採用代行は違法？業務委託でリスクを回避し安全に活用する必須知識

採用業務の負担を減らすために採用代行（RPO）の導入を検討しているものの、「外部に任せると違法になるのではないか」という不安をお持ちではないでしょうか。コンプライアンスが重視される現代において、業務委託の法的リスクを正しく理解しておくことは、人事担当者にとって避けて通れない課題です。

この記事では、採用代行が違法となる具体的なケースと、法律を守りながら安全に活用するためのポイントを解説します。読み終わる頃には、自社がどのような形で外部パートナーと連携すべきかが明確になり、安心して採用活動の効率化を進められるようになります。

採用代行（RPO）を利用するのは違法なのか？

結論から申し上げますと、採用代行（RPO）サービスを利用すること自体は決して違法ではありません。多くの企業が適法にサービスを活用し、採用活動の成果を上げています。しかし、運用方法や契約内容を一歩間違えると、知らず知らずのうちに法律に抵触してしまうリスクも潜んでいます。ここではまず、どのような前提であれば適法となるのか、そしてなぜ違法性が問われることがあるのか、その基本構造について解説します。

適切な運用なら違法ではない理由

採用代行が適法であるとされる最大の理由は、それが「業務の処理」を代行するサービスだからです。企業が外部の事業者に業務委託契約（準委任契約など）に基づいて依頼するのは、あくまで採用プロセスにおける事務作業やサポート業務です。

具体的には、求人媒体への入稿作業、応募者からのメール対応、面接日程の調整などがこれに当たります。これらの業務は、企業の指示決定に基づいて手を動かす「ノンコア業務」と位置づけられます。日本の法律では、自社の業務の一部を外部に切り出すこと自体は何ら問題ありません。重要なのは、その業務が単なる作業の代行に留まっているか、それとも法律で規制されている「人の紹介」や「労働力の供給」に踏み込んでいるかという点です。適切な一線を守っている限り、採用代行は合法的なビジネスサポートとして機能します。

以下の表は、採用代行と似て非なるサービスである「人材紹介」との法的な違いを整理したものです。この違いを理解することが、適法利用の第一歩となります。

このように、採用代行はあくまでプロセスの支援を行うものであり、人材を紹介して対価を得るビジネスではないという点が適法の根拠となります。

違法リスクが生じる法的背景

採用代行が「違法ではないか」と懸念される背景には、主に二つの法律が関係しています。「職業安定法」と「労働者派遣法」です。これらの法律は、労働者が不当な搾取を受けたり、不安定な雇用環境に置かれたりすることを防ぐために存在しています。

まず職業安定法では、「職業紹介」や「労働者の供給」を行えるのは、国の許可を得た事業者だけであると定めています 。もし採用代行業者が、許可なく特定の候補者を推薦したり、採用の合否を決めたりすれば、それは実質的な「職業紹介」や「委託募集」にあたり、同法違反となる可能性があります。

また、労働者派遣法との関係では「偽装請負」の問題があります。業務委託契約であるにもかかわらず、依頼主である企業が代行スタッフに対して直接細かな指揮命令を行っている場合、実態は「労働者派遣」であるとみなされます。派遣としての許可や契約がない状態でこれを行うと、偽装請負として違法性を問われます。このように、採用代行を利用する際は、これらの法律の趣旨を理解し、抵触しないような運用設計を行う必要があります。

採用代行が違法と判断される具体的なケースは？

前述の通り、採用代行は使い方次第で白にも黒にもなり得ます。では、具体的にどのような行為が「黒（違法）」と判断されるのでしょうか。ここでは、人事担当者が特に注意すべき3つのNGケースについて詳しく解説します。これらのケースに当てはまる運用をしていないか、自社の状況と照らし合わせながら確認してみてください。

採用の合否判断を代行する場合

注意が必要なのが、採用するかどうかの「合否判断」を代行業者に委ねてしまうケースです。これは職業安定法における「職業紹介」の領域に踏み込む行為とみなされる可能性が高いです。

例えば、書類選考において、代行業者が独自の基準で応募者を不合格にし、企業側にその情報を一切共有せずに処理してしまう場合がこれに該当します。また、面接の代行を依頼した際に、面接官役の代行スタッフがその場で採用を確約したり、逆に不採用を通知したりすることも違法リスクがあります。

