採用代行（RPO）のメリット・デメリットとは？失敗を防ぐ対策や選び方も解説
公開日: 2025年02月27日 | 最終更新日: 2026年08月21日
企業の成長に不可欠なのが、自社に合った人材の採用。しかし、採用活動には戦略立てから候補者の選考、プロセスの管理まで、多くの時間と労力が必要です。実際に採用目標の達成に向けて悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
そこでおすすめなのが「採用代行（RPO）」です。採用代行サービスを利用すれば、採用担当者の貴重な時間と労力を無駄にせず、専門家の知見を借りて自社に合った人材を効果的に採用できます。
本記事では、採用代行RPOを導入するにあたってのメリットデメリットを詳しくご紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
採用代行のメリット・デメリット一覧
採用代行を利用する主なメリットは、採用担当者の業務負担を軽減できることや、外部の専門的なノウハウを活用できることです。応募者対応のスピードや質を高めることで、選考辞退の防止や採用成果の向上につながる可能性もあります。
一方で、採用代行には外注費用がかかるほか、依頼先との認識がずれると、自社が求める人材を採用できない可能性があります。また、採用業務を任せきりにすると、候補者との関係が希薄になったり、自社に採用ノウハウが蓄積されにくくなったりする点にも注意が必要です。
採用代行の主なメリットとデメリットをまとめると、以下のとおりです。
| メリット | デメリット |
| 採用担当者の工数を削減できる | 外注費用がかかる |
| 採用の専門的なノウハウを活用できる | 認識のズレによって採用に失敗する可能性がある |
| 応募者対応を迅速化できる | 候補者との関係が希薄になる場合がある |
| 採用データを分析し、採用プロセスを改善できる | 自社に採用ノウハウが残りにくい |
| 自社に合う人材の採用につながる | 依頼先の管理や情報共有に工数がかかる |
採用代行を効果的に活用するためには、単に業務を外部へ任せるのではなく、自社と依頼先の役割分担を明確にすることが重要です。メリットだけでなくデメリットも理解し、適切な対策を講じたうえで導入を検討しましょう。
採用代行を利用する5つのメリット
採用代行を利用すると、採用業務にかかる工数を減らせるだけでなく、専門的な知見を取り入れながら採用活動を改善できます。ここでは、採用代行を利用する5つのメリットについて詳しく解説します。
採用担当者の工数を削減し、コア業務に集中できる
採用代行を利用する大きなメリットは、採用担当者の業務負担を軽減できることです。
採用活動では、求人媒体への掲載、スカウトメールの送信、応募者への連絡、面接の日程調整、合否通知など、さまざまな業務が発生します。採用人数や応募者数が増えるほど対応量も増えるため、担当者が日常的な連絡や調整業務に追われるケースは少なくありません。
こうした業務の一部を採用代行会社へ委託すれば、採用担当者は採用戦略の立案や面接、現場部門との調整など、自社で行うべき重要な業務に時間を使いやすくなります。
特に、応募者対応や面接日程の調整といった定型業務は、採用代行と相性のよい業務です。担当者の残業や繁忙期の負担を抑えながら、採用活動を安定して進められるようになります。
採用の専門的なノウハウを活用できる
採用代行を利用することで、採用市場や選考設計に関する専門的なノウハウを活用できます。
採用市場の状況や効果的な採用手法は、職種や業界によって異なります。自社だけで採用活動を行っていると、求人媒体の選び方やスカウト文の作成方法、候補者への訴求方法が適切かどうかを判断できない場合があります。
採用代行会社は、複数の企業を支援するなかで得た知見をもとに、採用課題に応じた施策を提案します。たとえば、応募が集まらない場合には求人内容や使用する媒体を見直し、選考辞退が多い場合には連絡方法や選考フローの改善を図ることが可能です。
