によっては、面談担当者を変えた方が良い場合もあります。

例えば、上司とのコミュニケーションに問題がある場合、該当の上司との面談で悩みは共有しづらいものです。

新入社員の様子を見て担当者を変えたり、定期的に他の担当者が対応するような仕組みづくりをしていきましょう。

面談で聞いた内容を他言しない

フォローアップ面談で聞いた内容は、他言しないようにしましょう。

新入社員は、面談担当者を信頼して悩みを共有してくれます。

フォローアップ面談で得た情報を勝手に第三者に共有してしまうと、新入社員からの信頼を損なうことになるでしょう。

面談の内容は他言しないことを約束し、新入社員が安心して話すことができる場を作りましょう。

もし、第三者の協力を仰ぐため、他者への情報共有が必要となった場合は、面談前に必ず新入社員の了解を得るようにしましょう。

プライベートな話に深入りしない

フォローアップ面談だからと、プライベートな話に深入りするのはよくありません。

「プライベートな内容については話したくない」という方は多いでしょう。

また、プライベートな内容に話の方向性が向かうことで、本筋の内容から外れてしまう可能性もあります。

相手のプライバシーにも配慮し、フォローアップ面談の目的に沿って話を進めていくようにしましょう。

面談担当者が話しすぎない

フォローアップ面談は、新入社員を主軸として話を進める面談です。

面談担当者が一方的に話をしていては、新入社員が持つ悩みや考えを聞くことはできません。

こちらから多くを話すのではなく、新入社員が話す内容を主軸に面談を進めるようにしましょう。

高圧的な態度はとらない

フォローアップ面談に限ることではありませんが、新入社員へ高圧的な態度をとってはいけません。

面談担当者が高圧的な態度をとれば、新入社員は心を開かなくなり本当の悩みについて話をすることはないでしょう。

新入社員の考えを否定したり、乱暴な言葉を使うことがないよう注意しましょう。

新入社員が話しやすい雰囲気を作る

フォローアップ面談で、新入社員に本心を話してもらうためには、話しやすい雰囲気の場づくりが重要です。

そのためには、日常から声かけをしたり、相談を受けやすいような姿勢が必要です。

また、面談前に軽くアイスブレイクを行うことも効果的です。

どうしたら、新入社員が話しやすい環境となるか考えていきましょう。

問題には早急に対応する

フォローアップ面談でヒアリングした悩みについては、早急に対応するようにしましょう。

悩みを打ち明けても何も対応してくれないとなれば、新入社員との信頼関係は崩れてしまいます。

ヒアリングした悩みについては、具体的にどのような対応を行うのかをできるだけ早く新入社員へ共有するようにしましょう。

相手の表情を見ながら話を聞く

フォローアップ面談では、相手の表情を見ながら話を聞くことも重要です。

話を聞く際に、表情やしぐさの変化に着目することで、新入社員が持つ本当の悩みを把握しやすくなります。

話を聞く際は、チェックシートやパソコンの画面ばかりを見るのではなく、相手の表情を見ながら話を聞くようにしましょう。

面談担当者が抱えきれない問題は第三者へ協力を求める

フォローアップ面談でヒアリングした悩みの中には、面談担当者1人では解決が難しい問題もあります。

その場合は、面談担当者が1人で課題を抱え込むのではなく、第三者への協力を仰ぐようにしましょう。

第三者へ相談をする際は、事前に悩みを共有してくれた新入社員に、外部の協力が必要なことを共有しておきましょう。

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まとめ

今回は、フォローアップ面談の効果やフォローアップ面談で意識すべきこと、フォローアップ面談で担当者が注意すべきポイントについて解説しました。

フォローアップ面談は、重要なポイントを押さえて実施することで、新入社員にとっても自社にとっても大きな効果をもたらす機会となります。

新入社員が悩みを1人で抱えこまず、未来に向かって成長していけるよう、フォローアップ面談を通して全力でサポートしていきましょう。

◆フォローアップ面談の5つの効果
・新入社員の悩みを顕在化できる
・新入社員が抱える悩みに初期段階でフォローできる
・新入社員のモチベーションがあがる
・新入社員のキャリア形成につながる
・人材育成の仕組み改善につながる
◆フォローアップ面談で意識すべき3つのこと
・新入社員の課題解決
・新入社員のモチベーションコントロール
・新入社員のキャリア形成の支援
◆フォローアップ面談で担当者が注意すべき12のポイント
・面談の目的を忘れない
・面談を行うタイミングをあらかじめ決めておく
・面談前の事前準備を怠らない
・面談担当者は状況にあわせて柔軟に変える
・面談で聞いた内容を他言しない
・プライベートな話に深入りしない
・面談担当者が話しすぎない
・高圧的な態度はとらない
・新入社員が話しやすい雰囲気を作る
・問題には早急に対応する
・相手の表情を見ながら話を聞く
・面談担当者が抱えきれない問題は第三者へ協力を求める