法律上、誰を雇用するかという決定権（採用権）は、雇用主である企業だけが持つべきものです。代行業者の役割は、あくまで判断材料を整えることや、企業の基準に従ってスクリーニング（選別）を行うことに留めなければなりません。「忙しいから選考も全部任せたい」という安易な丸投げは、法的な一線を越える原因となります。

許可なくスカウトや勧奨を行う場合

次に問題となりやすいのが、ダイレクトリクルーティングなどにおける「スカウト」や「勧奨」の代行です。特定の個人に対して「あなたの経歴は素晴らしいので、ぜひ我が社に応募してください」と積極的に働きかける行為は、職業安定法上の「募集」や「職業紹介」に該当する可能性があります。

もし採用代行業者が「有料職業紹介事業」の許可を持っていない状態で、企業に代わって主体的に候補者を探し、説得して応募させるような活動を行えば、無許可での職業紹介や委託募集とみなされ、法に触れる恐れがあります。

特に注意したいのは、代行業者が成功報酬を得るために、強引に候補者を誘導するようなケースです。このような運用は、単なる業務代行の枠を超えています。スカウトメールの送信代行を依頼する場合でも、文面や送信対象の決定は企業側が行い、代行業者はその配信作業のみを担う形にするか、あるいは職業紹介の免許を持つ業者に依頼するのが安全な選択です。

偽装請負とみなされる指揮命令の実態

業務委託契約（請負や準委任）を結んでいるにもかかわらず、実態としては企業の担当者が代行スタッフに対して直接的な指揮命令を行っている場合、「偽装請負」と判断されるリスクがあります。これは労働者派遣法の規制を潜脱する行為として、厳しく取り締まられています。

採用代行には、代行業者のオフィスで業務を行う「アウトソーシング型」と、企業のオフィスに常駐する「常駐型」があります。特に常駐型の場合、隣にいるスタッフに対して「このメール今すぐ返して」「次はこれをやって」と細かく指示を出してしまいがちです。しかし、業務委託契約において業務の遂行方法を指示できるのは、代行業者の管理者だけです。

以下の表で、適法な業務委託と違法な偽装請負の違いを確認しましょう。

このように、契約形式だけでなく、日々のコミュニケーションの実態も適法性を左右する重要な要素となります。

業務委託でも適法に利用するためのポイントは？

違法となるケースを見てきましたが、これらを回避し、適法にサービスを利用するためにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、コンプライアンスを守りながら採用代行を最大限に活用するための3つの具体的ポイントを紹介します。これらを徹底することで、リスクを最小限に抑えることができます。

最終的な採用決定権を自社で持つ

適法運用の最重要ポイントは、「採用するかどうかの最終決定権」を必ず自社（発注企業）が持ち続けることです。どんなに信頼できるパートナーであっても、この権限だけは委譲してはいけません。

具体的には、書類選考の基準を明確に設定し、代行業者にはその基準に沿った仕分け作業のみを依頼します。迷う案件については必ず企業側の確認を仰ぐフローにしましょう。面接代行を依頼する場合も、代行業者には「評価シートへの記入」や「所感の報告」までを求め、そのレポートを基に合否を決めるのは自社の社員が行うという役割分担を徹底します。

このように「判断の主体は自社」「作業の代行は他社」という線引きを明確にすることで、職業安定法違反のリスクを回避できます。プロセスの一部を任せるとしても、最終的な「Go/No Go」のハンコを押すのは自社であるという意識を忘れないでください。

契約形態と業務範囲を明確にする

トラブルを防ぐためには、契約段階での取り決めが非常に重要です。契約書や仕様書において、委託する業務の範囲を具体的かつ明確に記載しましょう。

曖昧な契約内容（例：「採用業務一式」など）は、責任の所在を不明確にし、なし崩し的に違法な業務まで任せてしまう原因になります。「求人票の作成補助」「スカウトメールの配信代行」「面接日程の調整」といったように、タスクレベルで業務を定義することが望ましいです。