また、自社に採用専任者がいない場合や、これまで採用したことのない職種を募集する場合にも、外部の知見が役立ちます。専門家の視点を取り入れることで、手探りで採用活動を進めるよりも、効率的に改善を重ねられるでしょう。
応募者対応を迅速化し、選考辞退を防ぎやすくなる
採用代行を利用すると、応募者への連絡や日程調整を迅速に行いやすくなります。
求職者は、一社だけではなく複数の企業へ同時に応募していることが一般的です。そのため、応募後の連絡や面接日程の調整に時間がかかると、他社の選考が先に進み、選考辞退につながる可能性があります。
採用代行会社に応募者対応を任せれば、社内の担当者が不在の場合や、応募が集中した場合でも、一定のスピードと品質を保ちながら対応できます。応募受付後の連絡や面接候補日の提示を早めることで、候補者の関心が高いうちに選考へ案内しやすくなります。
ただし、対応が速ければよいわけではありません。候補者にとって、メールの内容や言葉遣い、日程調整の丁寧さは、企業への印象を左右する重要な要素です。迅速かつ配慮のあるコミュニケーションを行うことで、候補者の不安を軽減し、選考辞退の防止や志望度の向上につなげられます。
採用データを分析し、採用プロセスを改善できる
採用代行会社によっては、採用業務を代行するだけでなく、採用データの集計や分析、改善提案まで依頼できます。
採用活動を成功させるためには、応募数や採用人数だけではなく、各選考段階の数値を確認することが重要です。たとえば、求人の閲覧数に対して応募が少ない場合は求人内容に課題があり、書類選考後の辞退が多い場合は、連絡速度や選考フローに改善の余地があると考えられます。
しかし、日々の採用業務に追われていると、データを集計して原因を分析するところまで手が回らないこともあります。採用代行を利用すれば、応募数、選考通過率、面接設定率、内定承諾率などを継続的に確認し、課題に応じた改善を進めやすくなります。
採用活動を感覚だけで判断するのではなく、数値に基づいて見直すことで、効果の低い施策を減らし、採用プロセス全体の効率化を図れるでしょう。
自社に合う人材の採用につながる
採用代行を適切に活用することで、自社が求める人物像に合った人材を採用しやすくなります。
採用活動では、応募数を増やすことだけでなく、自社の業務や組織風土に適した人材と出会うことが重要です。応募者が多く集まっても、求める経験や価値観と合わなければ、選考や面接に多くの時間がかかり、採用後のミスマッチにつながる可能性があります。
採用代行会社と採用要件を整理し、必要な経験やスキル、人物像を明確にすれば、求人内容やスカウト対象、選考基準に一貫性を持たせられます。また、候補者が重視する情報を踏まえて自社の魅力を整理することで、採用したい人材に対して効果的に訴求しやすくなります。
ただし、自社に合う人材を採用するためには、採用代行会社へ業務を丸投げしないことが大切です。現場社員や経営層の意見も共有しながら、求める人物像や採用基準を継続的にすり合わせる必要があります。
採用代行の5つのデメリットと対策
採用代行には多くのメリットがある一方で、依頼方法によっては期待した成果を得られない可能性があります。
ただし、採用代行のデメリットの多くは、委託する業務範囲や情報共有の方法を事前に決めておくことで軽減できます。ここでは、採用代行を利用する際に注意したい5つのデメリットと、その対策について解説します。
外注費用がかかる
採用代行を利用するには、依頼する業務内容に応じた外注費用が発生します。
料金は、月額固定型や従量課金型、プロジェクト型など、採用代行会社によって異なります。採用計画の策定から応募者対応、面接、内定者フォローまで広く依頼するほど、費用は高くなる傾向があります。
