採用代行ってどうなの？を解消！その使い方とメリットを解説します！

新卒採用・中途採用ともに売り手市場の今、いい人材を集め、採用することの難易度が高まる一方で、「働き方改革」への意識も高まり、「採用活動中は残業をして何とか乗り切る」という力技で進めることは難しくなってきています。そこで、注目をされてきているのが採用業務をプロにアウトソーシングする「採用代行」です。

「採用代行」と一言でいっても、どの業務を代行してもらうかによって費用はもちろん、メリットも大きく異なります。

目の前にある採用の課題を解決するために、「採用代行」が解決策になりえるのかどうか。課題別の採用代行の使い方とメリットを確認していきましょう。

実現したいのは業務削減？採用の質のアップ？新しい施策へのチャレンジ？

採用代行には様々な種類があり、解決したい課題によってその活用方法は異なります。代表的なものからみていきましょう。

➀業務を削減したいケース

「煩雑な採用業務を削減したい！」「人事のマンパワーは少ないけど、採用の繁忙期を何とか乗り切りたい」という課題を解消してくれるのが、「ノンコア業務代行」です。採用業務には応募者への連絡や日程調整など多くの雑務がつきものです。

しかしこうした業務を外部にアウトソーシングすれば、人事担当者は採用の企画業務や絶対に採用したい応募者へのフォローなど「コア業務」に注力できるようになります。

ここで見逃せないのが、ノンコア業務をアウトソーシングすることで、応募者へのスピード対応ができるようになることも多いということ。

採用雑務を人事担当者が抱えてしまうと、その業務の多さと煩雑さに、時間がかかってしまい、対応が遅くなってしまうこともありますが、採用代行に依頼すれば「2日以内に返信」など決められたルールに沿って運用することができます。レスポンスの早さや選考スピードは、採用力アップにもつながるので、一石二鳥ともいえるでしょう。

ノンコア業務代行でできること

・エントリー対応
・説明会や面接の日程調整
・合否連絡
・説明会への集客のための電話やメール連絡

ノンコア業務代行を活用するメリット

・煩雑な業務を削減でき、人事担当の負担が減る。
・スピード対応が可能になり、採用力がアップする。

②業務の質を上げたいケース

「業務が煩雑になるほど、応募対応に困っているわけではないけど、なかなかいい人が応募してくれない」「応募しても辞退が続いている」このような状況であれば、採用活動を見直し、その内容を検討することが、現状改善につながります。

この場合は、「そもそも何が原因なのか？」を整理して必要な対策を行うために「コア業務代行」の活用が、解決への近道になります。なぜなら、採用代行企業は多くの企業の採用を行っているため、「採用がうまくいかない原因は何か、うまくいくようにするためにはどうしたらよいのか」というケーススタディを豊富に持っているからです。

また、「原因はわかっているんだけど、なかなかうまくいかない」というケースも、多くの企業で採用業務を担当し、成功ノウハウや成功パターンを知っている採用代行企業に依頼すれば 、採用業務の質を格段にアップさせることができます。

もし、今採用がうまくいっていないならば、採用計画の立て方、面接の仕方、企業の採用HPでの情報発信の仕方など、今までは当たり前と思ってきたやり方でも、自社では気づいていなかった「もっといいやり方」があるはずです。

その「もっといいやり方」を自社で試行錯誤する時間をかけることなく、さっと導入できるのがコア業務代行のメリットです。採用代行企業の担当者としっかりコミュニケーションをとれれば、人事担当者が採用代行企業から採用ノウハウを学び、成長することもできるでしょう。

コア業務代行でできること

・採用計画の立案
・求める人材要件定義
・面接代行
・面接官トレーニング
・採用HPなど募集ツールの企画・制作
・説明会やインターンシップの企画・運営
・内定者フォロー

コア業務代行を活用するメリット

・採用業務の質が高まる。
・本当に必要な人材を整理できる。
・より応募者に選ばれる面接コミュニケーションや内定者フォローができるようになる。
・自社への導入を通じて、採用の成功ノウハウや成功パターンが学べる。

③新しい施策にチャレンジしたいケース

「コア業務代行」の派生パターンとして、「新しい施策にチャレンジする」ときにコア業務代行を活用するという手段もあります。

採用難が続く今、人材の募集手段も多様化しています。SNSの活用やダイレクトリクルーティングなど新たな採用手段は、うまく活用できれば有効な手段なのですが、そのためには経験とノウハウも必要です。

「ちょっとやってみよう」と始めたのはいいものの、コツを掴めず、本来その採用手段が持っているメリットを活かせない…ということも少なくないのではないでしょうか。

しかし、その分野での成功パターンを知っている採用代行企業に委託してしまえば、新たな採用手段を使って募集チャネルを広げられるだけでなく、その運用ノウハウも知ることができます。これもも採用代行の戦略的な活用方法といえるでしょう。

採用代行にはデメリットもあるけれど…

もちろん、採用代行もよいことばかりではありません。相応のコストはかかりますし、自社のことを自社に代わって応募者に説明したり、対応したりしてもらうためには打合せを重ねる必要があります。

また、根本的な採用課題が解決していないのに、表面的な部分だけをアウトソーシングしても、望む結果が得られないこともあります。

しかしコストはかかりますが、「プロセス管理に使ったシートがノウハウとして残る」「面接官トレーニングを受けたら、その後の面接が劇的に変わった」「採用HPがよくなり、応募が増えるようになった」など、その成果が持続することも多いのが採用代行活用のメリットでもあります。

このように、デメリットもありますが、採用代行には採用業務で直面する課題を解決できる可能性があります。

もし解決したい採用の課題がございましたら、お気軽にアールナインにご相談ください。お話をお伺し、弊社の様々な採用代行サービスから適切な解決策を提案させていただきます。

→お問合せはこちらから