また、指揮命令系統についても契約書に明記しておくべきです。「業務遂行に関する指示は、受託会社の責任者を通して行う」といった条項を入れ、現場での直接指揮を防ぐ仕組みを作ります。定期的なミーティングを設け、そこで業務の方向性をすり合わせる運用にすれば、偽装請負のリスクを減らしつつ、スムーズな連携が可能になります。

職業紹介免許を持つ業者を選ぶ

より安全に、かつ柔軟に採用支援を受けたい場合は、「有料職業紹介事業」の許可を持っている採用代行業者を選ぶのが有効な解決策です。この免許を持つ業者であれば、職業安定法の規制対象となる「候補者の推薦」や「スカウト」などの業務も、法的に認められた範囲で行うことが可能になります。

免許を持つ業者に依頼するメリットは、単なる事務代行だけでなく、母集団形成のための積極的なアプローチも任せられる点にあります。契約形態も、業務委託契約と職業紹介契約を組み合わせるなどして、法令を遵守した形での包括的なサポートを受けることができます。

業者が免許を持っているかどうかは、厚生労働省の「人材サービス総合サイト」で検索するか、業者のWebサイトに記載されている許可番号（例：13-ユ-000000）を確認することで簡単に判別できます。コンプライアンスを重視する企業にとって、この許可番号の有無は重要な選定基準の一つとなるでしょう。

参考：人材サービス総合サイト – トップページ

信頼できる採用代行業者を選ぶ基準は？

最後に、安心して任せられるパートナーを見極めるための選定基準についてお話しします。採用代行サービスを提供する企業は数多く存在しますが、その品質やコンプライアンス意識にはばらつきがあります。以下の観点でチェックを行うことで、リスクの低い優良な業者を選ぶことができます。

法令遵守の体制と実績を確認する

まず確認すべきは、その業者が法律を正しく理解し、遵守する体制を持っているかどうかです。商談の際に、「御社では偽装請負にならないようにどのような運用をされていますか？」や「職業安定法への対策はどうなっていますか？」と直球で質問してみるのも一つの手です。

しっかりとした業者であれば、これらの質問に対して明確で論理的な回答を持っています。「指揮命令系統を分けるために、御社との窓口担当を一本化します」や「合否判定は御社にお願いしています」といった具体的な運用ルールを提示してくれるはずです。逆に、言葉を濁したり、「全部任せて大丈夫です」と安易に答えたりする業者は避けたほうが無難でしょう。

また、同業種や同規模の企業での支援実績も重要な指標です。実績が豊富な業者は、様々なケースでの適法運用ノウハウを蓄積しており、トラブルを未然に防ぐための知見を持っています。

セキュリティ対策の質をチェックする

採用活動では、応募者の履歴書や職務経歴書、面接の評価記録など、極めて機密性の高い個人情報を扱います。そのため、代行業者の情報セキュリティ対策が十分であるかは非常に重要なチェックポイントです。

以下の表にあるような公的な認証を取得しているか、または同等の管理体制があるかを確認しましょう。

個人情報の漏洩事故は、企業の社会的信用を失墜させる重大なリスクです。セキュリティ対策への投資を惜しまない業者は、総じてコンプライアンス意識も高く、信頼できるパートナーである可能性が高いと言えます。

まとめ

この記事では、採用代行（RPO）を業務委託で利用する際の違法リスクと、それを回避して安全に活用するためのポイントについて解説してきました。最後に、今回の重要ポイントを整理します。

• 採用代行自体は「業務の処理」を代行するものであり、適切な運用を行えば適法である。
• 「合否判断の丸投げ」「許可なきスカウト」「直接の指揮命令（偽装請負）」は違法リスクが高いため絶対に避ける。
• 採用決定権は自社で持ち、業務範囲を明確にした契約を結ぶことが安全運用の鍵となる。
• 有料職業紹介免許を持つ業者や、セキュリティ体制が整った信頼できるパートナーを選ぶことでリスクを低減できる。

採用業務のアウトソーシングは、正しく活用すれば企業の成長を加速させる強力な武器になります。法的なルールを恐れすぎるのではなく、正しい知識を持ってリスクをコントロールすることが大切です。まずは自社の採用課題と照らし合わせ、どの業務を切り出すべきか、契約内容はどうあるべきかを整理することから始めてみてはいかがでしょうか。安全で効率的な採用体制の構築に向けて、最初の一歩を踏み出してください。