そのため、単純に「採用業務をすべて任せたい」と考えて契約すると、想定以上にコストがかかる可能性があります。また、採用人数が少ない企業や、自社で十分に対応できる業務まで外注した場合は、費用対効果が低くなることもあります。
対策としては、現在の採用業務を整理し、外部へ委託する業務と自社で行う業務を明確にすることが重要です。たとえば、応募者対応や日程調整だけを委託し、面接や採用判断は自社で行うなど、課題が大きい業務に絞って依頼する方法があります。
費用を比較する際は、外注費だけではなく、自社で対応した場合の人件費や残業時間、採用の遅れによる機会損失も含めて判断しましょう。
認識のズレによる採用失敗の可能性がある
自社と採用代行会社の間で認識がずれていると、求める人材を採用できない可能性があります。
採用要件や選考基準が曖昧なまま業務を委託すると、採用代行会社が自社の意図を正確に理解できません。その結果、条件に合わない候補者へスカウトを送ったり、本来会うべき人材を書類選考で見送ったりするおそれがあります。
また、求人内容や候補者への訴求方法に認識の違いがあると、選考途中や入社後にミスマッチが発生することもあります。採用担当者の頭の中にあるイメージだけではなく、現場が求める経験や人物像まで具体的に共有することが重要です。
対策としては、採用開始前に採用目的、業務内容、必要な経験、評価基準、候補者へ伝える情報などを言語化しましょう。定例会やレポートの機会を設け、推薦される候補者の傾向や選考結果を確認しながら、継続的に認識をすり合わせることも大切です。
候補者との関係が希薄になる場合がある
候補者対応の多くを採用代行会社へ任せると、自社と候補者が直接コミュニケーションを取る機会が減る場合があります。
応募受付から面接調整、合否連絡、内定者フォローまでをすべて外部に委託すると、候補者が自社の社員と接する機会は面接だけになる可能性があります。その結果、企業の雰囲気や一緒に働く人の考え方が伝わりにくくなり、志望度が十分に高まらないことがあります。
特に内定後は、候補者が入社に対して不安や疑問を抱きやすい時期です。採用代行会社だけにフォローを任せると、候補者が「入社後にどのような人と働くのか」をイメージできず、内定辞退につながる可能性があります。
対策として、日程調整や事務連絡は採用代行会社へ任せつつ、面接や面談、内定後のフォローなど、候補者の志望度に影響する場面には自社の社員が関わるようにしましょう。採用代行会社と自社が役割を分担し、候補者との接点を意図的に設計することが重要です。
自社に採用ノウハウが残りにくい
採用業務を長期間にわたって外部へ任せ続けると、自社に採用ノウハウが蓄積されにくくなる可能性があります。
採用代行会社が求人作成や媒体運用、候補者対応をすべて行っている場合、自社の担当者は、どのような施策を行い、なぜ成果が出たのかを把握できないことがあります。その状態で契約を終了すると、自社だけでは採用活動を進められなくなるおそれがあります。
また、採用活動を通じて得られた候補者の反応や、求人市場に関する情報が共有されていなければ、次回以降の採用に活用できません。
対策としては、採用代行会社から定期的にレポートを受け取り、実施した施策や結果、改善内容を確認することが重要です。業務フローや対応方法をマニュアル化してもらうほか、定例会を通じてノウハウを共有してもらう方法もあります。
将来的に採用業務を内製化したい場合は、契約前にその方針を伝え、段階的な引き継ぎや採用担当者の育成まで支援してもらえるか確認しましょう。
依頼先の管理や情報共有に工数がかかる
採用代行を利用しても、採用担当者の業務が完全になくなるわけではありません。依頼先への指示や確認、情報共有など、新たな管理業務が発生します。
採用要件の変更や現場からの要望が採用代行会社へ共有されていなければ、古い情報をもとに採用活動が進む可能性があります。また、確認のたびに複数の担当者を経由する体制では、意思決定や候補者対応が遅れることもあります。
特に、依頼する業務範囲や判断権限が曖昧な場合は、細かな確認が頻繁に発生し、かえって採用担当者の負担が増えることがあります。業務を委託したにもかかわらず、指示や修正に追われてしまっては、採用代行のメリットを十分に得られません。
対策として、契約前に自社と採用代行会社の役割分担を明確にしましょう。どこまで依頼先が判断できるのか、どのような場合に自社の確認が必要なのかを決めておくことで、やり取りを減らせます。
また、連絡手段、報告頻度、会議の実施方法、緊急時の対応ルールも事前に決めておくことが大切です。採用代行会社を選ぶ際は、指示された作業を行うだけではなく、自社の採用課題を理解し、主体的に提案や改善を行ってくれるかどうかも確認しましょう。
採用代行に委託できる具体的な内容
採用代行（RPO）では、以下のような業務を外部に委託することができます。
【関連記事】採用代行（RPO）とは？委託できる業務やメリット、注意点など徹底解説
採用計画の立案と設計
「採用経験が少ない」「社内にノウハウが蓄積されていない」といったケースでは、採用戦略や計画の策定に外部の専門知識を活用するのが効果的です。
採用計画は経営戦略に深く関連するため、経験豊富で信頼できるサービスを選ぶことが重要です。
- 採用ターゲットや要件の設定
- 募集要項の作成および改善
- 採用施策の立案と提案
- 採用媒体の選定
- 選考フローの設計
- 採用KPIの設定
母集団形成
採用成功の鍵を握るステップの一つが、採用要件にマッチした人材を集める母集団形成です。
特に、企業側から能動的にアプローチが可能なダイレクトリクルーティングを活用する企業が増えています。採用コストの削減が期待できる一方で、運用には一定の知識やリソースが必要です。そのため、媒体運用やスカウト業務に精通したサービスを活用することが推奨されます。
- 採用媒体の運用および掲載
- 求人票の作成、掲載、更新
- スカウト対象者ピックアップ、スカウト文の作成・送付・効果検証
- エージェント対応、新規開拓
候補者対応とデータ管理
採用代行を活用すれば、候補者に対して迅速かつ丁寧な対応を代行してもらえるだけでなく、情報管理や採用データの蓄積も効率的に進めることが可能です。
- 候補者対応（質問対応、連絡など）
- 面接の日程調整
- 合否の連絡
- 採用管理ツールへのデータ入力
- 採用データの管理・分析
選考
応募者が多く、初期面談に割くリソースが不足している場合、選考の一部を採用代行に委託することが可能です。ただし、面接などのコア業務については慎重な検討が必要です。特に面接は、企業の雰囲気や魅力を直接伝える重要な機会であり、社内で対応する方が効果的な場合があります。
また、選考過程における候補者とのコミュニケーションは、企業イメージに直結します。良好な対応を心がけることで、採用CX（Candidate Experience）の向上が図れます。
- 書類選考
- カジュアル面談
- 面接
- 評価シートの記入
内定者フォロー
採用活動の最終段階となる内定者フォローは、内定辞退を防ぎ、早期離職のリスクを低減する上で非常に重要です。入社前から内定者との信頼関係を構築し、入社意欲を高めるための施策を実施することが求められます。
- 内定者への定期的なフォローアップ（面談、メール、電話など）
- 入社前の情報共有（会社の理念や業務内容の詳細、FAQ対応）
- 内定者イベントの企画・運営
- サーベイでエンゲージメントの計測
採用代行の活用事例
採用代行を活用して成果を出した、実際の例を紹介します。
【事例1：羽田空港サービス株式会社様】2倍の採用目標達成！グランドハンドリング職の採用を支えたエージェントとの関係構築
グランドハンドリング職の採用目標を昨年の約50名から約100名に倍増させる中、自社ホームページやナビ媒体での募集だけでは人材確保が難航。エージェントとの契約を検討するも、関係構築にかける時間やリソースが不足しており、採用経験の浅い社員が多いことから、重点的に取り組むべき課題も明確になっていませんでした。
アールナインの採用代行を活用し、エージェント対応を代行することで、エージェントからの推薦数や質を向上させ、エージェント経由で毎月1～2人が安定的に入社する体制を確立。採用目標の約100名を達成することができました。
これにより、業務負担が軽減され、自社では難しかった新しい媒体や採用チャネルの開拓に注力できる環境が整いました。また、ノウハウのマニュアル化を進めることで、業務の属人化を防ぎ、異動時にもスムーズな引き継ぎが可能な体制を構築しました。
【事例2：株式会社レスター様】採用とフォローを両立、内定式のコンテンツ作成の参考にも！
人事部では、自社だけでなくグループ会社の新卒採用も担当しており、採用人数は年間30名程度。しかし、2023年卒採用時には内定承諾後の辞退率が1～2割発生しており、この課題を解消するための対策が必要でした。従来は「LINE WORKS」を活用して内定者と接点を持っていましたが、双方向のコミュニケーションが難しく、30名近い内定者の状況を正確に把握するのは困難でした。
そこで、アールナインが提供する内定者フォローサーベイ【PEPS】を導入。全内定者に対し、毎月20問程度のアンケートを配信し、入社意欲や環境変化を数値化して可視化しました。アンケート結果を基に、早期の不安解消や適切なフォローを行い、入社意欲を高めることを目指しました。
PEPSの導入により、個々の内定者の状況をタイムリーに把握できるようになり、不安を早期に察知してフォローすることが可能になりました。特に「働き方のイメージが湧かない」という内定者の声を受け、内定式では先輩社員が失敗談や成功談を語るワークを実施するなど、具体的なイメージを持たせるコンテンツを用意。その結果、2024年卒では内定承諾後の辞退をほぼゼロに抑えることに成功しました。
採用代行の選び方
採用代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントに気をつけて選ぶと、思わぬ失敗を防げます。
- 過去の支援実績は豊富か？
- サービスの提供範囲は適切か？
- コミュニケーションは取りやすいか？
- 料金体系は明確か？
- 契約条件は柔軟か？
①過去の支援実績は豊富か？
豊富な支援実績を持つ企業であるほど、採用におけるノウハウが多く、質の高い支援を受けられる可能性が高いです。過去の実績や事例から信頼性を確認しましょう。また、採用難易度が高い特定の業界や職種の場合は、その領域における実績がどれくらいあるのか事前に確認するとよいでしょう。
②サービスの提供範囲は適切か？
採用代行会社ごとに依頼できる業務内容は異なります。自社が外注したい業務を依頼できるのか、必ず契約前に確認しましょう。また「そもそも採用の進め方がわからない」「どの業務を外注すべきかわからない」という企業の場合、戦略立てから行ってくれる総合型の採用代行会社がおすすめです。
③コミュニケーションは取りやすいか？
採用代行会社とのコミュニケーションは円滑かつ透明であることが重要です。定期的なミーティングで採用プロセスの進捗や結果について共有したり、問題が発生した際には迅速に対処してくれるか確認しましょう。またChatworkやSlackなど自社で利用しているツールが使えると楽です。
④料金体系は明確か？
採用代行サービスの料金体系は主に「月額固定制」と「従量課金制」の2つあります。月額固定制は年間の予算の計画がしやすく、従量課金制は必要な時期だけ依頼できるのがメリットです。 自社に合った支払い方法を見極め、追加料金や隠れたコストがないか、契約内容をよく確認しましょう。
⑤契約条件は柔軟か？
採用活動においては急な計画変更は付きもの。採用ニーズの変動に柔軟に対応できるサービスがおすすめです。具体的には、最低契約期間や解約条件について確認し、最低1ヶ月から必要なときだけ依頼できる、解約は前月までの通達で可能など、出来る限り柔軟性の高いサービスが安心です。
これらの点に注意することで、最適な採用代行会社を選ぶことができます。
アールナインの採用代行「人事ライト」とは
「人事ライト」は、アールナインが提供する採用代行サービスです。採用活動に必要な業務を一律に代行するのではなく、企業ごとの採用課題やリソース状況に合わせて、必要な支援内容を柔軟に設計できます。
応募者対応や面接日程の調整といった実務だけでなく、採用要件の整理や採用戦略の設計、スカウト、面接、内定者フォローまで幅広く対応しています。採用業務の負担を軽減しながら、採用成果や候補者体験の向上を目指せることが特徴です。
必要な採用業務を1か月単位で柔軟に依頼できる
人事ライトでは、採用状況に合わせて、必要な業務を1か月単位で依頼できます。
採用活動では、募集開始直後は求人作成やスカウト送信が中心となり、応募が増えた後は応募者対応や面接日程の調整に多くの工数がかかるなど、時期によって必要な業務が変化します。
人事ライトでは、こうした採用フェーズの変化に応じて、支援内容や稼働量を調整することが可能です。たとえば、採用の繁忙期だけ応募者対応を依頼したり、スカウト採用を強化したい期間だけ送信業務を任せたりできます。
採用業務をすべて外部へ委託する必要はなく、自社で対応しにくい部分だけを依頼できるため、無駄なコストを抑えながら採用リソースを補えます。
採用戦略の設計から実務までチームで一貫して支援する
人事ライトでは、採用実務の代行だけでなく、採用戦略の設計から実行まで一貫した支援を受けられます。
採用代行サービスのなかには、企業から指示された業務のみを行うサービスもあります。しかし、採用課題や採用要件が整理されていない状態では、スカウト送信や求人媒体の運用を行っても、期待した成果につながらない場合があります。
人事ライトでは、企業の採用目標や現在の課題を整理したうえで、必要な施策や業務の進め方を設計します。その後、スカウト送信、応募者対応、面接、内定者フォローなどの実務まで、採用の専門知識を持つチームが支援します。
採用戦略と実務を分断せず、実施した施策の結果を振り返りながら改善を重ねることで、採用活動全体の成果向上を目指せます。
採用CXを意識した質の高い候補者対応を実現する
アールナインでは、採用代行を単なる業務の外注とは考えていません。候補者が企業と接する一つひとつの場面を「採用CX」の一部と捉え、対応の速さだけでなく、コミュニケーションの質も重視しています。
候補者は、スカウトの内容や応募後の連絡、面接日程の調整、合否通知など、選考中のさまざまな接点から企業への印象を形成します。連絡が遅かったり、事務的な対応が続いたりすると、仕事内容や条件に魅力を感じていても、選考辞退につながる可能性があります。
人事ライトでは、候補者一人ひとりの状況や気持ちに配慮しながら、迅速かつ丁寧な対応を行います。企業が候補者を一方的に「選ぶ」のではなく、候補者からも「選ばれる」採用を実現するためには、選考中の対応品質を高めることが重要です。
採用業務を正確に進めるだけでなく、候補者の志望度や企業イメージまで意識した支援を受けられる点が、人事ライトの特徴です。
採用代行で企業のさらなる成長を
採用代行を導入することで、企業は採用活動をより効率的かつ効果的に進めることができます。専門知識と豊富な経験を持つプロのサポートを活用すれば、自社に最適な人材を迅速に確保できるだけでなく、採用に伴う業務負担を大幅に軽減することが可能です。
採用に課題を抱える企業は、信頼性の高い採用代行サービスを活用し、採用活動の成功を通じて企業のさらなる成長を目指しましょう。
この記事の監修者:
1999年青山学院大学経済学部卒業。株式会社リクルートエイブリック（現リクルート）に入社。 連続MVP受賞などトップセールスとして活躍後、2009年に人材採用支援会社、株式会社アールナインを設立。 これまでに2,000社を超える経営者・採用担当者の相談や、5,000人を超える就職・転職の相談実績を持つ。
